Nona automatise le traitement de ses factures fournisseur

À propos de Nona

Créée en 2020, Nona développe un logiciel métier tout-en-un destiné aux acteurs de la restauration collective : établissements scolaires, médico-sociaux, collectivités…

Sa mission : simplifier la gestion quotidienne des cuisines (menus, commandes, stocks, hygiène, traçabilité) tout en accompagnant la transition alimentaire vers des pratiques plus durables.

Le traitement des factures : une tâche critique mais chronophage

Avant d’intégrer un nouveau client, les équipes de Nona récupéraient environ un an de factures issues de la cuisine concernée. Cette étape était essentielle pour recenser tous les produits utilisés et rendre le logiciel immédiatement exploitable.

Jusqu’alors, ce travail se faisait manuellement. Que les factures soient au format PDF ou manuscrites, les données étaient retranscrites à la main dans le logiciel. Un processus long, fastidieux et sujet à l’erreur humaine.

Pourquoi Nona a choisi Koncile

Pour automatiser cette phase, Nona a mené un benchmark de solutions OCR.

Ce qui a convaincu Nona, c’est la capacité de Koncile à :

• Gérer différents formats de factures (PDF, manuscrites, structurées ou non)
• Fournir un fichier structuré directement exploitable
• S’adapter à la variété des documents rencontrés
  

« L’avantage de Koncile, c’est qu’il y a une intelligence artificielle intégrée qui permet de s’adapter aux différents types de factures. »

Autre atout décisif : la possibilité de tester la solution avant de s’engager. En important un lot de factures d’une cuisine réelle, l’équipe a constaté rapidement la qualité des résultats.

L’apport de Koncile dans les workflows documentaires

Une fois la solution validée, l’équipe de Nona a intégré progressivement Koncile dans ses workflows documentaires. L’approche a été pragmatique : démarrer à petite échelle, tester sur quelques cuisines, affiner les paramètres, puis généraliser.

Aujourd’hui, à chaque paramétrage client, les factures sont déposées sur la plateforme Koncile avec des instructions adaptées. L’OCR génère automatiquement un fichier Excel structuré contenant tous les produits, quantités et informations utiles.

« Le logiciel traite de lui-même les factures et nous ressort un Excel avec des données facilement manipulables. »

Résultats et bénéfices clés

« On a pu envoyer toutes les factures d’une cuisine d’un seul coup, et observer rapidement des bons résultats. L’adaptabilité de Koncile a été un vrai plus. »

Grâce à Koncile, Nona a pu paramétrer les comptes beaucoup plus rapidement qu’auparavant. Les cuisiniers prennent en main leur logiciel plus vite, et la mise en production s’en trouve accélérée.