Dokumente automatisch kategorisieren
Warum Dokumente automatisch klassifizieren?
Die manuelle Sortierung von Dokumenten kann zwischen 30 % und 50 % der gesamten Dokumentenbearbeitungszeit in Unternehmen ausmachen.
Mitarbeiter müssen Dateien einzeln öffnen, ihre Art identifizieren (Rechnung, Angebot, Vertrag, Bestellung) und sie anschließend an den richtigen Dienst oder Workflow weiterleiten.
Ein französisches Logistikunternehmen, das heute Koncile nutzt, erklärte uns, dass das tägliche Öffnen der Dateien jedes Transporteurs 2 bis 3 Stunden pro Tag und pro Mitarbeiter beanspruchte – mit einer nicht zu vernachlässigenden Fehlerquote.
Wie hilft die KI-Kategorisierung?
Koncile bietet eine automatische Funktion zur Dokumentenkategorisierung.
Egal ob Sie ein Dokument manuell importieren oder über die API senden – das Tool erkennt die Art des Dokuments anhand der Modelle, die Sie in der Plattform hinterlegt haben.
Ein einfaches Beispiel:
Sie erhalten sowohl Rechnungen als auch Bestellungen, aber die Dateien sind nicht korrekt benannt. Sie müssen jedes Dokument öffnen, um zu verstehen, worum es sich handelt, und anschließend die spezifischen Informationen extrahieren.
Mit der automatischen Klassifizierung wird jedes Dokument erkannt, noch bevor Sie es öffnen.
Und über das Extraktionsmodul können Sie anschließend genau die Felder auswählen, die Sie erfassen möchten.
Technische Funktionsweise der KI-Kategorisierung
Die Kategorisierung von Koncile basiert auf einer leichten, aber extrem leistungsstarken Pipeline.
1. Umwandlung von Bildinhalten in Text
Wenn das Dokument keinen Text enthält (Scan, Foto, Bild), führt Koncile automatisch eine fortgeschrittene OCR durch, um den gesamten verwertbaren Inhalt zu extrahieren.
Wenn das Dokument bereits Text enthält (PDF, Word, E-Mail), wird die OCR übersprungen.
2. Analyse durch ein spezialisiertes LLM-Modell
Sobald Text verfügbar ist, nutzt Koncile ein spezialisiertes LLM, um die Art des Dokuments zu verstehen und es der richtigen Kategorie zuzuweisen: Rechnung, Bestellung, Angebot, Vertrag, Kontoauszug, Zertifikat usw.
3. Berücksichtigung benutzerdefinierter Regeln
Für komplexere Fälle nutzt Koncile benutzerdefinierte Anweisungen, um die Klassifizierung weiter zu verfeinern.
Beispiele:
• Unterscheidung von Rechnungen nach Lieferant oder Kunde
• Sortierung von Lieferscheinen anhand geschäftsspezifischer Kriterien
• Segmentierung ähnlicher Dokumente verschiedener Unternehmensbereiche
Diese Regeln dienen dem Modell als Hinweis, um die Klassifizierung an den tatsächlichen Geschäftskontext anzupassen.
4. Zuverlässiges und feinjustierbares Ergebnis
Durch die Kombination von OCR + LLM + Geschäftsregeln erkennt Koncile nahezu alle Dokumente bereits beim ersten Durchlauf korrekt – mit der Möglichkeit feiner Granularität, wenn gewünscht.
Konkrete Anwendungsfälle
Hier einige häufige Einsatzgebiete bei Koncile-Kunden:
Buchhaltung & Finanzen
Automatische Sortierung von Lieferantendokumenten (Rechnungen, Spesen, Gutschriften, Kontoauszüge).
Für jeden Dokumenttyp werden spezifische Daten extrahiert (Beträge, MwSt., Fälligkeiten, Artikelzeilen).
Pflichtangaben werden automatisch geprüft.
HR
HR-Teams automatisieren die Sortierung von Onboarding-Dokumenten (Ausweise, Zeugnisse, Bankdaten).
Vertragsdokumente des Mitarbeiters (Verträge, Nachträge, Lohnabrechnungen, Bescheinigungen) werden automatisch in der digitalen Akte klassifiziert.
Spesen werden automatisch nach Typ erkannt (Restaurant, Hotel, Transport).
Einkauf & Supply Chain
Automatische Sortierung des gesamten Beschaffungsprozesses: Bedarfsanforderungen, Lieferantenangebote, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen.
Logistikteams organisieren CMR, Frachtbriefe, Zolldokumente und Ursprungszertifikate automatisch.
Qualitätsdokumente (Konformitätsbescheinigungen, Zertifikate, Audits) werden strukturiert gesammelt und aktualisiert.
Gesundheitswesen
Automatische Sortierung von Patientendokumenten: Rezepte, Analysen, Berichte, Bildgebung.
Erstattungsanträge werden anhand von Erkennungsregeln für medizinische Unterlagen verarbeitet.
Regulatorische Gesundheitsdokumente (Impfzertifikate, Eignungsnachweise, Pflichtuntersuchungen) werden automatisch erkannt.
Immobilien & Vermietung
Automatische Sortierung von Mietunterlagen: Ausweise, Einkommensnachweise, Quittungen, Atteste.
Vermietungsdokumente (Mietverträge, Übergabeprotokolle, Diagnosen) werden pro Immobilie kategorisiert.
Dokumente für Immobilienverkäufe (Formulare, Diagnosen, notarielle Unterlagen) werden automatisch organisiert.
Typ: Automatisierung
Nutzer: Unternehmen
Komplexität: Mittel
L'outil qui automatise vos documents
Alle Ihre Fragen zur intelligenten Klassifizierung
Koncile ist ein Tool zur Dokumentenextraktion und -automatisierung. Es wandelt Rechnungen, Angebote, Berichte, Bestellungen, Ausweise, Rezepte, Verträge usw. in strukturierte Daten um, die exportiert oder direkt in Ihre Systeme übertragen werden können.
Koncile erkennt automatisch über 150 professionelle Dokumenttypen mit einer Genauigkeit von 95–99 %.
Das System identifiziert die Art eines Dokuments anhand seiner Struktur, seines Inhalts und seiner visuellen Elemente.
Unterstützte Dokumente:
Finanzen & Buchhaltung: Rechnungen, Angebote, Bestellungen, Gutschriften, Spesenbelege, Kontoauszüge, RIB, Schecks
HR & Lohnabrechnung: Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Arbeitgeberbescheinigungen, Wohnsitznachweise
Identität: Personalausweise, Reisepässe, Führerscheine, Gesundheitskarten, Firmenregisterauszüge
Logistik: Lieferscheine, CMR, Transportnachweise, Manifeste
Recht & Immobilien: Verträge, Mietverträge, Kaufvorverträge, notarielle Urkunden, NDAs, Immobilienberichte
Gesundheit: Rezepte, Laborergebnisse, ärztliche Bescheinigungen, Krankenversicherungsbelege
Technisch: Pläne, Spezifikationen, Einsatzberichte, Qualitätszertifikate
Erkennungsgenauigkeit:
• Strukturierte Dokumente: 98–99 %
• Halbstrukturierte: 95–97 %
• Handschriftlich: 90–93 %
Personalisierung:
Koncile lernt Ihre unternehmensspezifischen Dokumente in wenigen Minuten.
Geben Sie 10–20 Beispiele ein – das System erstellt automatisch eine neue Kategorie.
Unterstützte Formate:
PDF, JPG, PNG, TIFF, HEIC, hochauflösende Scans oder Smartphone-Fotos, mehrseitige Dokumente, handschriftliche oder annotierte Dokumente.
Koncile erreicht über 99 % Genauigkeit bei strukturierten Dokumenten (Rechnungen, Angeboten, Bestellungen).Wenn ein Dokument nicht klassifiziert werden kann, erscheint es im Bereich „Alerts“ und kann dort manuell zugeordnet werden.
Koncile erreicht bei strukturierten Dokumenten (Rechnungen, Angebote, Bestellungen usw.) eine Genauigkeit von über 99 %.Wenn ein Dokument nicht klassifiziert werden kann oder das System es keiner Kategorie eindeutig zuordnen kann, erscheint es im Bereich „Alerts“ und kann anschließend von einem Mitarbeiter manuell behandelt werden.
Das Dokument erscheint im Bereich „Alerts“.
Ein Mitarbeiter kann dann manuell die passende Kategorie auswählen – dies entspricht dem „Human-in-the-loop“-Prozess von Koncile.
Ja, aber die Qualität des Dokuments kann die Klassifizierung beeinflussen.
Wenn das System das Dokument nicht einordnen kann, wird es automatisch in den Bereich „Alerts“ verschoben.
Ja, die Kategorisierung ist mehrsprachig.
Koncile erkennt Dokumente in mehreren Sprachen und ordnet sie dem richtigen Modell zu.
Ja, absolut. Die Kategorisierung ist vollständig mehrsprachig.Koncile kann Dokumente in mehreren Sprachen erkennen und sie automatisch dem richtigen Modell zuordnen.
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