Betrug in Ihren Dokumenten erkennen

Dokumentenbetrug bezeichnet jede Manipulation oder Fälschung eines offiziellen oder geschäftlichen Dokuments, wie Rechnungen, Verträge, Ausweisdokumente, Gehaltsabrechnungen oder Steuerbescheide, mit dem Ziel, eine Organisation zu täuschen. Er stellt einen der häufigsten Betrugsvektoren in Unternehmen dar, und seine manuelle Erkennung bleibt im großen Maßstab schwierig.

Ein Tool zur Dokumentenbetrugserkennung analysiert automatisch die von einer Organisation empfangenen Dokumente, wie Rechnungen, Nachweise oder Verträge, um Anzeichen von Fälschung oder Inkonsistenzen zu identifizieren. Im Gegensatz zu manuellen Prüfungen verarbeitet es große Datenmengen in Echtzeit und stützt sich auf Geschäftsregeln, Referenzdaten und Analysemodelle, um verdächtige Dokumente zu erkennen, bevor sie Schaden verursachen.

Während sich die meisten Tools auf die Erkennung von Betrugsmustern beschränken, verfolgt Koncile einen kontextuellen Ansatz: Für jeden Dokumenttyp entwickelt die Plattform gemeinsam mit Fachexperten, darunter Buchhalter, Juristen und operative Teams, spezifische Modelle, die die jeweiligen Regeln und Logiken abbilden und so Kohärenzprüfungen ermöglichen, wie sie ein menschlicher Experte durchführen würde.

Koncile erkennt nicht nur Änderungen in einem PDF oder ungewöhnliche Muster, sondern bewertet die Zuverlässigkeit der Informationen eines Dokuments ganzheitlich, indem es Daten miteinander sowie mit branchenspezifischen Regeln abgleicht.

Die am häufigsten betroffenen Dokumente sind Lieferantenrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Verträge und behördliche Bescheinigungen. Dokumentenfälschung betrifft alle Branchen, besonders jedoch die Bereiche Finanzen, Personalwesen und Einkauf.

Die gefälschte Gehaltsabrechnung gehört zu den am häufigsten manipulierten Dokumenten, insbesondere bei Kredit- oder Mietanträgen. Koncile basiert auf zwei Kontrollstufen: Zunächst die Analyse der Metadaten der Datei, bei der Änderungen oft deutlich sichtbare Spuren hinterlassen; anschließend die Kohärenzprüfung von Beträgen, Abgaben, Brutto- und Nettowerten, die ein tiefgehendes Verständnis der französischen Lohnabrechnungsregeln erfordert.

Aus diesem Grund wurde Koncile gemeinsam mit Fachexperten entwickelt, damit diese regulatorischen Prüfungen zuverlässig und direkt einsatzbereit sind.

Zwei Nutzungsarten sind möglich. Im direkten Zugriff werden die Dokumente auf die Koncile-Plattform hochgeladen: Für jedes Dokument wird ein Zuverlässigkeitsscore berechnet, und bei einem hohen Risikowert wird automatisch eine Warnung ausgelöst.

Im API-Modus werden die Dokumente direkt an den Koncile-Endpunkt gesendet, der den Score sowie die zugehörigen Warnmeldungen zurückgibt.

Eine effektive Betrugserkennung basiert auf zwei sich ergänzenden Ebenen: der Analyse der Dateimetadaten, die Spuren von Änderungen sichtbar macht, und der semantischen Überprüfung der Inhalte, die interne Inkonsistenzen erkennt, selbst wenn das Dokument oberflächlich unverändert erscheint.

Zudem ist es entscheidend, spezifische Regeln für jeden Dokumenttyp zu definieren. Die Beziehungen zwischen Brutto, Netto und Abgaben in einer Gehaltsabrechnung folgen beispielsweise klaren Regeln, die das System kennen muss. Deshalb entwickelt Koncile seine Modelle gemeinsam mit Fachexperten, um zuverlässige und direkt einsetzbare Prüfungen zu gewährleisten.

Schließlich sollte die Betrugserkennung den gesamten eingehenden Dokumentenfluss abdecken und nicht nur die Dokumente, die auf den ersten Blick verdächtig erscheinen.

Die Implementierung beginnt mit der Wahl des Integrationsmodus: direkter Zugriff über die Plattform oder API-Anbindung, um Koncile in bestehende Systeme der Organisation zu integrieren (ERP, HR-Systeme, Kreditportale usw.). Diese Integration ist mit Automatisierungstools wie Zapier, n8n oder Power Automate kompatibel.

Anschließend erfolgt die Konfiguration der Prüfregeln für jeden Dokumenttyp, die in natürlicher Sprache und ohne spezifische Entwicklung umgesetzt werden kann. Bei Koncile wird diese Parametrisierung gemeinsam mit den jeweiligen Fachexperten durchgeführt, etwa aus den Bereichen Finanzen, HR und Compliance, damit die Modelle von Anfang an zuverlässig und einsatzbereit sind.