Peut-on vérifier ses factures fournisseurs avec un logiciel ?

Le contrôle interne des factures fournisseurs est une tâche critique de l’audit de facturation en entreprise. Aujourd’hui, des solutions logicielles comme un OCR intelligent, permettent d’automatiser ce contrôle de facturation et de détecter automatiquement les erreurs ou anomalies qui pourraient passer inaperçues avec un traitement manuel.

Dans cet article, nous allons voir pourquoi il est important de bien contrôler ses factures fournisseurs, qu’est-ce qu’un logiciel de contrôle de factures et comment il fonctionne, quels avantages il apporte par rapport à un contrôle manuel, ainsi que ses limites. Nous présenterons également des exemples concrets d’automatisation de la vérification des factures, et enfin comment choisir le bon outil pour vos besoins.

Pourquoi contrôler ses factures fournisseurs ?

Contrôler ses factures fournisseurs est indispensable pour assurer la justesse des paiements et éviter les litiges. Un contrôle interne facture fournisseurs efficace permet de détecter des erreurs courantes avant qu’elles n’affectent vos finances ou vos relations avec les fournisseurs. Voici les principales raisons :

Les erreurs courantes sur les factures fournisseurs

De nombreuses erreurs de facturation peuvent se glisser dans les factures fournisseurs :

• Erreur de prix unitaire : le prix facturé d’un article peut ne pas correspondre au tarif convenu (contrat ou commande). Par exemple, un produit facturé 52 € l’unité au lieu de 50 € prévu.
• Montant de TVA incorrect : un taux de TVA erroné ou un calcul de TVA faux (ex. TVA calculée sur un mauvais montant) fausse le total de la facture.
• Mauvaise entité destinataire : la facture est adressée à la mauvaise société ou au mauvais service, ce qui complique son traitement (erreur de nom d’entreprise, d’adresse ou de département).
• Omissions et incohérences : il peut s’agir d’une remise oubliée, d’une quantité facturée supérieure à la quantité livrée, d’une référence produit erronée, etc.

Ces erreurs sont fréquentes. Parfois, elles proviennent du fournisseur lui-même lors de l’édition de la facture, rendant celle-ci non conforme et nécessitant des corrections . Sans processus de vérification, ces anomalies risquent de passer inaperçues.

Les conséquences d’un mauvais contrôle

Ne pas contrôler suffisamment ses factures fournisseurs peut entraîner plusieurs conséquences néfastes :

• Litiges et retards de paiement : Les erreurs non détectées mènent à des contestations avec le fournisseur. Il faut alors échanger des justificatifs, corriger la facture, ce qui prend du temps et peut retarder le paiement. Ces retards dégradent la relation fournisseur et peuvent entraîner des pénalités de retard.
• Avoirs et surcharges administratives : En cas d’erreur (surfacturation, double facturation), il faut émettre ou réclamer des avoirs correctifs. La gestion de ces avoirs et la régularisation comptable mobilisent les équipes administratives et alourdissent la charge de travail.
• Pertes financières : Si des erreurs ne sont pas détectées, l’entreprise peut payer indûment des montants en trop (surfacturations, doublons). À l’échelle annuelle, ces paiements en trop peuvent représenter des sommes significatives qui pèsent directement sur la trésorerie.
• Non-conformité et risques d’audit : Des factures mal contrôlées peuvent contenir des anomalies fiscales (TVA, mentions légales manquantes) qui posent des problèmes de conformité. En cas d’audit ou de contrôle fiscal, l’entreprise s’expose à des redressements si ces erreurs n’ont pas été corrigées.

En somme, un mauvais contrôle de facturation se traduit par des litiges, des coûts additionnels et des risques accrus. Par exemple, une facture fournisseur erronée peut engendrer un avoir à émettre, des allers-retours avec le fournisseur et du temps perdu pour vos équipes.

Des montants d’erreurs importants en l’absence de processus fiable

Au-delà des tracas administratifs, l’absence de contrôle fiable peut coûter très cher à l’entreprise. Même un faible pourcentage d’erreurs sur l’ensemble des factures représente, en cumulé, des montants importants. Une étude sur 100 grandes entreprises a montré que 0,53 % de toutes les factures fournisseurs comportaient des enregistrements erronés, ce qui a engendré en moyenne 0,59 € de perte par facture traitée . À grande échelle, cela représente des millions d’euros en fuite. De plus, chaque organisation a dû consacrer en moyenne 22,5 jours de travail par an pour corriger ces écritures erronées  – du temps non productif qui pourrait être évité avec un meilleur processus.

Un autre exemple éloquent : en 2023, l’assureur suisse Suva a économisé 105 millions de francs en mettant en place des contrôles systématiques de ses factures fournisseurs. Près de 10 % des factures présentaient une erreur ou une imprécision et ont pu être renvoyées pour correction . Parmi ces anomalies, on retrouvait de nombreuses factures en double et des prestations mal facturées . Sans contrôle automatisé, ces erreurs seraient probablement passées inaperçues, entraînant des paiements indus massifs. Ces chiffres illustrent l’enjeu financier d’un contrôle rigoureux des factures : c’est à la fois une question d’audit interne et de maîtrise des coûts.

Qu’est-ce qu’un logiciel de contrôle de factures ?

Un logiciel de contrôle de factures fournisseurs est un outil qui automatise la vérification des factures à l’aide des technologies numériques. Son objectif est d’assurer que chaque facture est conforme aux commandes et accords passés avec le fournisseur, et qu’elle ne comporte ni erreur ni anomalie, avant validation du paiement. Concrètement, ce type de logiciel capte les informations des factures (via la numérisation ou l’import de factures électroniques), les compare à des données de référence (bons de commande, réceptions, grilles tarifaires, contrats, règles de TVA, etc.), et applique des règles de contrôle pour détecter les écarts. De plus en plus, ces solutions s’appuient sur l’IA pour effectuer des croisements intelligents avec les exigences métier et apprendre des historiques de factures.

Définition et objectifs

L’objectif premier d’un tel logiciel est d’automatiser les vérifications que ferait un comptable ou un contrôleur facture manuellement. Il s’assure que chaque facture comporte bien toutes les mentions obligatoires et respecte les conditions négociées avec le fournisseur . Par exemple, le logiciel vérifiera que le numéro de facture est présent, que la date et les montants de TVA sont indiqués, et que les prix et quantités facturés correspondent à ce qui était prévu. En cas d’écart, il le signalera.

En somme, le logiciel agit comme un garde-fou automatisé qui passe chaque facture au crible de règles pré-établies et des référentiels de l’entreprise. Ses objectifs sont multiples : réduire les erreurs humaines, gagner du temps sur la validation des factures, assurer la conformité des factures (tant vis-à-vis des contrats fournisseurs que des obligations légales), prévenir les fraudes (ex: fausses factures ou doublons) et faciliter l’audit en conservant la trace des contrôles effectués. Il s’inscrit dans une démarche d’amélioration du contrôle interne et de fiabilisation du processus procure-to-pay (de la commande au paiement).

Fonctionnalités clés

La plupart des logiciels de contrôle facture fournisseur proposent un ensemble de fonctionnalités clés pour atteindre ces objectifs. En général, ils permettent d’automatiser les vérifications et de signaler les anomalies détectées .

Parmi les fonctionnalités phares, on trouve :

En résumé, ces fonctionnalités clés d’un logiciel de contrôle de facturation entreprise couvrent tout le cycle de traitement de la facture, de sa réception jusqu’à son approbation, en automatisant les points de contrôle où l’erreur humaine pourrait se produire.

Comment fonctionne le contrôle automatique des factures ?

Après avoir présenté le concept, penchons-nous sur le fonctionnement concret d’un contrôle de factures automatisé. Quelles sont les étapes par lesquelles passe une facture fournisseur lorsqu’elle est traitée par un logiciel, de l’extraction des données jusqu’à la gestion des anomalies ? Voici les principales composantes du processus :

Extraction des données (OCR et parsing)

La première étape de l’automatisation est la dématérialisation de la facture papier (le cas échéant) et l’extraction des données qu’elle contient. Pour les factures reçues sous forme de PDF scanné ou d’image, le logiciel utilise la technologie d’OCR – Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères – afin de convertir l’image en texte exploitable. L’OCR permet de transformer une image de texte en données numériques utilisables pour le traitement . Grâce à cette technologie, le contenu de la facture (numéro, date, montants, libellés de lignes, etc.) est lu automatiquement par la machine, sans ressaisie manuelle. (Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’OCR, voir notre article dédié à la définition de l’OCR.)

Une fois la facture convertie en texte brut, le logiciel procède au parsing, c’est-à-dire à l’analyse structurée des informations. Il identifie chaque champ clé dans le document : le fournisseur émetteur, la date d’émission, le numéro de facture, les différentes lignes de produits/prestations avec leurs quantités, prix unitaires, montants ligne, taux de TVA, montant total HT, TVA et TTC, etc. Cette extraction fine peut être réalisée via des modèles prédéfinis (si le format de facture est connu) ou via des algorithmes d’IA entraînés à reconnaître les libellés et chiffres dans n’importe quelle facture. Les meilleurs systèmes combinent des techniques de vision par ordinateur et de compréhension du langage pour s’adapter à la variété des mises en page de factures.

Une fois les données capturées, le logiciel réalise déjà quelques contrôles de base de cohérence : par exemple, vérifier que la somme des montants des lignes plus la TVA correspond au total indiqué, ou que le numéro de TVA du fournisseur a le bon format, etc. Si l’OCR a un doute (texte illisible) sur un champ essentiel, le système peut marquer la facture comme nécessitant une validation manuelle pour ce point précis.

Rapprochement avec les bons de commande ou grilles tarifaires

Après l’extraction, le logiciel passe à l’étape de rapprochement des données de la facture avec les références d’achat de l’entreprise : c’est le cœur du contrôle. Deux cas principaux se présentent : facture avec bon de commande, ou sans bon de commande.

• Factures avec bon de commande (3-way match) : Le logiciel va effectuer automatiquement le fameux 3-way match, c’est-à-dire le rapprochement à trois éléments entre la facture fournisseur, la commande d’achat correspondante, et le bon de réception (preuve de livraison) . Pour chaque ligne de la facture, il recherche la ligne correspondante dans le bon de commande : même référence article ou service, même quantité commandée, même prix unitaire convenu. Il croise également avec les quantités réellement livrées (d’après le bon de réception ou bon de livraison). Ce triple contrôle garantit que vous payez uniquement ce qui a été commandé et livré, au prix convenu. Par exemple, si la facture mentionne 105 unités facturées alors que seulement 100 ont été livrées selon le bon de réception, ou si un prix unitaire diffère, le système le détectera instantanément. Le 3-way matching automatisé élimine la fastidieuse comparaison manuelle de ces documents et fiabilise le processus de validation des factures.
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• Factures sans bon de commande (contrôle tarifaire) : Toutes les dépenses ne passent pas forcément par des commandes formalisées. Pour les factures d’achats récurrents ou de services sans commande, le logiciel s’appuie sur d’autres données de référence pour contrôler les montants. Il peut s’agir d’une grille tarifaire négociée avec le fournisseur (par exemple, un barème de prix par produit ou prestation), d’un contrat cadre fixant les tarifs et conditions, ou même de données historiques (prix habituellement pratiqués). Ces référentiels, qui peuvent être stockés dans des fichiers Excel, PDF ou base de données, sont ingérés par le logiciel. L’outil va alors faire le rapprochement entre chaque ligne de la facture et le tarif attendu : par exemple, vérifier que le « Taux horaire Consultant » facturé correspond au taux contractuel en vigueur, ou que le prix unitaire d’un composant correspond à la dernière liste de prix connue. Si l’entreprise dispose d’un catalogue interne des prix d’achats ou utilise des références article standardisées, le logiciel peut aussi s’en servir pour faire correspondre automatiquement les lignes de la facture à une référence catalogue et au prix unitaire associé.

En l’absence de système de commande, ce contrôle tarifaire est crucial pour éviter de payer des prix erronés. L’IA peut apporter un plus dans ce domaine : par exemple, certaines solutions utilisent le machine learning pour reconnaître des produits à partir de leur description textuelle (même si le code article n’est pas indiqué) et les rapprocher d’une base de données de produits standard de l’entreprise. Cela permet de vérifier des factures de façon intelligente, y compris si la présentation n’est pas strictement identique à vos référentiels.

Détection d’anomalies et génération d’alertes

Une fois les comparaisons effectuées, le logiciel identifie les anomalies potentielles, c’est-à-dire les écarts ou incohérences entre la facture et les données de référence.

Voici quelques exemples d’anomalies couramment détectées automatiquement :

• Écart de prix ou de montant : par exemple, un écart de plus de X% sur le prix d’une ligne par rapport au prix attendu, ou un total TTC différent du calcul attendu.
• Écart de quantité : la quantité facturée dépasse la quantité commandée/livrée, ou un article non livré est facturé.
• Erreur de calcul : le total de la facture ne correspond pas à la somme des lignes + TVA, indiquant une erreur de calcul ou de saisie.
• Taux de TVA incohérent : un taux de TVA inapplicable a été utilisé (ex: 5% au lieu de 20% sur un produit non éligible) ou le montant de TVA calculé ne correspond pas au taux officiel.
• Doublon de facture : la facture semble être un duplicat d’une autre (même numéro et montant qu’une facture déjà réglée).
• Informations manquantes : par exemple absence de numéro de bon de commande requis, ou code projet manquant, etc., selon les règles internes.

Dès qu’une anomalie est repérée, le logiciel va la signaler. En général, il affecte un statut à la facture (ex: « écart détecté » ou « bloquée ») et génère une alerte à destination du service concerné (comptable fournisseur, contrôle de gestion ou autre). Les alertes peuvent apparaître dans le tableau de bord du logiciel, être envoyées par e-mail aux responsables, ou intégrées au workflow de validation.

Certaines solutions très avancées prennent même des initiatives automatiques suite à une anomalie. Par exemple, si un doublon est identifié, la seconde facture peut être automatiquement écartée ou mise en attente avec la mention « doublon suspecté ». De même, si un écart de prix est constaté au-delà d’un seuil, le système peut bloquer la facture pour paiement et déclencher une demande d’approbation manuelle ou d’explication au fournisseur.

Prenons un scénario géré par un outil moderne : un logiciel de traitement des factures peut effectuer un contrôle automatique des données de la facture pour détecter toute incohérence ou tout doublon de facture . En cas de non-conformité détectée (par exemple une ligne facturée en trop ou une facture en double), la facture est instantanément bloquée et n’est pas transmise au service comptable pour paiement . Une notification de non-conformité peut même être envoyée directement au fournisseur à l’origine de la facture, afin qu’il corrige l’erreur avant que la facture ne soit acceptée . Ce type d’automatisme évite que des factures erronées se propagent plus loin dans le processus et qu’elles soient payées par mégarde.

Gestion des demandes de régularisation ou avoirs

Après la détection des anomalies, le dernier volet du processus concerne la gestion des régularisations nécessaires. Lorsqu’une facture est bloquée pour cause d’erreur avérée, plusieurs actions sont possibles :

• Demande d’avoir automatique : Si l’anomalie identifiée correspond à un trop-payé (par exemple, un article facturé en trop ou un prix surévalué), le système peut générer automatiquement une demande d’avoir à destination du fournisseur. Cela peut prendre la forme d’un e-mail ou d’un document listant les écarts constatés et le montant de l’avoir attendu. Le service comptable ou achat n’a plus qu’à envoyer cette demande formelle au fournisseur. Dans certains cas, le logiciel s’intègre même avec un portail fournisseur où le fournisseur peut consulter le motif du blocage et déposer directement une facture rectificative ou un avoir.
• Validation conditionnelle : Si l’écart est mineur ou explicable (par exemple un arrondi de quelques centimes, ou un dépassement de quantité justifié par un accord oral), le contrôleur humain peut décider de valider quand même la facture malgré l’alerte. Le logiciel permet alors de lever le blocage via un workflow d’approbation spécifique (avec éventuellement un commentaire expliquant la dérogation), afin que la facture puisse être payée. Ce processus garantit qu’une décision humaine est prise sur chaque anomalie plutôt que de payer aveuglément.
• Suivi des anomalies : Le logiciel garde en mémoire toutes les factures en attente de régularisation. Il peut relancer automatiquement les fournisseurs qui n’ont pas renvoyé d’avoir dans un certain délai, ou notifier les gestionnaires qu’une anomalie est toujours non résolue. Ainsi, rien n’est laissé au hasard : chaque écart détecté doit déboucher soit sur une correction (avoir) soit sur une justification/validation, avant de clôturer le dossier de la facture.
• Apprentissage et amélioration continue : Les retours sur anomalies peuvent être utilisés pour améliorer les règles de contrôle. Par exemple, si beaucoup d’alertes se révèlent être des “fausses alertes” (anomalies tolérées), on pourra ajuster les seuils ou intégrer de nouvelles règles pour éviter ces faux positifs à l’avenir. À l’inverse, si des erreurs non détectées initialement sont découvertes plus tard, on pourra affiner le paramétrage pour que le système les repère la prochaine fois. Les systèmes à base d’IA peuvent d’ailleurs apprendre de chaque validation manuelle (feedback) pour affiner leurs modèles.

En automatisant le traitement des exceptions de facturation, l’outil apporte une grande fiabilité au processus global. L’entreprise peut dormir tranquille en sachant qu’aucune facture ne passe au paiement sans avoir été contrôlée et, le cas échéant, régularisée. Ce contrôle interne automatisé renforce la discipline financière et assure un audit de facturation permanent, tout en soulageant les équipes des suivis fastidieux.

Quels sont les avantages par rapport à un traitement manuel ?

L’adoption d’un logiciel de contrôle des factures fournisseurs apporte de nombreux avantages par rapport à un processus 100% manuel. En voici les principaux, qui justifient de plus en plus l’investissement dans de telles solutions :

Gain de temps et réduction des tâches répétitives

Le premier bénéfice est un gain de temps considérable dans le traitement des factures. Automatiser l’extraction des données et les contrôles évite la saisie manuelle ligne par ligne et la comparaison fastidieuse de documents. Les collaborateurs peuvent ainsi se libérer de ces tâches répétitives et chronophages pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée (analyse des écarts, gestion de la relation fournisseur, optimisation des dépenses, etc.).

Concrètement, le temps passé à classer, vérifier et rapprocher les factures diminue drastiquement. On estime que plus de 7 heures par semaine sont souvent consacrées par les services comptables à rechercher des documents et traiter manuellement des factures papier, dont le coût de traitement unitaire se situe généralement entre 9 € et 15 € par facture . Avec l’automatisation, ce coût et ce temps peuvent être réduits de 50 à 70 % : on passe d’environ 5–10 € par facture à seulement quelques centimes grâce aux outils d’OCR et d’IA . L’amélioration de productivité est donc majeure.

Par ailleurs, la vitesse de traitement s’en trouve accélérée : un lot de 100 factures qui aurait mobilisé un comptable pendant plusieurs jours peut être traité en quelques minutes par le logiciel, les seules interventions humaines étant concentrées sur les exceptions. Ceci permet d’éviter les retards dans la chaîne d’approvisionnement et de respecter plus facilement les délais de paiement fournisseurs. En réduisant les tâches répétitives, l’automatisation participe aussi à améliorer la qualité de vie au travail des employés, qui ne passent plus leurs journées sur de la saisie fastidieuse.

Meilleure fiabilité et traçabilité des contrôles

L’automatisation apporte une fiabilité accrue dans le processus de contrôle. Contrairement à l’humain, la machine ne se fatigue pas et applique les règles de manière constante et systématique à chaque facture. Cela élimine bon nombre d’erreurs humaines : coquilles de saisie, erreurs d’inattention, oublis de contrôle… Par exemple, l’automatisation réduit fortement les risques d’erreurs de frappe ou d’inversion lors de la saisie des avoirs, autant d’erreurs classiques qui pourraient retarder le règlement des factures . Dès qu’elle est reçue, chaque facture est traitée de façon homogène, ce qui fiabilise le processus.

De plus, un tel système assure une traçabilité complète de tous les contrôles effectués. Chaque facture qui passe dans l’outil garde une empreinte des vérifications subies et des résultats (observations, alertes éventuelles, validation finale). En cas d’audit ou de contrôle interne, il est possible de retracer toutes les étapes de la vérification d’une facture et de démontrer que les règles de contrôle interne de la facturation ont bien été appliquées. Cette traçabilité renforce la conformité aux politiques internes et aux normes (par exemple, exigences SOX pour les entreprises cotées, etc.).

En somme, le logiciel garantit une qualité et une fiabilité de contrôle supérieures au manuel, tout en offrant un historique et une visibilité totale sur le processus. On sait à tout moment où en est chaque facture, qui l’a validée, et si des anomalies ont été détectées, corrigées ou acceptées.

Accélération du cycle de validation et de paiement

En éliminant les goulots d’étranglement manuels, le logiciel permet d’accélérer le cycle de traitement des factures, depuis la réception jusqu’au paiement. D’une part, les factures sont disponibles plus rapidement pour validation (plus de pile de documents en attente de saisie). D’autre part, le workflow électronique fluidifie la circulation de l’information : les approbateurs sont alertés instantanément et peuvent valider en un clic, même à distance, au lieu de faire circuler du papier ou des e-mails dispersés.

Résultat : le délai moyen de validation d’une facture peut passer de plusieurs semaines (avec relances manuelles) à quelques jours, voire quelques heures pour une facture sans anomalie. Cette réactivité présente plusieurs avantages : respecter les échéances de paiement légales ou négociées, éviter les pénalités de retard, et même profiter d’escomptes de paiement anticipé si proposés par certains fournisseurs. Un processus plus rapide et contrôlé permet aussi d’améliorer la relation fournisseur, ceux-ci appréciant de recevoir leurs règlements sans retard ni contestation inutile.

Comme l’explique une étude, la dématérialisation et l’automatisation accélèrent les processus tout en réduisant les coûts, et offrent une meilleure visibilité. Par exemple, le rapprochement automatique des bons de commande, bons de livraison et factures assure des conditions optimales de vérification et de traçabilité jusqu’au règlement . Le traitement des factures devient donc plus rapide et transparent, ce qui bénéficie à la fois à l’entreprise et à ses fournisseurs.

Meilleure fiabilité du contrôle et réduction des fraudes

(Ce sous-titre reprend en partie des éléments déjà abordés dans “Meilleure fiabilité”, mais on peut l’orienter plus vers la lutte contre les fraudes et anomalies intentionnelles.)

En automatisant les vérifications, le logiciel assure que chaque facture est contrôlée avec le même degré d’exigence, ce qui réduit drastiquement le risque qu’une fraude ou une erreur intentionnelle passe à travers les mailles du filet. Par exemple, la fraude au double paiement (un même document payé deux fois à des dates différentes) est neutralisée par la détection automatique des doublons. De même, une tentative de surfacturation (prix plus élevé que convenu) sera immédiatement signalée.

La traçabilité offerte contribue aussi à décourager d’éventuelles malversations internes : il devient très difficile de “cacher” une facture anormale dans la pile sans qu’elle ne soit signalée par le système. Tout cela participe à un meilleur contrôle interne global des dépenses.

(Remarque: Ce point pourrait être combiné avec la fiabilité, pour éviter la redondance, sauf si vraiment nécessaire de le séparer. Si on le garde séparé, on peut orienter sur la détection de fraudes et la conformité, mais attention à ne pas trop répéter.)

Détection d’économies importantes grâce aux données (spend analytics)

Un bénéfice souvent sous-estimé de l’automatisation est la valorisation des données extraites des factures. En digitalisant et centralisant 100% des informations de facturation, on obtient une vision complète et exploitable de la dépense fournisseurs, ligne par ligne. Cela ouvre la porte au spend analytics, c’est-à-dire à l’analyse fine des dépenses pour identifier des gisements d’économies.

Par exemple, en comparant les factures d’un même fournisseur sur l’année, on peut détecter des écarts de prix sur un produit identique, révélant peut-être un problème (hausse non justifiée, ou variation selon les commandes). En regroupant les données de tous les fournisseurs pour une même catégorie d’achat, on peut repérer des opportunités de rationalisation : tel fournisseur est systématiquement 5% plus cher sur tel composant qu’un autre fournisseur alternatif, etc. Ces insights seraient difficilement accessibles sans extraire et structurer les données de chaque facture.

Les logiciels avancés intègrent des tableaux de bord de pilotage des dépenses. En connectant les factures aux contrats et commandes, ils peuvent produire un reporting d’une précision inégalée sur la conformité des dépenses et les écarts par rapport aux conditions négociées . Certains annoncent même jusqu’à 20% d’économies réalisables en exploitant ces données : l’IA permet de transformer ~90% des données d’achats non structurées (contenu des lignes de factures, accords, etc.) en base exploitable pour identifier des optimisations . On découvre ainsi des anomalies de prix, des erreurs de facturation récurrentes ou des postes de coûts sur lesquels renégocier.

En détectant systématiquement toutes les dépenses non conformes aux contrats (prix trop élevés, quantités facturées en plus, etc.), le logiciel évite les surcoûts cachés et garantit que l’entreprise ne paye que le juste prix. Chaque anomalie identifiée est une économie potentielle : soit immédiate (ne pas payer un montant indu, ou le récupérer via un avoir), soit future (renégocier un contrat à l’aide des données constatées). On passe d’une posture passive (payer et éventuellement détecter plus tard un problème) à une posture proactive de contrôle des dépenses en temps réel.

Analyse d’opportunités entre les fournisseurs

Dans le prolongement du spend analytics, l’accès à toutes ces données permet également d’affiner la stratégie achats en comparant les fournisseurs entre eux.

En regroupant les informations issues des factures, on peut par exemple :

• Identifier des écarts de prix sur des produits substituables : si deux fournisseurs fournissent un bien équivalent, l’analyse des factures peut montrer que l’un est systématiquement moins cher que l’autre pour des quantités comparables, ce qui incite à réorienter les volumes vers le fournisseur le plus compétitif ou à renégocier avec l’autre.
• Mettre en évidence des dépenses consolidables : plusieurs entités de l’entreprise achètent peut-être le même service auprès de fournisseurs différents à des tarifs variés. En consolidant la dépense via une consultation groupée, l’entreprise pourrait obtenir un meilleur tarif unitaire. Ces opportunités transverses apparaissent clairement lorsqu’on centralise les données de facturation.
• Repérer les anomalies de comportement : par exemple, un fournisseur qui applique des frais annexes (frais de dossier, de transport) plus élevés que la normale, ou des conditions de paiement moins favorables que d’autres. Ces comparaisons encouragent à standardiser les exigences envers les fournisseurs.
• Suivre la performance fournisseurs : grâce aux indicateurs extraits (taux d’erreur par fournisseur, délais de paiement moyens dus aux litiges, etc.), on peut évaluer quels fournisseurs sont les plus fiables et lesquels génèrent le plus de problèmes. Cela peut orienter les choix de sourcing à l’avenir.

Les solutions logicielles orientées business intelligence pour les achats fournissent souvent un tableau de bord avec des analyses comparatives et des pistes d’action. Par exemple, un outil avancé pourra proposer des plans d’action concrets pour réaliser des économies, et donner accès à l’ensemble des données stratégiques nécessaires pour alimenter les négociations avec les fournisseurs . En un coup d’œil, le responsable achats peut voir où sont les plus gros leviers d’économie et préparer ses renégociations en s’appuyant sur des faits (volume total acheté, dispersion des prix, etc.).

En résumé, l’automatisation du contrôle des factures ne fait pas qu’éviter des erreurs : elle génère de la valeur en éclairant la prise de décision. L’entreprise bénéficie d’une vision fine de sa facturation fournisseurs, ce qui lui permet d’optimiser ses dépenses et d’obtenir de meilleures conditions sur le marché.

Les limites et points de vigilance du contrôle automatique

Malgré ses nombreux atouts, le contrôle automatique des factures n’est pas une solution magique dénuée de contraintes. Il convient d’être conscient de certaines limites et d’observer des points de vigilance lors de sa mise en place, afin d’en tirer le meilleur parti. Voici les principaux :

L’outil n’est pas infaillible sans données de référence fiables

Un logiciel, si performant soit-il, reste tributaire de la qualité des données qu’on lui fournit. Pour détecter une anomalie, il doit avoir une base de comparaison correcte. Cela signifie que vos référentiels (grilles tarifaires, catalogues, contrats, commandes) doivent être à jour et exhaustifs. Si un tarif négocié n’a pas été renseigné dans le système, le logiciel ne pourra pas deviner que le prix est erroné. De même, si les articles ne sont pas identifiés de manière cohérente (codes produits différents selon les documents, descriptions ambiguës), le rapprochement automatisé peut échouer ou générer de fausses alertes.

Par ailleurs, la technologie d’OCR elle-même a ses limites techniques. Bien qu’elle s’améliore constamment, il peut arriver qu’un caractère soit mal reconnu (un « 8 » pris pour un « 3 », par exemple) ou qu’une donnée soit mal extraite en cas de facture de mauvaise qualité visuelle. Ces erreurs de lecture peuvent entraîner des contrôles erronés derrière. Comme le souligne un expert, les systèmes OCR comportent un risque d’erreurs incompressible – ajout ou confusion de caractères, mauvaise interprétation de données – ce qui peut aboutir à des anomalies de contrôle et potentiellement à des trop-payés si on ne s’en rend pas compte . En avoir conscience permet de mettre en place des vérifications complémentaires sur les cas sensibles.

La leçon à retenir est qu’il faut soigner vos données de référence. Maintenez à jour vos bases de tarifs, informez le système des changements (nouveau fournisseur, modification de prix) et travaillez à standardiser les références (codes articles unifiés, etc.). Ainsi, le logiciel aura les bonnes informations pour comparer et sera beaucoup plus efficace. En outre, il peut être judicieux de conserver des points de contrôle manuels périodiques sur un échantillon de factures, afin de détecter d’éventuelles erreurs d’OCR ou de paramétrage qui auraient laissé passer des anomalies. L’automatisation réduit drastiquement le risque d’erreur, mais ne le supprime pas à 100%, surtout si les données d’entrée sont de qualité insuffisante.

L’importance de bien configurer les règles métier

La puissance d’un outil de contrôle de factures réside dans sa capacité à appliquer vos règles métier spécifiques. Encore faut-il que ces règles soient correctement paramétrées dans le système. Une étape cruciale du déploiement consiste donc à configurer l’outil en fonction de vos besoins : seuils de tolérance, scénarios d’alerte, workflow d’approbation, etc. Il s’agit en quelque sorte de « coder » votre politique de contrôle dans le logiciel.

Si ce travail est mal fait ou incomplet, le résultat peut être décevant : soit trop d’alertes inutiles (false positives) qui submergent les utilisateurs (exemple : chaque écart d’1 centime déclenche une alerte alors qu’on pourrait l’ignorer), soit au contraire des contrôles trop laxistes qui laissent passer des erreurs importantes (false negatives). Il faut donc définir avec précision les règles de gestion : par exemple, fixer qu’un écart de prix jusqu’à 2% est accepté automatiquement (pour couvrir les écarts de change ou arrondis), mais qu’au-delà il faut alerter. Ou encore, décider que toute facture sans bon de commande au-delà de tel montant doit être validée par le responsable achats.

Les bons éditeurs fournissent généralement des bibliothèques de règles prédéfinies basées sur les meilleures pratiques, mais chaque entreprise doit les adapter à son contexte. Impliquez les équipes métiers (comptabilité, achats, contrôle de gestion) dans cette phase de configuration afin de bien prendre en compte toutes les exceptions légitimes et les points de contrôle critiques. L’outil peut aussi recourir à du machine learning qui va affiner certains paramètres automatiquement en fonction de l’historique (par exemple, adapter les seuils d’écart en fonction de la variabilité habituelle constatée). Néanmoins, la gouvernance humaine est essentielle pour définir en amont ce qu’on attend du système.

Enfin, il convient de tester la configuration sur un volume de factures avant la mise en production définitive. On pourra ajuster les règles en fonction des résultats (trop ou trop peu d’alertes, alertes pertinentes ou non, etc.). Un logiciel de contrôle de factures est efficace seulement si ses règles métier sont bien calibrées – c’est le prix à payer pour profiter ensuite d’un contrôle fiable en vitesse de croisière.

La place de l’humain dans la boucle

Automatiser ne signifie pas éliminer complètement l’intervention humaine – et c’est heureux. Il est primordial de conserver un contrôle humain pour superviser le processus et traiter les exceptions. D’ailleurs, même les fournisseurs de solutions insistent généralement sur l’importance de l’“humain dans la boucle”.

En pratique, cela veut dire qu’un œil humain doit valider les factures signalées comme anormales par le système, et effectuer un arbitrage. L’IA peut se tromper ou être trop prudente, et il faut quelqu’un pour vérifier si l’anomalie est réelle ou si elle peut être acceptée. Par exemple, pour une facture de montant très élevé ou comportant des lignes complexes, il est recommandé qu’un humain relise et confirme les données même si l’OCR et les contrôles automatiques n’ont rien trouvé d’anormal . De même, en cas d’erreur détectée, c’est souvent un humain qui décidera de la suite : demander une correction au fournisseur, passer une provision comptable en attendant un avoir, etc.

L’humain conserve donc un rôle de superviseur et de décisionnaire final. Dans beaucoup d’entreprises, on met en place un centre d’alerte où les comptables ou contrôleurs examinent chaque jour la liste des factures bloquées par le système. Ils vérifient les pièces justificatives, contactent au besoin le fournisseur ou le service concerné en interne, puis choisissent de valider ou de rejeter la facture. Cette intervention ciblée sur les anomalies est beaucoup plus efficace que de tout vérifier manuellement, mais elle reste indispensable pour gérer les cas particuliers.

Par ailleurs, l’humain est le mieux placé pour améliorer en continu le dispositif : c’est en observant les types d’erreurs récurrents ou les limites du système qu’il pourra proposer des ajustements (nouvelles règles, modifications de processus fournisseur, formation, etc.). On peut dire que l’IA et l’humain forment un duo complémentaire : l’IA excelle dans la détection rapide et systématique, l’humain excelle dans l’interprétation et la résolution des problèmes ambigus.

En résumé, la validation humaine intégrée au processus reste vivement conseillée . Le tout-automatique n’est ni souhaitable ni réaliste. L’objectif est plutôt de concentrer l’intervention humaine là où elle apporte le plus de valeur (gestion des exceptions, décisions finales), tout en laissant la machine faire le gros du travail répétitif. C’est ce mélange intelligent qui maximise l’efficacité du contrôle des factures.

Exemples concrets d’automatisation du contrôle de factures

Pour mieux illustrer comment un logiciel de contrôle de facturation fonctionne en pratique, examinons quelques cas d’usage concrets. Chacun de ces exemples correspond à des situations fréquentes dans les entreprises, où l’automatisation du contrôle apporte une solution efficace.

Cas d’usage 1 – Vérification automatique d’une grille tarifaire

Situation : Votre entreprise a négocié avec un fournisseur une grille tarifaire pour l’année, par exemple le prix de diverses matières premières ou prestations de service. Cette grille (sous format Excel ou PDF) liste le code article, la description et le prix unitaire convenu pour chaque item. Chaque mois, le fournisseur vous facture les quantités consommées.

Problème sans automatisation : Le contrôleur doit manuellement vérifier sur chaque facture que les prix facturés correspondent à la grille négociée. Une tâche laborieuse et source d’erreurs, surtout si la grille contient des centaines de références.

Solution automatisée : Le logiciel de contrôle intègre la grille tarifaire comme référentiel. Lors de l’extraction de la facture, il reconnaît les références des articles (via le code ou la description) et leur quantité, puis compare le prix unitaire facturé à celui de la grille. Le processus est instantané pour chaque ligne : si le prix correspond, c’est validé ; si le prix diffère (même de quelques centimes au-delà de la tolérance), une alerte « prix non conforme » est générée. Par exemple, si la grille prévoit 100 € l’unité pour un composant et que la facture affiche 105 €, le système le signalera immédiatement. On peut alors réclamer une correction au fournisseur avant paiement.

Bénéfices : Aucune ligne n’est oubliée, même dans une facture volumineuse – le logiciel contrôle tout, là où un humain pourrait en rater. Les erreurs de tarification sont détectées systématiquement, garantissant le respect des accords contractuels et évitant les surcoûts. Ce cas d’usage est fréquent dans les industries avec référentiels de prix (BTP, industrie manufacturière, achats de matières premières, etc.), où l’outil s’assure que chaque facture est conforme aux grilles de prix convenues.

Cas d’usage 2 – Blocage des doublons ou montants incohérents

Situation : Votre service comptable reçoit parfois des factures en double d’un fournisseur – par exemple, un duplicata envoyé par erreur deux fois par le fournisseur, ou une facture déjà payée qu’il renvoie en rappel. Par ailleurs, il peut arriver qu’une facture ait un montant total anormal (trop élevé par rapport aux précédentes du même fournisseur, ou incohérent avec son contenu).

Problème sans automatisation : Les doublons de factures peuvent mener à des doubles paiements si on ne s’en aperçoit pas à temps, occasionnant ensuite des démarches de recouvrement auprès du fournisseur. Quant aux montants incohérents, ils pourraient passer si le contrôleur n’a pas le temps ou les moyens de comparer chaque facture avec l’historique.

Solution automatisée : Le logiciel garde la trace de toutes les factures déjà enregistrées et payées. Il compare chaque nouvelle facture entrante aux précédentes (par fournisseur, par numéro, par montant) et bloque immédiatement les doublons potentiels. Par exemple, si une facture n°123 de 500 € du fournisseur X a déjà été traitée le mois dernier, la nouvelle soumission de la même référence sera automatiquement écartée et marquée comme « doublon ». Ce blocage évite le double paiement dès l’origine. D’après l’expérience de certaines entreprises, une bonne partie des rejets de factures provient justement de factures en double envoyées ou comptabilisées par erreur , d’où l’intérêt de ce contrôle.

Pour les montants incohérents, le système peut utiliser des règles d’analyse statistique ou d’IA pour repérer les valeurs aberrantes. Par exemple, une règle peut dire : « si le montant total d’une facture dépasse de 50% la moyenne des 6 derniers mois pour ce fournisseur, alerte ». De même, des ratios simples (montant par unité vendue, etc.) peuvent être vérifiés. Si une facture s’écarte significativement des tendances habituelles, elle sera signalée pour revue. C’est particulièrement utile pour détecter une erreur de saisie (par ex, un zéro en trop transformant 1 000 € en 10 000 €).

Bénéfices : La détection automatisée des doublons garantit qu’aucune facture n’est payée deux fois. C’est un filet de sécurité essentiel, sachant que le risque de doublon existe (fournisseur qui renvoie la facture, changement de format, etc.). Quant aux montants anormaux, leur identification précoce évite des sorties de trésorerie potentiellement très lourdes et permet d’enquêter vite (erreur du fournisseur ? prestation exceptionnelle qui nécessite validation ?). Au final, cet usage contribue directement à l’audit interne en empêchant des irrégularités de paiement.

Cas d’usage 3 – Détection des écarts de TVA ou de dates

Situation : Vous recevez des factures de fournisseurs étrangers avec des TVA différentes, ou des factures de frais avec TVA. Parfois, des erreurs de TVA se produisent (mauvais taux appliqué, inversion HT/TTC). Par ailleurs, les factures peuvent avoir des dates particulières : certaines arrivent très en retard, d’autres datées du futur par erreur, etc.

Problème sans automatisation : Vérifier manuellement chaque calcul de TVA est fastidieux et sujet à l’erreur, surtout si plusieurs taux coexistent. Quant aux dates, un contrôleur humain peut ne pas remarquer qu’une facture datée du 01/01 est en réalité un duplicat envoyé en fin d’année précédente, par exemple.

Solution automatisée : Le logiciel recalcule systématiquement la TVA d’après le détail de la facture. Il connaît les taux légaux (20%, 10%, 5.5%, etc. en France, ou équivalents à l’étranger) et peut aussi se baser sur la catégorie du produit (si renseignée) pour s’attendre à tel ou tel taux. Si le montant de TVA sur la facture ne correspond pas au taux indiqué ou attendu, l’écart est signalé. Par exemple, pour une base HT de 100 € avec TVA 20%, le logiciel s’attend à 20 € de TVA ; si la facture mentionne 15 € ou 0 €, c’est une anomalie. Cela peut révéler soit une erreur du fournisseur, soit un calcul erroné (par ex, TVA non appliquée alors qu’elle aurait dû l’être). L’outil peut alors bloquer la facture pour vérification, afin d’éviter toute non-conformité fiscale ou perte financière. Ce point est critique, car les erreurs de TVA peuvent léser l’entreprise (TVA facturée en trop non récupérable, ou TVA sous-facturée pouvant entraîner un redressement). D’ailleurs, la lutte contre la fraude et les erreurs de TVA est un enjeu majeur qui pousse l’État à généraliser la facture électronique pour mieux automatiser ces contrôles .

Côté dates, plusieurs contrôles sont possibles. Le logiciel vérifie que la date d’émission de la facture est cohérente par rapport à aujourd’hui (pas de date très future ou très ancienne anormale). Il peut aussi repérer si la facture concerne une période déjà clôturée (par ex, une facture datée de l’an dernier arrivée maintenant, qui pourrait être un duplicat ou un oubli du fournisseur). On peut mettre en place des règles du genre : « n’accepter aucune facture datée de plus de 6 mois » ou « alerter si la date de facture est antérieure à la date du bon de commande ». Ce type de contrôle permet de gérer les factures tardives (qui posent des problèmes comptables de rattachement d’exercice) et d’éviter des abus (par ex, un fournisseur qui antidate ou postdate une facture).

Bénéfices : En automatisant la vérification de la TVA, on assure une conformité fiscale parfaite et on évite de payer de la TVA à tort (dans certains cas de franchise, autoliquidation mal appliquée, etc.). On sécurise aussi la récupération de TVA en interne en ayant les bons montants. Concernant les dates, on réduit les risques de doubles facturations sur changement d’année ou de traitement hors délai. L’outil apporte donc une rigueur supplémentaire sur des points souvent sensibles lors des contrôles (TVA et dates) et évite des erreurs aux conséquences financières ou légales potentielles.

Cas d’usage 4 – Identification de factures avec des montants anormalement élevés

Situation : Votre entreprise traite un grand volume de factures, dont la plupart sont de montants “habituels” (par exemple entre 500 € et 5 000 €). Toutefois, occasionnellement, certaines factures présentent des montants très élevés (par exemple 50 000 €) qui détonnent par rapport à la moyenne.

Problème sans automatisation : Ces factures très élevées peuvent passer inaperçues dans la masse, ou être payées sans attention particulière, alors qu’elles mériteraient probablement une double vérification ou une approbation par un niveau hiérarchique supérieur, compte tenu de l’engagement financier important. Il y a un risque de payer une somme énorme en cas d’erreur (un zéro de trop, une facture non justifiée) si personne ne remarque qu’elle sort de l’ordinaire.

Solution automatisée : Les systèmes de contrôle peuvent intégrer une forme de détection d’anomalie par seuil ou statistique. Concrètement, on peut définir un seuil de montant au-delà duquel une facture doit être traitée différemment. Par exemple, paramétrer que toute facture supérieure à 10 000 € déclenche une alerte et nécessite une validation manuelle supplémentaire, quel que soit le reste. Le logiciel va donc scanner le montant total de chaque facture et, si le seuil est dépassé, la marquer comme “à contrôler manuellement – montant exceptionnel”.

Une approche plus avancée est l’utilisation de l’IA pour détecter les outliers (valeurs aberrantes). Le système peut apprendre la distribution habituelle des montants de factures par fournisseur ou par catégorie d’achat, et repérer statistiquement un point hors norme. Par exemple, si un fournisseur facture en général autour de 5 000 € par mois et envoie soudain une facture de 50 000 €, l’algorithme de détection d’anomalie la signalera, même si aucun seuil fixe n’avait été configuré.

Bénéfices : Toutes les factures qui engagent des montants significatifs sont portées à l’attention, éliminant le risque d’une grosse erreur passée sous le radar. Cela permet d’instaurer un contrôle proportionné : plus le montant est élevé, plus la vérification humaine est requise, conformément aux bonnes pratiques de contrôle interne. Par exemple, une facture de 100 000 € sera forcément revue par un manager ou un directeur financier, même si tout semblait conforme, pour un ultime aval. L’automatisation aide en identifiant ces cas automatiquement au lieu de compter sur le personnel pour scruter manuellement des centaines de factures. Ce cas d’usage apporte donc une sécurité supplémentaire et tranquillise les responsables financiers sur le fait qu’aucun paiement inhabituel ne partira sans surveillance.

(On voit qu’il y a un léger recouvrement avec le cas d’usage 2 sur les montants incohérents, mais ici on l’aborde vraiment sous l’angle “montant élevé = contrôle renforcé”, qui est un principe de base du contrôle interne.)

Comment choisir le bon outil pour vos factures fournisseurs ?

Devant les avantages évidents de l’automatisation, de nombreuses solutions existent sur le marché pour contrôler vos factures fournisseurs. Le choix du bon outil doit se faire en fonction de vos besoins spécifiques, de votre environnement existant et de critères qualitatifs. Voici quelques conseils et critères de sélection pour bien choisir votre logiciel de contrôle et d’automatisation des factures :

Critères de sélection

En résumé, définissez vos besoins (fonctionnalités indispensables, intégrations nécessaires, contraintes de sécurité) et évaluez chaque outil selon ces critères. N’hésitez pas à faire un appel d’offres ou à tester plusieurs solutions en pilote sur quelques semaines, avec des cas réels, pour voir laquelle correspond le mieux à votre entreprise.

Questions à poser à l’éditeur

Au moment d’évaluer une solution avec un éditeur/intégrateur, voici quelques questions pertinentes à lui poser pour éclairer votre décision :

Ces questions vous aideront à évaluer la sérieux et l’adéquation de la solution à vos attentes. Un bon éditeur doit être transparent sur ces points. N’hésitez pas à demander une période d’essai ou un POC (Proof of Concept) sur quelques documents pour valider concrètement l’efficacité (par exemple, lui fournir 10 factures complexes et voir le taux de reconnaissance et de détection d’erreurs).

Exemples de solutions disponibles sur le marché

Il existe aujourd’hui une palette étendue de solutions, allant de logiciels spécialisés innovants à des modules intégrés à des suites plus larges. Parmi les exemples notables, on peut citer :

• Koncile : Solution spécialisée dans le contrôle intelligent des factures fournisseurs via OCR et IA. Koncile se focalise sur la capture détaillée des données et le rapprochement avec vos référentiels pour garantir la conformité des factures. C’est un outil récent mettant l’accent sur la précision de l’OCR et la capacité à recouper chaque transaction avec les contrats et prix négociés, offrant une visibilité optimale sur la conformité, la compétitivité des prix et les éventuelles économies à réaliser .
• Solutions généralistes d’automatisation AP (Accounts Payable) : Des logiciels comme Yooz, Esker, Itesoft ou Basware proposent des plateformes complètes de dématérialisation des factures fournisseurs. Ils intègrent généralement l’OCR, un workflow de validation et des contrôles standard (3-way match, détection de doublons, etc.). Leur avantage est d’offrir une solution clé en main couvrant tout le processus Procure-to-Pay, souvent modulable selon la taille de l’entreprise (PME, ETI, grand compte).
• Outils sectoriels : Certains secteurs ont des besoins particuliers auxquels répondent des solutions dédiées. Par exemple, dans le BTP, on trouve des logiciels capables de gérer les situations de travaux, les factures de sous-traitance et de les rapprocher avec les budgets de chantier. Dans le secteur de la santé ou de l’assurance, il existe des systèmes spécialisés pour contrôler les factures médicales ou les factures de sinistres (avec des règles très spécifiques, comme celles qu’utilise la Suva évoquée plus haut). Ces outils sectoriels intègrent les règles métier propres au domaine (par ex: contrôles de dépassements d’honoraires, conformité aux nomenclatures, etc. pour la santé).
• Modules ERP ou complémentaires : Si vous utilisez déjà un ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc.), sachez qu’il existe souvent des modules additionnels ou des connecteurs d’éditeurs partenaires pour automatiser le traitement des factures fournisseurs dans cet environnement. Par exemple, SAP propose un module de Vérification des factures couplé à son workflow. De même, des solutions comme Kofax ou ABBYY peuvent venir se greffer à votre SI pour la partie OCR et validation, tout en s’intégrant aux écrans de votre ERP. L’avantage est de rester dans un écosystème familier, mais il faut vérifier que les fonctionnalités correspondent bien à vos attentes en matière de contrôle.

En définitive, le choix pourra se porter soit sur un outil spécialisé comme Koncile (focalisé sur le contrôle facture avec IA) si votre priorité est la précision du contrôle et l’analyse fine des dépenses, soit sur une solution généraliste si vous cherchez une automatisation globale du processus fournisseur, ou encore sur une approche métier si vos factures ont des particularités fortes. Prenez en compte également l’évolutivité : vos volumes de factures peuvent croître, la réglementation (ex: facture électronique obligatoire) peut évoluer, il est donc important que la solution soit pérenne et régulièrement mise à jour.