OCR de factures fournisseurs : comment Next&Go traite 30 000 factures de loueurs par an

Next&Go est un courtier en location de véhicules pour les productions de cinéma et les événements sportifs. Une quinzaine de collaborateurs, un chiffre d'affaires qui vient de passer la barre des dix millions d'euros, et entre vingt et trente mille factures de loueurs à recevoir, trier et exploiter chaque année. Depuis novembre 2025, ce flux arrive dans Koncile, en est ressorti classé, extrait et renommé, et repart automatiquement vers les chargés de projet et vers l'ERP.

On est une quinzaine de collaborateurs, donc on ne peut pas parler de très grosse entreprise. En revanche, on a un volume de factures extrêmement important : on traite entre vingt et trente mille factures annuelles. Il est hors de question qu'un humain vienne traiter ça à la main. Koncile a révolutionné le sujet chez nous, littéralement.
^{Pierre-Henri Vernay, directeur adjoint, Next&Go}

Un courtier dont la facture fournisseur est la matière première

Créée en 2015 et installée à la Cité du Cinéma, à Saint-Denis, Next&Go se place entre les loueurs de véhicules et les productions audiovisuelles et événementielles. L'entreprise achète la location au loueur et la revend à la production, avec un chef de projet dédié par affaire, en France comme à l'étranger.

Ce modèle d'achat-revente donne à la facture fournisseur un statut particulier. Elle n'est pas une pièce comptable qui arrive en fin de parcours, elle est le document qui déclenche la refacturation au client et qui porte la marge. Entre quinze et vingt loueurs alimentent ce flux, Hertz, Europcar, Sixt, Rent A Car, ADA et d'autres, chacun avec sa propre mise en page, sa propre nomenclature et ses propres libellés. Un seul gros fournisseur peut représenter trois à quatre mille factures dans l'année.

Notre support, c'est la réception des factures côté loueur. Si on n'est pas capable d'accueillir ce flux comme il le faut, on fait du mauvais travail : c'est des oublis, ce sont des loupés, des ratés, des clients qui nous relancent parce que nous sommes en retard sur le traitement de leurs affaires.
^{Pierre-Henri Vernay, directeur adjoint, Next&Go}

Avec une croissance rapide, le traitement manuel a cessé de tenir. Une personne consacrait une demi-journée par jour à recevoir, trier et dispatcher les factures, un travail sans valeur ajoutée qui ne passait pas à l'échelle. Les outils testés avant Koncile demandaient un paramétrage long et ne couvraient pas l'ensemble des typologies reçues.

Tout part d'une seule adresse email

Le dispositif tient dans une idée simple. Next&Go a créé une adresse unique, communiquée à tous ses loueurs, vers laquelle ceux-ci envoient leurs factures. Cette boîte est redirigée vers l'adresse d'ingestion Koncile du compte, et l'extraction des pièces jointes d'email prend le relais sans aucune manipulation humaine. La règle interne est devenue une consigne d'équipe : pour qu'une facture soit traitée automatiquement, elle doit arriver sur cette adresse.

À partir de là, chaque document est classé par typologie. Le compte distingue les factures de location, les factures d'infraction et de stationnement, les factures de dommages, les contrats, les péages et les rapports de dommage, chacun avec son propre modèle. Les règles de classification sont écrites en langage naturel, y compris les exclusions : écarter les documents qui ne sont pas des factures, écarter les factures émises par Next&Go elle-même, écarter tout document sans numéro de facture. L'OCR de factures s'applique ensuite au modèle retenu, sur une quarantaine de champs.

Renommer chaque facture pour qu'elle trouve sa place toute seule

La fonction qui a le plus changé le quotidien n'était pas disponible au moment de la première démonstration. Next&Go l'a demandée fin octobre 2025 : pouvoir renommer un fichier à partir de son contenu. Elle a été livrée la semaine suivante et elle est aujourd'hui au centre du dispositif.

Le renommage automatique des documents reconstruit un nom de fichier normalisé à partir des champs extraits, dans un ordre fixe : type de document, référence client, immatriculation, date et heure de l'événement, référence de la réservation d'origine chez le fournisseur, montant. Une facture d'infraction ressort sous la forme FPS_GT-339-BD_18-10-2025_12h43_PO7895_35,00€, un contrat sous la forme CONTRAT_GV-132-BK_08-05-2026_110000885. Lorsqu'une information est absente du document, le modèle inscrit NC plutôt que d'aller chercher une valeur approchante ailleurs dans la page.

Ce nom de fichier devient ensuite une clé de routage. Un webhook déclenche un scénario d'automatisation qui lit la référence de réservation et dépose le document dans le dossier du chargé de projet concerné, tandis que les factures sans référence exploitable tombent dans un dossier de vérification. En parallèle, l'API OCR alimente l'ERP de l'entreprise avec les données structurées et un lien vers le PDF d'origine.

Quand je prépare les paiements, j'ai besoin de retrouver la facture exacte derrière chaque ligne, et de savoir immédiatement ce qui manque. Avec des noms de fichiers construits sur l'immatriculation et la référence de réservation, je cherche par plaque et je tombe dessus. Ce qui n'a pas pu être rattaché arrive dans un dossier à part, et je sais que c'est là et nulle part ailleurs que je dois aller regarder.
^{Léandra Saporta, gestionnaire paiements fournisseurs et recouvrement, Next&Go}

Ventiler les montants ligne à ligne pour la comptabilité

L'exercice difficile ne porte pas sur les totaux. Le montant hors taxe global d'une facture de location sort sans effort. La valeur se joue un cran plus bas, dans la décomposition de ce montant.

On achète auprès de Hertz, Sixt, Europcar, peu importe, des locations qu'on revend à nos clients, et les taux de marge diffèrent selon le produit. Les jours de location purs, les kilomètres supplémentaires, le carburant, les suppléments de restitution dans une autre agence : tout ça doit être ventilé comptablement comme il le faut, avec le bon taux de TVA sur chaque article. C'est cette présaisie qui était faite à la main.
^{Matthieu Constans, responsable administratif et financier, Next&Go}

Chaque loueur nomme ces postes à sa façon, et la sémantique varie parfois d'une agence à l'autre chez un même fournisseur. Les équipes de Next&Go écrivent donc elles-mêmes les règles de lecture, en langage naturel, champ par champ, avec des consignes d'inclusion et d'exclusion formulées à partir des libellés réels rencontrés sur les factures. Elles versionnent leurs modèles, en testent les évolutions sur leurs propres documents et les ajustent sans passer par un développement ni par un prestataire. Un nouveau loueur référencé, ce qui arrive une à deux fois par an, se paramètre de la même manière.

Une demi-journée par jour libérée, et deux postes évités

Quinze jours se sont écoulés entre la signature et le premier flux automatique en production, sans projet d'intégration ni accompagnement technique lourd. Le résultat opérationnel se mesure d'abord en temps rendu.

La demi-journée quotidienne consacrée à la réception, au tri et au dispatch a disparu, soit l'équivalent de plusieurs centaines d'heures par an redéployées sur des tâches à valeur ajoutée. Les trente à cinquante factures reçues chaque jour arrivent classées et nommées, et les chargés de projet les trouvent dans leur dossier sans que personne ait eu à les ouvrir. L'effet le plus significatif porte toutefois sur la structure de l'entreprise : Next&Go externalise son bilan à un cabinet comptable et n'emploie pas de comptable en interne. L'automatisation de la saisie et de la ventilation rend cette embauche moins nécessaire.

Avec Koncile, on peut intégrer la saisie comptable et la ventilation de nos achats et de nos ventes sans avoir à embaucher quelqu'un sur la partie comptable. Potentiellement, c'est deux postes économisés. C'est du plug and play : on prend un abonnement, des crédits, et l'outil n'a même pas besoin d'être adapté à l'entreprise. On crée ses propres modèles et c'est parti.
^{Pierre-Henri Vernay, directeur adjoint, Next&Go}

La suite : intégration comptable, rapprochement et contrôle des factures reçues

Trois chantiers sont identifiés pour 2027. Le premier est l'achèvement de l'intégration comptable, pour que la ventilation extraite alimente directement les écritures. Le deuxième est le rapprochement par code produit, qui consiste à charger un référentiel d'articles dans la plateforme afin que chaque ligne de facture soit rattachée au bon poste, même lorsque le libellé du loueur diffère de celui du référentiel. C'est la brique qui transforme une extraction fidèle en contrôle de facturation, et qui permet de mesurer les écarts entre ce qui a été réservé et ce qui est facturé.

Le troisième est le contrôle d'authenticité des documents reçus. Une entreprise qui reçoit et paie plusieurs dizaines de milliers de factures par an depuis une vingtaine d'émetteurs est exposée à des risques classiques : la même facture payée deux fois, une pièce émise par un fournisseur non référencé, un montant ou des coordonnées bancaires modifiés sur un document par ailleurs authentique. La détection de fraude documentaire de Koncile répond à ce risque en analysant le fichier lui-même autant que son contenu, par l'examen forensique des métadonnées du PDF et du logiciel de dernière modification, par l'analyse de l'intégrité visuelle autour d'un montant ou d'un IBAN, et par des contrôles de cohérence métier. Chaque anomalie alimente un score assorti de ses justifications, renvoyé avec les champs extraits, ce qui permet de n'ouvrir que les documents réellement suspects. Sur un flux de cette taille, le contrôle exhaustif à l'œil n'est pas envisageable, et une facture frauduleuse payée ne se récupère pratiquement jamais.

Questions fréquentes

Pas besoin d'être sachant, que ce soit en intelligence artificielle ou en paramétrage d'OCR. Toute entreprise qui souhaite intégrer un OCR performant, allez-y les yeux fermés.
^{Pierre-Henri Vernay, directeur adjoint, Next&Go}

Automatiser vos factures fournisseurs

Si vos factures arrivent de dizaines d'émetteurs dans autant de formats et que vos équipes les trient, les renomment et les ressaisissent à la main, envoyez-nous vos documents réels. Nous paramétrons vos champs et vos règles de lecture, et vous jugez sur vos propres factures.

Réserver une démonstration