Envoi par mail
Pourquoi extraire vos pièces jointes via un outil IA ?
Vous disposez de nombreux documents que vous recevez de vos fournisseurs ou de vos clients ? Il est très probable que vous consacriez un temps important à la manipulation des pièces jointes : ouverture, lecture, saisie manuelle des informations. Grâce à l’intégration email de Koncile, vous économisez ce temps de traitement en disposant de toutes les informations extraites dans un seul endroit.
Qu'est-ce que la lecture des pièces jointes email
Vos documents en pièces jointes d’email sont automatiquement poussés vers l’outil Koncile grâce à une redirection. Ensuite, ils sont automatiquement triés et dirigés vers la bonne “grille de lecture IA”, c’est-à-dire vos modèles de documents. Autrement dit, vous pouvez décider pour chaque type de pièce jointe (facture, document d’identité, document fournisseur, rapport, etc.) quelles informations vous souhaitez obtenir. Dans la plateforme Koncile, vous retrouvez toutes les informations consolidées.
Fonctionnement de l'extraction des pièces jointes
L'outil d'automatisation des documents effectue les étapes suivantes :
- Koncile reçoit le courriel et isole chaque pièce jointe (PDF, images, documents texte, .docx…).
- Pour les PDF et images, Koncile applique une étape OCR : récupération du texte, analyse de la mise en page, reconstruction des blocs d’information.
- L’IA classe ensuite chaque document et l’envoie vers le bon modèle d’extraction.
- Les données que vous avez choisies sont extraites, structurées et enrichies selon vos instructions (format, validation, normalisation).
Des exemples concrets d'utilisation
Des cas fréquents d'utilisation sont :
- Traitement automatique des factures reçues par email : extraction du fournisseur, du montant, de la date, du numéro, de la TVA et même des lignes détaillées.
- Gestion des dossiers fournisseurs / clients / locataires dans plusieurs langues : identité, justificatifs, contrats, attestations, documents administratifs… chacun est automatiquement détecté, classé et extrait.
- Tri et extraction de multiples devis reçus quotidiennement : montant, référence, produits/services, conditions… sans ouvrir un seul email.
- Traitement massif des emails entrants dans des boîtes génériques (factures@…, compta@…, rh@…) avec une extraction 24/7 et sans erreur.
Type : Automatisation
Utilisateur : Entreprise
Complexité : Moyenne
L'outil qui automatise vos documents
Toutes vos questions sur l'extraction de pièces jointes des mails
Koncile est un outil d'extraction et d'automatisation de vos documents. Il permet de transformer des factures, devis, rapports, bons de commande, documents d'identité, ordonnances, contrats, etc. en données exploitables, sous format Excel ou de les injecter directement dans vos outils.
PDF, images (JPG, PNG…), documents texte (DOCX, TXT), et la plupart des formats bureautiques.
Oui. L’IA classe chaque pièce jointe grâce à la fonctionnalité de catégorisation automatique et l’envoie vers le bon modèle (facture, identité, contrat, devis…).
Oui. Koncile applique d’abord un OCR pour reconstruire le texte et la mise en page.
Oui. Koncile fonctionne avec toutes les messageries, dont Gmail, Outlook et les serveurs internes. Il suffit de rediriger une adresse email vers Koncile pour que les pièces jointes soient automatiquement traitées.
Oui. Koncile peut traiter des centaines ou milliers de pièces jointes par jour sans intervention humaine. Il peut recevoir jusqu'à 100 pièces jointes dans un email.
L’extraction est très fiable : Koncile identifie correctement plus de 99,8 % des pièces jointes et extrait les données avec une précision élevée grâce à l’OCR et à l’IA. La fiabilité peut dépendre du type de document (scan, qualité, structure). Le délai de traitement varie entre 10 secondes et 1 minute pour les documents ls plus longs.
Koncile propose une fonctionnalité de séparation automatique des documents. L'outil est capable de reconnaitre si votre fichier comporter plusieurs documents, afin de les isoler et extraire les bonnes informations pour chacun d'entre eux.
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