Catégoriser automatiquement vos documents
Pourquoi classifier automatiquement ?
Le tri manuel des documents peut représenter entre 30 et 50% du temps consacré au traitement documentaire dans les organisations. Chaque collaborateur doit ouvrir les fichiers un par un, identifier leur nature (facture, devis, contrat, bon de commande), puis les diriger vers le bon service ou le bon workflow.
Une équipe d'un acteur français de la logistique, qui utilise Koncile aujourd'hui, nous a indiqué que l'ouverture des pièces de chaque transporteur pouvait prendre 2 à 3 heures par jour et par opérateur, avec un taux d'erreur non négligeable.
La classification par IA peut vous aider
Koncile propose une fonctionnalité de catégorisation automatique des documents. Lorsque vous importez un document ou que vous utilisez l'API pour envoyer un document. L'outil va reconnaitre la nature du document parmi les modèles que vous avez dans l'application.
Prenons un cas simple :
Vous recevez des factures et des bons de commande, mais les documents ne sont pas nommés de la bonne manière. Vous avez besoin de les ouvrir un par un pour savoir de quel document il s'agit. Pour ensuite extraire des informations spécifique à cette facture ou ce bon de commande. Grâce à la classification automatique, chaque document est reconnu avant même d'être ouvert. Et vous pouvez, grâce à l'outil d'extraction, choisir les champs que vous souhaitez capter.
Fonctionnement technique de la catégorisation IA
La catégorisation Koncile repose sur un pipeline léger mais extrêmement efficace.
- Transformation du contenu image en texte
Si le document n’a pas de texte (scan, photo, image), Koncile applique automatiquement un moteur d’OCR avancé pour récupérer tout le contenu exploitable. S’il contient déjà du texte (PDF natif, Word, email), l’OCR est ignoré.
- Analyse par un moteur LLM
Une fois le texte disponible, Koncile utilise un modèle LLM spécialisé pour comprendre la nature du document et l’assigner à la bonne catégorie : facture, bon de commande, devis, contrat, relevé bancaire, certificat, etc.
- Prise en compte des instructions utilisateur
Pour les cas plus complexes, Koncile s’appuie sur des instructions fournies par l’utilisateur afin d’aller plus loin dans la classification.
Exemples : distinguer les factures par fournisseur ou par client, trier les bons de livraison selon des critères métiers, ou encore segmenter des documents similaires mais provenant d’entités différentes
Ces règles personnalisées servent d’indice au modèle, qui ajuste automatiquement la classification pour coller au contexte métier réel.
- Résultat fiable et ajustable
Grâce à cette combinaison OCR + LLM + règles métier, Koncile identifie correctement presque tous les documents dès le premier passage, tout en permettant une granularité fine lorsqu’un client le souhaite.
Cas d'usage concrets de la classification
Voici plusieurs cas d'usage de la classification fréquents chez Koncile :
Comptabilité et Finance
Des équipes comptables trient automatiquement des documents envoyés par leurs fournisseurs (factures, notes de frais, avoirs, relevés bancaires). Pour chaque type, des données spécifiques sont extraites (montants, TVA, échéances, liste de produits, prix unitaires). Des mentions obligatoires sont contrôlées sur chaque type de document.
Ressources Humaines
Des équipes RH automatisent le tri des pièces d’un dossier d’embauche (pièces d’identité, diplômes, RIB, justificatifs). Les documents administratifs du salarié (contrats, avenants, fiches de paie, attestations) sont classés automatiquement dans son dossier digital. Les notes de frais sont reconnues par type (restaurant, hôtel, transport) avec extraction automatique des montants et dates.
Achats et Supply Chain
Les services achats trient automatiquement les documents du cycle d’approvisionnement : demandes d’achat, devis fournisseurs, bons de commande, bons de livraison et factures. Les équipes logistiques organisent automatiquement les CMR, connaissements, documents douaniers et certificats d’origine. La documentation qualité (certificats de conformité, attestations, audits) est collectée et mise à jour sans effort.
Santé et Médical
Les établissements de santé automatisent le tri des documents patients : ordonnances, analyses, comptes-rendus, imageries médicales. Les demandes de remboursement sont traitées via la reconnaissance des feuilles de soins et justificatifs. Les documents liés à la conformité sanitaire (certificats de vaccination, aptitudes, bilans obligatoires) sont identifiés et classés automatiquement.
Immobilier et Location
Les agences immobilières et administrateurs de biens trient automatiquement les dossiers locataires : pièces d’identité, justificatifs de revenus, quittances, attestations. La documentation locative (baux, états des lieux, diagnostics, quittances) est classée automatiquement par bien. Les documents liés à une vente immobilière (compromis, diagnostics, pièces notariales) sont suivis et organisés sans intervention manu
Type : Automatisation
Utilisateur : Entreprise
Complexité : Moyenne
L'outil qui automatise vos documents
Toutes vos questions sur la classification intelligente
Découvrez comment optimiser votre flux documentaire avec l'intelligence artificielle de Koncile
Koncile est un outil d'extraction et d'automatisation de vos documents. Il permet de transformer des factures, devis, rapports, bons de commande, documents d'identité, ordonnances, contrats, etc. en données exploitables, sous format Excel ou de les injecter directement dans vos outils.
Koncile reconnaît automatiquement plus de 150 types de documents professionnels avec une précision de 95-99%. Le système identifie la nature de chaque document en analysant sa structure, son contenu et ses éléments visuels.
Documents pris en charge :
Finance & Comptabilité : Factures fournisseurs/clients, devis, bons de commande, avoirs, notes de frais, reçus, relevés bancaires, RIB, chèques
RH & Paie : Contrats de travail (CDI/CDD/intérim), fiches de paie, attestations employeur, certificats de travail, justificatifs de domicile
Identité : Cartes d'identité, passeports, permis de conduire, cartes vitales, Kbis, extraits de casier
Logistique : Bons de livraison, lettres de voiture CMR, bordereaux de suivi, récépissés de transport, manifestes
Juridique & Immobilier : Contrats, baux, compromis de vente, actes notariés, accords de confidentialité (NDA), diagnostics immobiliers (DPE)
Santé : Ordonnances, résultats d'analyses, certificats médicaux, feuilles de soins, attestations CPAM
Technique : Plans, cahiers des charges, rapports d'intervention, certificats de conformité, documents qualité (ISO)
Précision de reconnaissance : Documents structurés (factures, devis) : 98-99%. Documents semi-structurés (contrats) : 95-97%. Documents manuscrits : 90-93%.
Personnalisation : Koncile apprend vos documents spécifiques en quelques minutes. Fournissez 10-20 exemples de vos formulaires internes ou rapports propriétaires, le système crée automatiquement la nouvelle catégorie.
Tous formats acceptés : PDF, JPG, PNG, TIFF, HEIC, scans haute résolution ou photos smartphone, documents multi-pages, manuscrits ou annotés.
Koncile atteint plus de 99% de précision sur les documents structurés (factures, devis, bons de commande, etc.). Dans le cas où le document n'est pas classifié, où le système ne parvient pas à le catégoriser, il apparaitra dans les alertes et pourra ensuite être traité par un opérateur.
Il est possible de créer ses propres catégories de documents avec Koncile afin ensuite d'orienter chaque fichier vers le bon traitement. Les catégories correspondent aux modèles de documents. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.
Le document sera classé dans la catégorie alertes, accessible via la barre de navigation. L'utilisateur pourra ensuite choisir manuellement la catégorie adéquate. C'est le processus human in the loop de Koncile.
La qualité du document peut impacter la qualité de l'orientation automatique vers le bon modèle. Dans le cas où le document n'est pas trié, il sera redirigé vers les Alertes.
Complètement, la catégorisation est multilingue. Koncile peut reconnaitre des documents dans plusieurs langues et les orienter vers le bon modèle.
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