OCR Software for Human Resources Documents

Koncile vous permet d'importer des fichiers PDF ainsi que tous les formats d'image courants, y compris PNG et JPEG.

Une solution OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) transforme la manière dont les services RH traitent les documents administratifs du personnel, en automatisant l’extraction d’informations clés à partir de documents scannés, PDF ou photos. Elle permet de fiabiliser les processus, d’accélérer la gestion documentaire, et d’assurer la conformité avec les obligations légales.

Voici les principaux bénéfices pour les ressources humaines :

• Gain de temps considérable : automatisation de la lecture des documents RH (contrats, pièces d’identité, RIB, justificatifs de domicile...), suppression de la saisie manuelle, extraction rapide des données essentielles (nom, poste, dates, type de contrat, etc.).
• Réduction des erreurs : limitation des saisies manuelles, meilleure fiabilité des informations enregistrées dans les outils SIRH ou logiciels de paie.
• Productivité accrue : les équipes RH peuvent se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée (recrutement, accompagnement des salariés) au lieu de traiter les documents ligne par ligne.
• Base de données centralisée : les documents non structurés du dossier salarié sont transformés en données exploitables, prêtes à être stockées, analysées ou synchronisées avec les outils existants.
• Conformité renforcée : détection automatique des documents manquants ou périmés, vérification des mentions obligatoires et conformité avec le Code du travail et les exigences réglementaires.
• Décisions plus rapides et mieux informées : grâce à des données immédiatement disponibles, consultables et interopérables avec vos outils de gestion RH, paie, ou pilotage des effectifs.

Avec Koncile, l’OCR va bien au-delà de la simple reconnaissance de texte. Grâce à l’intelligence artificielle et aux LLM (modèles de langage), notre solution comprend le contenu RH, n’extrait que les données pertinentes, détecte les incohérences, et s’intègre facilement dans votre environnement RH existant (SIRH, coffre-fort numérique, logiciel de paie, etc.).

Le logicielest accessible via une API, accompagnée d’une documentation complète. Vous pouvez également importer vos documents RH directement dans l’application (contrats de travail, bulletins de paie, attestations, justificatifs…) et télécharger les données extraites aux formats XLSX, XLS, CSV ou JSON, facilitant ainsi leur intégration fluide dans vos outils SIRH, logiciels de paie ou workflows de gestion du personnel.

Oui, notre solution intègre des fonctionnalités avancées de détection des doublons, des incohérences et des documents non conformes. Dans le secteur des ressources humaines, cela permet par exemple d’identifier un contrat de travail déjà importé, un bulletin de paie en double, ou encore une attestation non conforme ou incomplète.

Grâce à des algorithmes intelligents, Koncile compare les documents entre eux et croise les données clés (noms, dates de début de contrat, types de contrat, salaires, identifiants RH…) pour repérer les duplications, les erreurs de saisie ou les écarts par rapport aux formats attendus.

La solution peut également signaler un document manquant (ex. : pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile) ou non conforme aux obligations légales (mentions obligatoires, signature absente, document périmé…).

Ces contrôles automatisés renforcent la fiabilité des dossiers du personnel, réduisent les erreurs humaines et contribuent à sécuriser les processus RH, qu’il s’agisse de la constitution du dossier salarié, du contrôle des pièces justificatives ou de la préparation à un audit social.

Koncile dispose d'un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de pointe, optimisé par l'apprentissage automatique. Ce moteur est spécialement entraîné pour transformer l'image en texte avec une précision maximale, même face à des documents de qualité variable, des polices de caractères inhabituelles, ou des mises en page complexes. Il ne se contente pas de lire les caractères, il analyse aussi la structure du document (tableaux, colonnes) pour une restitution fidèle.

Grâce à l'intégration des LLM (grands modèles de langage), l’outil peut pallier les défauts traditionnels des moteurs OCR de traduction de l’image en texte. Ces IA comprennent le contexte, permettant de confirmer ou même parfois de déduire certaines information même lorsqu'un caractère difficilement lisible ou ambigu. En se basant sur le sens global de la phrase ou du document, les LLM surpassent les limitations d'un OCR classique.

L’OCR (Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères) est une technologie qui permet de transformer des documents numérisés, PDF ou photos en texte modifiable et consultable. Elle analyse l’image pour identifier les caractères et les convertir en données exploitables.

Les logiciels OCR traditionnels se contentent de transcrire le texte brut. Des solutions avancées comme Koncile OCR, conçues pour les besoins des ressources humaines, vont plus loin. Grâce à l’intelligence artificielle, elles extraient automatiquement les informations clés des documents RH : nom du salarié, intitulé de poste, date d’embauche, durée du contrat, type de contrat, mentions obligatoires, rémunération, période couverte par un bulletin de paie, etc.

Ces données sont restituées sous une forme structurée, prêtes à être intégrées dans vos outils SIRH, logiciels de paie ou bases internes. C’est ce qu’on appelle l’extraction intelligente de données RH, qui permet de gagner du temps, fiabiliser les processus et automatiser la gestion documentaire du personnel.