Die 10 führenden Tools für KI-Dokumentenautomatisierung (2025)

Die Suche nach der richtigen Software zur Automatisierung der Dokumentenverarbeitung kann schnell zur Herausforderung werden. Angesichts der Vielzahl von Angeboten, Leistungsunterschieden und Integrationsmöglichkeiten ist die Wahl oft nicht einfach. Einige Kriterien helfen jedoch, eine wirklich passende Lösung zu finden.

Das ideale Tool sollte einfach zu bedienen sein – auch ohne technische Kenntnisse – mit einer klaren Oberfläche, die den Arbeitsalltag erleichtert. Es muss sich nahtlos in bestehende Systeme wie CRM, ERP oder Office-Tools integrieren lassen. Und da es häufig mit sensiblen Daten arbeitet, muss die Datensicherheit absolut gewährleistet sein.

Was ist Dokumentenverarbeitungsautomatisierung?

Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung bedeutet, Software einzusetzen, um Daten aus Dokumenten wie PDFs, Verträgen, Rechnungen oder Formularen automatisch zu lesen, zu extrahieren und zu strukturieren. Diese Technologie basiert häufig auf OCR und künstlicher Intelligenz, um manuelle, fehleranfällige Aufgaben zu ersetzen und Zeit zu sparen.

Welche Arten der Automatisierung gibt es?

Je nach Bedarf gibt es verschiedene Automatisierungsstufen – von einfacher OCR-Erkennung über automatische Dokumentklassifizierung bis hin zu Workflows mit komplexen Geschäftsregeln oder Datenabgleichen aus mehreren Quellen. Einige Tools konvertieren Dokumente nur in Text, während andere Schlüsselfelder automatisch identifizieren, prüfen und in ERP- oder CRM-Systeme integrieren.

Ob juristische Dokumente, Rechnungen oder Formulare – moderne Lösungen können heute Daten automatisch lesen, extrahieren und strukturieren. Dank der Fortschritte bei OCR und KI reduzieren diese Systeme den manuellen Aufwand erheblich und verbessern die Zuverlässigkeit.

In diesem Artikel stellen wir die 10 besten Tools für Dokumentenautomatisierung im Jahr 2025 vor – für alle Branchen und Anforderungen.

Koncile – Die OCR-Plattform zur Automatisierung der Datenerfassung

Koncile ist eine intelligente OCR-Lösung, die Daten aus PDFs oder Bildern schnell und präzise extrahiert. Dank künstlicher Intelligenz zeichnet sich die Plattform durch einfache Bedienung und hohe Anpassungsfähigkeit an verschiedenste Dokumenttypen aus.

Ob Start-up oder Konzern – Koncile bietet ein flexibles Modell mit kostenloser Einstiegsversion und erweiterten Funktionen ohne komplexe Verpflichtungen. Nutzer können eigene Extraktionsmodelle erstellen, Felder anpassen und Ergebnisse in Excel, JSON exportieren oder per API bzw. SDK integrieren.

Das Tool unterstützt viele Anwendungsfälle: Rechnungs-OCR, Verträge, Rezepte, Ausweise und mehr. Die Oberfläche ist darauf ausgelegt, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Im Gegensatz zu starren oder teuren Lösungen setzt Koncile auf Transparenz: kostenlos testen, flexibel skalieren und schnell implementieren.

Microsoft Power Platform – Individuelle Workflows für Dokumentenmanagement

Die Microsoft Power Platform ermöglicht es, automatisierte Dokumentenprozesse ohne Programmierung zu erstellen. Mit Power Automate, Power Apps und AI Builder können Daten extrahiert, klassifiziert und in Dashboards oder Geschäftstools integriert werden.

Durch die enge Integration in Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams) lassen sich Prozesse automatisch starten, sobald ein Dokument empfangen oder hochgeladen wird – etwa zur Vertragsanalyse oder Archivierung.

Besonders geeignet für Unternehmen, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten und ihre Dokumentenprozesse großflächig automatisieren möchten.

Link zu Microsoft

Rossum – KI, die Dokumente wie ein Mensch liest

Rossum ist eine IDP-Lösung, die Daten aus Rechnungen, Bestellungen, Kontoauszügen und anderen Geschäftsdokumenten extrahiert, validiert und strukturiert.

Die Plattform bietet manuelle Validierung, Kollaboration und API-Integration – ideal für Finanz-, Buchhaltungs- und Einkaufsabteilungen mit hohem Dokumentenvolumen.

Link zu Rossum

Hypatos – Spezialist für die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen

Hypatos ist auf die vollständige Automatisierung von Backoffice- und Finanzprozessen spezialisiert. Das System nutzt KI-Modelle, um komplexe Dokumente wie Rechnungen, Steuerpakete oder Gehaltsabrechnungen zu analysieren und zu prüfen.

Es kombiniert Datenextraktion, Abgleich (z. B. Rechnung vs. Bestellung) und Compliance-Prüfung zur Reduzierung manueller Arbeit und Verbesserung der Genauigkeit.

Link zu Hypatos

Docparser – Einfache Automatisierung ohne Code

Docparser richtet sich an Nutzer ohne Programmierkenntnisse. Über eine intuitive Oberfläche lassen sich Regeln für individuelle Datenauslese aus PDFs, Word-Dateien oder Bildern definieren. So können Beträge, Daten oder Referenzen automatisch erfasst werden.

Die extrahierten Daten lassen sich in Excel, Google Sheets exportieren oder über API/Connectoren an andere Systeme übergeben.

Link zu Docparser

Tungsten Automation (Kofax) – Die robuste OCR-Lösung für Großunternehmen

Ehemals als Kofax bekannt, bietet Tungsten Automation eine der zuverlässigsten OCR-Plattformen für komplexe Umgebungen. Das System deckt den gesamten Dokumentenzyklus ab – Erfassung, Erkennung, Extraktion, Validierung und Integration.

Es ist besonders beliebt in regulierten Branchen wie Banken, Versicherungen oder öffentlichen Diensten.

Link zu Tungsten Automation

Veryfi – Mobile Automatisierung in Echtzeit

Veryfi richtet sich an mobile Teams. Über die App oder das SDK können Nutzer Belege, Rechnungen oder Lieferscheine einfach abfotografieren. Eingebaute OCR und KI extrahieren Daten sofort – auch bei schlechter Beleuchtung oder Schrägansicht.

Die Daten werden in Echtzeit verarbeitet und an ERP-, CRM- oder Buchhaltungssysteme gesendet.

Link zu Veryfi

ABBYY FlexiCapture – Der OCR-Pionier

ABBYY FlexiCapture kombiniert OCR, NLP und Machine Learning, um komplexe Dokumente zu analysieren, Beziehungen zwischen Feldern zu erkennen und Daten intelligent zu strukturieren. Besonders geeignet für große Unternehmen in Finanzen, Verwaltung oder Gesundheitswesen.

Link zu ABBYY

AWS Textract – Amazons leistungsstarke OCR

AWS Textract ist ein automatischer Datenerkennungsdienst von Amazon Web Services, der große Mengen gescannter Dokumente analysiert. Mit maschinellem Lernen erkennt er Text, Tabellen und Formularfelder präzise – ganz ohne Vorkonfiguration.

Link zu AWS Textract

Nanonets – KI-basierte OCR-Plattform zur Workflow-Automatisierung

Nanonets automatisiert das Auslesen, Strukturieren und Übertragen von Daten aus Rechnungen, Bestellungen, Ausweisen, Formularen und mehr – vollständig KI-basiert und ohne Programmierung.

Eigene Modelle lassen sich per Drag-and-drop erstellen, mit API-Integration, Datenvalidierung und automatischem Export in ERP- oder CRM-Systeme.

Link zu Nanonets

Welches ist das beste Automatisierungstool?

Es gibt keine Einheitslösung – die Wahl hängt von den Bedürfnissen ab. Einige Tools punkten mit Einfachheit, andere mit Integrationsfähigkeit oder Leistung bei komplexen Dokumenten.

• Unterstützt Ihre Formate (PDF, Scan, Vertrag, Rechnung …)
• Extrahiert und strukturiert Daten automatisch
• Lässt sich leicht in ERP/CRM integrieren
• Bietet ein gutes Gleichgewicht aus Genauigkeit, Geschwindigkeit und Anpassung

Bei Koncile haben wir eine OCR-Plattform entwickelt, die genau diese Anforderungen erfüllt: einfach bereitzustellen, effizient bei allen Dokumenttypen und per API integrierbar.

👉 Am besten testen Sie es direkt mit Ihren eigenen Dokumenten.

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