Comment extraire les données de factures dans Sage Business Accounting ?

Option 1 – Utiliser AutoEntry de Sage : intégré mais limité

Qu’est-ce qu’AutoEntry ?

AutoEntry est l’outil de capture de données intégré à Sage Business Accounting. Cette solution, développée à l’origine par une start-up rachetée par Sage en 2019, permet de traiter différents types de documents : factures, reçus, notes de frais, ou relevés de carte bancaire.

L’outil permet d’extraire les lignes de factures depuis l’application web ou mobile, et de publier les factures fournisseurs directement dans votre logiciel de comptabilité.

L’avantage principal est son intégration complète à l’environnement Sage : les documents importés sont automatiquement catégorisés, rapprochés et synchronisés avec votre comptabilité, réduisant ainsi la saisie manuelle.

Les limites : personnalisation restreinte et fiabilité variable

Malgré les fonctions d’extraction de lignes, de nombreux utilisateurs constatent des limites de précision, notamment sur les tableaux complexes ou formats fournisseurs spécifiques.

AutoEntry ne permet pas de créer de modèles personnalisés à partir de prompts ou d’instructions spécifiques. Il repose principalement sur des algorithmes de machine learning traditionnels, moins adaptés aux documents complexes ou très variables.

Principaux retours d’utilisateurs :

• Nécessité de corrections manuelles après traitement OCR.
• Pannes fréquentes ou indisponibilités de service (jusqu’à une semaine).
• Un paramétrage initial jugé complexe ou peu intuitif.

Option 2 – Connecter Sage à un OCR intelligent externe

Pour des besoins de capture de données plus poussés, il est recommandé d’utiliser une solution d’Intelligent Document Processing (IDP) capable de faire bien plus que de l’OCR : découpage intelligent, classification, nettoyage des données, matching, et automatisations par instructions.

Étape 1 : Créer un workflow de Sage vers un OCR externe

Avec un outil comme Make, vous pouvez créer un scénario d’automatisation connecté à Sage. Le processus type :

• Détection de l’arrivée de nouvelles factures fournisseurs.
• Téléchargement automatique des fichiers depuis Sage.
• Envoi du fichier à un OCR externe, comme Koncile OCR.
  

Avant de choisir un outil, pensez à consulter la bibliothèque d’apps compatibles avec Make, car toutes les solutions OCR ne permettent pas une intégration fluide avec Sage.

Étape 2 : Créer un template des données à extraire

Vous pouvez configurer un modèle personnalisé pour capturer exactement les champs souhaités dans vos factures.

• L’onglet “Généraux” vous permet de sélectionner les champs courants : fournisseur, date, montant, etc.
• L’onglet “Tableau” permet d’extraire les lignes de facture, avec un paramétrage de chaque colonne (ex. : référence article, quantité, description).
  

Chaque champ est enrichi d’un score de confiance, utile pour filtrer les documents peu fiables.

Étape 3 : Mettre en place une classification intelligente

Si vous traitez des documents très différents (ex. factures d’énergie, transport, prestations…), vous pouvez créer plusieurs templates spécialisés par type de facture.

• Pour les documents classiques, un seul template complet suffit.
• Pour les cas spécifiques, vous pouvez configurer une classification automatique.
  

⚠️ En cas de doute (score de confiance faible), vous pouvez intégrer une vérification humaine sur un pourcentage réduit des documents (souvent < 1 %).

Étape 4 : Exporter les données ou les injecter automatiquement

Les données extraites sont disponibles en formats CSV ou Excel pour un usage immédiat.

Pour aller plus loin, vous pouvez configurer une connexion API : les données au format JSON sont automatiquement injectées dans Sage via un webhook, sans intervention manuelle.

Que peut-on extraire d’une facture fournisseur ?

Informations générales

Les outils OCR modernes (boostés par les LLMs) extraient efficacement les champs classiques : nom du fournisseur, date, montant TTC, numéro de facture…

Lignes de factures

Extraire les lignes une à une reste un défi, surtout avec des POs détaillés. Références article (EAN, SKU, GSIN), quantités, descriptions ou unités logistiques : peu d’outils offrent une extraction fiable et complète.

Même avec une facture électronique, les champs ligne sont parfois trop limités pour produire une donnée structurée exploitable.

Données spécifiques ou sectorielles

Certains secteurs nécessitent des données très précises : transport (Incoterms, codes fret, numéros de lot…), énergie, bâtiment…

Grâce à des OCR avancés, il devient possible de capter ces champs complexes avec un très bon niveau de fiabilité.