Place des Énergies : factures d'énergie classées par client

Fondée en 2013 et basée à Saultain, dans les Hauts-de-France, Place des Énergies est un courtier qui négocie et contrôle les contrats de gaz et d'électricité de plusieurs centaines d'entreprises clientes. Chaque facture reçue d'un fournisseur doit être vérifiée puis rangée sous le bon client, alors que rien dans le document lui-même n'indique ce classement. Avec la plateforme d'extraction de données de Koncile, cette organisation par client s'est déployée sur l'ensemble du portefeuille, et le contrôle de facturation est devenu un réflexe quotidien plutôt qu'un travail au cas par cas.

Le vrai métier d'un courtier : contrôler ce que facturent les fournisseurs

Un courtier en énergie ne se contente pas de négocier un tarif au moment de la signature. Sa valeur se joue ensuite, facture après facture : vérifier que la puissance souscrite correspond à la puissance facturée, repérer une consommation anormalement élevée, recalculer la consommation site par site à partir des index relevés, ou encore s'assurer qu'aucune erreur de tarif ne s'est glissée dans le détail d'une ligne. C'est ce travail de contrôle, répété sur l'ensemble d'un portefeuille de clients, qui justifie le rôle du courtier auprès de ses clients : sans lui, une erreur de facturation d'un fournisseur reste à la charge de l'entreprise cliente, souvent sans qu'elle s'en aperçoive.

Le problème : une facture pensée par fournisseur, à ranger par client

Une facture de gaz ou d'électricité est un document construit du point de vue du fournisseur : elle décrit un site, un contrat, une période de consommation, sans jamais préciser pour quel client final du courtier elle doit être classée. Or un même fournisseur facture souvent plusieurs clients du portefeuille de Place des Énergies, et un même client peut avoir plusieurs sites, plusieurs fournisseurs, des factures de gaz et d'électricité distinctes. La structure du document (par fournisseur, par site, par contrat) est donc à l'opposé de celle dont l'équipe a besoin pour son suivi (par client).

J'ai besoin de visualiser des dossiers différents par client car la liste de factures peut rapidement être impressionnante sur les clients pour qui nous vérifions plusieurs dizaines de factures par mois.
^{Laetitia Leclercq, cheffe de projet, Place des Énergies}

Sans cette organisation, impossible de savoir en un coup d'œil quel client a bien transmis ses factures du mois, et lequel doit être relancé.

Deux sources d'ambiguïté à lever pour un classement fiable

Mettre en place un classement automatique par client s'est heurté à deux difficultés concrètes, plutôt qu'à un simple problème de lecture des documents.

Un même fournisseur, plusieurs clients à ne pas confondre

Dans les premiers essais, une facture de gaz s'est retrouvée classée dans le dossier d'un autre client que celui auquel elle appartenait réellement, le modèle d'extraction ayant reconnu avant tout le fournisseur émetteur plutôt que le client final concerné. Il a fallu ajouter, dossier par client, des règles de classement explicites (quelle information de la facture doit être recherchée pour identifier le bon client, quand un document doit être écarté d'un dossier plutôt qu'un autre) pour fiabiliser le rangement automatique, y compris pour des fournisseurs peu fréquents dans le portefeuille.

Deux flux d'import qui ne doivent pas se marcher dessus

Le contrôle quotidien de facturation passe par un import par email : les factures arrivent au fil de l'eau, à trier et vérifier au fur et à mesure. Un second usage, plus industrialisé, s'appuie sur un import par API pour aiguiller directement chaque document vers le bon dossier et le bon modèle d'extraction. Les deux flux reposent sur des modèles très proches (une facture de gaz reste une facture de gaz, quel que soit le canal), ce qui créait un risque que des documents arrivés par email soient classés automatiquement comme s'ils venaient du flux API, ou inversement. Le paramétrage a donc dû inclure des consignes explicites au niveau des dossiers pour que chaque canal reste cloisonné, même lorsque les modèles utilisés sont identiques.

La solution technique mise en place avec Koncile

Plutôt que de multiplier les modèles par fournisseur, Place des Énergies et Koncile ont construit deux modèles génériques, Facture Gaz et Facture Électricité, dupliqués ensuite pour chaque client du portefeuille. Concrètement, une OCR capable de lire des mises en page très différentes d'un fournisseur à l'autre alimente une extraction de données configurable ligne par ligne : prix, quantités, taux de TVA, puissances souscrites et atteintes sont reconstitués facture après facture, quel que soit le fournisseur d'origine. Chaque dossier client porte ensuite ses propres règles de classement, ajoutées au fil des cas rencontrés, pour que l'outil sache où ranger un document ambigu plutôt que de le classer au hasard.

L'intérêt d'un dossier par client est de déceler rapidement quel client ne nous a pas transmis ses factures, pour le relancer au plus vite.
^{Laetitia Leclercq, cheffe de projet, Place des Énergies}

C'est cette logique de suivi, plus que la seule lecture du document, qui a guidé la configuration. Deux canaux d'import cohabitent aujourd'hui pour s'adapter aux usages de chaque utilisateur :

Qui fait quoi entre Koncile et Place des Énergies

La répartition des rôles a suivi une logique simple : Koncile prend en charge la configuration technique (duplication des modèles sur l'ensemble du portefeuille, paramétrage des règles de classement, support sur les cas d'API), tandis que Place des Énergies définit les règles métier attendues (comment un dossier client doit être structuré, quelles informations vérifier ligne à ligne) et effectue le contrôle de facturation au quotidien. Ce partage entre configuration technique et validation métier se retrouve dans d'autres secteurs à forte volumétrie documentaire, comme chez Toyota Assurances, où le dossier de souscription arrive saisi et contrôlé.

La réussite obtenue : un contrôle qui suit la taille du portefeuille

Le principal résultat n'est pas un chiffre mais un changement de nature du travail : le contrôle de facturation, qui reposait sur un tri largement manuel, s'est structuré autour d'un classement par client déployé sur l'ensemble du portefeuille. L'apparition d'un second usage plus automatisé, en plus du contrôle courant par email, est elle-même un signe d'une adoption qui a dépassé le simple test.

Franchement, je ne peux plus m'en passer.
^{Laetitia Leclercq, cheffe de projet, Place des Énergies}

Prochaine étape : aller plus loin sur l'analyse automatisée

Au-delà du classement, Place des Énergies dispose désormais d'une donnée structurée, ligne par ligne, sur chacune de ses factures d'énergie. De quoi envisager, à terme, d'aller plus loin sur l'analyse automatisée déjà évoquée dès les premiers échanges : détection de consommations excessives, anomalies sur les index, recalcul systématique site par site, sur l'ensemble du portefeuille plutôt que dossier par dossier.

Questions fréquentes