Automatisierte Datenerfassung aus all Ihren Dokumenten

OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die verschiedene Dokumenttypen – gescannte Bilder, PDFs oder Textfotos – in editierbaren, durchsuchbaren Text umwandelt. Mit anderen Worten: OCR verwandelt ein Bild mit Text in eine bearbeitbare Textdatei.

Die Technologie analysiert das Textbild, erkennt einzelne Zeichen und deren Anordnung und konvertiert sie in editierbaren Text. Moderne OCR-Software nutzt künstliche Intelligenz und Machine Learning, um die Erkennungsgenauigkeit zu verbessern.

„Traditionelle“ OCR-Programme transkribieren nur den Rohtext. Fortschrittliche Lösungen wie Koncile OCR gehen jedoch weiter: Dank KI – insbesondere LLMs (Large Language Models) – erkennen sie, welche Informationen wirklich relevant sind, und extrahieren gezielt genau diese.

Beispielsweise kann Koncile in einer Rechnung automatisch den Gesamtbetrag, den Lieferantennamen, das Datum, Produktzeilen, Mengen, Preise und USt-Nummern identifizieren und extrahieren. Koncile versteht das Dokument und extrahiert die relevanten Informationen strukturiert – bereit für die Integration in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme. Dies nennt man intelligente Datenerfassung.

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Koncile ist ein französisches Startup, das das Dokumentenmanagement in Unternehmen neu denkt. Unsere KI-basierte SaaS-Lösung automatisiert die Datenerfassung aus allen Dokumenttypen. Wir kombinieren eine fortschrittliche OCR -Engine (Optical Character Recognition) mit LLMs (Large Language Models), um Rohdaten in strukturierte, nutzbare Informationen zu verwandeln.

Das Koncile-Tool bietet eine einfache Benutzeroberfläche, mit der jeder Nutzer Felder definieren kann, die er aus Dokumenten extrahieren möchte. Nach Auswahl dieser Felder können die Daten über unsere API oder das SDK direkt in Ihre Systeme integriert werden.

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Der Datenerfassungsprozess mit Koncile gliedert sich in drei Schritte:

1. Vorverarbeitung (Bildoptimierung): Wenn das Dokument ein Bild ist (Scan, Foto), verbessert Koncile dieses zur leichteren Texterkennung. Es richtet es aus, entfernt Störungen, optimiert den Kontrast usw. Ziel: ein möglichst klares Bild.
2. Erweiterte OCR (Lesen und Strukturieren): Die OCR-Engine von Koncile liest den Text und wandelt ihn in digitalen Text um. Durch Machine Learning optimiert, erkennt sie nicht nur Zeichen, sondern versteht die Struktur (Tabellen, Spalten, Absätze).
3. LLM (Intelligentes Verständnis und Extraktion): LLMs (Large Language Models) analysieren den extrahierten Text, verstehen die Bedeutung und identifizieren gezielt die relevanten Informationen – etwa Gesamtbetrag oder Lieferantenname – mit höchster Genauigkeit.

Kurz gesagt: Koncile bereinigt das Bild, liest den Text, versteht die Struktur und erkennt den Sinn – um genau die Informationen zu finden, die Sie benötigen.

Eine OCR-Lösung (Optical Character Recognition) verändert die Art, wie Unternehmen gescannte Dokumente, PDFs oder Bilder nutzen können. Sie macht Daten zugänglich, die sonst verloren gingen. Die wichtigsten Vorteile sind:

• Enorme Zeitersparnis: Automatisierte Datenerfassung ohne manuelle Eingabe – gezielte Extraktion relevanter Informationen.
• Weniger Fehler: Reduktion menschlicher Irrtümer, höhere Datenqualität.
• Höhere Produktivität: Schnellere Verarbeitung, Mitarbeitende fokussieren sich auf wertschöpfende Aufgaben.
• Erstellung nutzbarer Datenbanken: Umwandlung unstrukturierter Dokumente in strukturierte Daten für Analysen und Entscheidungen.
• Prozessoptimierung: Schnellere, genauere Daten verbessern die Gesamtleistung des Unternehmens.
• Bessere Entscheidungen, leichtere Compliance und Wettbewerbsvorteile durch optimiertes Informationsmanagement.

Dank LLMs geht Koncile über traditionelle OCR hinaus – es versteht Inhalte, ermöglicht intelligente Extraktion und einfache Integration in bestehende Systeme.

Eine OCR-Software – insbesondere eine fortschrittliche Lösung wie Koncile – kann eine große Vielfalt von Dokumenten verarbeiten. Sie können mit unserer Bibliothek und den verfügbaren Vorlagen beginnen. Zu den beliebtesten zählen OCR für Rechnungen, OCR für Ausweisdokumente und OCR für Kontoauszüge. Hier eine Übersicht über Dokumenttypen, die mit OCR verarbeitet werden können:

Gängige Geschäftsdokumente:

• Rechnungen: Lieferanten- und Kundenrechnungen – unabhängig von Format (Papier, PDF, Bild) oder Layout.
• Bestellungen: Extraktion von Produktdetails, Mengen, Preisen usw.
• Lieferscheine: Prüfung erhaltener Waren, Nachverfolgung von Lieferungen.
• Verträge: Extraktion wichtiger Klauseln, Fälligkeiten und Beteiligter.
• Personalunterlagen: Lebensläufe, Anschreiben, Einstellungsformulare, Leistungsbeurteilungen.
• Rechtsdokumente: Mietverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, juristische Unterlagen.
• Finanzdokumente: Kontoauszüge, Überweisungsaufträge, Finanzberichte.
• Marketingdokumente: Kontaktformulare, Umfragen, Gutscheine.
• Logistikdokumente: Frachtbriefe, Transportverträge, Rechnungen für Straßen- oder Seetransport.

Handschriftliche Dokumente:

• Formulare: Fragebögen, Umfragen usw.
• Notizen: Sitzungsnotizen, Anmerkungen auf Dokumenten.
• Ärztliche Rezepte: Besonders effektive Anwendung von Koncile.
• Handschriftliche Tabellen
• Handschriftliche Listen

Weitere Dokumenttypen:

• Digitalisierte Dokumente: Gescanntes Archivmaterial (Bücher, Zeitungen, historische Akten).
• Dokumentfotos: Mit Smartphone oder Kamera aufgenommen.
• Screenshots: Mit Textinhalt.
• PDF-Dateien: „Bild“-PDFs (Scans) und native PDFs (aus Software generiert).
• Technische Dokumente: Produktblätter, Handbücher.
• Mehrsprachige Dokumente: Aus beliebigen Ländern und Sprachen.

Koncile verfügt über eine hochmoderne, durch Machine Learning optimierte OCR-Engine. Diese wurde speziell darauf trainiert, Bilder mit maximaler Genauigkeit in Text umzuwandeln – selbst bei Dokumenten unterschiedlicher Qualität, ungewöhnlicher Schriftarten oder komplexer Layouts. Sie liest nicht nur Zeichen, sondern analysiert auch die Dokumentstruktur (Tabellen, Spalten), um den Inhalt originalgetreu wiederzugeben.

Dank der Integration von LLMs (Large Language Models) kann Koncile die typischen Grenzen herkömmlicher OCR-Systeme bei der Umwandlung von Bildern in Text überwinden. Diese KI-Modelle verstehen den Kontext und können Informationen bestätigen oder sogar ableiten, wenn Zeichen schwer lesbar oder mehrdeutig sind. Durch das Erfassen des Gesamtsinns von Satz oder Dokument übertreffen LLMs die Einschränkungen klassischer OCRs.

Ja, die Handschriftenerkennung von Koncile ermöglicht dank moderner KI und LLMs das präzise Lesen handschriftlicher Inhalte. Dadurch eignet sie sich besonders gut zur Extraktion von Daten aus Rezepten, Unterschriften, handschriftlichen Notizen sowie aus manuell ausgefüllten Tabellen und Formularen. Jede Erkennung wird mit einem Vertrauensindex versehen, der die Zuverlässigkeit angibt – da Handschrift naturgemäß variabler ist als gedruckter Text.

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Ja, die Datenerfassung per OCR ist – insbesondere mit modernen Lösungen – äußerst zuverlässig. Fortschrittliche OCR-Systeme konzentrieren sich längst nicht mehr nur auf einfache Zeichenerkennung. Sie kombinieren eine durch Machine Learning optimierte OCR-Engine, die Layout-Variationen und minderwertige Dokumente verarbeiten kann, mit LLMs (Large Language Models). Diese LLMs liefern ein kontextuelles Verständnis, interpretieren Wortbedeutungen, bewältigen Mehrdeutigkeiten und können sogar unstrukturierte Informationen extrahieren. Diese Kombination ermöglicht eine sehr hohe Genauigkeit – oft bis zu 99 % – und reduziert Fehler sowie manuelle Nachbearbeitung erheblich.

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Die OCR von Koncile automatisiert Buchhaltungsaufgaben – von der automatischen Kategorisierung bis zur Abstimmung – und wandelt manuelle Prozesse in effiziente digitale Workflows um:

1. Schluss mit manueller Eingabe: Automatische Datenerfassung aus Rechnungen, Spesenabrechnungen, Kontoauszügen usw.
2. Intelligente Extraktion: Koncile versteht den Kontext und extrahiert relevante Daten (Beträge, Daten, Lieferanten- und Kundendetails, Positionen usw.).
3. Strukturierte Daten: Im Format JSON, CSV oder XLSX, kompatibel mit Buchhaltungssoftware.
4. Software-Integration: Automatische Übertragung an gängige Buchhaltungsprogramme (z. B. Sage, Cegid) über API oder Konnektoren.
5. Erweiterte Automatisierung: Automatische Transaktionszuordnung, Bankabgleiche und genehmigungsbasierte Workflows.

Kurz gesagt: Koncile automatisiert die Erfassung, Extraktion, Strukturierung, Integration, Kategorisierung und Abstimmung von Buchhaltungsdaten – für mehr Effizienz und Fokus auf wertschöpfende Aufgaben.

Die OCR-Lösung von Koncile ermöglicht die automatisierte Verarbeitung zentraler Dokumente im Transport- und Logistikbereich:

• Automatische Extraktion wichtiger Daten aus Lieferscheinen, Frachtbriefen, Transportrechnungen, Liefernachweisen (POD) und Zolldokumenten – keine manuelle Eingabe mehr, weniger Fehler.
• Die Informationen sind sofort nutzbar – von Absender- und Empfängerdaten über Sendungsnummern bis zu Produktbeschreibungen.

Dank KI kann Koncile Daten unabhängig vom Dokumentenformat extrahieren.

Die Integration von Koncile in bestehende Systeme erfolgt hauptsächlich über:

1. API und SDK: Flexibel, anpassbar und automatisiert – ideal für Echtzeitintegration, erfordert aber technisches Know-how.
2. Vorgefertigte Konnektoren: Schnell einsetzbar für beliebte Tools (z. B. Zapier, Buchhaltungssoftware).
3. Dateiexporte (CSV, XLSX, JSON): Einfach, aber manuell und ohne Echtzeit-Automatisierung.

Koncile passt sich Unternehmen jeder Größe an – vom Freelancer bis zum Konzern – mit zwei Tarifarten:

1. Flexible Abos (nach Volumen): Ideal für KMU, mit Kosten je nach Seitenanzahl pro Monat. Maximale Flexibilität: Sie wählen Volumen und Laufzeit (monatlich oder jährlich).
2. Enterprise-Lösungen (maßgeschneidert): Für Großunternehmen mit unbegrenztem Volumen, erweiterten Funktionen, dediziertem Support und individuellen Preisen.

Koncile bietet eine skalierbare Lösung, angepasst an Ihr Budget und Ihr Wachstum.

Ihre Daten sind bei Koncile durch ein „Security by Design“-Prinzip geschützt:

• Keine Nutzung Ihrer Daten zum KI-Training.
• Vollständige Verschlüsselung der Anwendung.
• Sichere Datenspeicherung auf geschützten Servern.
• DSGVO-Konformität gewährleistet.

Koncile est principalement un outil de parsing de factures, mais il utilise des techniques qui peuvent s'apparenter au scraping dans certaines situations. Il est important de comprendre la différence :

• Scraping: Extraction de données non structurées depuis des pages web (ex: récupérer des prix sur un site de e-commerce).
• Parsing: Extraction de données structurées depuis des documents dont le format est connu (ex: extraire le numéro et la date d'une facture PDF).

Die Verarbeitungszeit pro Dokument liegt im Durchschnitt bei 1 bis 2 Sekunden, kann jedoch je nach Dokumentqualität, Komplexität, Format und Anzahl der Felder variieren. Native PDFs sind am schnellsten.

Koncile OCR verarbeitet mehrsprachige und internationale Dokumente:

• Spracherkennung: Lateinische, kyrillische, griechische Alphabete sowie Ideogramme (Chinesisch, Japanisch usw.) – dank KI und LLMs erfolgt die Spracherkennung meist automatisch.
• Datums- und Zahlenformate: Koncile erkennt internationale Formate (TT/MM/JJJJ, MM/TT/JJJJ, Tausendertrennzeichen usw.) und konvertiert sie in maschinenlesbare Formate.
• Währungen: Korrekte Identifizierung und Extraktion von Beträgen mit unterschiedlichen Symbolen (€,$,£,¥ usw.).

Ja, Koncile verarbeitet Tabellen und Listen präzise – auch komplexe – dank fortschrittlicher OCR mit robuster Tabellenerkennung. Reihen, Spalten und Zellen werden erkannt, und mithilfe von KI (LLMs) versteht Koncile den Kontext, verarbeitet zusammengeführte Zellen und extrahiert strukturierte Daten zuverlässig.

Ja, mit Koncile können Sie die Plattform so trainieren, dass sie unternehmensspezifische Dokumenttypen erkennt. Sie definieren die wichtigsten Felder pro Dokumenttyp – für eine präzise, maßgeschneiderte Extraktion ohne komplexe Konfiguration.

Koncile verfügt über ein System zur Bewertung der Erkennungssicherheit (Confidence Score), mit dem Sie die Zuverlässigkeit der extrahierten Daten einschätzen können. Dieser Score berücksichtigt Faktoren wie Lesbarkeit des Textes, Komplexität der Anfrage und Datenmenge. Der Algorithmus kombiniert visuelle (Bildqualität, Textklarheit) und semantische Aspekte (Kontext, Kohärenz), um zuverlässige Informationen zu priorisieren.