Logiciel OCR pour les documents RH

Koncile vous permet d'importer des fichiers PDF ainsi que tous les formats d'image courants, y compris PNG et JPEG.

Koncile est accessible via une API, accompagnée d’une documentation complète. Vous pouvez également importer vos documents RH directement dans l’application (contrats de travail, bulletins de paie, attestations, justificatifs…) et télécharger les données extraites aux formats XLSX, XLS, CSV ou JSON, facilitant ainsi leur intégration fluide dans vos outils SIRH, logiciels de paie ou workflows de gestion du personnel.

Oui, notre solution intègre des fonctionnalités avancées de détection des doublons, des incohérences et des documents non conformes. Dans le secteur des ressources humaines, cela permet par exemple d’identifier un contrat de travail déjà importé, un bulletin de paie en double, ou encore une attestation non conforme ou incomplète.

Grâce à des algorithmes intelligents, Koncile compare les documents entre eux et croise les données clés (noms, dates de début de contrat, types de contrat, salaires, identifiants RH…) pour repérer les duplications, les erreurs de saisie ou les écarts par rapport aux formats attendus.

La solution peut également signaler un document manquant (ex. : pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile) ou non conforme aux obligations légales (mentions obligatoires, signature absente, document périmé…).

Ces contrôles automatisés renforcent la fiabilité des dossiers du personnel, réduisent les erreurs humaines et contribuent à sécuriser les processus RH, qu’il s’agisse de la constitution du dossier salarié, du contrôle des pièces justificatives ou de la préparation à un audit social.

Koncile dispose d'un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) de pointe, optimisé par l'apprentissage automatique. Ce moteur est spécialement entraîné pour transformer l'image en texte avec une précision maximale, même face à des documents de qualité variable, des polices de caractères inhabituelles, ou des mises en page complexes. Il ne se contente pas de lire les caractères, il analyse aussi la structure du document (tableaux, colonnes) pour une restitution fidèle.

Grâce à l'intégration des LLM (grands modèles de langage), l’outil peut pallier les défauts traditionnels des moteurs OCR de traduction de l’image en texte. Ces IA comprennent le contexte, permettant de confirmer ou même parfois de déduire certaines information même lorsqu'un caractère difficilement lisible ou ambigu. En se basant sur le sens global de la phrase ou du document, les LLM surpassent les limitations d'un OCR classique.

L’OCR (Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères) est une technologie qui permet de transformer des documents numérisés, PDF ou photos en texte modifiable et consultable. Elle analyse l’image pour identifier les caractères et les convertir en données exploitables.

Les logiciels OCR traditionnels se contentent de transcrire le texte brut. Des solutions avancées comme Koncile OCR, conçues pour les besoins des ressources humaines, vont plus loin. Grâce à l’intelligence artificielle, elles extraient automatiquement les informations clés des documents RH : nom du salarié, intitulé de poste, date d’embauche, durée du contrat, type de contrat, mentions obligatoires, rémunération, période couverte par un bulletin de paie, etc.

Ces données sont restituées sous une forme structurée, prêtes à être intégrées dans vos outils SIRH, logiciels de paie ou bases internes. C’est ce qu’on appelle l’extraction intelligente de données RH, qui permet de gagner du temps, fiabiliser les processus et automatiser la gestion documentaire du personnel.