Grainz optimiert mit OCR die Verarbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen.

Über Grainz‍

Grainz ist eine Softwarelösung, die aus praktischer Erfahrung entstanden ist. Ihr Ziel: Warenbewegungen verfolgen und mehrere Standorte verwalten – mit minimalem Aufwand. Die Plattform entwickelt sich kontinuierlich weiter und bietet neue Module und Funktionen, damit Unternehmen ihre Abläufe flexibel anpassen können. In diesem Zusammenhang ist die automatisierte Verwaltung von Finanz- und Logistikdokumenten zu einem strategischen Hebel geworden, um Prozesse zu optimieren und die Zuverlässigkeit zu steigern.

Kurz gesagt:

• Land: Frankreich
• Branche: Vertrieb & Logistik
• Verarbeitetes Volumen: etwa 1.000 Dokumente pro Monat
• Anwendungsfall: Automatisierte Extraktion von Rechnungen und Lieferscheinen
  

Herausforderungen im Logistik- und Finanzmanagement

Im Vertriebssektor ist das Management von Dokumenten rund um Bestellungen und Lieferungen eine zentrale Herausforderung. Grainz stand vor mehreren Problemen:

• Eine große Vielfalt an Dokumenttypen: Lieferantenrechnungen, Lieferscheine usw.
• Hohe Fehlerquote durch manuelle Eingabe (Beträge, Produktreferenzen, Mengen).
• Mangelnde Geschwindigkeit bei der Nachverfolgung von Lieferungen und Zahlungen.
• Hohe Anforderungen an Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit seitens Kunden und Partnern.
• Technische Herausforderungen: Integration der Daten in ERP- und interne Systeme ohne zusätzliche Komplexität.
• Angesichts dieser Komplexität erwies sich die Automatisierung als effektivste Lösung, um Abläufe zu sichern und Teams zu entlasten.
  

Warum Grainz sich für Koncile entschieden hat

Grainz suchte eine Lösung, um die Verarbeitung seiner Finanz- und Logistikdokumente zu standardisieren, zu sichern und gleichzeitig die Workflows zu beschleunigen.

Das überzeugte das Unternehmen:

• Automatische Extraktion wichtiger Daten (Rechnungsnummern, Beträge, MwSt., Produktreferenzen, gelieferte Mengen).
• Unterstützung einer Vielzahl von Formaten aus verschiedenen Systemen.
• Nahtlose Integration über API und Webhooks in interne Systeme.
• Schnelle Implementierung einer 100% Cloud-basierten Lösung ohne komplexe Infrastruktur.
  

Ergebnisse und Vorteile

Mit Koncile hat Grainz sein Dokumentenmanagement grundlegend verändert:

• Zentralisierung: Alle Rechnungen und Lieferscheine sind in einem einzigen Workflow gebündelt.
• Bessere Nachverfolgbarkeit: Klare Übersicht über Beträge, Referenzen und gelieferte Mengen.
• Höhere Produktivität: Deutliche Reduzierung der Bearbeitungszeiten durch Automatisierung.
• Weniger manuelle Arbeit: Mehr Zeit für Analyse und Management.
• Die Verarbeitung erfolgt jetzt in Sekunden – mit verbesserter Datenzuverlässigkeit und Compliance.
  

Fazit

Mit Koncile hat Grainz einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung seiner Logistik- und Finanzprozesse gemacht. Ein vormals langwieriger, manueller Prozess ist nun automatisiert, schnell und sicher – sodass sich die Teams auf operative Steuerung und Lieferantenbeziehungen konzentrieren können.