Eine klare und strukturierte Erklärung von DeepSeek OCR und seinem Umgang mit Dokumentenkontext.
Glossar
Die besten Lösungen zum Extrahieren von PDFs nach Excel
Letzte Aktualisierung:
December 29, 2025
5 Minuten
Das Extrahieren von Daten aus PDF nach Excel kann schnell zu Kopfschmerzen führen, insbesondere wenn die Dateien komplexe Tabellen oder nicht standardisierte Formate enthalten. Glücklicherweise können spezielle Tools diese Aufgabe automatisieren und so eine schnelle und genaue Konvertierung gewährleisten. Egal, ob es sich um fortschrittliche Software, auf künstlicher Intelligenz basierende Lösungen oder Open-Source-Tools handelt, dieser Artikel zeigt Ihnen die besten Optionen, um Ihre PDFs in nutzbare Excel-Tabellen umzuwandeln.
Extrahieren Sie PDF-Daten automatisch in Excel mit den besten OCR-Lösungen 2025, inklusive Koncile.
Warum PDF-Daten nach Excel extrahieren?
In vielen Unternehmen enthalten PDF-Dokumente wichtige Informationen: Bestelltabellen, Rechnungspositionen, Kontoauszüge usw. Leider sind diese Daten „eingefroren“. Durch die Extraktion in Excel mithilfe einer OCR lassen sie sich strukturieren, analysieren, automatisch verarbeiten oder in Geschäftsanwendungen (Buchhaltung, ERP, Reporting usw.) integrieren. Das Ergebnis: erhebliche Zeitersparnis und weniger Eingabefehler.
Welche Arten von PDF-Dokumenten sind betroffen?
Alle Dokumente, die strukturierte oder halbstrukturierte Daten enthalten:
- Lieferantenrechnungen
- Bestell- oder Lieferscheine
- Kontoauszüge
- Tabellen mit Analyseergebnissen
- Verträge oder Angebote mit Beträgen und Referenzen
- Technische Datenblätter oder Produktkataloge
Die Grenzen herkömmlicher Konverter
Kostenlose oder integrierte PDF-zu-Excel-Konverter (Adobe, SmallPDF usw.) können für einfache Dokumente ausreichend sein.
Manuelles Kopieren und Einfügen von PDF nach Excel
Eine einfache, aber zeitaufwändige Methode: Öffnen Sie die PDF-Datei, wählen Sie die zu extrahierenden Daten aus, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in eine Excel-Datei ein. Diese Methode wird immer noch häufig in kleinen Unternehmen oder von Teams verwendet, die nur wenige Dokumente erhalten.
Vorteile:
- Keine zusätzlichen Tools erforderlich
- Volle Kontrolle über die extrahierten Daten
Nachteile:
- Sehr zeitaufwendig bei mehreren Dokumenten
- Hohes Risiko von Eingabe- oder Formatierungsfehlern
- Keine Automatisierung möglich → nicht skalierbar
Was ist die beste Methode, um ein PDF nach Excel zu extrahieren?
Um eine strukturierte Excel-Datei zu erhalten, die dem Originaldokument entspricht und direkt verwendbar ist, ist die beste Methode die Nutzung einer intelligenten OCR. Dank KI sind diese Tools in der Lage, Tabellen aus PDFs – auch komplexe – zu lesen, zu verstehen und vollständig zu rekonstruieren.
Extraktion per OCR: Wie funktioniert das?
Eine moderne OCR (Optical Character Recognition) arbeitet in zwei Schritten:
- Computer Vision: Erkennung von Textbereichen, Zeilen, Tabellen
- NLP/KI: Verständnis des Inhalts, Identifizierung der Titel (z. B. „MwSt.“, „Betrag ohne MwSt.“, „Datum“)
Einige Lösungen wie Koncile gehen noch weiter, indem sie eine Schicht Geschäftslogik hinzufügen: Anomalieerkennung, automatische Klassifizierung, zeilenweise Strukturierung usw.
Wie man ein PDF in Excel umwandelt – YouTube-Tutorial
Schritt für Schritt: PDF in Excel umwandeln (zuverlässige Methode)
Koncile ist die zuverlässigste Extraktionsanwendung auf dem Markt:
- Erstellen Sie ein Konto auf app.koncile.ai
- Wählen Sie eine passende Vorlage oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte
- Beschreiben Sie die zu extrahierenden Felder (z. B. Betrag, MwSt., Bestellnummer)
- Laden Sie Ihr PDF hoch (Rechnung, Kontoauszug...)
- Die KI liest und strukturiert das Dokument automatisch
- Exportieren Sie die Daten nach Excel, JSON oder verbinden Sie sie über eine API
Anwendungsfall: Automatisierte Extraktion von PDF-Rechnungen
Ein Logistikunternehmen erhält jede Woche mehr als 200 Transportrechnungen.
Vorher: manuelle Sortierung, Excel-Eingabe, häufige Fehler.
Nach der Einführung von Koncile:
- Zeilenweises Lesen der Rechnungen
- Extraktion von Betrag ohne MwSt., MwSt., Spediteur, Zeitraum, Bestellnummer
- Automatische Strukturierung und Preisprüfung
- Ergebnis: 90 % Zeitersparnis, keine Nachbearbeitung, direkte Integration ins Backoffice
Wie integriert man die extrahierten Daten in ERP oder Buchhaltung?
Nach der Konvertierung stehen die Daten in verschiedenen Formaten zur Verfügung:
- Excel: Import in jede Software möglich
- JSON/CSV: für automatisierte Verarbeitung
- API: direkte Integration in ERP-Systeme (z. B. Odoo, Sage, SAP) oder Buchhaltungstools
So erfolgt die Verarbeitung reibungslos, ohne erneute Eingabe und vollständig nachvollziehbar.
Wie spart man Zeit mit der richtigen OCR-Methode?
Das Extrahieren von PDF-Daten nach Excel muss kein Kopfzerbrechen sein. Mit einer KI-OCR wie Koncile machen Sie Ihre Prozesse zuverlässiger, eliminieren menschliche Fehler und gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
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Jules leitet die Produktentwicklung bei Koncile und konzentriert sich darauf, wie unstrukturierte Dokumente in Geschäftswert umgewandelt werden können.
Ressourcen von Koncile
Das europäische KI-Gesetz definiert KI durch Risiken. Erfahren Sie, was sich für Unternehmen ändert, welche Sanktionen sie treffen müssen und welche Entscheidungen sie treffen müssen.
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Koncile wird von ADRA zum Startup des Jahres gewählt. Die Lösung wandelt Beschaffungsdokumente in verwertbare Daten um, mit denen Einsparungen erkannt, im großen Maßstab überwacht und strategische Entscheidungen verbessert werden können.
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