Eine klare und strukturierte Erklärung von DeepSeek OCR und seinem Umgang mit Dokumentenkontext.
Glossar
Immer noch manuelles Abtippen aus PDFs? So funktioniert OCR wirklich
Letzte Aktualisierung:
December 9, 2025
5 Minuten
OCR (Optical Character Recognition) oder optische Zeichenerkennung ist eine Technologie, mit der Papierdokumente, Bilder oder PDFs in Text umgewandelt werden können, der von einem Computer verwendet werden kann. Mit dieser Technologie können Sie die gewünschten Informationen aus Ihren PDF- oder Bilddokumenten extrahieren.
OCR erklärt: Was es ist, wie es funktioniert und welche Vorteile es für Ihr Unternehmen bietet.
Definition von OCR
OCR steht für Optical Character Recognition. Es handelt sich um eine Technologie, die gedruckten oder handgeschriebenen Text in maschinenlesbaren digitalen Text umwandelt. Mit anderen Worten: OCR ermöglicht die Texterkennung und -extraktion aus Fotos, Scans oder nicht editierbaren PDFs.
Was ist OCR?
Eine OCR-Software wendet diese Technologie auf Ihre Dokumente an. Sie nimmt ein nicht editierbares Bild oder eine PDF-Datei als Eingabe und erstellt daraus strukturierten, maschinenlesbaren Text.
Einige OCR-Tools kopieren nur den Text und machen ein statisches PDF bearbeitbar. Andere gehen weiter und erkennen automatisch Schlüsselfelder wie Namen, Daten oder Beträge, exportieren die Daten nach Excel oder in eine Datenbank und integrieren sie über eine API in Ihre Geschäftsanwendungen.
Während einige OCR-Lösungen lokal installiert werden, sind die fortschrittlichsten meist Cloud-basiert. Diese Plattformen nutzen Machine-Learning-Algorithmen oder Large Language Models (LLMs), die erhebliche Rechenleistung erfordern und online am besten funktionieren.
Wofür wird OCR verwendet?
Ein gutes OCR-Tool ersetzt manuelle Dateneingabe, die zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Es extrahiert automatisch wichtige Informationen aus Dokumenten (PDFs, Scans, Bilder) und organisiert sie in Excel-Dateien oder sendet sie direkt an Ihre Geschäftstools.
OCR sichert, beschleunigt und automatisiert Ihre Dokumentenprozesse – insbesondere bei Interaktionen mit Kunden, Lieferanten oder Dienstleistern.
Sobald die Daten extrahiert sind, werden sie zu einer wertvollen Ressource für Prüfungen, Audits oder Analysen, etwa in Buchhaltung oder Verwaltung.
Wie funktioniert OCR?
OCR kombiniert mehrere Technologien:
Computer Vision
Mit Computer Vision werden Bilder analysiert, um Textformen, Linien und Zeichen zu identifizieren.
Natural Language Processing
Mit Natural Language Processing wird der Kontext verstanden – etwa ob eine Zeichenfolge ein Datum, ein Name oder ein Betrag ist.
Der OCR-Prozess läuft in mehreren Schritten ab:
Moderne Lösungen wie Koncile ergänzen künstliche Intelligenz zur Validierung, Kontexterkennung, Fehlererkennung und Dublettenkontrolle.
Arten von OCR
Was ist eine OCR-API?
Eine OCR-API (Application Programming Interface) ermöglicht die automatische Dokumentverarbeitung durch API-Aufrufe – ohne Benutzeroberfläche. Sie erlaubt Software, Text in Echtzeit aus PDFs oder Bildern zu lesen und zu strukturieren.
Ideal, um OCR in Unternehmensanwendungen zu integrieren, Dateneingabe zu automatisieren und digitale Workflows zu schaffen. Eine gute OCR-API bietet Anpassungsoptionen (Felder, Sprache, Ausgabeformat) und lässt sich mit Tools wie Make, Zapier oder ERP/CRM-Systemen verbinden.
import requests
files = {'file': open('facture.pdf', 'rb')}
response = requests.post('https://api.koncile.ai/ocr', files=files)
print(response.json())Welche Dokumente lassen sich mit OCR verarbeiten?
Während Rechnungs-OCR der häufigste Anwendungsfall ist, kann moderne OCR eine Vielzahl von strukturierten, halbstrukturierten oder unstrukturierten Dokumenten analysieren.
Finanzen & Buchhaltung
Kontoauszüge, Bestellungen, Bilanzen – OCR automatisiert die Datenerfassung und liefert präzise Informationen an Buchhaltungssysteme.
Steuerwesen
Steuererklärungen, Bescheide, Schriftverkehr – OCR erleichtert Archivierung und Compliance.
Personalwesen
Lebensläufe, Gehaltsabrechnungen, Verträge – OCR strukturiert HR-Dokumente und verbindet sie mit Ihrem HRIS.
Transport & Logistik
Frachtrechnungen, Lieferscheine, CMR, Frachtbriefe – OCR standardisiert heterogene Dokumente und unterstützt Nachverfolgung.
Immobilien
Kaufverträge, Mietverträge, Energieausweise – OCR extrahiert Schlüsselinformationen und verbessert Dokumentensicherheit.
Gesundheitswesen
Rezepte, Versicherungskarten, Laborberichte – OCR vereinfacht Patientenaktenverwaltung und Kostenerstattung.
Einzelhandel
Kassenbelege, Produktetiketten, Barcodes – OCR unterstützt Verkaufsanalyse und Preisüberwachung.
Vorteile von OCR
OCR ist ein zentraler Bestandteil der Dokumentenautomatisierung. Es wandelt Verwaltungsaufwand in Effizienz um.
Unterschied zwischen klassischer und KI-basierter OCR
Klassische OCR ist darauf beschränkt, reinen Text zu erkennen und zu konvertieren.
Sie unterscheidet nicht zwischen Kontexten, versteht die extrahierten Daten nicht und kann sie nicht präzise strukturieren.
Eine durch künstliche Intelligenz (KI) unterstützte OCR wie Koncile hingegen ist in der Lage:
- Komplexe Dokumente zeilenweise zu lesen (Rechnungen, Tabellen, Verträge usw.)
- Überschriften, Werte und deren geschäftliche Bedeutung zu verstehen
- Wichtige Felder automatisch zu identifizieren
- Unstimmigkeiten oder Anomalien zu erkennen
- Sich ohne manuelle Neukonfiguration an unterschiedliche Formate und Strukturen anzupassen
Eine KI-gestützte OCR extrahiert nicht nur – sie interpretiert, überprüft und wertet Daten.
Wie wähle ich die richtige OCR-Lösung?
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Welche Dokumenttypen müssen verarbeitet werden?
- Brauche ich eine API oder Benutzeroberfläche?
- Muss ich Extraktionsfelder anpassen?
- Wie groß ist das Dokumentenvolumen?
- Ist mein Ziel reine Extraktion oder auch Validierung?
- Wie soll die OCR in meine bestehenden Tools integriert werden?
Was ist das beste OCR-Tool?
Tesseract
Open-Source-Engine für Entwickler – leistungsstark, aber technisch anspruchsvoll.
Adobe OCR
Einfach zu bedienen, geeignet für Einzelfälle. Weniger flexibel für große Volumina.
Koncile
Ideal für Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen (Rechnungen, Verträge, Belege). Anpassbar, automatisiert, integrierbar per API.
Kostenlose Online-OCR
Es gibt viele kostenlose OCR-Tools wie OnlineOCR, i2OCR oder Google Docs. Ideal zum Testen, jedoch eingeschränkt bei Datenvolumen, Sprachen oder Datenschutz.
Für professionelle Nutzung empfiehlt sich eine sichere, API-basierte OCR wie Koncile.
Praktische Anwendungsfälle
Rechnungszeilenextraktion
OCR extrahiert jede Zeile einer Rechnung in Tabellenform – inklusive Artikelname, Preis, Menge und MwSt.
KYC-Verifizierung
OCR liest Identitätsdokumente und Unternehmensnachweise, erkennt Namen, Adressen, Geburtsdaten und prüft auf Unstimmigkeiten oder Duplikate.
Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen
OCR vergleicht automatisch Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten und erkennt Abweichungen.
Datenbankerstellung
OCR konvertiert Papierdokumente in strukturierte Daten zur Befüllung von Datenbanken (Excel, SQL, CRM) – fehlerfrei und effizient.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie wandle ich ein Bild in Text um?
Mit einer OCR-Software: Das Tool erkennt Zeichen und wandelt sie in Text um, der exportiert oder bearbeitet werden kann.
Wie funktioniert Scannen mit OCR?
Scannen Sie das Dokument und laden Sie es in eine OCR-Anwendung – diese extrahiert den Text automatisch.
Unterstützt Google Drive OCR?
Ja, über Google Docs lassen sich Bilder oder PDFs in bearbeitbaren Text umwandeln – ideal für einfache Fälle.
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und OCR?
Scannen erstellt ein Bild, OCR interpretiert den Inhalt. Scannen speichert, OCR versteht.
Wie genau ist OCR?
Bei klaren Scans von gedrucktem Text erreicht OCR bis zu 99 % Genauigkeit. KI-basierte OCR liefert die besten Ergebnisse.
Kann OCR Handschrift lesen?
Ja – mit ICR (Intelligent Character Recognition). Diese erkennt handschriftliche Texte je nach Lesbarkeit.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?
- OCR: Erkennung von gedrucktem Text
- ICR: Erkennung von Handschrift
- ICR nutzt maschinelles Lernen zur Interpretation unterschiedlicher Schreibstile
Funktioniert OCR mehrsprachig?
Ja. Moderne OCR-Engines unterstützen mehrere Sprachen pro Dokument, entweder automatisch oder per Einstellung.
Kann OCR offline arbeiten?
Ja, viele Lösungen können lokal installiert werden – ideal für sensible Daten in Branchen wie Gesundheit, Recht oder Verteidigung.
Kostenlose Online-OCR
Es gibt viele kostenlose OCR-Tools wie OnlineOCR, i2OCR oder Google Docs. Ideal zum Testen, jedoch eingeschränkt bei Datenvolumen, Sprachen oder Datenschutz.
Für professionelle Nutzung empfiehlt sich eine sichere, API-basierte OCR wie Koncile.
Praktische Anwendungsfälle
Rechnungszeilenextraktion
OCR extrahiert jede Zeile einer Rechnung in Tabellenform – inklusive Artikelname, Preis, Menge und MwSt.
KYC-Verifizierung
OCR liest Identitätsdokumente und Unternehmensnachweise, erkennt Namen, Adressen, Geburtsdaten und prüft auf Unstimmigkeiten oder Duplikate.
Abgleich von Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen
OCR vergleicht automatisch Bestell-, Liefer- und Rechnungsdaten und erkennt Abweichungen.
Datenbankerstellung
OCR konvertiert Papierdokumente in strukturierte Daten zur Befüllung von Datenbanken (Excel, SQL, CRM) – fehlerfrei und effizient.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie wandle ich ein Bild in Text um?
Mit einer OCR-Software: Das Tool erkennt Zeichen und wandelt sie in Text um, der exportiert oder bearbeitet werden kann.
Wie funktioniert Scannen mit OCR?
Scannen Sie das Dokument und laden Sie es in eine OCR-Anwendung – diese extrahiert den Text automatisch.
Unterstützt Google Drive OCR?
Ja, über Google Docs lassen sich Bilder oder PDFs in bearbeitbaren Text umwandeln – ideal für einfache Fälle.
Was ist der Unterschied zwischen Scannen und OCR?
Scannen erstellt ein Bild, OCR interpretiert den Inhalt. Scannen speichert, OCR versteht.
Wie genau ist OCR?
Bei klaren Scans von gedrucktem Text erreicht OCR bis zu 99 % Genauigkeit. KI-basierte OCR liefert die besten Ergebnisse.
Kann OCR Handschrift lesen?
Ja – mit ICR (Intelligent Character Recognition). Diese erkennt handschriftliche Texte je nach Lesbarkeit.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und ICR?
- OCR: Erkennung von gedrucktem Text
- ICR: Erkennung von Handschrift
- ICR nutzt maschinelles Lernen zur Interpretation unterschiedlicher Schreibstile
Funktioniert OCR mehrsprachig?
Ja. Moderne OCR-Engines unterstützen mehrere Sprachen pro Dokument, entweder automatisch oder per Einstellung.
Kann OCR offline arbeiten?
Ja, viele Lösungen können lokal installiert werden – ideal für sensible Daten in Branchen wie Gesundheit, Recht oder Verteidigung.
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Automatisieren Sie mit Koncile Ihre Extraktionen, reduzieren Sie Fehler und optimieren Sie Ihre Produktivität dank KI OCR mit wenigen Klicks.
Jules leitet die Produktentwicklung bei Koncile und konzentriert sich darauf, wie unstrukturierte Dokumente in Geschäftswert umgewandelt werden können.
Ressourcen von Koncile
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Glossar
Koncile wird von ADRA zum Startup des Jahres gewählt. Die Lösung wandelt Beschaffungsdokumente in verwertbare Daten um, mit denen Einsparungen erkannt, im großen Maßstab überwacht und strategische Entscheidungen verbessert werden können.
Neuigkeiten
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