Renommer automatiquement vos documents
Venir à bout des noms de fichier incompréhensibles
Vous avez de nombreux fichiers avec des titres non pertinents, incohérents par rapport à leur contenu ? Il est difficile de s'y retrouver dans votre Sharepoint ou dans votre dossier partagé ? Ou encore vos fichiers viennent de différents fournisseurs ou clients, qui vous obligent à les ouvrir pour les renommer.
Le renommage individuel de fichiers pour votre organisation peut vous faire perdre un temps considérable. En s'appuyant sur le contenu de votre document, il est possible d'automatiser ce travail pour que tous vos fichiers aient la même structure de nom.
Le renommage automatique peut vous aider
Le renommage automatique dans l'outil Koncile permet de renommer automatiquement le fichier à partir de son contenu et de vos instructions. L'outil OCR et extraction de documents capture les informations de votre fichier. Vous pouvez ensuite choisir quel type de données sera utilisé comme titre du fichier.
Comment le renommage automatique fonctionne ?
Dans l'outil Koncile, la fonctionnalité de renommage automatique du fichier s'appuie sur des champs extraits grâce à l'IA. Dans votre modèle de document :
- Créez un modèle de documents (par exemple, facture, document d'identité)
- Créez un champ à extraire nommé "Titre du fichier"
- Spécifiez les règles pour renommer le fichier dans le prompt, par exemple en s'appuyant sur un numéro, le nom d'une société
- Lancer l'extraction de votre document
Exemples pour cette fonctionnalité
Voici des exemples concrets d'utilisation de renommage de fichiers :
- Un comptable renomme chaque facture reçues avec le nom du fournisseur, la date et le numéro de la facture. Par exemple : "AirLiquide_2025-03-02_F-44789.pdf"
- Des équipes reçoivent des centaines de documents de plusieurs fournisseurs (des bons de livraison, des confirmations de commande, des attestations et des rapports de chantier. Chaque fichier est renommé : "Fournisseur_Type.de.document_ Date_ Numéro". Par exemple : "Colas_RapportChantier_2025-03-21.pdf"
- Un RH renomme automatiquement ses fichiers des salariés avec la structure : "Nom.du.salarié_Type.document_Année".
Type : Automatisation
Utilisateur : Entreprise
Complexité : Moyenne
L'outil qui automatise vos documents
Toutes vos questions sur le renommage automatique
Koncile est un outil d'extraction et d'automatisation de vos documents. Il permet de transformer des factures, devis, rapports, bons de commande, documents d'identité, ordonnances, contrats, etc. en données exploitables, sous format Excel ou de les injecter directement dans vos outils.
Le renommage automatique de documents est adapté à tout département de l'entreprise : les achats, les opérations, la comptabilité ou la finance. Il est pertinent lorsque l'entreprise a un flux important de documents du même type sur lequel qu'elle souhaite traiter de manière automatique.
Tout à fait, Koncile peut gérer le renommage massif de fichiers. Les fichiers peuvent être chargés directement sur l'application par import, ou alors via l'API Koncile.
Oui tout à fait, le nom du fichier peut correspondre à une information extraite de votre document. Ce nom peut être également déduit automatiquement : par exemple, indiquer le pays à partir de la ville indiquée dans le document.
Oui, les fichiers peuvent être déposés directement par API. Les fichiers sont ensuite stockés dans l'application Koncile et peuvent être consultés et téléchargés.
Grâce à une connection API, Koncile peut recevoir tous les fichiers présents dans votre outil et procéder au renommage automatique.
Le système d'IA Koncile de renommage automatique a un taux de fiabilité de plus de 99,8%. Les erreurs sont souvent dues à des documents de mauvaise qualité, hors sujet, mal scannés ou flous
Le coût du renommage automatique du fichier par Koncile est inclus dans le coût de traitement du fichier, conformément à nos tarifs. Le traitement d'une page correspond à quelques centimes, ce qui est négligeable comparé au coût du traitement manuel.
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