Capture de données clés dans les contrats d'achat grâce à un OCR IA

Le rêve des équipes achats : transformer les contrats fournisseurs en données exploitables

Pourquoi les équipes achats et juridiques ont du mal à exploiter efficacement leurs contrats fournisseurs ?

• Les contrats sont souvent scannés ou au format image. Sans une solution OCR fiable, ils restent inexploitables et impossibles à rechercher automatiquement.‍
• Les clauses clés peut être cachées dans des avenants ou annexes. Des éléments essentiels peuvent se trouver dans des documents séparés ou des e-mails, rendant l’ensemble difficile à suivre et fragmenté.
• Les documents sont répartis sur plusieurs outils. Entre les disques partagés, les logiciels achats et les boîtes mail, les contrats sont éparpillés, ce qui complique l’accès, la centralisation et le suivi.
• Extraire la bonne information prend trop de temps. Le langage juridique et la mise en forme complexe rendent difficile l’identification des données clés dont les équipes ont réellement besoin : montants, échéances, obligations contractuelles, etc.

Quels sont les risques lorsque vous n'extrayez pas les bonnes données ?

• Les renouvellements passent inaperçus : Sans visibilité sur les délais de préavis ou les renouvellements automatiques, vous risquez de rester bloqué par des conditions défavorables.
• Vous encourez des pénalités inutiles : Les paiements tardifs ou les délais non respectés peuvent entraîner des pénalités financières qui auraient pu être évitées.
• Vous manquez des opportunités d'économies : Les remises, les rabais ou les ristournes passent souvent inaperçus simplement parce que personne ne les suit.
• Vous négligez les risques critiques : Les clauses clés comme les plafonds de responsabilité ou les indemnités restent cachées, vous laissant exposé sans que vous le réalisiez.

L'OCR pour les contrats d'achat, ça existe ?

Bonne nouvelle, oui. Mais il ne s'agit pas vraiment uniquement d'un OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).

Cela implique deux étapes principales :

1. Conversion des PDF en texte et en tableaux structurés : C'est là qu'intervient l'OCR : il transforme les documents numérisés en texte lisible par machine.
2. Extraction des informations clés du texte brut à l'aide de l'IA : Les grands modèles de langage (LLM) analysent le contenu pour identifier et interpréter les clauses, les dates, les valeurs et les obligations importantes.

Cela va de la reconnaissance des caractères à la compréhension du sens des clauses juridiques.

En ce sens, l'OCR contractuel n'est pas seulement un outil de numérisation, c'est un système de gestion des données documentaires.

Il n'extrait pas seulement les informations ; il déduit, calcule et infère également les points de données clés dont votre équipe a réellement besoin.

L'IA rend possible l'analyse des contrats que vous cherchez

L'analyse signifie avoir une liste complète et centralisée de tous vos accords, chacun enrichi des informations clés dont vous avez besoin pour agir.

Voici quelques exemples des informations que vous pouvez extraire :

• Combien de contrats actifs ai-je en Europe ?
• Quelle est la valeur totale des contrats par pays ou région ?
• Quels contrats puis-je résilier maintenant sans pénalités ?
• Quels accords dois-je renégocier ce mois-ci pour éviter un renouvellement automatique ?

Grâce aux données structurées, vous pouvez filtrer, trier et créer les indicateurs clés agrégés dont vous avez besoin.

Votre modèle de capture de données spécialisé contrats d'achats

Concentrons-nous sur la création d'une liste d'informations clés orientée métier. Ce qui compte, c'est de capturer les données exploitables qui vous aident à gérer les fournisseurs, à contrôler les coûts et à anticiper les risques.

Vous pouvez tester cette approche exacte en utilisant votre compte Koncile gratuit, qui comprend 50 crédits pour commencer.

1. Détails du fournisseur

Cela peut sembler simple au premier abord, mais les dénominations sociales peuvent rapidement compliquer les choses.

Par exemple :

• ProServ Digital Services LLC → ProServ Digital Services | Entité américaine
• PROSERV Digital Services S.C.A → ProServ Digital Services | Entité italienne

Pour éviter ces problèmes, votre système doit prendre en charge une correspondance automatique fiable avec votre base de données fournisseurs.

Et comme la précision est non négociable ici, l'outil doit inclure un processus de validation humaine pour signaler et corriger les erreurs de correspondance ou les cas incertains.

2. Catégorie de contrat

Grâce à la combinaison de l'OCR et des LLM, vous pouvez désormais attribuer automatiquement la bonne catégorie à chaque contrat, en fonction du contexte complet du document, et non seulement des mots-clés.

Mais la catégorisation n'est pas toujours évidente.

Prenez cet exemple de liste de catégories :

• Services Intellectuels de Conseil
• Juridique
• Audit
• Externalisation des Processus Métier
• Services Intellectuels de Contractant
• Assurance
• Frais d'Adhésion
• Gestion des Installations
• etc.

Imaginez maintenant que vous traitiez un contrat de NovaLex Solutions, qui fournit des services d'analyse et de conception d'infrastructure cloud.

À première vue, cela pourrait relever de l'Externalisation des Processus Métier ou des Services Intellectuels.

Dans ce cas, il doit être attribué à Services Intellectuels, car il s'agit de services basés sur l'expertise et les connaissances, fournis par des professionnels indépendants.

Alors, comment l'IA peut-elle faire la bonne classification ?

• Fournir des exemples de fournisseurs pour chaque catégorie : Cela aide le modèle à reconnaître les modèles et à appliquer une logique de similarité.
• Définir clairement chaque catégorie : Inclure une courte description orientée métier de ce qui appartient (et de ce qui n'appartient pas) à chacune. Plus vous fournissez de contexte, mieux l'IA peut s'aligner sur vos attentes.

Nous avons créé une liste très détaillée de catégories de contrats d'approvisionnement. Vous pouvez y jeter un œil.

3. Renouvellements

Certains contrats incluent des clauses de renouvellement tacite (automatique), qui peuvent vous prendre au dépourvu.

Si vous manquez la date limite de préavis de résiliation, il est souvent trop tard : vous êtes bloqué jusqu'au prochain cycle de renouvellement.

C'est pourquoi la détection précoce et les alertes proactives sont essentielles.

Voici comment l'IA peut aider à anticiper les renouvellements :

Tout d'abord, elle repère la bonne clause de résiliation et la date exacte :

Le présent Accord entrera en vigueur à la Date d'Entrée en Vigueur et restera en vigueur jusqu'au 23 octobre 2025 (la 'Date de Résiliation')

Deuxième étape, dans votre invite ou logique d'extraction, vous pouvez inclure une période tampon pour déclencher des alertes anticipées. Par exemple, si l'accord exige un préavis de 90 jours, le système doit déclencher une alerte au plus tard le 25 juillet 2025, ce qui laisse suffisamment de temps à votre équipe pour agir.

4. Valeur du contrat

Afin de se concentrer sur les contrats qui ont vraiment de l'importance pour l'activité. Votre modèle de capture de données doit inclure deux champs clés :

• Un bref résumé de la structure de prix du contrat : Le contrat est-il lié à une seule entité ou à plusieurs filiales ? Est-il à tarif forfaitaire ou basé sur l'utilisation ?
• Une valeur annuelle estimée du contrat : une valeur projetée sur une période de 12 mois basée sur les informations disponibles.

Pour de nombreux contrats, comme les abonnements SaaS, c'est relativement simple.

Mais pour d'autres, comme les accords télécom, cela peut être plus complexe. La valeur peut dépendre de variables telles que le nombre de lignes téléphoniques ou la portée des services dans vos entités.

C'est là que l'inférence de l'IA devient précieuse.

Pour améliorer la précision des valeurs estimées par l'IA, incluez des informations contextuelles telles que la taille de votre entreprise, le nombre d'utilisateurs, la zone géographique et les entités juridiques dans votre invite ou vos paramètres d'extraction.

Cela aide le modèle à faire de meilleures hypothèses lorsque les valeurs ne sont pas explicitement indiquées.

5. SLA et pénalités

Les accords de niveau de service (SLA) et les clauses de pénalité sont souvent sous-utilisés par les clients.

Ils sont négociés au départ, mais rarement appliqués ou même réexaminés.

Pourtant, ces clauses peuvent être essentielles pour la surveillance des performances, le levier dans les renégociations et le recouvrement financier en cas de défaillance du service.

Alors, comment les capturer efficacement ?

• Résumer les conditions clés : Concentrez-vous sur les obligations, les seuils et les conditions de déclenchement (par exemple, "Disponibilité requise de 99,9 % ; pénalité de 1 000 € par heure d'indisponibilité").
• Inclure une fourchette ou un plafond de pénalité : Ajoutez un champ pour indiquer la pénalité maximale qui peut être réclamée. Cela vous permet de rester concentré sur les clauses à fort impact et d'éviter le bruit des clauses insignifiantes.

Cette approche rend les données SLA et de pénalité utilisables.

6. Résiliation du contrat

Tous les contrats ne peuvent pas être résiliés immédiatement, et savoir ceux que vous pouvez résilier maintenant par rapport à ceux pour lesquels vous devez attendre est essentiel pour une gestion proactive des contrats.

De nombreuses équipes achats aimeraient avoir une liste simple et exploitable des accords qu'elles peuvent résilier aujourd'hui, sans pénalité.

Mais attention : la résiliation unilatérale sans motif s'accompagne souvent de conditions ou de conséquences financières.

Par exemple :

Si la résiliation est initiée par le Titulaire de Licence discrétionnaire, des frais de sortie équivalents à 25 % de la valeur de la durée de la licence restante seront payables au Concédant dans les 30 jours suivant la résiliation.

Pour capturer cela efficacement, votre modèle de données doit inclure :

• Si la résiliation pour convenance est autorisée
• Tous les frais de sortie (Exit fees) ou conditions associés
• Le montant exact ou la formule utilisée pour calculer ces frais

Cela donne à votre équipe la possibilité de prendre des décisions éclairées, bien avant les dates limites de renouvellement ou de négociation.

7. Conditions de paiement

En capturant et en centralisant la politique de paiement de chaque fournisseur, vous pouvez mieux gérer votre fonds de roulement et réduire l'exposition aux pénalités de retard de paiement.

Et ce n'est pas seulement théorique : les retards de paiement peuvent être coûteux. 55 % de toutes les factures émises aux États-Unis sont payées en retard, et les petites entreprises reçoivent généralement les paiements 8 jours après la date limite.

La capture de ces données vous permet d'anticiper les dates d'échéance, de signaler les conditions risquées et d'éviter les pertes évitables.

8. Couverture géographique

L'objectif est de pouvoir filtrer et segmenter vos accords par zone géographique, afin de concentrer vos efforts là où ils comptent le plus.

Pour ce faire efficacement, vous pouvez inclure des champs simples dans votre modèle de capture de données tels que :

• Europe : Oui/Non
• États-Unis : Oui/Non
• Autres régions ou pays : Champs personnalisés selon les besoins (par exemple, APAC, LATAM)

9. Ristournes et remises

Les ristournes et les remises sont généralement des remboursements ou des réductions annuels basés sur les dépenses totales, et elles sont souvent négligées. Si elles ne sont pas suivies, elles peuvent expirer discrètement, laissant des économies précieuses sur la table.

Pour les capturer efficacement, votre modèle de données doit inclure :

• La formule ou le mécanisme : S'agit-il d'un pourcentage des dépenses annuelles ? Basé sur des seuils de volume ?
• Un montant estimé ou maximal : Inclure une fourchette pour aider à déterminer si la remise est financièrement significative ou non.
• Les conditions : Les critères d'éligibilité sont-ils réalistes et réalisables compte tenu de vos habitudes de dépenses actuelles ?

Fournissez autant de contexte que possible, comme les volumes de dépenses, les entités et les valeurs contractuelles historiques de votre entreprise. Cela aide l'IA à mieux évaluer si la remise est pertinente et vaut la peine d'être poursuivie.

10. Limites de responsabilité

Cela peut sembler du pur jargon juridique, mais les plafonds de responsabilité sont essentiels pour une bonne gestion des risques.

Ces clauses limitent le montant dont un fournisseur peut être tenu responsable en cas de dommages, et affectent directement votre capacité à récupérer des pertes en cas de litige.

Bien que l'interprétation et l'application puissent dépendre des lois locales, il est crucial de les signaler tôt.

Dans la plupart des cas, votre équipe juridique doit être impliquée, car ces clauses sont souvent soumises à des cadres juridiques stricts.

11. Clauses d'exclusivité et de concurrence

Bien qu'elles soient relativement rares dans les contrats d'approvisionnement, les clauses d'exclusivité peuvent limiter votre capacité à faire appel à d'autres fournisseurs ou concurrents.

Même si elles sont inhabituelles, il est important de les détecter et de les surveiller ; elles peuvent affecter votre flexibilité d'approvisionnement et votre pouvoir de négociation, en particulier dans les catégories critiques.

12. Changement de contrôle

Cette clause est plus courante dans les fusions-acquisitions ou les partenariats stratégiques, mais il vaut la peine d'y prêter attention, même dans les accords fournisseurs.

Une clause de changement de contrôle peut imposer des restrictions ou des droits de résiliation si le fournisseur est acquis, en particulier par un concurrent.

Bien qu'elle soit rare dans l'approvisionnement opérationnel, il est bon de suivre ces clauses au cas où la propriété de l'entreprise changerait de manière inattendue.

13. Plafond de responsabilité

Cela semble un peu juridique, mais pour une bonne gestion et un bon contrôle des risques, vous devez être averti de toute limitation des dommages qui peut être imposée, et nous limiterons votre capacité à

Bien que, mettons le service juridique dans la boucle pour eux, car ils sont strictement encadrés par la loi applicable.

14. Changement de contrôle

Méfiez-vous de cela à des fins de fusions-acquisitions. Très peu réaliste dans un accord d'approvisionnement. Mais encore une fois, vous devez les connaître quand ils se présentent. Notamment si l'entreprise est acquise par un concurrent de votre fournisseur. On ne sait jamais.