Comment Nona automatise le traitement des factures grâce à l’OCR de Koncile

À propos de Nona

Créée en 2020, Nona développe un logiciel métier tout-en-un à destination des acteurs de la restauration collective : établissements scolaires, médico-sociaux, collectivités…

Sa mission : simplifier la gestion quotidienne des cuisines (menus, commandes, stocks, hygiène, traçabilité…) tout en accompagnant la transition alimentaire vers des pratiques plus durables.

Le traitement des factures : une tâche critique mais chronophage

Avant d’intégrer un nouveau client, les équipes de Nona récupèrent environ un an de factures issues de la cuisine concernée. Cette étape est essentielle pour rentrer tous les produits utilisés et rendre le logiciel immédiatement exploitable.

Avant, ce travail se faisait manuellement. Que les factures soient au format PDF ou manuscrites, les données étaient retranscrites à la main dans le logiciel. Un processus long, fastidieux qui pouvait être sujet à l’erreur humaine.

C’est pour automatiser cette phase de paramétrage que Nona a entrepris un benchmark de différentes solutions OCR disponibles sur le marché.

Pourquoi Nona a choisi Koncile pour automatiser le traitement des factures

Dans le cadre de ce benchmark, plusieurs solutions ont été testées.

Ce qui a convaincu Nona, c’est la capacité de Koncile à :

• Gérer différents formats de factures (PDF, manuscrites, structurées ou non)
• Fournir un fichier structuré directement exploitable
• Et surtout, s’adapter à la variété des documents rencontrés

"L'avantage de Koncile, c'est qu'il y a une intelligence artificielle intégrée qui permet de s'adapter aux différents types de factures".

Autre point décisif : la possibilité de tester la solution avant de s’engager. En important un lot de factures d’une cuisine réelle, l’équipe a pu constater rapidement la qualité des résultats.

“On a pu envoyer toutes les factures d’une cuisine d’un seul coup, et observer rapidement des bons résultats. L’adaptabilité de Koncile a été un vrai plus.”

L'apport de Koncile dans les workflows documentaires de Nona

Une fois la solution validée, l’équipe de Nona a intégré progressivement Koncile dans ses workflows documentaires.
L’approche a été pragmatique : démarrer à petite échelle, tester sur quelques cuisines, affiner les paramètres d’extraction, puis généraliser.

Aujourd’hui, chaque fois qu’un nouveau client est paramétré, les factures sont déposées dans la plateforme Koncile, avec des instructions d’extraction adaptées. L’OCR traite automatiquement les documents, et génère un fichier Excel structuré contenant l’ensemble des produits, quantités ou informations utiles.

"Le logiciel traite de lui-même les factures et nous ressort un Excel avec des données facilement manipulables."

Résultats et bénéfices clés

Grâce à Koncile, Nona a pu :

“On paramètre les comptes beaucoup plus rapidement qu’auparavant. Les cuisiniers peuvent prendre en main leur logiciel plus vite.”

‍En savoir plus en vidéo : l’expérience de Nona avec Koncile

Pour aller plus loin, écoutez Timothée Berthault, ingénieur chargé d'intégration et d'analyse des données chez Nona, revenir en vidéo sur leur collaboration avec Koncile.

Il partage concrètement :

• les défis rencontrés dans le traitement des factures,
• les raisons qui ont motivé le choix de Koncile,
• les bénéfices constatés sur le terrain après l’automatisation.