Guide : Automatiser les contrôles de factures avec un logiciel de vérification

Erreurs et fraudes liées aux factures : un coût massif et sous-estimé

Les erreurs de facturation fournisseurs et la fraude figurent parmi les sources les plus sous-estimées de pertes financières dans les opérations des entreprises.
Chez Koncile, nous le constatons chaque jour en aidant les entreprises à détecter ces problèmes et à mettre en place des workflows automatisés pour les éliminer.

Selon les associations professionnelles, entre 0,5 % et 5 % de tous les paiements effectués par les entreprises contiennent des erreurs.

C’est particulièrement vrai dans les secteurs où les achats sont décentralisés ou où les structures tarifaires sont complexes, comme la construction, la logistique, l’énergie ou la maintenance.

Ces erreurs se répartissent en deux grandes catégories :

Erreurs humaines

• Double facturation ou doublons
• Écarts de prix entre bon de commande (PO) et facture
• Écarts de quantité
• Mauvaise application de la taxe
• Mauvaise compréhension des grilles tarifaires ou des termes contractuels

Comportements frauduleux

• Fausses factures émises par des employés malveillants
• Documents modifiés ou altérés
• Usurpation d’identité de fournisseurs légitimes
• Manipulation de métadonnées ou d’identifiants fournisseurs

Ces deux problématiques — erreur et fraude — sont souvent traitées séparément.
Mais toutes deux peuvent désormais être résolues grâce à une même base : la vérification automatisée des factures.

Kiabi : la fraude à 100 millions de dollars

En 2023, Kiabi a révélé une fraude interne à grande échelle impliquant son ancienne trésorière, qui aurait émis de fausses factures à des fournisseurs légitimes tout en modifiant les coordonnées bancaires, afin que des paiements totalisant plus de 100 millions d’euros soient redirigés vers ses propres comptes.

Aucune intrusion externe n’était impliquée, seulement l’absence d’un processus de contrôle automatisé capable de vérifier l’authenticité des factures et les données bancaires.

Un logiciel de vérification des factures aurait pu signaler ces anomalies très tôt en :

• détectant les doublons, par exemple en repérant des montants anormalement élevés ou des descriptions répétées pour des services similaires ;
• recoupant les données bancaires des fournisseurs avec la base des fournisseurs référencés afin de détecter les modifications non autorisées.

Cette affaire illustre à quel point les contrôles manuels et un simple « 3-way match » peuvent laisser passer des activités frauduleuses dissimulées parmi des milliers de factures fournisseurs.

Qu’est-ce qu’un logiciel de vérification de factures ?

Le terme « logiciel de vérification des factures » peut recouvrir plusieurs réalités selon le contexte.
Il existe deux approches :

Vérification intégrée dans les systèmes P2P ou ERP

Dans les grandes entreprises, la vérification des factures est souvent intégrée directement dans les workflows Procure-to-Pay (P2P).

Voici comment cela fonctionne :

1. Un bon de commande (PO) est créé dans l’ERP ou l’outil d’achat.
2. Lors de la réception des biens ou services, un bon de livraison (DN) est émis.
3. Le fournisseur envoie une facture, qui est rapprochée du PO et du DN.

Ce « 3-way match » garantit que :

Total facture = Montant du PO = Quantité livrée × Prix unitaire convenu.

Si les valeurs ne correspondent pas, la facture est automatiquement bloquée.

Ce système fonctionne parfaitement dans des environnements structurés comme l’industrie, la distribution ou la logistique, où chaque article est prédéfini dans des catalogues et accords tarifaires.

Cependant, il est beaucoup moins efficace dans les organisations où :

• les bons de commande sont ouverts,
• les prix sont négociés dynamiquement, ou
• les formats de données varient (PO papier, PDF, emails, grilles Excel).

Dans ces contextes, les règles rigides des ERP entraînent souvent des faux positifs, du retraitement manuel et des goulots d’étranglement dans les validations.

Logiciel de vérification indépendant

Un logiciel de vérification des factures comme Koncile apporte une couche de contrôle plus modulaire.

Au lieu de remplacer l’ERP, il se connecte via API ou même par transfert email, et effectue des contrôles automatisés sur tous les documents entrants :

• Factures (PDF, XML, images)
• Bons de commande
• Grilles tarifaires ou listes de prix
• Bons de livraison

Si aucun outil n’existe déjà, Koncile peut récupérer automatiquement les factures via une boîte mail partagée ou un dossier cloud.

Le système ingère, analyse et rapproche les données, détectant les écarts et générant même des demandes d’avoir prêtes à l’envoi.

Types de contrôles de factures pouvant être automatisés

La vérification automatisée ne se limite pas au contrôle des prix.
Un système de contrôle robuste peut réaliser plusieurs catégories de vérifications, du simple doublon à la détection de fraude avancée.

1. Détection de doublons

Une société de profit recovery a récemment identifié que 80 % des entreprises du Fortune 500 avaient un problème significatif de double facturation, malgré des systèmes P2P solides.

Ces doublons surviennent lorsque :

• la même facture est soumise deux fois sous des noms de fichiers légèrement différents,
• le même PO est facturé plusieurs fois, ou
• deux filiales reçoivent et paient la même facture fournisseur.

Un logiciel de vérification détecte ces doublons en analysant :

• les numéros de facture et identifiants fournisseurs,
• les similitudes de montants et de dates,
• même des correspondances visuelles ou structurelles via des empreintes OCR.

2. Détection de fraude

Les organisations qui n’ont pas encore adopté la e-facturation sont particulièrement exposées à la fraude.

Certains logiciels détectent la fraude en analysant :

• les métadonnées PDF (incohérences temporelles, signatures manquantes),
• des modifications subtiles au niveau des pixels ou des tampons falsifiés.

Cependant, de nombreuses factures sont scannées ou dépourvues de traces numériques.

Chez Koncile, nous avons constaté que la méthode la plus efficace est l’analyse contextuelle, qui inclut :

• Contrôles internes : vérifier la cohérence interne (somme des lignes vs total).
• Contrôles externes : comparer les données avec d’autres factures pour repérer des schémas inhabituels.
• Validation fournisseur : recouper les données (raison sociale, adresse, TVA, IBAN) avec le référentiel fournisseurs.
• Analyse statistique : repérer des anomalies dans la fréquence, le montant ou le volume des factures.

3. Conformité légale et fiscale

Aux États-Unis, il n’existe pas de loi fédérale définissant un format de facture obligatoire.
Cependant, une facture doit inclure certains éléments clés pour être valide et auditable (informations vendeur/acheteur, numéro, dates, détails des articles, total, conditions de paiement…).

Certains États imposent des mentions supplémentaires (informations fiscales spécifiques, numéros d’enregistrement), et les contrats fédéraux ou opérations d’export peuvent exiger des champs additionnels.

En pratique, suivre les conventions standard suffit pour rester conforme dans toutes les juridictions américaines.

Les éléments généralement inclus sont :

• Nom et adresse du fournisseur et de l’acheteur
• Numéro et date de facture
• Référence au PO ou au contrat
• EIN ou TIN
• Description des biens ou services
• Sous-total, taxes, total
• Conditions de paiement et devise

En Europe, chaque pays impose des mentions obligatoires spécifiques.

Les systèmes automatisés peuvent détecter instantanément les champs manquants ou invalides — une aide précieuse lorsqu’on gère des milliers de fournisseurs internationaux.

4. Vérification des prix et quantités

L’un des contrôles les plus impactants financièrement est la vérification tarifaire.

Le système compare chaque ligne de facture à :

• son PO correspondant,
• la grille tarifaire,
• ou les prix historiques payés par d’autres entités.

Cela permet de :

• détecter les surfacturations,
• confirmer l’application des remises négociées,
• identifier des variations de prix anormales entre sites ou fournisseurs.

Exemple : si une usine paie 4,20 €/L et une autre 4,60 €/L pour le même produit, le système signale l’écart, créant une opportunité de correction ou renégociation.

Automatisation du contrôle des factures avec des grilles tarifaires

Une grille tarifaire est un fichier Excel listant des articles avec leurs codes, descriptions, conditionnements et prix unitaires.

Le défi consiste à rapprocher automatiquement ces grilles avec les factures.

Voici comment Koncile procède :

Étape 1 : Extraction des données des factures

Chaque facture entrante est traitée via un OCR intelligent.

L’OCR détecte et restructure toutes les données :

• fournisseur,
• numéro/date/total de facture,
• lignes (description, code, quantité, prix unitaire, total ligne).

Les factures électroniques (XML, UBL, EDI) sont ingérées sans OCR.

Résultat : un dataset structuré, prêt pour les comparaisons.

Étape 2 : Import et normalisation de la grille tarifaire

La grille (Excel/CSV) est ingérée puis normalisée.

Certaines incluent :

• tarifs dégressifs,
• remises conditionnelles,
• services composés.

Koncile restructure automatiquement la grille pour la rendre exploitable.
Les logiques complexes peuvent être configurées manuellement si nécessaire.

Étape 3 : Apparier facture et fournisseur

Chaque facture doit être rattachée au bon fournisseur.

Deux méthodes :

• petit référentiel : LLM pour interpréter noms/variantes/contexte
• grand référentiel : approche hybride RAG + embeddings

Les embeddings permettent un rapprochement sémantique (« SUEZ ENVIRONNEMENT » ≈ « SUEZ FRANCE SAS »).

Un LLM léger revalide ensuite les résultats.

Étape 4 : Rapprochement ligne par ligne

Deux cas :

Cas 1 : code article présent

→ Matching direct 1:1 via SKU.

Cas 2 : pas de code

→ Matching sémantique via embeddings.

Le système calcule la similarité entre une ligne de facture (« Enrobé 0/10 ») et la grille tarifaire (« ENROBÉ À CHAUD 0/10 »), sélectionne les 5 meilleures correspondances et laisse un LLM choisir la bonne.

Étape 5 : Calcul des écarts de prix

Chaque écart est calculé :

Δ = Quantité × (Prix unitaire grille – Prix unitaire facture)

Résultat : une ventilation précise des surcoûts par ligne, facture et fournisseur.

Étape 6 : Génération des demandes d’avoir

Le système génère un document regroupant tous les écarts :

Fournisseur | Facture n° | Produit | Qté | PU facture | PU grille | Différence | Delta total

Ce rapport peut être envoyé automatiquement, intégré à l’ERP ou joint dans un workflow AP.

Automatisation du contrôle avec les bons de commande (PO)

Lorsque les entreprises utilisent déjà des PO structurés, la logique reste similaire.

Étape 1 : Extraction des PO et factures

Les PO et factures sont capturés (OCR ou intégration ERP).
Les champs sont normalisés : code article, quantité, prix, total.

Étape 2 : Identification du fournisseur

Même processus d’IA (embeddings + LLM).

Étape 3 : Rapprocher les lignes PO/facture

Méthode :

1. matching exact du code article/PO
2. sinon, matching sémantique
3. sinon, revue humaine

Étape 4 : Signalement des anomalies

Le système détecte :

• écarts de prix
• écarts de quantité
• PO invalides ou absents
• factures sur PO déjà clôturés ou déjà facturés

Pour de petits volumes : raisonnement LLM complet.
Pour de grands volumes : embeddings + reranking.

Benchmarking et analyses de performance

Une fois les données factures + grilles structurées, les entreprises peuvent aller plus loin :

• benchmark des prix entre sites/fournisseurs
• détection de dérives systématiques
• identification de problèmes de process
• dashboards de performance fournisseurs

En bref, la vérification automatisée transforme le contrôle factures en outil d’intelligence stratégique.

Bénéfices tangibles : jusqu’à 5 % d’économies directes

Dans tous les secteurs, la vérification automatisée génère des gains mesurables :

Pour les CFO et directeurs achats, le ROI est immédiat : quelques surcharges détectées suffisent à rentabiliser l’outil en quelques semaines.

L’avenir de la vérification des factures

Avec l’essor de l’IA et les réglementations comme la facturation électronique obligatoire dans l’UE, la vérification des factures évolue rapidement.

Les systèmes de demain combineront :

• validation en temps réel (flux de données, pas documents)
• modèles IA auto-apprenants
• benchmarking inter-entreprises
• workflows de litige automatisés (génération, envoi, suivi des demandes d’avoir)