Was ist OCR? Der komplette Leitfaden für 2025

Definition von OCR

OCR steht für Optical Character Recognition. Es handelt sich um eine Technologie, die visuelle Inhalte wie gedruckten oder handgeschriebenen Text in maschinenlesbaren digitalen Text umwandelt.
Mit anderen Worten, OCR ermöglicht das Extrahieren von Text oder Informationen aus einem Foto, einem Scan oder einem nicht bearbeitbaren PDF.

Was ist OCR?

Eine OCR-Software (Optical Character Recognition) ist ein Tool, das diese Technologie auf Ihre Dokumente anwendet. Sie verwendet ein nicht bearbeitbares Bild oder eine PDF-Datei als Eingabe und generiert strukturierten, maschinenlesbaren Text als Ausgabe.

Einige OCR-Tools kopieren einfach den Text und verwandeln ein statisches PDF in ein bearbeitbares Word-Dokument.

Andere gehen noch weiter, indem sie automatisch Schlüsselfelder wie Namen, Daten und Beträge erkennen, Daten in Excel oder eine Datenbank exportieren und über eine API in Ihre Geschäftstools integrieren.

Während einige OCR-Lösungen installiert sind Lokal (vor Ort), die fortschrittlichsten sind in der Regel Cloud-basiert. Diese Plattformen basieren auf Algorithmen für maschinelles Lernen oder großen Sprachmodellen (LLMs), die eine erhebliche Rechenleistung erfordern und am besten mit einer Internetverbindung funktionieren.

Wofür wird OCR verwendet?

Ein gutes OCR-Tool hilft in erster Linie dabei, die manuelle Dateneingabe zu vermeiden, die anfällig und fehleranfällig ist. Es extrahiert automatisch wichtige Informationen aus Ihren Dokumenten (PDFs, gescannte Bilder usw.) und organisiert sie in einer Excel-Datei oder sendet sie direkt an Ihre Unternehmenstools.

OCR hilft Ihnen, Ihre Daten zu sichern, zu beschleunigen und zu automatisieren Dokumenten-Workflows, insbesondere bei Interaktionen mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern.

Nach der Extraktion werden die Daten zu einer wertvollen Ressource für Prüfungen, Audits oder Analysen, sei es in der Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung oder im Betriebsmanagement.

Wie funktioniert OCR?

Eine OCR-Software, die mit einer Kombination von Technologien verknüpft ist:

Maschinelles Sehen

Maschinelles Sehen Wird verwendet, um das Bild zu analysieren und Textformen, Linien und Zeichen zu identifizieren.

Verarbeitung natürlicher Sprache

‍Verarbeitung natürlicher Sprache wird verwendet, um den Kontext des Textes und seine interessanten Informationen zu verstehen. Beispielsweise muss das System verstehen, dass eine Zeichenfolge ein Datum, einen Namen oder eine Menge im Kontext des Dokuments ist, und wissen, wie angemessen darauf reagiert werden muss.

Der OCR-Prozess läuft im Allgemeinen wie folgt ab:

Einige moderne Lösungen, wie die neue Buchhaltungssoftware Koncile, fügen eine Ebene künstlicher Intelligenz für die Datenvalidierung, zeilenweise Kontextraktion, Erkennung von Fehlern, Fehlern, Inkonsistenzen, Duplikaten oder anderen Anomalien hinzu.

Was sind die Arten von OCR?

Was ist eine OCR-API?

Eine OCR-API (Application Programming Interface) ermöglicht die automatische Verarbeitung von Dokumenten durch Aufrufen eines Onlinedienstes, ohne dass eine Benutzeroberfläche verwendet werden muss. Mit anderen Worten, es gibt Ihrer Software die Möglichkeit, Text in Echtzeit aus einer PDF-Datei, einem Bild oder einem Foto zu lesen, zu extrahieren und zu strukturieren.

Es ist die ideale Lösung, um OCR in eine Geschäftsanwendung zu integrieren, die Dateneingabe zu automatisieren oder vollständig digitale Dokumenten-Workflows ohne menschliches Eingreifen zu erstellen. Eine robuste OCR-API bietet in der Regel Anpassungsoptionen (zu extrahierende Felder, Sprache, Ausgabeformat) und lässt sich problemlos in Ihr IT-System oder Tools wie Zapier, Make oder interne ERP-/CRM-Plattformen integrieren.

import requests
files = {'file': open('facture.pdf', 'rb')}
response = requests.post('https://api.koncile.ai/ocr', files=files)
print(response.json())

Welche Dokumente können mit OCR verarbeitet werden?

Während OCR-Rechnung Diese Technologie ist nach wie vor der häufigste Anwendungsfall und passt sich nun an eine Vielzahl von professionellen Dokumenten an, egal ob strukturiert, halbstrukturiert oder unstrukturiert. Dank künstlicher Intelligenz und intelligenter Dokumentenverarbeitung können moderne OCR-Tools Daten auch aus komplexen oder inkonsistenten Layouts extrahieren.

Finanz- und Rechnungswesen

Kontoauszüge OCR, Bestellungen, Firmenkonten, Jahresabschlüsse... OCR hilft bei der Automatisierung der Dateneingabe und versorgt Ihre Buchhaltungssysteme mit hoher Präzision.

Besteuerung

Steuerpakete (BIC, BNC, SCI...), Steuererklärungen, Verwaltungskorrespondenz: OCR optimiert Archivierung, Compliance und Datenzentralisierung.

Personalwesen

Lebensläufe, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge, Änderungen, Krankschreibungen... OCR strukturiert Ihre Personaldokumente und stellt eine direkte Verbindung zu Ihrem HRIS her, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand reduziert wird.

Transport und Logistik

Frachtrechnungen (Straßen-, See-, Express-...), Lieferbriefe, CMR, Frachtbriefe, Frachtbriefe: OCR macht unstandardisierte Dokumente für die Rückverfolgbarkeit und den Abgleich nutzbar.

Immobilien

Kaufverträge, Mietverträge für Gewerbe- oder Wohngebäude, Energieausweise (EPC), Check-in/Check-Out-Berichte... OCR extrahiert wichtige Klauseln und verbessert die Zuverlässigkeit von Dokumenten.

Gesundheitswesen

OCR-Rezepte, nationale Gesundheitskarten, Pflegeblätter, Pflegeblätter, Laborergebnisse, ärztliche Atteste... OCR vereinfachte die Verwaltung von Patientenakten und die Erstattungsprozesse.

Einzelhandel

Extraktion von Belegen, Kaufbelegen, Produktetiketten, Barcodes... OCR ermöglicht Verkaufsanalysen, Preisüberwachung und Überprüfungen der Einhaltung von Geschäftsdokumenten.

Für längere oder dichtere Dokumente wie Immobilienverträge oder Rechtsverträge wird OCR eher zu einer intelligenten Datenerfassungslösung. Die Herausforderung besteht darin, wichtige Informationen, die in großen Textmengen verborgen sind, zu verstehen, zu kontextualisieren und zu strukturieren.

💡 Dank der Modularität moderner OCR-Tools können Sie auch Dokumente außerhalb dieser Liste verarbeiten, indem Sie die Felder definieren, die Sie extrahieren möchten. OCR passt sich Ihren spezifischen Anwendungsfällen an.

Was sind die Vorteile von OCR?

OCR ist oft ein Schlüsselelement in Automatisierung von Dokumenten In Ihrem Unternehmen. Zu den identifizierten Vorteilen gehören:

In einem professionellen Kontext ermöglicht es eine OCR, einen Verwaltungsaufwand in einen Hebel für Effizienz umzuwandeln.

Was ist der Unterschied zwischen einer klassischen OCR und einer AI-OCR?

Die klassische OCR beschränkt sich auf die Erkennung und Konvertierung von Klartext. Es macht keinen kontextuellen Unterschied, versteht die extrahierten Daten nicht und kann sie nicht genau strukturieren.

Umgekehrt kann eine OCR, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert, wie Koncile:

• Lesen Sie komplexe Dokumente Zeile für Zeile (Rechnungen, Tabellen, Verträge...)
• Verstehen Sie Titel, Werte und ihre geschäftliche Bedeutung
• Identifizieren Sie Schlüsselfelder automatisch
• Erkennen Sie Inkonsistenzen oder Anomalien
• Passen Sie sich ohne manuelle Neukonfiguration an verschiedene Formate und Strukturen an

KI OCR extrahiert nicht nur: Es interpretiert, kontrolliert und bewertet Daten.

Wie wähle ich eine OCR-Lösung aus?

Bevor Sie sich für die OCR-Technologie entscheiden, stellen Sie sich die richtigen Fragen:

• Welche Arten von Dokumenten sollte ich verarbeiten (PDFs, Scans, Formulare, Tabellen...)?
• Benötige ich eine API oder ein Webinterface?
• Muss ich die zu extrahierenden Felder anpassen?
• Ist das Dokumentenvolumen groß oder wiederkehrend?
• Brauche ich nur Extraktion oder auch Kontrolle/Strukturierung?
• Muss ich OCR in meine vorhandenen Tools (ERP, CRM, HRIS...) integrieren?

Was ist das beste OCR-Tool?

Es gibt kein einheitliches „bestes“ OCR-Tool, stattdessen eignen sich verschiedene Lösungen für unterschiedliche Anwendungsfälle:

Koncile

Ideal für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten (Rechnungen, Verträge, Belege usw.) verarbeiten müssen. Eine schlüsselfertige Lösung, anpassbar und per API integrierbar.

Tesserakt

Eine Open-Source-OCR-Engine, die Entwicklern empfohlen wird, die OCR in ihre eigenen Anwendungen integrieren möchten. Leistungsstark, erfordert aber solide technische Kenntnisse.

Adobe OCR (Acrobat)

‍

Nützlich für den gelegentlichen Gebrauch, z. B. zum Extrahieren von Text aus gescannten PDF-Dateien oder zum Konvertieren von Dokumenten in Word. Einfach zu verwenden, aber es fehlt an Flexibilität für die Massenverarbeitung oder komplexe Verarbeitung.

Letztlich hängt das beste Tool von Ihrem technischen Fachwissen, dem Umfang der zu verarbeitenden Dokumente und den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Kostenlose OCR-Tools und Online-OCR

Es gibt viele Kostenlose OCR-Tools online verfügbar, ideal für gelegentliche Bedürfnisse oder Testzwecke. Mit diesen Lösungen können Sie in der Regel ein Bild oder eine PDF-Datei mit wenigen Klicks in Text konvertieren, ohne dass eine Installation oder Anmeldung erforderlich ist. Zu den beliebtesten Optionen gehören Online-OCR, i2OCR und Google Docs, das eine grundlegende integrierte OCR-Funktion bietet.

Online-OCR-Tools sind über einen Webbrowser zugänglich und eignen sich gut für einfache Dokumente. Sie sind einfach zu verwenden, können jedoch Einschränkungen in Bezug auf Umfang, unterstützte Sprachen oder Datenschutz aufweisen — insbesondere beim Umgang mit vertraulichen Informationen.

👉 Für den professionellen Einsatz oder den Einsatz in großem Umfang wird empfohlen, eine robustere und sicherere OCR-Lösung zu wählen, die sich per API in Ihre vorhandenen Tools integrieren lässt.

Konkrete Anwendungsfälle von OCR

Extraktion von Rechnungseinzelposten

OCR extrahiert jede Zeile aus einer Rechnung und konvertiert sie in eine strukturierte Tabelle, in der jede Spalte wie Artikelname, Stückpreis, Menge und Verpackung erfasst wird. Diese Tabelle kann dann verwendet werden, um Preise mit einem Preisraster abzugleichen, um sie automatisch zu überprüfen.

KYC-Verifizierung für Kunden und Lieferanten

OCR extrahiert wichtige Informationen aus Personalausweisen, Reisepässen, Unternehmensregistrierungsdokumenten (wie Kbis) oder Formularen, die von Kunden oder Anbietern eingereicht wurden. Extrahierte Felder (wie Name oder Geburtsdatum) können als Anker für den Abgleich von Datensätzen in Ihrem CRM dienen. So können Sie Duplikate oder potenzielle Betrugsfälle anhand von Unregelmäßigkeiten erkennen (z. B. nicht übereinstimmende Geburtsdaten oder verdächtige Adressen).

Abgleich von Bestellung, Rechnung und Lieferschein

OCR kann automatisch Daten aus Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen extrahieren, um sie abzugleichen. Auf diese Weise können Sie Abweichungen zwischen dem, was bestellt, geliefert und in Rechnung gestellt wurde, erkennen und so Konformitätsprüfungen und Validierungsabläufe automatisieren, was besonders bei komplexen oder mit mehreren Lieferanten verbundenen Logistiksystemen nützlich ist.

Erstellung und Erweiterung von Datenbanken

OCR konvertiert Papier- oder gescannte Dokumente in strukturierte, nutzbare Daten, die Datenbanken wie Excel, SQL oder Ihr CRM füllen können. Ganz gleich, ob es sich um Verträge, Produktblätter, technische Berichte oder Personaldokumente handelt, OCR macht manuelle Eingaben überflüssig und stellt sicher, dass Ihre Tools mit zuverlässigen, organisierten Informationen aktualisiert werden.

Häufig gestellte Fragen zu OCR

Wie konvertiere ich ein Bild in Text?

Um ein Bild (JPEG, PNG, TIFF usw.) in Text umzuwandeln, benötigen Sie eine OCR-Software. Das Tool erkennt die Zeichen im Bild und wandelt sie in digitalen Text um. Die Ausgabe kann in eine Word-Datei, eine Excel-Tabelle, ein bearbeitbares PDF oder direkt in eine Datenbank exportiert werden.

Wie scanne ich mit OCR?

Scannen Sie Ihr Dokument zunächst mit einem Scanner oder Smartphone. Sobald Sie die Datei (normalerweise ein PDF oder ein Bild) haben, laden Sie sie in die OCR-Software hoch, die den Text automatisch extrahiert. Einige professionelle Scanner verfügen über integrierte OCR-Engines und erstellen direkt bearbeitbare Dokumente.

Unterstützt Google Drive OCR?

Ja, Google Drive enthält eine grundlegende OCR-Funktion. Wenn Sie ein Bild oder eine PDF-Datei hochladen und mit Google Docs öffnen, konvertiert das System es automatisch in bearbeitbaren Text. Diese Funktion ist kostenlos, aber bei der Bearbeitung komplexer Dokumente, Tabellen oder Scans von geringer Qualität eingeschränkt.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und Scannen?

Beim Scannen wird ein digitales Bild eines Dokuments erstellt, der Inhalt bleibt jedoch unverändert und kann nicht bearbeitet werden. OCR geht noch einen Schritt weiter und analysiert dieses Bild, um Text zu extrahieren, sodass er kopiert, bearbeitet oder in Unternehmenstools integriert werden kann. Kurz gesagt: Scannen erfasst, OCR interpretiert.

Wie hoch ist die Genauigkeitsrate von OCR?

Das hängt von der Dokumentenqualität und der verwendeten OCR-Engine ab. Bei sauberem, gedrucktem Text mit einem ordnungsgemäßen Scan kann OCR eine Genauigkeit von 98— 99% erreichen. Bei verschwommenem, falsch ausgerichtetem oder handgeschriebenem Inhalt sinkt die Rate jedoch. KI-gestützte OCR-Engines liefern die besten Ergebnisse für eine Vielzahl realer Dokumente.

Kann OCR mit handschriftlichen Dokumenten arbeiten?

Ja, aber nur mit fortschrittlichen OCR-Engines, die Handschrifterkennung ermöglichen — auch bekannt als ICR (Intelligent Character Recognition). Diese Tools können handschriftliche Formen, Unterschriften oder Notizen je nach Legitimität mit einer gewissen Zuverlässigkeit erkennen.

Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?

• OCR (Optical Character Recognition): Erkennung von gedrucktem (getipptem) Text.
• ICR (Intelligent Character Recognition): Erkennung von handgeschriebenem Text.
• ICR verwendet häufig Algorithmen für maschinelles Lernen, um verschiedene Handschriftstile zu interpretieren, wohingegen OCR auf standardisierte Schriftarten beschränkt ist.

Kann ich OCR für mehrsprachige Dokumente verwenden?

Ja. Die besten OCR-Engines unterstützen mehrere Sprachen, sogar innerhalb eines einzigen Dokuments. Sie können die Sprachen entweder in den Einstellungen angeben oder sie vom System automatisch erkennen lassen.

Kann OCR ohne Internetverbindung funktionieren?

Ja. Viele OCR-Lösungen sind als lokale (vor Ort installierte) Software verfügbar, die auf Ihren Servern oder Computern installiert ist. Dies ermöglicht eine Offline-Verarbeitung, ideal für sensible Bereiche wie Gesundheitswesen, Recht oder Verteidigung oder zur Einhaltung von Datenschutz- und Souveränitätsvorschriften.