Optimiser la gestion documentaire
Pourquoi opter pour la catégorisation automatique?
Comment fonctionne la catégorisation automatique?
Avantages de la catégorisation automatique
Conclusion
Voici plusieurs cas d'usage de la classification fréquents chez Koncile :
Comptabilité et Finance
Des équipes comptables trient automatiquement des documents envoyés par leurs fournisseurs (factures, notes de frais, avoirs, relevés bancaires). Pour chaque type, des données spécifiques sont extraites (montants, TVA, échéances, liste de produits, prix unitaires). Des mentions obligatoires sont contrôlées sur chaque type de document.
Ressources Humaines
Des équipes RH automatisent le tri des pièces d’un dossier d’embauche (pièces d’identité, diplômes, RIB, justificatifs). Les documents administratifs du salarié (contrats, avenants, fiches de paie, attestations) sont classés automatiquement dans son dossier digital. Les notes de frais sont reconnues par type (restaurant, hôtel, transport) avec extraction automatique des montants et dates.
Achats et Supply Chain
Les services achats trient automatiquement les documents du cycle d’approvisionnement : demandes d’achat, devis fournisseurs, bons de commande, bons de livraison et factures. Les équipes logistiques organisent automatiquement les CMR, connaissements, documents douaniers et certificats d’origine. La documentation qualité (certificats de conformité, attestations, audits) est collectée et mise à jour sans effort.
Santé et Médical
Les établissements de santé automatisent le tri des documents patients : ordonnances, analyses, comptes-rendus, imageries médicales. Les demandes de remboursement sont traitées via la reconnaissance des feuilles de soins et justificatifs. Les documents liés à la conformité sanitaire (certificats de vaccination, aptitudes, bilans obligatoires) sont identifiés et classés automatiquement.
Immobilier et Location
Les agences immobilières et administrateurs de biens trient automatiquement les dossiers locataires : pièces d’identité, justificatifs de revenus, quittances, attestations. La documentation locative (baux, états des lieux, diagnostics, quittances) est classée automatiquement par bien. Les documents liés à une vente immobilière (compromis, diagnostics, pièces notariales) sont suivis et organisés sans intervention manu
L'outil qui automatise vos documents
Questions Fréquemment Posées
Koncile est un outil d'extraction et d'automatisation de vos documents. Il permet de transformer des factures, devis, rapports, bons de commande, documents d'identité, ordonnances, contrats, etc. en données exploitables, sous format Excel ou de les injecter directement dans vos outils.
Koncile reconnaît automatiquement plus de 150 types de documents professionnels avec une précision de 95-99%. Le système identifie la nature de chaque document en analysant sa structure, son contenu et ses éléments visuels.
Documents pris en charge :
Finance & Comptabilité : Factures fournisseurs/clients, devis, bons de commande, avoirs, notes de frais, reçus, relevés bancaires, RIB, chèques
RH & Paie : Contrats de travail (CDI/CDD/intérim), fiches de paie, attestations employeur, certificats de travail, justificatifs de domicile
Identité : Cartes d'identité, passeports, permis de conduire, cartes vitales, Kbis, extraits de casier
Logistique : Bons de livraison, lettres de voiture CMR, bordereaux de suivi, récépissés de transport, manifestes
Juridique & Immobilier : Contrats, baux, compromis de vente, actes notariés, accords de confidentialité (NDA), diagnostics immobiliers (DPE)
Santé : Ordonnances, résultats d'analyses, certificats médicaux, feuilles de soins, attestations CPAM
Technique : Plans, cahiers des charges, rapports d'intervention, certificats de conformité, documents qualité (ISO)
Précision de reconnaissance : Documents structurés (factures, devis) : 98-99%. Documents semi-structurés (contrats) : 95-97%. Documents manuscrits : 90-93%.
Personnalisation : Koncile apprend vos documents spécifiques en quelques minutes. Fournissez 10-20 exemples de vos formulaires internes ou rapports propriétaires, le système crée automatiquement la nouvelle catégorie.
Tous formats acceptés : PDF, JPG, PNG, TIFF, HEIC, scans haute résolution ou photos smartphone, documents multi-pages, manuscrits ou annotés.
Koncile atteint plus de 99% de précision sur les documents structurés (factures, devis, bons de commande, etc.). Dans le cas où le document n'est pas classifié, où le système ne parvient pas à le catégoriser, il apparaitra dans les alertes et pourra ensuite être traité par un opérateur.
Il est possible de créer ses propres catégories de documents avec Koncile afin ensuite d'orienter chaque fichier vers le bon traitement. Les catégories correspondent aux modèles de documents. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.
Le document sera classé dans la catégorie alertes, accessible via la barre de navigation. L'utilisateur pourra ensuite choisir manuellement la catégorie adéquate. C'est le processus human in the loop de Koncile.
La qualité du document peut impacter la qualité de l'orientation automatique vers le bon modèle. Dans le cas où le document n'est pas trié, il sera redirigé vers les Alertes.
Complètement, la catégorisation est multilingue. Koncile peut reconnaitre des documents dans plusieurs langues et les orienter vers le bon modèle.
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