PDFs schnell trennen: Die besten Methoden zur Zeitersparnis

Die wichtigsten Methoden zur Trennung von PDF-Dokumenten

Wenn eine einzige PDF-Datei mehrere Dokumente enthält – etwa Rechnungen, Verträge, Anhänge oder Berichte –, ist es oft notwendig, sie zu trennen, um sie einzeln zu klassifizieren, zu archivieren oder weiterzuverarbeiten.

Diese Trennung kann mühsam sein, wenn sie manuell erfolgt – insbesondere bei großen Datenmengen.

Zum Glück gibt es mehrere Ansätze, die die Dokumententrennung erleichtern, mit unterschiedlichen Komplexitäts- und Präzisionsstufen. Die Wahl der Methode hängt von der Art der Dokumente, ihrer Struktur und dem gewünschten Kontrollgrad ab.

Im Allgemeinen gibt es drei Hauptmethoden, um diese Trennung durchzuführen:

Feste Trennung nach Seitenanzahl:

Dies ist die einfachste Methode. Das PDF wird in festen Intervallen geteilt, z. B. alle N Seiten. Diese Methode ist ideal, wenn ein Stapel standardisierter Dokumente (z. B. Rechnungen oder Verträge) als eine einzige Datei exportiert wurde – etwa 10 Verträge mit je 2 Seiten in einer 20-seitigen PDF-Datei.

Zahlreiche Tools ermöglichen das automatische Aufteilen einer PDF-Datei in mehrere Dokumente nach Seitenanzahl.

Wenn jedoch die Dokumentlängen variieren, wird diese Methode schnell unzuverlässig: Eine dreiseitige Rechnung kann abgeschnitten oder zwei kurze Dokumente zusammengefasst werden. Deshalb ist sie für heterogene oder unvorhersehbare Dateien ungeeignet.

Beispiele: PDFsam, iLovePDF, Sejda.

Trennung nach Inhaltsregeln:

Hier werden Erkennungsregeln definiert, um den Beginn eines neuen Dokuments festzustellen. Das kann z. B. ein bestimmtes Logo oder Schlüsselwort sein („Rechnungsnr.“, „Vertrag“). Technisch erfolgt dies meist über Reguläre Ausdrücke oder Texterkennung. Einige Tools erlauben die Erstellung einer benutzerdefinierten Regel (Regex), um eine Trennung auszulösen, sobald ein bestimmtes Muster erkannt wird.

So kann man automatisch eine neue Rechnung oder einen neuen Vertrag trennen, sobald eine Überschrift oder ein bestimmtes Element erscheint. Diese Methode ist flexibler als die feste Seitenaufteilung und funktioniert gut bei Dokumenten mit wiederkehrenden Strukturen.

Beispiele: ABBYY FineReader, Kofax Power PDF, Adobe Acrobat Pro.

KI-gestützte Trennung:

Dies ist die fortschrittlichste Methode. Ein KI-Algorithmus analysiert jede Seite und erkennt, ob sie zum selben Dokument gehört oder den Beginn eines neuen markiert. Konkret „liest“ die KI den Inhalt und erkennt, wo jedes Dokument beginnt und endet.

Diese Methode kombiniert verschiedene Anhaltspunkte (Layout, Titel, Nummerierungen, Formatierungen) und benötigt keine vordefinierten Regeln. Sie eignet sich besonders für heterogene Dokumentensätze oder unstrukturierte PDFs. Zudem kann die KI durch Feedback dazulernen und ihre Genauigkeit mit der Zeit verbessern.

Beispiele: Koncile, Planet AI, NovaCore.

Häufige Anwendungsfälle

Mehrere Rechnungen in einer PDF:

Oft werden mehrere Rechnungen gemeinsam eingescannt, was eine einzelne PDF-Datei mit mehreren Belegen erzeugt. Eine intelligente Trennung erkennt jede Rechnung und erstellt automatisch separate Dateien, ohne manuelles Schneiden.

Verträge mit Anhängen:

Häufig wird ein Vertrag zusammen mit seinen Anhängen (z. B. allgemeine Bedingungen, Formulare) gespeichert. Um diese getrennt zu archivieren oder zu verarbeiten, muss die Trennung an der richtigen Stelle erfolgen. Eine Regel kann beispielsweise das Wort „Anhang“ erkennen oder die KI analysiert das Layout und trennt automatisch den Anhang vom Hauptvertrag.

Rechnungen mit Anhängen:

Manche Rechnungs-PDFs enthalten zusätzliche Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine oder Zollpapiere. Während die Rechnung selbst verarbeitet werden soll, werden Anhänge separat archiviert. Eine intelligente Trennung erkennt das Ende der Rechnung und teilt automatisch die Zusatzdokumente ab.

Gesammelte Kunden- oder Mitarbeiterakten:

In Branchen wie Banken, Versicherungen oder HR werden häufig mehrere Dokumente für dieselbe Person gemeinsam gescannt: Ausweis, Adressnachweis, Vertrag, Nachtrag usw. Eine intelligente Trennung erkennt die Art jedes Dokuments und trennt sie automatisch zur strukturierten Ablage.

Das Smart Splitting von Koncile

Bei Koncile ist die intelligente Dokumententrennung eine erweiterte Funktion, integriert in unsere OCR-Engine.

Sie basiert auf einer parallelen Voranalyse aller Seiten eines PDFs, um unterscheidende Informationen zu extrahieren – Rechnungsnummern, Kopfzeilen, Strukturen usw.

Ziel ist es, den Inhalt semantisch zu verstehen, mithilfe von Sprachmodellen (LLM), die Zusammenhänge zwischen Seiten erkennen.

Das System bestimmt daraufhin zusammenhängende Bereiche und trennt das Dokument automatisch – auch bei komplexen oder unstrukturierten Dateien.

Im Gegensatz zu Tools, die nur auf Seitenzahlen basieren, behandelt Koncile jede Datei kontextbezogen und dynamisch. Die Verarbeitung ist schnell und ermöglicht eine präzise Trennung auch bei großen Datenmengen.

Diese Methode ist besonders nützlich für Stapelverarbeitungen von Rechnungen, Verträgen oder Logistikdokumenten. Nach der Trennung können die Dateien automatisch extrahiert, kategorisiert und in Ihre Systeme integriert werden.

Häufige Fragen zur PDF-Trennung

Wie kann ich ein Dokument aufteilen?

Sie können bestimmte Seiten aus einer Datei isolieren – manuell oder automatisch –, um jedes Dokument einzeln zu verarbeiten.

Wie kann ich Seiten aus einer PDF extrahieren?

Wählen Sie die gewünschten Seiten aus und speichern Sie sie als neue Datei. So lassen sich Dokumente klarer strukturieren.

Wie kann ich PDF-Dateien zusammenführen?

Mehrere Dateien können zu einer einzigen kombiniert werden, um die Ablage oder Weitergabe zu vereinfachen.

Wie kann ich eine PDF-Datei verkleinern?

Löschen Sie überflüssige Seiten oder komprimieren Sie die Datei, um Speicherplatz zu sparen und den Versand zu erleichtern.

Wichtige Punkte im Überblick

MethodePrinzipVorteileEinschränkungenBeispieltoolsFeste SeitenaufteilungDatei wird in festen Intervallen getrennt (z. B. alle 2 Seiten).Einfach, ideal für standardisierte Dokumente.Ungeeignet bei variabler Länge, Risiko von Fehltrennungen.PDFsam, Sejda, iLovePDFInhaltsbasierte TrennungErkennt wiederkehrende Schlüsselwörter oder Strukturen zur Trennung.Flexibel, funktioniert mit halbstrukturierten Dokumenten.Erfordert Regeldefinition und Konfiguration.Adobe Acrobat Pro, ABBYY FineReader, KofaxKI-gestützte TrennungAnalysiert jede Seite mit intelligenten Modellen, um Dokumentgrenzen zu erkennen.Sehr präzise, ideal für heterogene Dateien.Komplexer, oft mit kundenspezifischer Integration.Koncile, Planet AI, NovaCore