Grainz transformiert die Verarbeitung seiner Rechnungen und Lieferscheine dank OCR

Über Grainz

Körner ist eine Softwarelösung für Restaurantbesitzer und kollektive Küchenmanager. Ihr Ziel: den Warenverkehr und die Bestellungen der Lieferanten zu überwachen und mehrere Einrichtungen mit minimalem Aufwand zu verwalten.

Das Gründungsteam von Grainz war auf der Suche nach einer Lösung, um die Erfassung von mehreren tausend Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen im Namen seiner Kunden zu automatisieren.

Durch die Kommunikation mit demOCR API Von Koncile aus können Kunden ohne manuelle Eingabe auf ihre detaillierten Bestelldaten mit Etiketten, Mengen, Einzelpreisen und Gesamtpreisen zugreifen.

Die Herausforderung: Strukturierung mehrformatiger PDF-Dokumente

Für Restaurantbesitzer und Kantinen kann die Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit Bestellungen und Lieferungen schnell sehr zeitaufwändig werden. Grainz musste mehrere Hindernisse überwinden:

• Eine Vielzahl von Dokumenten: Lieferantenrechnungen, Lieferscheine usw.
• Ein hohes Fehlerrisiko bei der manuellen Eingabe (Mengen, Produktreferenzen, Mengen).
• Ein Mangel an Geschwindigkeit, der die Überwachung von Lieferungen und Zahlungen verlangsamte.
• Hohe Erwartungen an Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit von Kunden und Partnern.
• Technische Herausforderungen: Integration dieser Daten in ERPs und interne Tools ohne zusätzliche Komplexität.

Angesichts dieser Komplexität ist die Automatisierung mit einer Lösung vonIntelligente Dokumentenverarbeitung befreit Teams von zeitaufwändigen Tippaufgaben.

Warum Grainz sich für die Koncile OCR-Lösung entschieden hat

Grainz war auf der Suche nach einer Lösung, mit der die Behandlung von Krankheiten standardisiert und vereinfacht werden konnte logistische Dokumente und Buchhalter, während sie den Prozess beschleunigen. Was das Unternehmen überzeugt hat:

• Automatisierte Extraktion wichtiger Daten (Rechnungsnummern, HT/TTC-Beträge, Mehrwertsteuer, Produktreferenzen, gelieferte Mengen).
• Unterstützung für eine Vielzahl von Formaten aus verschiedenen Programmen.
• Nahtlose Integration über API und Webhooks in ihre internen Systeme.
• Die Geschwindigkeit, mit der eine 100-prozentige Cloud-Lösung ohne umfangreiche Infrastruktur implementiert werden kann.
  

Wichtigste Ergebnisse und Vorteile

Mit Koncile transformierte Grainz sein Dokumentenmanagement:

• Zentralisierung: Alle Rechnungen und Lieferscheine werden in einem einzigen Arbeitsgang konsolidiert.
• Verbesserte Rückverfolgbarkeit: klare Überwachung der Mengen, Referenzen und gelieferten Mengen.
• Höhere Produktivität: Drastische Reduzierung der Bearbeitungszeit dank Automatisierung.
• Entlastung der Teams: weniger manuelle Eingaben, mehr Zeit für Analyse und Verwaltung.
• Die Verarbeitung erfolgt nun in wenigen Sekunden, während gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Konformität der Daten erhöht wird.

Fazit

Mit Koncile hat Grainz einen entscheidenden Schritt bei der Digitalisierung seiner Logistik und Finanzen getan. Ein früher langer und manueller Prozess wurde automatisiert, schnell und sicher, sodass sich die Teams auf das Betriebsmanagement und die Lieferantenbeziehungen konzentrieren können.