Automatisierte Prüfungen mit Rechnungsprüfungssoftware – So geht’s

Rechnungsfehler und Betrug: ein massiver und unterschätzter Kostenfaktor

Fehler und Betrug bei Lieferantenrechnungen gehören zu den am meisten unterschätzten Ursachen finanzieller Verluste in Unternehmen. Bei Koncile sehen wir das täglich, wenn wir Unternehmen helfen, solche Probleme zu erkennen und automatisierte Workflows einzuführen, um sie zu beseitigen. Laut Fachverbänden enthalten zwischen 0,5 % und 5 % aller Unternehmenszahlungen Fehler. Besonders betroffen sind Branchen mit dezentralem Einkauf oder komplexen Preisstrukturen – etwa Bauwesen, Logistik, Energie oder Instandhaltung.

Diese Fehler lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen:

Menschliche Fehler

• Doppelte Rechnungen oder doppelte Buchungen
• Preisabweichungen zwischen Bestellung und Rechnung
• Mengenabweichungen
• Falsche Steueranwendung
• Fehlinterpretationen von Preislisten oder Vertragsbedingungen

Betrügerisches Verhalten

• Gefälschte Rechnungen durch interne Täter
• Manipulierte oder veränderte Dokumente
• Vortäuschung legitimer Lieferanten
• Manipulation von Metadaten oder Lieferantenidentitäten

Fehler und Betrug werden oft getrennt behandelt, lassen sich heute jedoch über eine gemeinsame Grundlage bekämpfen: automatisierte Rechnungsprüfung.

Kiabi: der 100-Millionen-Euro-Betrug

2023 entdeckte Kiabi einen groß angelegten internen Betrugsfall, bei dem die ehemalige Schatzmeisterin fiktive Rechnungen an echte Lieferanten ausstellte und Bankdaten so änderte, dass Zahlungen von über 100 Millionen € auf ihre eigenen Konten umgeleitet wurden. Kein externer Angriff war beteiligt – nur das Fehlen eines robusten, automatisierten Kontrollprozesses, der die Echtheit von Rechnungen und Bankdaten überprüft. Eine Rechnungsprüfungssoftware hätte die Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt, indem sie:

• Doppelte Rechnungen anhand ungewöhnlich hoher Beträge oder wiederholter Beschreibungen erkannt hätte,
• Bankdaten der Lieferanten mit dem Stammdatenregister abgeglichen hätte, um unautorisierte Änderungen zu erkennen.

Dieser Fall zeigt, wie leicht manuelle Kontrollen und oberflächliches 3-Wege-Matching betrügerische Aktivitäten übersehen können, die sich unter Tausenden von Rechnungen verbergen.

Was ist eine Rechnungsprüfungssoftware?

Der Begriff „Rechnungsprüfungssoftware“ kann je nach Kontext Unterschiedliches bedeuten. Es gibt zwei Ansätze:

Eingebettete Prüfung in P2P- oder ERP-Systemen

In großen Unternehmen ist die Rechnungsprüfung oft direkt in Procure-to-Pay-(P2P)-Workflows integriert. Der Prozess läuft folgendermaßen ab:

1. Eine Bestellung (Purchase Order, PO) wird im ERP- oder Einkaufssystem erstellt.
2. Bei Erhalt der Waren oder Dienstleistungen wird ein Lieferschein (Delivery Note, DN) erstellt.
3. Der Lieferant sendet eine Rechnung, die mit PO und DN abgeglichen wird.

Dieses „3-Wege-Matching“ stellt sicher: Rechnungssumme = Bestellwert = Gelieferte Menge × Vereinbarter Einheitspreis. Stimmen die Werte nicht überein, wird die Rechnung automatisch gesperrt. Dieses Verfahren funktioniert gut in strukturierten Umgebungen wie Industrie, Einzelhandel oder Logistik, in denen alle Artikel in Katalogen und Preisvereinbarungen definiert sind. In Organisationen, in denen:

• Bestellungen offen formuliert sind,
• Preise dynamisch verhandelt werden oder
• Datenformate variieren (Papier, PDFs, E-Mails, Excel-Tabellen),

führen starre ERP-Regeln oft zu Fehlalarmen, manueller Nacharbeit und Freigabeverzögerungen.

Unabhängige Prüfsoftware

Eine Rechnungsprüfungssoftware wie Koncile bietet eine flexible Kontrollschicht. Anstatt ein ERP zu ersetzen, verbindet sie sich über API oder E-Mail und führt automatisierte Prüfungen für alle eingehenden Dokumente durch:

• Rechnungen (PDF, XML, Bilder)
• Bestellungen
• Preislisten oder Tarifraster
• Lieferscheine

Fehlt ein bestehendes Tool, kann Koncile Rechnungen automatisch aus einem Posteingang oder Cloud-Ordner abrufen. Das System liest, analysiert und gleicht Daten ab, erkennt Abweichungen und erstellt bei Bedarf Gutschriftsanforderungen.

Automatisierbare Rechnungsprüfungen

Automatische Prüfungen beschränken sich nicht nur auf Preisvergleiche. Ein robustes Kontrollsystem kann zahlreiche Überprüfungen durchführen – von Dublettenerkennung bis hin zur Betrugserkennung.

1. Dublettenerkennung

Ein Audit-Unternehmen stellte kürzlich fest, dass 80 % seiner Fortune-500-Kunden trotz funktionierender P2P-Systeme unter doppelten Rechnungen leiden. Diese entstehen, wenn:

• dieselbe Rechnung zweimal mit leicht unterschiedlichen Dateinamen eingereicht wird,
• dieselbe Bestellung mehrfach fakturiert wird oder
• zwei Tochtergesellschaften dieselbe Rechnung bezahlen.

Eine automatisierte Prüfsoftware erkennt Dubletten durch Analyse von:

• Rechnungsnummern und Lieferanten-IDs,
• Betrags- und Datumsähnlichkeiten,
• sowie visuellen oder strukturellen Ähnlichkeiten über OCR-Fingerabdrücke.

2. Betrugserkennung

Unternehmen ohne E-Rechnungssysteme sind besonders anfällig für Betrug. Einige Tools erkennen Betrug anhand von PDF-Metadaten (Zeitstempel-Abweichungen, fehlende Signaturen) oder Pixelanalysen manipulierter Dokumente. Doch viele Rechnungen sind nur gescannt oder enthalten keine digitalen Spuren. Bei Koncile haben wir festgestellt, dass die effektivste Methode die kontextuelle Analyse ist:

• Interne Abgleiche – einfache, aber wirksame Prüfung der internen Konsistenz, etwa Summierung der Positionen gegen den Gesamtbetrag,
• Externe Abgleiche – Vergleich ähnlicher Rechnungen zur Erkennung ungewöhnlicher Muster,
• Lieferantenvalidierung – Abgleich von Name, Adresse, USt-ID und IBAN mit dem Stammdatenregister,
• Statistische Analysen – Erkennung von Anomalien in Anzahl, Häufigkeit oder Höhe der Rechnungen.

3. Gesetzliche und steuerliche Konformität

In den USA gibt es kein einheitliches Bundesgesetz, das ein obligatorisches Rechnungsformat vorschreibt. Dennoch müssen Rechnungen bestimmte Informationen enthalten – etwa Daten zu Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer, Datum, Artikelbeschreibung, Gesamtsumme und Zahlungsbedingungen. In Europa legen nationale Gesetze verpflichtende Angaben fest. Automatisierte Systeme erkennen fehlende oder ungültige Felder sofort und benachrichtigen Buchhaltungsteams – besonders nützlich bei Tausenden von Lieferanten in mehreren Ländern.

4. Preis- und Mengenprüfung

Eine der finanziell wichtigsten Prüfungen ist die Preisvalidierung. Das System vergleicht jede Rechnungszeile mit:

• der zugehörigen Bestellung,
• der Preisliste (Excel-Tabelle mit Artikelnummern und Preisen),
• oder historischen Vergleichsdaten.

Dadurch kann das Unternehmen:

• Überfakturierungen erkennen,
• prüfen, ob vereinbarte Rabatte angewendet wurden,
• Preisabweichungen zwischen Standorten oder Lieferanten identifizieren.

Beispiel: Wenn Werk A 4,20 € pro Liter Schmierstoff zahlt und Werk B 4,60 € für dasselbe Produkt, meldet das System die Abweichung – eine Gelegenheit zur Nachverhandlung.

Automatisierte Preisprüfung mit Tarifraster

Eine Preisliste ist meist eine Excel-Datei mit Produktcodes, Beschreibungen, Verpackungsdetails und Stückpreisen. Koncile automatisiert den Abgleich dieser Raster mit Rechnungen durch folgende Schritte:

Schritt 1: Datenerfassung aus Rechnungen

Jede eingehende Rechnung wird per OCR analysiert. Der OCR-Motor erkennt und strukturiert alle Daten: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Positionen (Beschreibung, Artikelnummer, Menge, Einheitspreis, Zeilensumme). Elektronische Formate (XML, UBL, EDI) werden direkt eingelesen.

Schritt 2: Import und Normalisierung der Preisliste

Die Preisliste wird als Excel- oder CSV-Datei eingelesen. Komplexe Preislogiken (Mengenstaffeln, Rabatte, kombinierte Artikel) werden automatisch in eine standardisierte, maschinenlesbare Struktur überführt.

Schritt 3: Zuordnung der Lieferanten

Koncile identifiziert den richtigen Lieferanten über KI-gestützte Klassifikation – entweder durch LLM-Interpretation bei kleinen Lieferantenbeständen oder durch ein hybrides Embedding-System bei größeren.

Schritt 4: Zeilenweiser Abgleich

Wenn Produktcodes vorhanden sind, erfolgt ein direkter 1:1-Abgleich. Fehlen sie, nutzt das System semantische Suche mittels Embeddings, um Beschreibungen wie „Bitumenmischung 0/10“ mit „ENROBÉ À CHAUD 0/10“ zu vergleichen.

Schritt 5: Berechnung der Preisabweichungen

Δ = Menge × (Preis im Raster – Preis auf der Rechnung). So entstehen detaillierte Berichte über Überfakturierungen pro Zeile, Rechnung und Lieferant.

Schritt 6: Erstellung von Gutschriftsanforderungen

Die erkannten Abweichungen werden in einem standardisierten Bericht zusammengefasst, der automatisch per E-Mail oder API an Lieferanten übermittelt werden kann.

Automatisierte Kontrolle mit Bestellungen (POs)

Unternehmen, die bereits strukturierte Bestellungen nutzen, wenden denselben Prozess mit leicht angepasstem Ablauf an: OCR-Erfassung, Lieferantenzuordnung, Zeilenabgleich, Erkennung von Preis- oder Mengenabweichungen, fehlenden PO-Nummern oder doppelt abgerechneten Bestellungen.

Benchmarking und Leistungsanalysen

Sobald Rechnungs- und Preisdaten strukturiert sind, lassen sich weiterführende Analysen durchführen:

• Preisvergleich zwischen Standorten oder Lieferanten,
• Erkennung systematischer Abweichungen,
• Analyse von Prozessineffizienzen,
• Aufbau von Lieferanten-Dashboards zur Nachverfolgung von Genauigkeit und Compliance.

Messbare Ergebnisse: bis zu 5 % direkte Einsparungen

Branchenübergreifend führt automatisierte Rechnungsprüfung zu klaren Ergebnissen:

Für CFOs und Einkaufsleiter ist der ROI unmittelbar: Schon wenige entdeckte Überfakturierungen rechtfertigen die Investition innerhalb weniger Wochen.

Die Zukunft der Rechnungsprüfung

Mit dem Aufkommen von KI und Regulierungen wie der verpflichtenden E-Rechnung in der EU entwickelt sich das Rechnungsprüfungsumfeld rasant weiter.

Zukünftige Systeme kombinieren:

• Echtzeitvalidierung von E-Rechnungen als Datenstrom statt Dokument,
• selbstlernende KI-Modelle, die sich an Lieferantenformate anpassen,
• unternehmensübergreifendes Benchmarking zur Erkennung globaler Ausreißer,
• automatisierte Streitbeilegungs-Workflows mit Gutschriftsanforderungen.