Qu'est ce que l'OCR : définition et présentation

Qu’est ce qu’un OCR ?

OCR signifie Optical Character Recognition. Un outil OCR est une technologie de conversion de documents texte en saisie . Cela inclut les documents imprimés, écrits à la main ou numérisés. Un logiciel OCR analyse les différentes composantes visuelles de ces documents (PDF, images ou scans, par exemple) et en déduit les caractères pour reconstituer un fichier lisible par la machine, sous la forme d’un texte structuré.

Quel est le fonctionnement de l’OCR?

Un système OCR repose sur cet ensemble de technologies :

Computer Vision : Vision par ordinateur pour analyser l’image et identifier les formes du texte, les lignes, et les caractères.

Natural Language Processing : Traitement du langage naturel pour comprendre le contexte du texte et ses informations d’intérêt. Par exemple, le système doit comprendre qu’une suite de caractères est une date, un nom, ou un montant dans le contexte du document et comment réagir en fonction.

Le processus OCR est généralement le suivant :

• Pré-traitements de l’image
• Détection des zones de texte
• Reconnaissance des caractères
• Création d’une structuration des données extraites telles qu’un tableau, un formulaire, ou simplement des données sous forme de JSON.

Certaines solutions modernes tel nouveau logiciel comptable Koncile ajoute une couche d’intelligence artificielle pour la validation des données, l’ extraction contextuelle ligne par ligne, la détection d’erreurs, d’erreurs, d’incohérences, de doublons ou d’autres anomalies.

Quels sont les champs d’application d’un OCR ?

L’OCR est utilisé dans de nombreux secteurs, avec des cas d’usage très variés :

• Finance & comptabilité : extraction de données sur les factures, les relevés bancaires, les bons de commande.
• Ressources humaines : analyse automatisée de CV, contrats de travail, bulletins de salaire.
• Transport & Logistique : traitement des bons de livraison, CMR, lettres de voiture, connaissements maritimes.
• Immobilier : extraction de données depuis compromis de vente, états de situation, contrats de réservation.
• Santé : lecture automatisée d’ordonnances, feuilles de soins, résultats d’analyse.
• Retail : reconnaissance de tickets de caisse et reçus pour intégration comptable ou analyse commerciale.

Grâce aux OCR modernes, ces tâches autrefois manuelles deviennent automatisées, rapides, et fiables, avec un fort impact sur la productivité.

‍Quels sont les avantages d’un OCR ?

Utiliser un OCR dans ses processus métiers permet de :

• Gagner un temps considérable sur la saisie manuelle
• Réduire drastiquement les erreurs humaines
• Standardiser et structurer automatiquement les données issues de documents variés
• Fluidifier les flux de traitement documentaire
• Améliorer la traçabilité et la conformité (grâce aux extractions exploitables et historisées)
• Diminuer les coûts opérationnels

Dans un contexte professionnel, un OCR permet de transformer une charge administrative en un levier d’efficacité.

Quelle est la différence entre un OCR classique et un OCR IA ?

Un OCR classique se limite à détecter et convertir du texte brut. Il ne fait aucune distinction contextuelle, ne comprend pas les données extraites, et ne peut pas les structurer avec précision.

À l’inverse, un OCR propulsé par l’intelligence artificielle (IA), comme Koncile, est capable de :

• Lire ligne par ligne des documents complexes (factures, tableaux, contrats…)
• Comprendre les intitulés, les valeurs, et leur sens métier
• Identifier les champs clés automatiquement
• Détecter des incohérences ou anomalies
• S’adapter à différents formats et structures sans reconfiguration manuelle

L’OCR IA ne se contente pas d’extraire : il interprète, contrôle et valorise les données.

Comment choisir une solution OCR ?

Avant de choisir une technologie OCR, posez-vous les bonnes questions :

• Quels types de documents dois-je traiter (PDF, scans, formulaires, tableaux…) ?
• Ai-je besoin d’une API ou d’une interface web ?
• Dois-je personnaliser les champs à extraire ?
• Le volume de documents est-il important ou récurrent ?
• Mon besoin concerne-t-il uniquement l’extraction ou aussi le contrôle / la structuration ?
• Ai-je besoin d’intégrer l’OCR à mes outils existants (ERP, CRM, SIRH…) ?

Une bonne solution OCR doit être :

✔️ Simple à intégrer

✔️ Fiable sur tous types de documents

✔️ Personnalisable selon les besoins métiers

✔️ Évolutive et compatible avec l’IA

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