Intelligent Document Processing: Technologien & führende Anbieter 2025

Unternehmen stehen vor einer überwältigenden Menge an Dokumenten – Rechnungen, Verträge, Formulare oder E-Mails –, die schnell und präzise verarbeitet werden müssen. Dies stellt eine erhebliche Herausforderung dar.

Hier kommt die Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP – Intelligent Document Processing) ins Spiel.

IDP ist eine Technologie, die die Extraktion, Klassifizierung und Analyse von Daten aus Dokumenten automatisiert, indem sie fortschrittliche OCR, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) kombiniert.

Traditionelle OCR-Lösungen sind zwar hilfreich für einfache Aufgaben, stoßen jedoch an ihre Grenzen, wenn es um unstrukturierte Inhalte oder geschäftsspezifische Logiken geht.

Mit Intelligenter Dokumentenverarbeitung können Unternehmen Fehler reduzieren, Arbeitsabläufe beschleunigen und ihre betriebliche Effizienz steigern.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über IDP – wie es funktioniert, welche Vorteile es bietet, in welchen Bereichen es eingesetzt wird und wie es sich von herkömmlichen OCR-Lösungen unterscheidet. Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen seine Dokumentenprozesse optimieren oder eine intelligente Automatisierungslösung implementieren möchte – dieser Leitfaden bietet Ihnen alle wichtigen Einblicke, um das Potenzial von IDP zu verstehen und zu nutzen.

Was ist Intelligente Dokumentenverarbeitung?

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IDP (Intelligent Document Processing) extrahiert nicht nur Text – es interpretiert auch dessen Bedeutung. Ob es um die Verwaltung von Rechnungen, rechtlichen Dokumenten, Finanzunterlagen oder medizinischen Akten geht: Die Technologie erkennt Schlüsselinformationen und passt sich den spezifischen Anforderungen jedes Dokuments an.

Viele Organisationen nutzen IDP insbesondere für Rechnungs-OCR, um die Erfassung und Klassifizierung finanzieller Daten zu automatisieren.

IDP kann strukturierte, semi-strukturierte und unstrukturierte Daten aus unterschiedlichsten Dokumenten verarbeiten und sich an nahezu jeden Prozess und jedes Format anpassen – unabhängig von der Branche.

Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) extrahiert, organisiert und verarbeitet IDP Informationen vollständig autonom.

Darüber hinaus lassen sich IDP-Lösungen einfach in Systeme wie CRM, ERP oder EHR integrieren, wodurch Datenmanagement und Nutzung optimiert werden.

Welchen Zweck hat Intelligente Dokumentenverarbeitung?

Einer der größten Vorteile von IDP ist die Reduzierung manueller Arbeit, sodass Mitarbeitende sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können. Durch die Automatisierung dokumentenbezogener Prozesse steigert IDP nicht nur die Produktivität, sondern reduziert auch menschliche Fehler und verbessert die Effizienz.

Im Rechnungswesen helfen beispielsweise OCR-Buchhaltungstools, Daten aus Rechnungen, Belegen und Kontoauszügen automatisch zu erfassen.

Die Vorteile von IDP

Die Nachteile von IDP

Wie wählt man die richtige IDP-Lösung?

Da es viele IDP-Lösungen auf dem Markt gibt, ist die Auswahl der passenden eine echte Herausforderung.

Wenn Ihr Anwendungsfall das Sortieren oder Klassifizieren großer Mengen eingehender Dateien betrifft, prüfen Sie, ob die Lösung über OCR-Dokumentklassifizierung verfügt, um unstrukturierte Informationen intelligent zu organisieren.

Hier sind einige Empfehlungen, die Ihnen bei der Auswahl helfen:

1. Geschäftsziele und Anforderungen definieren

Analysieren Sie die zu verarbeitenden Dokumenttypen (z. B. Rechnungen, Verträge), deren Volumen und Format (digital oder papierbasiert). Berücksichtigen Sie auch Mehrsprachigkeit und Integrationsfähigkeit mit bestehenden Systemen (ERP, CRM).

2. Anbieter vergleichen

Führen Sie gründliche Recherchen durch und vergleichen Sie verschiedene IDP-Anbieter hinsichtlich Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und Leistung. Testen Sie Demoversionen, um zu sehen, wie gut die Lösung zu Ihren Anforderungen passt.

3. Kosten und ROI bewerten

Beachten Sie sowohl die Implementierungskosten als auch den langfristigen Return on Investment. IDP kann Arbeitskosten reduzieren, Fehler vermeiden und die Gesamteffizienz steigern.

4. Funktionen und technische Fähigkeiten prüfen

Achten Sie auf Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Anpassungsfähigkeit. Eine gute IDP-Lösung wächst mit Ihrem Unternehmen und lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.

IDP vs. OCR – Was ist der Unterschied?

In der Welt der intelligenten Automatisierung werden OCR und IDP oft verwechselt.

Während klassische OCR-Systeme lediglich gedruckten Text digitalisieren, geht IDP weiter: Es versteht den Inhalt und den Kontext von Dokumenten, wodurch auch unstrukturierte Daten präzise verarbeitet werden können.

OCR eignet sich hervorragend zur einfachen Texterfassung, während IDP komplexe Workflows abbildet, Validierungen durchführt und Entscheidungen unterstützt – basierend auf KI und maschinellem Lernen.

Kurz gesagt: OCR wandelt Text um, IDP versteht ihn.

Marktführer im Bereich Intelligente Dokumentenverarbeitung (2025)

Der Markt für IDP wächst schnell, und zahlreiche Anbieter bieten unterschiedliche Automatisierungs- und KI-Funktionen. Hier sind die führenden Lösungen im Jahr 2025:

1. ABBYY Vantage

Ein Pionier im Bereich OCR und Datenerfassung. ABBYY hat seine Plattform zu einem kompletten IDP-Ökosystem entwickelt, das vortrainierte „Skills“ zur Extraktion aus Rechnungen, Formularen und Verträgen bietet.

2. Kofax TotalAgility

Eine robuste Unternehmensplattform mit OCR, Workflow-Automatisierung und Analysefunktionen. Besonders stark in ERP-Integrationen (z. B. SAP) und Sicherheitsfunktionen.

3. Hyperscience

Eine KI-zentrierte Lösung, die kontinuierlich dazulernt und dadurch ihre Genauigkeit im Laufe der Zeit verbessert. Ideal für Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen.

4. Rossum

Bekannt für seine intuitive Benutzeroberfläche und KI-basierte Zusammenarbeit. Rossum „liest wie ein Mensch“ und ist besonders für Finanz- und Einkaufsteams geeignet.

5. Nanonets

Eine moderne, API-gesteuerte IDP-Plattform, ideal für KMU. Benutzer können eigene Modelle ohne Programmierung trainieren und einfach Tools wie Make, Zapier oder ERP-Systeme anbinden.

6. Microsoft Power Automate + AI Builder

Teil der Microsoft Power Platform, kombiniert Low-Code-Automatisierung mit KI-gestützter Dokumentenerkennung. Ideal für Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten.

7. UiPath Document Understanding

Erweitert die RPA-Funktionen von UiPath mit IDP. Bietet einen durchgängigen Workflow zum Erfassen, Klassifizieren und Validieren von Dokumenten.

8. Koncile

Koncile ist eine neue Generation von IDP- und OCR-Plattformen, die Präzision und Einfachheit kombiniert. Benutzer können individuelle Extraktionsmodelle ohne Programmierung erstellen, über API oder SDK integrieren und Systeme wie ERP, CRM oder Buchhaltung verbinden. Dank flexibler Preise und Benutzerfreundlichkeit ist Koncile sowohl für Start-ups als auch für Großunternehmen ideal.