Nona automatise le traitement de ses factures fournisseur

Nona développe un logiciel de gestion pensé pour la restauration collective : cantines scolaires, établissements médico-sociaux comme les EHPAD, cuisines centrales et collectivités territoriales. Plus de 650 établissements l'utilisent aujourd'hui pour concevoir des menus conformes aux objectifs EGalim, suivre leurs stocks, tenir leurs budgets et digitaliser leur plan de maîtrise sanitaire (PMS). Une bonne partie de ce travail repose sur une même brique invisible : une base de données produits fiable, capable de relier chaque ingrédient acheté à ses équivalents nutritionnels et réglementaires. Cette base se construit à partir d'un matériau peu engageant mais incontournable : les factures et documents d'achat que chaque cuisine reçoit de ses fournisseurs, que Nona fait aujourd'hui lire automatiquement par la plateforme d'extraction de données de Koncile.

Intégrer une cuisine, c'est d'abord absorber un an de factures

Avant de pouvoir régler ses comptes dans Nona, une cuisine doit d'abord y faire entrer tout ce qu'elle achète déjà. Dans la pratique, cela veut dire récupérer environ un an d'historique de factures fournisseurs pour recenser les produits réellement utilisés (viandes, légumes, épicerie, produits laitiers) et rendre le logiciel exploitable dès son premier menu. Historiquement, ce travail se faisait à la main : chaque ligne de facture était relue et retranscrite, que le document soit un PDF propre ou une facture manuscrite d'un petit fournisseur local. Un processus long, répétitif, et par nature sujet à l'erreur humaine, sur des cuisines qui n'ont ni le temps ni la vocation de faire de la ressaisie leur métier.

C'est cette étape, invisible pour le cuisinier final mais structurante pour tout le reste du logiciel, que Nona a cherché à automatiser en premier.

Pourquoi une facture de cuisine collective ne ressemble à aucune autre

Ce qui rend ce chantier difficile n'est pas le volume de documents, mais leur hétérogénéité. Une cuisine collective ne reçoit pas un seul type de facture standardisée : elle reçoit des factures de grossistes alimentaires, des catalogues produits sur plusieurs colonnes, des bordereaux de prix unitaires (BPU) issus de marchés publics, et parfois des menus de restaurant à réexporter en conservant leur structure en colonnes par plat. Chacun de ces documents a sa propre mise en page, ses propres conventions, et sa propre manière de désigner un même produit.

Une base d'aliments génériques à nourrir ligne par ligne

Pour permettre les calculs nutritionnels et le suivi des ratios EGalim, chaque ligne de facture doit être reliée à un aliment générique (bœuf, tomate, thon, pain...), extrait d'une base d'environ 3 300 valeurs chez Nona. Le problème, c'est qu'un même aliment porte un nom différent selon le fournisseur, l'emballage ou le conditionnement : une ligne de facture ne dit jamais explicitement « c'est du bœuf ». Il faut donc que le système sache associer un libellé fournisseur, parfois cryptique, à la bonne entrée de la base générique, sans intervention manuelle à chaque nouvelle facture.

Le cas de la facture de viande : quand le bon code dépend d'une race mentionnée en bas de page

L'exemple le plus parlant concerne les factures de viande de certains fournisseurs spécialisés. Le code produit à extraire ne se lit pas toujours à la ligne : chez un fournisseur donné, deux produits différents peuvent partager exactement le même numéro de référence, et ne se distinguent que par la race de l'animal, mentionnée en petits caractères en bas de la page. Extraire la bonne ligne suppose donc de croiser plusieurs informations disséminées sur le document, dans un ordre de lecture qui n'a rien d'évident pour un moteur d'OCR classique.

L'avantage de Koncile, c'est qu'il y a une intelligence artificielle intégrée qui permet de s'adapter aux différents types de factures.
^{Timothée Berthault, Chargé de relations fournisseurs et intégration, Nona}

La solution technique mise en place avec Koncile

Pour répondre à cette diversité, Nona n'utilise pas un modèle d'extraction unique mais plusieurs modèles dédiés, un par type de document : facture standard, bordereau de prix unitaires, catalogue grossiste, menu de restaurant. Chaque modèle applique des instructions écrites sur mesure avec l'équipe Koncile, jusqu'à des règles très spécifiques comme celle qui va chercher la race de la viande en bas de page pour désambiguïser un code produit. La donnée extraite ressort structurée, prête à être exploitée sans reformatage, via l'OCR de Koncile et ses briques d'extraction de données.

Deux autres fonctionnalités répondent directement aux contraintes de Nona. Le « smart splitting » découpe automatiquement une liasse PDF regroupant plusieurs factures, selon des règles définies avec le client (une nouvelle date de facture ou un nouveau fournisseur marquent le début d'un nouveau document). Le « table match » associe automatiquement chaque produit facturé à une valeur de la base d'aliments générique de Nona, en s'appuyant sur une correspondance exacte ou approchante entre le libellé extrait et les entrées de la base. Une évolution vers un rapprochement dynamique, connecté en continu à une base externe plutôt qu'à un import statique, est en cours de construction.

Le logiciel traite de lui-même les factures et nous ressort un Excel avec des données facilement manipulables.
^{Timothée Berthault, Chargé de relations fournisseurs et intégration, Nona}

Qui fait quoi entre Nona et Koncile

Nona reste seule dépositaire de ses règles métier : c'est l'équipe de Timothée Berthault qui définit la structure de sa base d'aliments génériques, les règles de découpage propres à ses liasses de factures, et le format d'export attendu pour chaque type de document. Koncile, de son côté, configure et fait évoluer les modèles d'extraction et les prompts associés, ajuste le moteur de lecture (notamment sur les documents scannés en basse résolution) et accompagne les demandes ponctuelles, comme l'ajustement d'un modèle lorsqu'une nouvelle configuration de facture apparaît chez un fournisseur.

Cette répartition s'est construite de façon itérative : au fil des cuisines intégrées, de nouveaux cas particuliers sont remontés à Koncile, qui les traduit en règles réutilisables pour les cuisines suivantes plutôt qu'en corrections ponctuelles.

Des cuisines opérationnelles plus vite

Le bénéfice le plus net porte sur la vitesse de mise en route. Le paramétrage d'un nouveau compte, qui reposait auparavant sur des semaines de ressaisie, se fait aujourd'hui à l'échelle d'une cuisine entière, en déposant directement son historique de factures sur la plateforme Koncile plutôt qu'en le retapant document par document. Les cuisiniers accèdent ainsi plus vite à un logiciel déjà rempli de leurs produits habituels, ce qui accélère d'autant la prise en main de l'outil au quotidien.

On a pu envoyer toutes les factures d'une cuisine d'un seul coup, et observer rapidement de bons résultats. L'adaptabilité de Koncile a été un vrai plus.
^{Timothée Berthault, Chargé de relations fournisseurs et intégration, Nona}

La suite : un rapprochement produit qui suit les évolutions de la base fournisseurs

La prochaine étape de la collaboration porte sur le passage d'un rapprochement statique (la base d'aliments est importée à un instant donné) à un rapprochement dynamique, connecté en continu à la base de données de Nona : chaque nouvelle référence ajoutée côté Nona deviendrait immédiatement disponible pour l'association automatique, sans réimport manuel. D'autres acteurs de la restauration collective avancent sur un chantier voisin : c'est le cas de Grainz, qui a automatisé le traitement de ses factures et bons de livraison pour les cuisines collectives qu'il équipe.

« C'est vraiment chouette tout ce que propose Koncile et on en est très content », résume Timothée Berthault au sujet de cette collaboration au long cours.

Questions fréquentes