Nona automatisiert die Extraktion und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen.

Über Nona

Gegründet im Jahr 2020, entwickelt Nona eine All-in-One-Business-Software für Akteure der Gemeinschaftsverpflegung – darunter Schulen, Gesundheitseinrichtungen und Kommunen.

Das Ziel: die tägliche Küchenverwaltung (Menüs, Bestellungen, Lager, Hygiene, Rückverfolgbarkeit) vereinfachen und gleichzeitig den Übergang zu nachhaltigeren Ernährungspraktiken fördern.

Rechnungsverarbeitung: eine wichtige, aber zeitaufwendige Aufgabe

Vor der Einführung eines neuen Kunden sammelten die Teams von Nona rund ein Jahr lang Rechnungen der jeweiligen Küche. Dieser Schritt war notwendig, um alle verwendeten Produkte zu erfassen und die Software sofort einsatzbereit zu machen.

Bisher wurde diese Arbeit manuell erledigt. Unabhängig davon, ob die Rechnungen als PDF oder handschriftlich vorlagen – die Daten mussten per Hand in die Software eingegeben werden: ein langer, mühsamer und fehleranfälliger Prozess.

Warum sich Nona für Koncile entschieden hat

Um diesen Schritt zu automatisieren, testete Nona mehrere OCR-Lösungen.

Koncile überzeugte durch seine Fähigkeit:

• Verschiedene Rechnungsformate zu verarbeiten (PDF, handschriftlich, strukturiert oder unstrukturiert)
• Direkt nutzbare, strukturierte Dateien bereitzustellen
• Sich flexibel an unterschiedliche Dokumenttypen anzupassen
  

„Der Vorteil von Koncile liegt in der integrierten KI, die sich an verschiedene Rechnungstypen anpasst.“

Ein weiterer entscheidender Faktor war die Möglichkeit, die Lösung vorab zu testen. Durch den Upload eines echten Rechnungspakets konnte das Team schnell überzeugende Ergebnisse sehen.

„Wir konnten alle Rechnungen einer Küche auf einmal hochladen und sofort gute Resultate erzielen. Die Anpassungsfähigkeit von Koncile war ein echter Pluspunkt.“

Der Einfluss von Koncile auf die Arbeitsabläufe von Nona

Nach der erfolgreichen Testphase integrierte das Nona-Team Koncile schrittweise in seine Dokumentenprozesse. Der Ansatz war pragmatisch: klein starten, mit einigen Küchen testen, die Extraktionsregeln verfeinern und dann erweitern.

Heute werden bei der Aufnahme eines neuen Kunden die Rechnungen auf die Koncile-Plattform hochgeladen, mit individuell angepassten Extraktionsregeln. Die OCR erstellt automatisch eine strukturierte Excel-Datei mit allen Produkten, Mengen und relevanten Informationen.

„Die Software verarbeitet die Rechnungen automatisch und liefert eine Excel-Datei mit übersichtlich aufbereiteten Daten.“

Ergebnisse und Vorteile

Mit Koncile kann Nona neue Kundenkonten deutlich schneller konfigurieren als zuvor. Küchenchefs können ihre Software schneller einsetzen, und die Einführungszeiten wurden erheblich verkürzt.