Dokumente automatisch umbenennen
Mach Schluss mit unverständlichen Dateinamen
Hast du viele Dateien mit irrelevanten oder uneinheitlichen Titeln? Ist es schwierig, dich in deinem SharePoint oder geteilten Ordner zurechtzufinden? Musst du Dateien einzeln öffnen, nur um sie umzubenennen?
Das manuelle Umbenennen kostet enorm viel Zeit. Wenn der Dateiname auf dem Dokumenteninhalt basiert, kann dieser Prozess automatisiert werden und alle Dateien erhalten eine einheitliche Struktu
Automatisches Umbenennen kann dir helfen
Mit der automatischen Umbenennung in Koncile kannst du Dateien anhand ihres Inhalts und deiner Vorgaben umbenennen. Die OCR erfasst alle wichtigen Informationen. Anschließend kannst du auswählen, welche Daten als Dateiname verwendet werden sollen.
Wie funktioniert die automatische Umbenennung?
In Koncile basiert die automatische Umbenennung auf Feldern, die per KI extrahiert werden.
In deinem Dokumentenmodell:
• Erstelle ein Modell (z. B. Rechnung oder Ausweis)
• Lege ein Feld „Dateititel“ an
• Definiere im Prompt Regeln zur Umbenennung (Nummer, Firmenname usw.)
• Starte die Extraktion
Beispiele für diese Funktion
Hier sind konkrete Anwendungsbeispiele für die automatische Umbenennung von Dateien:
• Ein Buchhalter benennt jede erhaltene Rechnung mit dem Namen des Lieferanten, dem Datum und der Rechnungsnummer um.
Beispiel: "AirLiquide_2025-03-02_F-44789.pdf"
• Teams erhalten Hunderte von Dokumenten von verschiedenen Lieferanten (Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Bescheinigungen, Baustellenberichte).
Jede Datei wird nach folgendem Muster umbenannt: "Lieferant_Dokumenttyp_Datum_Nummer"
Beispiel: "Colas_Baustellenbericht_2025-03-21.pdf"
• Eine HR-Abteilung benennt Mitarbeiterdokumente automatisch mit folgender Struktur um:
"Name.des.Mitarbeiters_Dokumenttyp_Jahr"
Typ: Automatisierung
Nutzer: Unternehmen
Komplexität: Mittel
Das Tool zur Automatisierung Ihrer Dokumente
Alle Fragen zur automatischen Umbenennung
Koncile ist ein Tool zur Dokumentenextraktion und -automatisierung. Es wandelt Rechnungen, Angebote, Berichte, Bestellungen, Ausweise, Rezepte, Verträge und vieles mehr in strukturierte Daten um.
Die automatische Umbenennung eignet sich für alle Abteilungen: Einkauf, Operations, Buchhaltung und Finanzen. Sie ist ideal für Unternehmen mit einem hohen Volumen ähnlicher Dokumente.
Ja. Koncile kann massenhaft Dateien umbenennen. Dateien können in der Anwendung oder per API hochgeladen werden.
Ja. Der Dateiname kann jeder extrahierten Information entsprechen oder automatisch abgeleitet werden, zum Beispiel indem das Land aus einer im Dokument genannten Stadt bestimmt wird.
Ja, Dateien können per API hochgeladen werden. Sie werden in Koncile gespeichert und können eingesehen oder heruntergeladen werden.
Ja. Über eine API-Verbindung kann Koncile Dateien aus deinem System empfangen und automatisch umbenennen.
Die KI-gestützte Umbenennung von Koncile erreicht eine Zuverlässigkeit von über 99,8 Prozent. Fehler entstehen meist durch schlechte, irrelevante, falsch gescannte oder unscharfe Dokumente.
Die Kosten für die automatische Umbenennung sind in den allgemeinen Verarbeitungskosten von Koncile enthalten. Eine Seite kostet nur wenige Cent und ist deutlich günstiger als eine manuelle Bearbeitung – sehen Sie unsere Tarife für Details.
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