Grainz transforme le traitement de ses factures et bons de livraison grâce à l’OCR

À propos de Grainz

Grainz est une solution logicielle qui s'adresse aux restaurateurs et aux gestionnaires de cuisines collectives. Son objectif : suivre les mouvements de marchandises, les commandes des fournisseurs et gérer plusieurs établissements avec un minimum d’effort.

L'équipe fondatrice de Grainz cherchait une solution pour automatiser la captation de plusieurs milliers de factures, bons de commande et bons de livraison pour le compte de ses clients.

Grâce à une communication avec l'API OCR de Koncile, les clients peuvent avoir avoir accès à leurs données détaillées de commande, avec les libellés, les quantités, les prix unitaires et les prix totaux, sans aucune saisie manuelle. 

Le défi : structurer des documents PDF à multiples formats

Pour les restaurateurs et les cantines, la gestion des documents liés aux commandes et livraisons peut rapidement devenir très chronophages. Grainz devait surmonter plusieurs obstacles :

• Une grande diversité de documents : factures fournisseurs, bons de livraison, etc.
• Un risque élevé d’erreurs lié à la saisie manuelle (montants, références produits, quantités).
• Un manque de rapidité qui ralentissait le suivi des livraisons et paiements.
• Des attentes fortes en matière de traçabilité et de fiabilité de la part des clients et partenaires.
• Des enjeux techniques : intégrer ces données dans les ERP et outils internes sans complexité supplémentaire.

Face à cette complexité, l’automatisation avec une solution d'intelligent document processing permettra de libérer les équipes de tâches chronophages de saisies.

Pourquoi Grainz a choisi la solution OCR Koncile

Grainz recherchait une solution capable de standardiser et fiabiliser le traitement de ses documents logistiques et comptables tout en accélérant le processus. Ce qui a convaincu l’entreprise :

• L’extraction automatisée des données clés (numéros de facture, montants HT/TTC, TVA, références produits, quantités livrées).
• La prise en charge d’une variété de formats issus de différents logiciels.
• Une intégration fluide via API et webhooks avec leurs systèmes internes.
• La rapidité d’implémentation d’une solution 100 % cloud, sans infrastructure lourde.
  

Résultats et bénéfices clés

Avec Koncile, Grainz a transformé la gestion de ses documents :

• Centralisation : toutes les factures et bons de livraison sont consolidés dans un flux unique.
• Traçabilité renforcée : suivi clair des montants, références et quantités livrées.
• Productivité accrue : réduction drastique du temps de traitement grâce à l’automatisation.
• Allègement de la charge des équipes : moins de saisie manuelle, plus de temps pour l’analyse et le pilotage.
• Le traitement est désormais réalisé en quelques secondes, tout en renforçant la fiabilité et la conformité des données.

Conclusion

Avec Koncile, Grainz a franchi une étape décisive dans la digitalisation de sa logistique et de sa finance. Un processus autrefois long et manuel est devenu automatisé, rapide et sécurisé, permettant aux équipes de se concentrer sur le pilotage opérationnel et la relation fournisseurs.