Elektronische Rechnungsstellung & OCR: Auswirkungen auf die Buchhaltung 2025

Im Jahr 2026 ändert sich alles: vorgeschriebene Formate, zertifizierte Plattformen, neue Vorschriften. Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung markiert einen wichtigen Meilenstein für alle französischen Unternehmen. Hinter diesem Wandel steckt eine umfassendere Transformation, die darauf abzielt, den Austausch zu vereinfachen, Kontrollen zu stärken und Prozesse zu automatisieren.

Für Buchhaltungsabteilungen, CFOs und Softwareanbieter ist dies eine Gelegenheit, Tools, Workflows und Methoden neu zu denken.

Diese Reform muss jetzt antizipiert werden, um Systeme anzupassen und die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Dieser Wandel geht weit über die bloße Digitalisierung von Dokumenten hinaus. Er wirft wichtige Fragen über die Zukunft von OCR-Lösungen (Optical Character Recognition) auf, die in Buchhaltungs- und Finanzabteilungen nach wie vor weit verbreitet sind. Bisher half OCR, Schlüsseldaten wie Lieferantennamen, Beträge, Mehrwertsteuer und Daten zu extrahieren, um sie in Buchhaltungssoftware zu integrieren. Mit der schrittweisen Einführung strukturierter, maschinenlesbarer Formate wird die Rolle von OCR nun jedoch grundlegend überdacht.

Was ist elektronische Rechnungsstellung?

Eine elektronische Rechnung ist nicht einfach ein per E-Mail versendetes PDF. Es handelt sich um eine strukturierte Datei (im XML-Format), die alle wichtigen Rechnungsdaten enthält – wie Beträge, Mehrwertsteuer, Angaben zum Aussteller und Produktzeilen – in einem Format, das direkt von Maschinen gelesen und verarbeitet werden kann.

In Frankreich sind drei Formate offiziell zugelassen:

 
• UBL (Universal Business Language): Ein XML-basiertes Format, das in der gesamten Europäischen Union weit verbreitet ist
 
• CII (Cross Industry Invoice): Ein hochstrukturiertes internationales Standardformat
 
• Factur-X: Ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert

Diese Formate gewährleisten die Kompatibilität mit Buchhaltungssystemen und ermöglichen Automatisierung, Validierung und gesetzeskonforme Meldungen.

Diese Formate müssen von konformen Rechnungsstellungssoftwares generiert werden, die mit einer zertifizierten Plattform verbunden sind, um Übermittlung und Nachverfolgung zu gewährleisten. In der Theorie macht dies den Einsatz von Rechnungspositions-OCR für inländische Rechnungen überflüssig.

Hinter dieser Transformation steht eine klar definierte Strategie. Die flächendeckende Einführung der elektronischen Rechnungsstellung soll:

 
• die Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug verbessern,
 
• die Verarbeitungskosten und Zahlungsfristen für Unternehmen reduzieren,
 
• die automatische Vorbefüllung von Steuererklärungen, insbesondere der Mehrwertsteuer, ermöglichen,
 
• und eine Echtzeitübersicht über die wirtschaftliche Aktivität im Land bieten.

Ein schrittweiser Einführungsplan

Der 1. September 2026 markiert eine entscheidende Etappe: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen über zertifizierte Dematerialisierungsplattformen (PDPs) zu empfangen.

Für das Versenden elektronischer Rechnungen wird die Verpflichtung schrittweise bis 2027 eingeführt, gemäß dem Zeitplan der französischen Steuerbehörden.

Dieser gestufte Zeitplan soll nicht nur den Unternehmen Zeit zur Anpassung geben, sondern auch dem gesamten Ökosystem – Softwareanbieter, Integratoren, Plattformen und Buchhalter – die Möglichkeit geben, sich auf diesen technologischen Wandel vorzubereiten.

E-Invoicing vs. E-Reporting: Was ist der Unterschied?

E-Invoicing (verpflichtende elektronische Rechnungsstellung)
E-Invoicing bezeichnet die Verpflichtung, B2B-Rechnungen in einem strukturierten Format über zertifizierte Plattformen auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Diese Anforderung beendet die Nutzung von Papier- und PDF-Rechnungen für Transaktionen zwischen in Frankreich ansässigen Unternehmen.

Dieser Teil gilt ausschließlich für inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Frankreich. Er schreibt die Nutzung strukturierter elektronischer Rechnungen über sichere Kanäle vor – entweder über zertifizierte private Plattformen (PDPs) oder das staatliche öffentliche Rechnungsportal (PPF).

E-Reporting (Transaktionsdatenmeldung)
E-Reporting betrifft Transaktionen, die nicht unter die elektronische Rechnungsstellung fallen. In diesen Fällen müssen Unternehmen Rechnungs- oder Zahlungsdaten an die Steuerbehörden übermitteln. Dies gilt für:

 
• Verkäufe an Privatpersonen (B2C)
 
• Transaktionen mit ausländischen Unternehmen innerhalb oder außerhalb der EU

E-Reporting ermöglicht es der Steuerverwaltung, einen vollständigen Überblick über die wirtschaftliche Aktivität zu erhalten, auch wenn keine strukturierte elektronische Rechnung erforderlich ist. Die Daten werden über zertifizierte Plattformen oder direkt über das öffentliche Rechnungsportal des Staates übermittelt.

Die zwei Säulen der Reform

1. Das öffentliche Rechnungsportal (PPF)

Das vom französischen Staat eingerichtete öffentliche Rechnungsportal (Portail Public de Facturation, PPF) ist eine nationale Plattform, die eine zentrale Rolle im Ökosystem der elektronischen Rechnungsstellung spielt. Sie gewährleistet den Empfang, die Übermittlung und die Nachverfolgbarkeit elektronischer Rechnungen zwischen Wirtschaftsteilnehmern.

Dieses Portal ist kostenlos und eignet sich besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die keine privaten Dienstleister nutzen möchten. Das PPF bietet ein hohes Maß an Datensicherheit und dient als Hauptschnittstelle zur Steuerverwaltung, insbesondere für Meldungs- und Prüfpflichten.

2. Partner-Digitalisierungsplattformen (PDPs)

PDPs sind private Plattformen, die offiziell bei der französischen Steuerverwaltung (DGFiP) registriert und berechtigt sind, im neuen E-Invoicing-Rahmen zu agieren. Sie spielen eine entscheidende Rolle beim sicheren Austausch elektronischer Rechnungen. PDPs sind verantwortlich für:

 
• die sichere Übermittlung elektronischer Rechnungen zwischen Lieferanten und Kunden,
 
• die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften,
 
• die Umwandlung von Rechnungen in die erforderlichen strukturierten Formate (Factur-X, UBL, CII),
 
• die Weiterleitung von Steuerdaten an die Behörden,
 
• die Verwaltung von E-Reporting für Transaktionen außerhalb der Reform, wie B2C- oder internationale Geschäfte.

Durch die Wahl einer PDP erhalten Unternehmen maßgeschneiderte Unterstützung, Mehrwertdienste wie Archivierung, ERP-Integration und Dashboards und steigern die Effizienz ihrer Rechnungsprozesse. PDPs dienen als technologische Vermittler zwischen Unternehmen und Steuerbehörden.

Die Liste der autorisierten Plattformen ist auf impots.gouv.fr verfügbar.

Derzeit sind PDPs vorläufig registriert. Sie haben den ersten administrativen Schritt abgeschlossen, müssen aber noch die technische Validierung, die Ende 2025 geplant ist, bestehen, um die volle Zertifizierung zu erhalten.

Nichteinhaltung: Welche Risiken bestehen?

Die E-Invoicing-Reform ist mit finanziellen Sanktionen bei Nichteinhaltung der neuen Verpflichtungen verbunden. Ziel ist es, Unternehmen zur schnellen Anpassung an den neuen regulatorischen Rahmen zu bewegen.

Die wichtigsten Strafen umfassen:

Für Unternehmen, die jährlich mehrere Hundert oder Tausende Rechnungen verarbeiten, können sich diese Beträge schnell summieren und eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen, wenn Prozesse nicht richtig verwaltet werden.

Wie sich OCR verändert

OCR (Optical Character Recognition) wurde lange verwendet, um Daten aus Papier- oder PDF-Rechnungen automatisch zu extrahieren. Mit der bevorstehenden Reform nimmt seine Bedeutung für inländische Rechnungsflüsse ab – aber nicht vollständig.

OCR bleibt in mehreren Fällen relevant:

Vom Extrahieren zum Integrieren: Die neue Rolle der OCR

Anstatt durch die flächendeckende elektronische Rechnungsstellung obsolet zu werden, kann sich OCR weiterentwickeln, um den neuen Anforderungen von Buchhaltungs- und Finanzabteilungen gerecht zu werden.

Innovative Lösungen wie Koncile gehen bereits weit über die reine Texterkennung hinaus und setzen auf intelligente Dokumentenverarbeitung, bei der KI-Daten automatisch versteht und strukturiert.

Die Technologie von Koncile basiert auf erweiterter OCR, kombiniert mit künstlicher Intelligenz, die in der Lage ist, die Logik und Struktur von Buchhaltungsdokumenten zu verstehen.

In der Praxis geht die Lösung über die reine Datenerfassung hinaus. Sie kann:

 
• Informationen strukturieren, damit sie direkt von Buchhaltungssystemen verwendet werden können
 
• Kostenpositionen erkennen (Produkte, Dienstleistungen, Beträge, MwSt.-Sätze usw.)
 
• Buchungseinträge automatisch vorklassifizieren auf Grundlage vordefinierter oder gelernter Regeln

Dieser Ansatz zeigt den Aufstieg der OCR-Buchhaltung, die über reine Datenerfassung hinausgeht und vollständige Automatisierung und kontextbezogene Entscheidungen ermöglicht. Sie bleibt besonders wertvoll, wenn standardisierte E-Rechnungsformate noch nicht angewendet werden.

Durch die vorausschauende Anpassung an den Bedarf an kontextbewusster Datenverarbeitung zeigt Koncile, wie OCR zu einem echten Treiber buchhalterischer Intelligenz wird – als Ergänzung zu den neuen E-Invoicing-Systemen.