OCR-Software für Beschaffungsdokumente

OCR-Software (Optical Character Recognition) wandelt Dokumente wie Bestellungen, Angebote oder Lieferantenrechnungen in verwertbare digitale Daten um. Sie extrahiert automatisch Schlüsselinformationen (Beträge, Daten, Lieferanten, Produktreferenzen) aus PDF-Dateien oder Bildern. In einer Einkaufsabteilung vereinfacht OCR die Verarbeitung, Validierung und Integration von Dokumenten in Verwaltungssysteme. Fortschrittliche Lösungen wie Koncile gehen noch weiter, indem sie künstliche Intelligenz einsetzen, um relevante Daten präzise zu identifizieren und für die sofortige Nutzung in ERP- oder Buchhaltungssoftware zu strukturieren.

Koncile ermöglicht den Import von PDF-Dateien sowie aller gängigen Bildformate, einschließlich PNG und JPEG.

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Bei Koncile haben Sie die Wahl: automatische Archivierung (Standard) oder automatische Löschung (optional).

• Automatische Archivierung speichert Ihre Rechnungen und extrahierten Daten sicher, sodass Sie sie leicht wiederfinden und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (in der Regel 10 Jahre) erfüllen können.
• Automatische Löschung bietet maximale Vertraulichkeit: Rechnungen werden über die API verarbeitet, die Daten an Sie übermittelt und anschließend sofort und unwiderruflich von den Koncile-Servern gelöscht. Diese Aktion ist endgültig – stellen Sie sicher, dass Sie die Daten zuvor gespeichert haben.
• Sie können Rechnungen auch jederzeit manuell löschen.

Wenn Ihr Abonnement endet, löscht Koncile Ihre Rechnungen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, sofern keine Archivierung aktiviert wurde.

Sicherheit und Datenschutz haben bei uns oberste Priorität. Ihre Daten werden verschlüsselt, der Zugriff ist streng kontrolliert, und wir erfüllen die Anforderungen der DSGVO. Unsere vollständige Datenschutzrichtlinie finden Sie auf unserer Website. Koncile bietet Ihnen Flexibilität und Sicherheit bei der Rechnungsverarbeitung.

Koncile lässt sich dank einer leistungsstarken API, die von einer umfassenden Dokumentation begleitet wird, problemlos in Ihre Einkaufsmanagementsysteme und Ihr ERP integrieren. Sie können Ihre Bestellungen, Angebote oder Rechnungen direkt in die Anwendung importieren und die extrahierten Daten in den Formaten XLSX, CSV, JSON oder XLS exportieren, um eine nahtlose Integration in Ihre Einkaufsprozesse zu gewährleisten.

OCR (Optical Character Recognition) revolutioniert das Rechnungsmanagement, indem es die Datenerfassung automatisiert. Anstatt jede Information manuell einzugeben, liest eine Lösung wie Koncile Ihre Rechnungen automatisch, erkennt Schlüsseldaten (Rechnungsnummer, Beträge, Daten usw.), wandelt sie in ein strukturiertes digitales Format (z. B. JSON, CSV oder XLSX) um und stellt sie über eine API für Ihre Systeme (Buchhaltungssoftware, ERP usw.) bereit. Dadurch können Sie:

• Enorme Zeit sparen: Keine manuelle Dateneingabe mehr.
• Fehler reduzieren: OCR minimiert menschliche Eingabefehler.
• Effizienz steigern: Rechnungsverarbeitung und Zahlungen beschleunigen.
• Eine zentrale Datenbasis aufbauen: Historie und Analysen erleichtern.
• Ressourcen freisetzen: Teams auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren.

Die Verarbeitungszeit einer Rechnung mit der OCR von Koncile ist in der Regel sehr kurz (1 bis 2 Sekunden), kann aber von mehreren Faktoren abhängen:

Faktoren, die die Verarbeitungszeit beeinflussen können:

• Dokumentenqualität: Eine klare, gut gescannte Rechnung mit standardisierten Schriften und sauberem Layout wird schneller verarbeitet als eine zerknitterte, schlecht beleuchtete oder handschriftlich ergänzte Rechnung mit ungewöhnlichen Schriftarten.
• Komplexität der Rechnung: Eine einfache Rechnung mit wenigen Zeilen wird schneller verarbeitet als eine mehrseitige Rechnung mit zahlreichen Tabellen, langen Beschreibungen und komplexen Zahlungsbedingungen.
• Dateiformat: Ein natives PDF (direkt aus Software erzeugt) wird meist schneller verarbeitet als ein Bild (JPEG, PNG) oder ein gescanntes PDF.
• Menge der zu extrahierenden Informationen: Je mehr Daten extrahiert werden müssen, desto länger dauert die Verarbeitung. Gleiches gilt für umfangreiche Felddefinitionen.
• Abonnementtyp: Business-Tarife bieten in der Regel höhere Skalierbarkeit und somit schnellere Verarbeitung.

Durchschnittliche Verarbeitungszeit mit Koncile:
Unter Berücksichtigung dieser Faktoren ergibt sich folgende Schätzung:

• Einfache Rechnung mit weniger als 3 Seiten (natives PDF, gute Qualität, ca. 15 Felder): wenige Sekunden (oft unter 5 Sekunden).
• Komplexe, mehrseitige Rechnung (gescanntes PDF, mittlere bis geringe Qualität, viele Felder): 5 bis 15 Sekunden.

Ja, Koncile ermöglicht die automatische Zuordnung zu Bestellungen oder anderen Dokumenttypen auf der Grundlage der extrahierten Daten (Referenzen, Beträge, Lieferanten, Daten usw.), um relevante Übereinstimmungen zu identifizieren.

Ja, Koncile verwendet die aus dem Dokument extrahierten Daten – einschließlich des Lieferantennamens, Identifikatoren wie USt-IdNr. oder Handelsregisternummer sowie kontextuelle Elemente wie Adresse oder Zahlungsbedingungen – um Rechnungen automatisch mit Ihrer Lieferantendatenbank abzugleichen. Diese Funktion gewährleistet eine zuverlässige Verknüpfung zwischen Dokumenten (Rechnungen, Bestellungen, Angeboten) und internen Datensätzen und reduziert das Risiko von Fehlern, Duplikaten oder manueller Auswahl. Das System kann auch an unternehmensspezifische Geschäftsregeln angepasst werden.

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Ja, Koncile ermöglicht eine detaillierte zeilenweise Extraktion aus Rechnungen und erfasst Produkt- oder Leistungsbeschreibungen, Mengen, Einzelpreise und Gesamtsummen. Dank seines intelligenten Systems zur Normalisierung und Bezeichnungsverknüpfung kann das Tool Preise verschiedener Lieferanten automatisch vergleichen, selbst wenn sich Artikelbeschreibungen unterscheiden. Diese Funktion ist besonders wertvoll für Einkaufsteams, die Preisabweichungen analysieren, Einsparpotenziale erkennen und die Lieferantenauswahl optimieren möchten.

Oui, notre outil va au-delà de la simple lecture des factures : il permet de comparer automatiquement les prix facturés avec vos grilles tarifaires de référence. Grâce à cette fonctionnalité de contrôle intelligent, les écarts ou anomalies sont détectés en temps réel (surfacturation, erreur de prix, conditions non respectées…). Ce processus automatisé renforce la fiabilité du contrôle facture, réduit les erreurs manuelles et permet aux équipes achats ou comptabilité de gagner en efficacité.