Comment séparer un PDF contenant plusieurs documents distincts

Les principales méthodes de séparation de documents PDF

Lorsqu’un même fichier PDF contient plusieurs documents; qu’il s’agisse de factures, contrats, pièces jointes ou relevés,  il est souvent nécessaire de les isoler pour pouvoir les classer, les archiver ou les exploiter individuellement.

Cette étape de séparation peut s’avérer fastidieuse si elle est réalisée manuellement, surtout sur de gros volumes.

Heureusement, plusieurs approches permettent de faciliter cette séparation, avec des niveaux de complexité et de précision variables. Le choix de la méthode dépend du type de documents, de leur structure, et du degré de contrôle souhaité.

On distingue généralement trois approches principales pour réaliser cette séparation :

Séparation fixe par nombre de pages :

C’est la méthode la plus simple. On découpe le PDF à intervalles fixes, par exemple tous les N pages. Cette méthode convient parfaitement lorsqu’un lot de factures ou de documents normalisés est exporté sous un seul fichier, avec une pagination régulière connue à l’avance (par exemple, 10 contrats de 2 pages chacun dans un PDF de 20 pages). De nombreuses solutions permettent de découper automatiquement un PDF en fichiers multiples selon un nombre de pages défini

Cependant, en cas de variation de longueur entre les documents, cette méthode devient rapidement inadaptée. Une facture de 3 pages peut être tronquée, ou deux documents courts fusionnés à tort. Elle est donc déconseillée lorsque les documents sont hétérogènes ou imprévisibles.

Exemples de solutions : PDFsam, iLovePDF ou Sejda.

Séparation basée sur des règles de contenu :

Ici, on définit des déclencheurs pour détecter le début d’un nouveau document. Par exemple, la présence d’un logo spécifique ou d’un mot-clé en haut de page (comme "Facture n°" ou "Contrat") peut signaler une nouvelle section. Techniquement, cela peut se faire via des expressions régulières (recherche de texte) ou d’autres filtres. Certaines plateformes offrent la possibilité de configurer une règle personnalisée (regex) pour ajouter un séparateur dès qu’un motif est détecté.

Cela permet, par exemple, de séparer automatiquement les pages dès qu’un nouveau numéro de facture ou un titre de contrat apparaît. Cette méthode est plus flexible que la séparation fixe, car elle s’adapte au contenu du document à condition d’avoir un élément récurrent identifiable au début de chaque document.

Exemples de solutions : ABBYY FineReader, Kofax Power PDF, Adobe Acrobat Pro.

Séparation assistée par l’IA :

Il s’agit de la méthode la plus avancée. Un algorithme d’intelligence artificielle, entraîné sur des documents, analyse chaque page pour déterminer si elle appartient à la même entité que la page précédente ou si elle marque le début d’un nouveau document. Concrètement, l’IA “lit” le contenu et arrive à repérer où commence et où se termine chaque document dans le PDF. Cette approche peut combiner de multiples indices (mise en page, titres, numérotation, style, etc.) pour décider du point de coupure, sans avoir besoin de règles prédéfinies pour chaque cas. La séparation par IA est idéale pour des lots de documents hétérogènes ou lorsque les démarcations ne suivent pas un motif fixe. Elle apprend éventuellement des corrections apportées (feedback) pour améliorer sa précision au fil du temps.

Exemple de solutions : Koncile, Planet AI, NovaCore.

Cas d’usage courants

Ces techniques de séparation s’appliquent à de nombreux cas concrets :

Plusieurs factures dans un même PDF :

Souvent, des fournisseurs ou services numérisent en une fois plusieurs factures, ce qui produit un seul fichier PDF contenant, par exemple, 5 factures distinctes. La séparation intelligente permettra d’identifier chaque nouvelle facture et de créer 5 fichiers séparés (ou 5 sections) correspondant à chacune, sans avoir à découper manuellement le PDF.

Contrats accompagnés d’annexes :

Il n’est pas rare qu’un contrat signé soit suivi de ses annexes (conditions générales, formulaires, etc.) dans un seul PDF. Si l’on souhaite archiver ou traiter le contrat indépendamment de ses annexes, il faut pouvoir scinder le document au bon endroit. Une règle de séparation peut par exemple détecter un titre "Annexe" ou simplement appliquer une séparation par IA qui reconnaîtra que l’annexe a une mise en page différente du contrat principal.

Facture avec pièces jointes :

Dans certains processus, une facture PDF inclut à sa suite des documents annexes tels qu’un bon de commande, un bordereau de livraison, un formulaire douanier ou un détail de calcul. Pour la comptabilité, seule la facture elle-même doit être traitée dans un système, tandis que les pièces jointes peuvent être stockées ailleurs. La séparation intelligente va identifier la fin de la facture et séparer automatiquement les pièces jointes en un document à part. Par exemple, si chaque pièce jointe commence par un intitulé particulier (comme "Purchase Order" ou "Bon de commande"), une règle basée sur ce texte peut servir de séparateur. Sinon, l’IA peut apprendre à distinguer une facture d’une annexe grâce à la structure du document.

Dossiers client, salarié numérisés en lot :

Dans de nombreux secteurs (banque, assurance, RH, immobilier…), les documents relatifs à un même client ou collaborateur sont souvent scannés en bloc : pièce d’identité, justificatif de domicile, contrat, avenant, mandat signé, etc. Pourtant, chaque pièce doit être isolée et classée individuellement dans le système documentaire ou GED. La séparation intelligente permet d’automatiser ce découpage, en détectant la nature de chaque document et en préparant leur indexation. Cela évite les traitements manuels longs et sujets à erreur, tout en garantissant une meilleure traçabilité des pièces.

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Le Smart Splitting de Koncile

Chez Koncile, la séparation intelligente de documents est proposée comme une fonctionnalité avancée, disponible sur demande, directement intégrée à notre moteur OCR.

Elle s’appuie sur une phase de pré-traitement parallèle qui analyse toutes les pages d’un PDF pour en extraire les informations discriminantes : numéro unique de facture, en-tête récurrent, structure spécifique, etc.

L’objectif n’est pas simplement de chercher des numéros de page ou des mots-clés, mais de comprendre le contenu grâce à des modèles de langage (LLM), capables d’interpréter la logique d’enchaînement entre les pages.

Le système déduit ensuite des plages continues correspondant à chaque document et effectue la séparation automatiquement, même dans des fichiers hétérogènes ou non standardisés.

Contrairement à certaines solutions qui se basent sur la seule pagination (peu fiable en cas de page manquante ou d’erreur), Koncile traite chaque cas de manière contextuelle et dynamique. Le traitement est rapide, car distribué en parallèle, et permet une séparation fine, même dans des volumes importants.

Cette approche est particulièrement utile pour traiter des lots de factures, contrats avec annexes, ou documents logistiques, sans intervention manuelle. Une fois les documents correctement séparés, ils peuvent être automatiquement extraits, catégorisés ou intégrés à vos outils métiers via les autres modules de la plateforme.