Logiciel OCR conçu pour
la comptabilité

Oui, l'intégration est une fonctionnalité clé de Koncile. Koncile est conçu pour s'intégrer facilement avec ces outils grâce à :

• Une API flexible : Notre API (Interface de Programmation Applicative) permet une connexion sécurisée et personnalisée avec votre logiciel de comptabilité, votre ERP, votre CRM ou tout autre système que vous utilisez.
• Des connecteurs pré-construits : Nous travaillons activement au développement de connecteurs directs avec les logiciels de comptabilité et les outils d'automatisation (Zapier, Make) les plus populaires pour simplifier encore davantage l'intégration.

Cette intégration permet un transfert automatique des données extraites des factures vers votre logiciel, éliminant ainsi les ressaisies et les risques d'erreurs.

Le temps de traitement d'une facture par l'OCR de Koncile est généralement très rapide (1 à 2 secondes) mais il peut varier en fonction de plusieurs facteurs :

Parmi les facteurs qui peuvent influencer le temps de traitement :

• Qualité du document : Une facture nette, bien scannée, avec une police de caractères standard et une mise en page claire sera traitée plus rapidement qu'une facture froissée, mal éclairée, avec une écriture manuscrite ou des polices exotiques.
• Complexité de la facture : Une facture simple avec quelques lignes sera traitée plus vite qu'une facture de plusieurs pages avec de nombreux tableaux, des descriptions détaillées, et des conditions de paiement complexes.
• Format du fichier : Un PDF natif (généré directement par un logiciel) est généralement traité plus rapidement qu'une image (JPEG, PNG) ou un PDF scanné.
• Nombre d'informations à chercher : Si le nombre d'informations à extraire est important, le temps de traitement sera allongé. De même pour les factures dont les champs à extraire sont plus longs. 
• Type d'abonnement: Les abonnements de type entreprise bénéficient généralement d'une meilleure scalabilité, et donc de temps de traitement réduits.

‍Temps de traitement moyen avec Koncile :

En tenant compte de ces facteurs, voici une estimation générale du temps de traitement avec Koncile :

• Facture simple de moins de 3 pages (PDF natif, bonne qualité, 15 champs à extraire) : Quelques secondes (souvent moins de 5 secondes).
• Facture complexe et longue (PDF scanné, qualité moyenne ou faible, beaucoup de champs à extraire) : De 5 à 15 secondes.

Chez Koncile, vous choisissez : archivage automatique (par défaut) ou suppression automatique (optionnelle). L'archivage automatique conserve vos factures et les données extraites, vous permettant de les retrouver facilement et de respecter les obligations légales (généralement 10 ans de conservation). Si vous préférez une confidentialité maximale, activez l'option de suppression automatique : les factures sont traitées via l'API, les données vous sont envoyées, puis tout est immédiatement et définitivement supprimé des serveurs de Koncile. C'est irréversible, assurez-vous donc d'avoir sauvegardé les données. Vous pouvez aussi supprimer manuellement des factures à tout moment. En cas de résiliation de votre abonnement, vos factures sont supprimées après un délais légal. Sécurité et confidentialité sont nos priorités. Vos données sont cryptées, les accès sont strictement contrôlés, et nous respectons le RGPD. Notre politique de confidentialité complète est disponible sur notre site. Koncile vous offre flexibilité et sécurité pour la gestion de vos factures.

Koncile vous permet d'importer des fichiers PDF ainsi que tous les formats d'image courants, y compris PNG et JPEG.

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L'OCR de Koncile gère les documents multilingues et internationaux :

• Reconnaissance de nombreuses langues : Alphabets latin, cyrillique, grec, idéogrammes (chinois, japonais, etc.), grâce à l'IA et aux LLM. Détection automatique de la langue dans la plupart des cas.
• Formats de dates et nombres : Koncile reconnaît et interprète les différents formats internationaux (JJ/MM/AAAA, MM/JJ/AAAA, séparateurs de milliers, etc.). Les dates sont reformattées pour une lecture machine.
• Devises : Identification et extraction correctes des montants, même avec des symboles monétaires variés (€, $, £, ¥, etc.).

Oui, notre solution intègre des fonctionnalités de détection des doublons et des erreurs comptables. Grâce à des algorithmes avancés, elle compare les transactions et les documents pour identifier toute incohérence ou duplication, permettant ainsi de prévenir les erreurs et d’assurer la fiabilité des enregistrements comptables.

Oui, notre solution est conçue pour gérer efficacement des documents multi-pages ainsi que le traitement par lots (batch OCR). Qu’il s’agisse de factures de plusieurs pages, de relevés comptables ou d’archives numérisées, l’outil identifie chaque page, reconnaît la structure du document, et extrait les données de manière continue. Le traitement en lot permet d’importer et d’analyser un grand volume de documents en une seule opération, optimisant ainsi le gain de temps et la productivité des équipes comptables.

L’OCR permet d’extraire automatiquement les informations essentielles d’une facture ou d’un autre document comptable, telles que les montants, les dates, les fournisseurs, et les descriptions des biens ou services. En fonction des données extraites, notre solution peut attribuer automatiquement la transaction au bon compte comptable. Le système analyse le libellé des informations et utilise des règles définies par l’entreprise pour choisir le compte le plus adapté (frais généraux, achats de matières premières, immobilisations, etc.).

L'OCR de Koncile automatise la comptabilité, y compris la catégorisation et le rapprochement automatiques, en transformant un processus manuel en un flux de travail numérique efficace :

1. Fin de la saisie manuelle : Extraction automatique des données de divers documents comptables (factures, notes de frais, relevés bancaires...).
2. Extraction intelligente : Koncile comprend le document et extrait les informations clés (montants, dates, fournisseur/client, détails des lignes, etc.), pas seulement le texte brut.
3. Données structurées : Les données sont organisées dans un format compatible avec les logiciels de comptabilité (JSON, CSV, XLSX).
4. Intégration logicielle : Transfert automatique des données vers les principaux logiciels comptables (Sage, Cegid, etc.) via API ou connecteurs.
5. Automatisation avancée : Catégorisation automatique des transactions, rapprochement bancaire automatisé, et workflows personnalisables (ex : approbation automatique selon le montant).

En bref, Koncile automatise la collecte, l'extraction, la structuration, l'intégration, la catégorisation et le rapprochement des données comptables, libérant du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour assurer un traitement comptable automatisé et conforme, plusieurs informations essentielles doivent être extraites d’une facture :

• Informations sur le fournisseur : nom, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire
• Informations de facturation : date et numéro de la facture
• Détails financiers : montants HT, TVA, TTC, taux de TVA applicable
• Descriptions : désignation des biens ou services, quantités, prix unitaires
• Références internes : numéro de commande, code projet ou centre de coût
• Modalités de paiement : mode de règlement, échéance, conditions éventuelles
• Coordonnées : adresses de facturation et de livraison

La captation de ces données permet une imputation comptable fiable, facilite la récupération de TVA, automatise les contrôles de conformité avec les bons de commande, et optimise l’intégration dans votre logiciel de comptabilité.

Oui, notre outil OCR va au-delà de la simple lecture de documents : il peut identifier et catégoriser automatiquement les transactions comptables en s’appuyant sur les libellés, les montants, les dates et le contexte du document. Grâce à l’intelligence artificielle, les données extraites peuvent être classées selon votre plan comptable (fournisseurs, charges, immobilisations, etc.), ce qui facilite leur intégration dans vos logiciels de comptabilité et automatise une partie de la saisie.