Warum Sie RPA in Ihre Geschäftsprozesse integrieren sollten

Was ist eine RPA-Lösung?

Eine RPA-Lösung (Robotic Process Automation) ist ein Software-Tool, das Geschäftsprozesse automatisiert, indem es mit Anwendungen auf dieselbe Weise interagiert wie ein menschlicher Benutzer. Sie nutzt eine visuelle Schnittstelle, um strukturierte Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, die Datenverarbeitung oder die Verwaltung von E-Mails auszuführen. Diese „Roboter“ folgen definierten Regeln und können schnell eingesetzt werden, ohne die bestehende IT-Infrastruktur zu verändern.

Wie funktioniert RPA?

RPA basiert auf Software-Robotern, die mit Anwendungen interagieren können wie ein Mensch. Diese Roboter können:

• E-Mail-Postfächer öffnen, Anhänge extrahieren und archivieren.
• Daten aus einer Excel-Datei in ein ERP-System oder CRM übertragen.
• Rechnungen mit Bestellungen abgleichen und überprüfen.
• Automatisierte Berichte erstellen – fehlerfrei und in Sekunden.
• Benachrichtigungen an Mitarbeitende senden, um die interne Kommunikation zu erleichtern.

RPA wird in zahlreichen Branchen eingesetzt, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden?

Die Stärke von RPA liegt in der Fähigkeit, regelmäßige und strukturierte Aufgaben zu übernehmen. Besonders wirksam ist sie in folgenden Bereichen:

Personalwesen

• Bewerbungsmanagement: automatische Filterung von Lebensläufen, Versand von Antworten an Bewerber.
• Vertragserstellung: Erstellung und digitale Unterzeichnung von Dokumenten.
• Aktualisierung von Mitarbeiterakten: Sicherstellung der Datenkonsistenz im HR-System.

Finanz- & Rechnungswesen

• Bankabstimmung: Kontrolle von Transaktionen und Erkennung von Anomalien.
• Rechnungsprüfung: automatisches Auslesen und Validieren von Beträgen.
• Automatische Datenerfassung in Buchhaltungssystemen.

Einkauf und Beschaffung

• Bestellautomatisierung: Erstellung und Versand ohne manuelles Eingreifen.
• Überprüfung von Lieferantenrechnungen: Abgleich mit bestehenden Verträgen.

Logistik

• Sendungsverfolgung: automatische Aktualisierung von Kundenstatus und Benachrichtigungen.
• Erstellung von Etiketten und Transportdokumenten.
• Bestandsoptimierung: automatisierte Prognosen und Nachbestellungen.

Durch diese Automatisierungen verbessern Unternehmen die Qualität ihrer Abläufe und senken gleichzeitig die Kosten.

Vorteile einer RPA-Lösung für Unternehmen

Die Einführung einer RPA-Lösung kann betriebliche Prozesse tiefgreifend transformieren:

• Zeitersparnis: Aufgaben werden deutlich schneller erledigt als manuell.
• Weniger menschliche Fehler: Roboter befolgen die definierten Regeln exakt.
• 24/7-Verfügbarkeit: Prozesse laufen ohne Unterbrechung.
• Kosteneffizienz: RPA ist günstiger als viele Arbeitsstunden von Mitarbeitenden.
• Bessere Mitarbeitererfahrung: Teams konzentrieren sich auf Aufgaben mit höherem Mehrwert.

RPA + OCR: eine leistungsstarke Kombination

Wenn RPA mit einer OCR-Lösung wie Koncile kombiniert wird, erweitern sich die Möglichkeiten erheblich. OCR wandelt unstrukturierte Dokumente (PDFs, Bilder) in nutzbare Daten um. RPA übernimmt anschließend, um diese Daten in Ihre Systeme (ERP, CRM usw.) zu integrieren.

Konkretes Beispiel:

• OCR extrahiert automatisch die Positionen einer Lieferantenrechnung.
• Die RPA überprüft die Beträge mit den Vertragsdaten.
• Wenn alles korrekt ist, wird der Zahlungsbeleg automatisch freigegeben.

Wie startet man ein RPA-Projekt erfolgreich?

Die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche RPA-Integration:

1. Geeignete Prozesse identifizieren: wiederkehrende, manuelle Aufgaben mit klaren Regeln.
2. Potenzielle Einsparungen messen: Zeitgewinn, vermiedene Fehler, reduzierte Kosten.
3. Die richtigen Tools wählen: leicht implementierbare und kompatible Lösungen.
4. Mit einem POC starten (Proof of Concept): die Relevanz an einem konkreten Fall validieren.
5. Change Management begleiten: Teams schulen und aktiv einbinden.

RPA ist längst kein Luxus mehr – sie ist ein strategischer Produktivitätstreiber. In Kombination mit einer intelligenten OCR wie Koncile automatisieren Sie Ihre Dokumentenflüsse von Anfang bis Ende: weniger manuelle Arbeit, mehr Präzision und echte operative Beschleunigung.