360 Smarter Administration centralizes and structures the processing of its payroll documents
From PDFs to actionable data: Koncile OCR automates payroll processing at 360 Smarter Administration, reducing manual effort and improving data reliability.
Fini les heures perdues à collecter et vérifier manuellement les journaux et rapports de paie : l’OCR intelligent de Koncile prend en charge l’extraction et l’organisation de l’ensemble de ces données sensibles. Découvrez comment 360 Smarter Administration simplifie la gestion de ses documents administratifs, en transformant un processus chronophage en un flux automatisé, fiable et directement exploitable.
À propos de 360 Smarter Administration
360 Smarter Administration est un groupe spécialisé dans la simplification et l’optimisation des processus administratifs, de santé et de gestion grâce à la donnée et à l’innovation technologique.
Née de la volonté d’apporter plus de transparence, de performance et de personnalisation, l’entreprise s’appuie sur un portefeuille de filiales complémentaires : 360 Smarter Care, 360 Smarter Search, 360 Smarter Self, 360 Direct Care, 360 Analytics, 360 Smarter Pharma, 360 Medical Practices, ainsi que DC et R&R.
Chaque entité a pour mission d’adresser les besoins spécifiques de son secteur : santé, pharmacie, bien-être, data analytics ou encore gestion médicale. Ensemble, elles constituent un écosystème intégré qui permet aux entreprises, aux praticiens et aux patients de bénéficier de solutions plus fiables, plus efficaces et plus adaptées à leurs réalités quotidiennes.
En bref :
- Pays : États-Unis
- Secteur : Administration & services aux entreprises
- Volume traité : plusieurs centaines de documents de paie par mois
- Cas d’usage : Extraction et structuration des rapports de paie et documents administratifs
Les défis de la gestion de la paie
La gestion des paies (payroll) implique de nombreux documents issus de logiciels variés. Pour 360 Smarter Administration, cela représentait plusieurs obstacles :
- Une grande hétérogénéité de formats : registres de paie, journaux pré- et post-paie, fiches détaillées par employé, certificats administratifs.
- Un risque d’erreurs de saisie lié au volume et à la complexité des données (heures, salaires, déductions, charges sociales, net à payer).
- Un suivi chronophage nécessitant un contrôle manuel des cumuls, numéros de chèques et méthodes de paiement.
- Un impératif de conformité pour répondre aux obligations fiscales, sociales et comptables.
- Un besoin de centralisation afin de réinjecter ces informations dans les systèmes internes (comptabilité, RH, audits).
Pourquoi 360 Smarter Administration a choisi Koncile
L’entreprise recherchait une solution capable de structurer et fiabiliser automatiquement les rapports de paie (payrolls) et les fiches de paie, afin de réduire les efforts manuels et sécuriser les processus.
Koncile a su répondre à ces besoins grâce à :
- L’extraction automatisée des données clés (heures travaillées, salaires, retenues, déductions, net à payer).
- La prise en charge de multiples formats de documents issus de divers logiciels de paie.
- L’intégration fluide via API et webhooks dans les systèmes RH et comptables.
- Une solution 100 % cloud, simple à déployer et sans infrastructure technique lourde.
Résultats et bénéfices clés
Grâce à Koncile, 360 Smarter Administration a pu transformer son processus :
- Centraliser les données : tous les rapports de paie sont consolidés dans un seul flux documentaire.
- Améliorer la traçabilité : suivi clair des salaires, déductions et méthodes de paiement.
- Gagner en productivité : réduction drastique du temps de traitement grâce à l’automatisation.
- Alléger la charge des équipes : moins de saisie manuelle, plus de temps pour l’analyse et le pilotage.
Le traitement des documents de paie se fait désormais en quelques secondes, tout en renforçant la conformité et la fiabilité des données sociales et fiscales.
Conclusion
Avec Koncile, 360 Smarter Administration a franchi un cap dans la gestion de ses documents de paie : un processus auparavant lourd et manuel est devenu automatisé, rapide et sécurisé.
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