OCR-Software für die Immobilienbranche

OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die es ermöglicht, Immobiliendokumente – wie Verträge, Mietverträge, Kaufurkunden oder Fotos – in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umzuwandeln.

Sie analysiert Textbilder, erkennt Zeichen und wandelt sie in verwertbare Daten um. Während herkömmliche Systeme lediglich Text transkribieren, gehen fortschrittliche Lösungen wie Koncile OCR weiter: Mithilfe von künstlicher Intelligenz und Large Language Models (LLMs) extrahiert Koncile automatisch präzise Informationen wie Namen der Parteien, Beträge, Immobilienreferenzen und relevante Termine.

Die extrahierten Daten werden in strukturierter Form bereitgestellt und lassen sich direkt in Ihre Immobilienverwaltungs- oder ERP-Systeme integrieren – für mehr Effizienz, Genauigkeit und Automatisierung in Ihren Abläufen.

Koncile ermöglicht den Import von PDF-Dateien sowie aller gängigen Bildformate, einschließlich PNG und JPEG.

Die OCR-Analyse extrahiert mehrere wichtige Informationen, darunter:

• Parteieninformationen: Namen und Kontaktdaten von Käufer und Verkäufer
• Objektdetails: Adresse, Beschreibung, Katasterreferenzen
• Finanzkonditionen: Kaufpreis, Anzahlungen, Finanzierungsbedingungen
• Wichtige Daten: Unterschriftsdatum, Widerrufsfrist, Datum der notariellen Beurkundung
• Klauseln und rechtliche Hinweise: aufschiebende Bedingungen, Garantien, technische Diagnosen

Dies hilft, Dokumente zu strukturieren, Prozesse zu automatisieren und das Informationsmanagement zu optimieren.

Ja, Koncile kann technische Diagnosen wie Energieausweise, Elektro-, Gas- oder Asbestgutachten automatisch verarbeiten. Es extrahiert Schlüsselinformationen (Daten, Ergebnisse, Referenzen, Gültigkeitsdauer usw.), um die gesetzliche Überwachung, Klassifizierung und Integration in Immobilienverwaltungstools zu erleichtern.

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Koncile ist über eine API zugänglich, mit vollständiger Dokumentation. Sie können Ihre Immobiliendokumente auch direkt in die Anwendung importieren und die extrahierten Daten in XLSX-, XLS-, CSV- oder JSON-Formaten herunterladen – für eine nahtlose Integration in Ihre Systeme und Workflows.

Eine OCR-Lösung (Optical Character Recognition) revolutioniert die Verwaltung von Immobiliendokumenten – wie Mietverträgen, Kaufverträgen, notariellen Urkunden oder Bauplänen. Sie ermöglicht die Extraktion von Daten, die in Scans, PDFs oder Bildern oft schwer zugänglich sind. Die Hauptvorteile sind:

1. Erhebliche Zeitersparnis: Automatisierung der manuellen Dateneingabe, gezielte Extraktion von Schlüsselinformationen (Kaufpreis, Parteien, Katasterdaten). Kein manuelles Suchen oder Abtippen mehr.
2. Fehlerreduktion: Minimierung menschlicher Fehler, höhere Datenzuverlässigkeit und bessere Verwaltung juristischer und kaufmännischer Dokumente.
3. Produktivitätssteigerung: Schnellere Bearbeitung von Immobiliendokumenten, sodass Teams sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können (z. B. Vertragsmanagement, Verhandlungen, Transaktionsnachverfolgung).
4. Erstellung nutzbarer Datenbanken: Umwandlung unstrukturierter Dokumente (Mietverträge, Urkunden, Fotos) in strukturierte Daten, bereit für Analyse und Entscheidungsfindung.
5. Prozessoptimierung: Bessere Datenverfügbarkeit verbessert Transaktionsmanagement, Compliance und Kundenbetreuung.
6. Wettbewerbsvorteil: Schnellere Entscheidungen, vereinfachte Compliance und effizientere Immobilienverwaltung stärken Ihre Marktposition.

Koncile geht dank der Verwendung von LLMs (Large Language Models) über herkömmliche OCR hinaus, versteht den Inhalt von Immobiliendokumenten und ermöglicht intelligente Datenerfassung sowie nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme.

Unser Tool integriert eine hochmoderne OCR-Engine, die durch maschinelles Lernen optimiert wurde, um den Anforderungen von Beschaffungs- und Einkaufsabteilungen gerecht zu werden. Sie kann präzise Kerndaten aus Dokumenten unterschiedlicher Qualität extrahieren – egal, ob es sich um unscharfe Rechnungen, schlecht gescannte Bestellungen oder Dokumente mit komplexen Layouts (Preistabellen, Tarifgitter, spezielle Bedingungen) handelt.

Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Systemen liest unsere Lösung nicht nur Zeichen, sondern analysiert auch die Struktur des Dokuments und erkennt die relevanten Abschnitte für das Beschaffungsmanagement. Durch die Integration von LLMs (Large Language Models) versteht unser Tool den geschäftlichen Kontext der Dokumente und kann teilweise unleserliche oder mehrdeutige Bereiche interpretieren. Es kann auch fehlende Informationen anhand des Gesamtkontexts rekonstruieren und so eine zuverlässige Extraktion selbst bei schlechter Scanqualität gewährleisten.

Koncile verfügt über ein System zur Bewertung der Erkennungssicherheit (Confidence Score), mit dem Sie die Zuverlässigkeit der extrahierten Daten einschätzen können. Dieser Score berücksichtigt Faktoren wie Lesbarkeit des Textes, Komplexität der Anfrage und Datenmenge. Der Algorithmus kombiniert visuelle (Bildqualität, Textklarheit) und semantische Aspekte (Kontext, Kohärenz), um zuverlässige Informationen zu priorisieren.

Die wichtigsten Informationen, die aus einer Quittung extrahiert werden müssen:

• Parteieninformationen: Mieter, Vermieter, Objektadresse
• Finanzdaten: gezahlter Betrag, Zahlungszeitraum, Zahlungsart
• Datum und Referenz: Zahlungsdatum, Belegnummer

Dies ermöglicht eine vereinfachte Zahlungsverwaltung und eine reibungslose Integration in Immobilienverwaltungssysteme.