Immer noch manuelles Abtippen aus PDFs? So funktioniert OCR wirklich

Definition von OCR

OCR steht für Optical Character Recognition. Es handelt sich um eine Technologie, die gedruckten oder handgeschriebenen Text in maschinenlesbaren digitalen Text umwandelt. Mit anderen Worten: OCR ermöglicht die Texterkennung und -extraktion aus Fotos, Scans oder nicht editierbaren PDFs.

Was ist OCR?

Eine OCR-Software wendet diese Technologie auf Ihre Dokumente an. Sie nimmt ein nicht editierbares Bild oder eine PDF-Datei als Eingabe und erstellt daraus strukturierten, maschinenlesbaren Text.

Einige OCR-Tools kopieren nur den Text und machen ein statisches PDF bearbeitbar. Andere gehen weiter und erkennen automatisch Schlüsselfelder wie Namen, Daten oder Beträge, exportieren die Daten nach Excel oder in eine Datenbank und integrieren sie über eine API in Ihre Geschäftsanwendungen.

Während einige OCR-Lösungen lokal installiert werden, sind die fortschrittlichsten meist Cloud-basiert. Diese Plattformen nutzen Machine-Learning-Algorithmen oder Large Language Models (LLMs), die erhebliche Rechenleistung erfordern und online am besten funktionieren.

Wofür wird OCR verwendet?

Ein gutes OCR-Tool ersetzt manuelle Dateneingabe, die zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Es extrahiert automatisch wichtige Informationen aus Dokumenten (PDFs, Scans, Bilder) und organisiert sie in Excel-Dateien oder sendet sie direkt an Ihre Geschäftstools.

OCR sichert, beschleunigt und automatisiert Ihre Dokumentenprozesse – insbesondere bei Interaktionen mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern.

Sobald die Daten extrahiert sind, werden sie zu einer wertvollen Ressource für Prüfungen, Audits oder Analysen, etwa in Buchhaltung oder Verwaltung.

Wie funktioniert OCR?

OCR kombiniert mehrere Technologien:

Computer Vision

Mit Computer Vision werden Bilder analysiert, um Textformen, Linien und Zeichen zu identifizieren.

Natural Language Processing

Mit Natural Language Processing wird der Kontext verstanden – etwa ob eine Zeichenfolge ein Datum, ein Name oder ein Betrag ist.

Der OCR-Prozess läuft in mehreren Schritten ab:

Moderne Lösungen wie Koncile ergänzen künstliche Intelligenz zur Validierung, Kontexterkennung, Fehlererkennung und Dublettenkontrolle.

Arten von OCR

 OCR-TypUnterstütztes FormatSpezifisches Merkmal  PDF-OCRGescannte PDFsExtraktion aus nicht editierbaren Scans  Bild-OCRJPG, PNG, TIFFIdeal für Fotos oder Screenshots  Handschrift-OCRGescannte HandschriftErkennt handgeschriebenen Text  Mehrsprachige OCRAlle FormateUnterstützt mehrsprachige Dokumente  Mobile OCRSmartphone-KameraIdeal für den Feldeinsatz  Tabellen-OCRPDFs, Bilder, ScansErkennt tabellarische Strukturen

Was ist eine OCR-API?

Eine OCR-API (Application Programming Interface) ermöglicht die automatische Dokumentverarbeitung durch API-Aufrufe – ohne Benutzeroberfläche. Sie erlaubt Software, Text in Echtzeit aus PDFs oder Bildern zu lesen und zu strukturieren.

Ideal, um OCR in Unternehmensanwendungen zu integrieren, Dateneingabe zu automatisieren und digitale Workflows zu schaffen. Eine gute OCR-API bietet Anpassungsoptionen (Felder, Sprache, Ausgabeformat) und lässt sich mit Tools wie Make, Zapier oder ERP/CRM-Systemen verbinden.

Welche Dokumente lassen sich mit OCR verarbeiten?

Während Rechnungs-OCR der häufigste Anwendungsfall ist, kann moderne OCR eine Vielzahl von strukturierten, halbstrukturierten oder unstrukturierten Dokumenten analysieren.

Finanzen & Buchhaltung

Kontoauszüge, Bestellungen, Bilanzen – OCR automatisiert die Datenerfassung und liefert präzise Informationen an Buchhaltungssysteme.

Steuerwesen

Steuererklärungen, Bescheide, Schriftverkehr – OCR erleichtert Archivierung und Compliance.

Personalwesen

Lebensläufe, Gehaltsabrechnungen, Verträge – OCR strukturiert HR-Dokumente und verbindet sie mit Ihrem HRIS.

Transport & Logistik

Frachtrechnungen, Lieferscheine, CMR, Frachtbriefe – OCR standardisiert heterogene Dokumente und unterstützt Nachverfolgung.

Immobilien

Kaufverträge, Mietverträge, Energieausweise – OCR extrahiert Schlüsselinformationen und verbessert Dokumentensicherheit.

Gesundheitswesen

Rezepte, Versicherungskarten, Laborberichte – OCR vereinfacht Patientenaktenverwaltung und Kostenerstattung.

Einzelhandel

Kassenbelege, Produktetiketten, Barcodes – OCR unterstützt Verkaufsanalyse und Preisüberwachung.

Vorteile von OCR

OCR ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentenautomatisierung. Es wandelt Verwaltungsaufwand in Effizienz um.

Unterschied zwischen klassischer und KI-basierter OCR

Klassische OCR erkennt nur Text, ohne ihn zu verstehen. KI-basierte OCR wie Koncile kann Inhalte interpretieren, Anomalien erkennen und sich an verschiedene Layouts anpassen.

 FunktionKlassische OCRKI-OCR (z. B. Koncile)  TexterkennungJaJa  KontextverständnisNeinJa (LLMs)  AnomalieerkennungNeinJa  AnpassungsfähigkeitGeringHoch

Wie wähle ich die richtige OCR-Lösung?

Stellen Sie sich folgende Fragen:

 
• Welche Dokumenttypen müssen verarbeitet werden?
 
• Brauche ich eine API oder Benutzeroberfläche?
 
• Muss ich Extraktionsfelder anpassen?
 
• Wie groß ist das Dokumentenvolumen?
 
• Ist mein Ziel reine Extraktion oder auch Validierung?
 
• Wie soll die OCR in meine bestehenden Tools integriert werden?

Was ist das beste OCR-Tool?

Koncile

Ideal für Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen (Rechnungen, Verträge, Belege). Anpassbar, automatisiert, integrierbar per API.

Tesseract

Open-Source-Engine für Entwickler – leistungsstark, aber technisch anspruchsvoll.

Adobe OCR

Einfach zu bedienen, geeignet für Einzelfälle. Weniger flexibel für große Volumina.

Kostenlose Online-OCR

Es gibt viele kostenlose OCR-Tools wie OnlineOCR, i2OCR oder Google Docs. Ideal zum Testen, jedoch eingeschränkt bei Datenvolumen, Sprachen oder Datenschutz.

Für professionelle Nutzung empfiehlt sich eine sichere, API-basierte OCR wie Koncile.

Praktische Anwendungsfälle

Rechnungszeilenextraktion

OCR extrahiert jede Zeile einer Rechnung in Tabellenform – inklusive Artikelname, Preis, Menge und MwSt.

KYC-Verifizierung

OCR liest Identitätsdokumente und Unternehmensnachweise, erkennt Namen, Adressen, Geburtsdaten und prüft auf Unstimmigkeiten oder Duplikate.

Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen

OCR vergleicht automatisch Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten und erkennt Abweichungen.

Datenbankerstellung

OCR konvertiert Papierdokumente in strukturierte Daten zur Befüllung von Datenbanken (Excel, SQL, CRM) – fehlerfrei und effizient.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie wandle ich ein Bild in Text um?

Mit einer OCR-Software: Das Tool erkennt Zeichen und wandelt sie in Text um, der exportiert oder bearbeitet werden kann.

Wie funktioniert Scannen mit OCR?

Scannen Sie das Dokument und laden Sie es in eine OCR-Anwendung – diese extrahiert den Text automatisch.

Unterstützt Google Drive OCR?

Ja, über Google Docs lassen sich Bilder oder PDFs in bearbeitbaren Text umwandeln – ideal für einfache Fälle.

Was ist der Unterschied zwischen Scannen und OCR?

Scannen erstellt ein Bild, OCR interpretiert den Inhalt. Scannen speichert, OCR versteht.

Wie genau ist OCR?

Bei klaren Scans von gedrucktem Text erreicht OCR bis zu 99 % Genauigkeit. KI-basierte OCR liefert die besten Ergebnisse.

Kann OCR Handschrift lesen?

Ja – mit ICR (Intelligent Character Recognition). Diese erkennt handschriftliche Texte je nach Lesbarkeit.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?

 
• OCR: Erkennung von gedrucktem Text
 
• ICR: Erkennung von Handschrift
 
• ICR nutzt maschinelles Lernen zur Interpretation unterschiedlicher Schreibstile

Funktioniert OCR mehrsprachig?

Ja. Moderne OCR-Engines unterstützen mehrere Sprachen pro Dokument, entweder automatisch oder per Einstellung.

Kann OCR offline arbeiten?

Ja, viele Lösungen können lokal installiert werden – ideal für sensible Daten in Branchen wie Gesundheit, Recht oder Verteidigung.