Koncile ermöglicht den Import von PDF-Dateien sowie aller gängigen Bildformate, einschließlich PNG und JPEG.

Eine OCR-Lösung (Optical Character Recognition) revolutioniert die Art und Weise, wie Personalabteilungen mit administrativen Personaldokumenten umgehen. Sie automatisiert die Extraktion wichtiger Informationen aus gescannten Dokumenten, PDFs oder Fotos, beschleunigt die Prozesse und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Hier sind die Hauptvorteile für das Personalwesen:

• Erhebliche Zeitersparnis: Automatisierte Erfassung von HR-Dokumenten (Verträge, Ausweise, Bankdaten usw.), Eliminierung manueller Eingaben, schnelle Extraktion relevanter Daten (Name, Position, Datum, Vertragsart usw.).
• Fehlerreduktion: Minimierung manueller Eingaben, höhere Zuverlässigkeit der in HRIS- oder Gehaltssoftware gespeicherten Daten.
• Produktivitätssteigerung: HR-Teams können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren (Recruiting, Mitarbeiterbetreuung), statt Dokumente manuell zu bearbeiten.
• Zentralisierte Datenbank: Unstrukturierte Dokumente werden in verwertbare Daten umgewandelt – bereit zur Speicherung, Analyse oder Synchronisation mit bestehenden Systemen.
• Gestärkte Compliance: Automatische Erkennung fehlender oder veralteter Dokumente, Prüfung von Pflichtinformationen und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.
• Schnellere, fundiertere Entscheidungen: Dank sofort verfügbarer, durchsuchbarer und interoperabler Daten für HR-, Lohn- und Personalmanagementsysteme.

Mit Koncile geht OCR weit über die einfache Texterkennung hinaus. Durch künstliche Intelligenz und LLMs (Large Language Models) versteht unsere Lösung den HR-Kontext, extrahiert nur relevante Informationen, erkennt Unstimmigkeiten und integriert sich nahtlos in Ihre bestehende HR-Umgebung (HRIS, digitale Personalakte, Lohnsysteme usw.).

Die Software ist über eine API zugänglich und wird von umfassender Dokumentation begleitet. Sie können Ihre HR-Dokumente direkt in der Anwendung (Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen, Nachweise usw.) importieren und die extrahierten Daten in den Formaten XLSX, XLS, CSV oder JSON exportieren – für eine reibungslose Integration in Ihre HR-Systeme, Lohnsoftware oder Personalmanagement-Workflows.

Ja, unsere Lösung bietet fortgeschrittene Funktionen zur Erkennung von Duplikaten, Unstimmigkeiten und nicht konformen Dokumenten. Im Personalwesen ermöglicht dies beispielsweise die Identifizierung eines bereits importierten Arbeitsvertrags, einer doppelten Gehaltsabrechnung oder einer nicht konformen Bescheinigung.

Dank intelligenter Algorithmen vergleicht Koncile die Dokumente miteinander und kreuzt Schlüsseldaten (Namen, Vertragsbeginn, Vertragsart, Gehalt, HR-IDs usw.), um Duplikate, Eingabefehler oder Formatabweichungen zu erkennen.

Die Lösung kann auch auf fehlende Dokumente (z. B. Ausweis, IBAN, Wohnsitznachweis) oder rechtlich unvollständige Unterlagen (fehlende Pflichtangaben, Signaturen, abgelaufene Dokumente) hinweisen.

Diese automatisierten Prüfungen erhöhen die Zuverlässigkeit der Personalakten, reduzieren menschliche Fehler und tragen zur Sicherung der HR-Prozesse bei – von der Aktenzusammenstellung über die Belegprüfung bis hin zur Vorbereitung von Sozialaudits.

Koncile verfügt über eine fortschrittliche OCR-Engine, optimiert durch maschinelles Lernen. Diese Engine ist speziell darauf trainiert, Bilder mit höchster Präzision in Text umzuwandeln – auch bei variabler Qualität, ungewöhnlichen Schriftarten oder komplexen Layouts. Sie liest nicht nur Zeichen, sondern analysiert auch die Dokumentstruktur (Tabellen, Spalten) für eine originalgetreue Wiedergabe.

Dank der Integration von LLMs (Large Language Models) kann das Tool die typischen Schwächen herkömmlicher OCR-Systeme bei der Umwandlung von Bildern in Text überwinden. Diese KI-Modelle verstehen den Kontext, bestätigen oder ergänzen fehlende Informationen und liefern so zuverlässige Ergebnisse selbst bei schwer lesbaren oder mehrdeutigen Zeichen. Durch die Analyse des Gesamtsinns des Dokuments übertrifft Koncile OCR die Grenzen klassischer Systeme.

OCR (Optical Character Recognition, oder optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, die es ermöglicht, gescannte Dokumente, PDFs oder Fotos in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umzuwandeln. Sie analysiert das Bild, um Zeichen zu identifizieren und in verwertbare Daten umzuwandeln.

Traditionelle OCR-Software beschränkt sich auf die reine Transkription von Text. Fortschrittliche Lösungen wie Koncile OCR, die für die Anforderungen des Personalwesens entwickelt wurden, gehen deutlich weiter. Mithilfe von künstlicher Intelligenz extrahieren sie automatisch die wichtigsten Informationen aus HR-Dokumenten: Name des Mitarbeiters, Positionsbezeichnung, Einstellungsdatum, Vertragsdauer, Vertragsart, Pflichtangaben, Vergütung, Zeitraum der Gehaltsabrechnung usw.

Diese Daten werden in strukturierter Form bereitgestellt, um sie direkt in HR-Systeme, Lohnabrechnungssoftware oder interne Datenbanken zu integrieren. Das nennt man intelligente Datenerfassung für HR – sie spart Zeit, erhöht die Zuverlässigkeit und automatisiert das Dokumentenmanagement der Personalabteilung.