RewardPulse automates invoice and receipt validation

À propos de RewardPulse

RewardPulse est une entreprise spécialisée dans la gestion de programmes de fidélisation et de récompenses. L’entreprise s’appuie sur une plateforme digitale sur mesure qui simplifie l’expérience des participants et l’administration des opérations, ainsi que sur un catalogue premium de récompenses.

Présente dans 9 pays européens, RewardPulse propose plus de 150 000 expériences et produits (high-tech, électroménager, loisirs, luxe, gastronomie, goodies), à partir de 25 €. Cette combinaison d’outils et d’offres permet de structurer des dispositifs engageants, mesurables et adaptés aux enjeux business des marques.

Les défis de la validation des reçus et factures

La gestion manuelle des justificatifs d’achat présente plusieurs contraintes :

• Volumes élevés de reçus et factures soumis par les consommateurs,
• Multiplicité des formats (photos de tickets de caisse, PDF, images),
• Risque d’erreurs dans la saisie et la validation,
• Processus chronophages : extraire les données produits, vérifier les montants HT/TTC, la date d’achat, le point de vente,
• Besoin de règles automatiques pour distinguer les justificatifs valides, demander des compléments ou rejeter les documents non conformes.

RewardPulse recherchait une solution capable d’industrialiser le traitement documentaire tout en s’intégrant facilement dans son système existant.

Pourquoi RewardPulse a choisi Koncile

Koncile a su répondre à l’ensemble des besoins exprimés par RewardPulse grâce à une plateforme d’OCR intelligent :

• Remontée des reçus et factures par scan, e-mail ou API, avec prise en charge de tous les formats (image, PDF, photo),
• Extraction automatisée des champs clés : code produit ou EAN, libellé, quantités, montants HT et TTC, enseigne, date d’achat,
• Validation automatique via un champ oui/non indiquant la conformité des justificatifs,
• Gestion des compléments d’information via une interface intuitive permettant d’ajouter des instructions spécifiques,
• Rejet des justificatifs non conformes de manière simple et transparente,
• Suivi des statuts en temps réel (en cours, traité, duplicata) grâce à l’intégration API,
• Transfert des données directement vers la plateforme de centralisation par webhook ou API.

Résultats et bénéfices clés

Grâce à Koncile, RewardPulse a pu automatiser la validation des reçus et factures, grâce à un traitement en masse des documents grâce à l’API.

Les équipes ont constaté une réduction drastique du temps consacré au traitement manuel des preuves d’achat. Moins d’erreurs et d’anomalies, détectées et corrigées automatiquement.

RewardPulse a également pu réaliser facilement une connection API avec sa plateforme de fidélisation via webhook.