Vor dem Hintergrund einer starken Weiterentwicklung der Rechnungslegungsmethoden stellt die Automatisierung der Imputation einen großen Fortschritt dar. Sie zielt darauf ab, die Zuordnung von Transaktionen zu den richtigen Buchhaltungskonten zu vereinfachen und zu sichern, indem die Bearbeitungszeit und das Fehlerrisiko erheblich reduziert werden. Angesichts dieser Dynamik stellt sich natürlich die Frage: Kann KI die manuelle Buchführung ersetzen? Das werden wir in diesem Artikel sehen.

Kann KI die manuelle Buchung ersetzen? Entdecken Sie, wie OCR Buchhaltungsaufgaben automatisiert und beschleunigt.

Buchhalterin am Schreibtisch – KI und OCR automatisieren die Eingabe von Buchhaltungsdaten.

Buchhaltung erfordert ständige Präzision – bleibt aber auch heute eine zeitintensive Tätigkeit, insbesondere bei der Erfassung von Transaktionen. Trotz technologischer Fortschritte werden die meisten Kategorisierungen immer noch manuell durchgeführt, was viele Stunden Analyse, Belegprüfung und Zuordnung zu den richtigen Buchungskonten erfordert.

Die aufwendige manuelle Erfassung wird nun durch OCR und künstliche Intelligenz revolutioniert. Diese Technologien gehen weit über reine Digitalisierung hinaus: Sie ermöglichen die automatische Extraktion wesentlicher Daten – Beträge, Daten, Referenzen – direkt aus Dokumenten.

Was ist eine Buchung?

Bevor wir den Einfluss von KI und OCR auf die Buchhaltung untersuchen, klären wir kurz, was genau eine Buchung ist.

Buchung bedeutet, alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens in den Geschäftsbüchern zu erfassen.

Jede Buchung muss Elemente wie Datum, Betrag, Lieferant oder Kunde und vor allem das entsprechende Buchungskonto enthalten.

Dazu nutzt der Buchhalter Informationen aus Rechnungen (Produktbeschreibung, Leistungsart, Mehrwertsteuer) sowie Kontextfaktoren (Branche, interne Projekte, Einkaufsmuster).

KI im Dienst der Buchhaltung

Die Automatisierung der Buchung steht im Zentrum der digitalen Transformation. KI-gestützte Lösungen können Rechnungen, Spesenabrechnungen oder Kontoauszüge automatisch interpretieren, nützliche Daten extrahieren, Abgleiche durchführen und passende Buchungsvorschläge machen.

Das gesamte Buchungsverfahren kann so automatisiert werden – ein enormer Effizienzgewinn, der Buchhaltern ermöglicht, sich auf Analyse und Beratung zu konzentrieren.

Automatische Buchung: Ein Vorteil für Kanzleien

Angesichts der Herausforderungen manueller Rechnungsverarbeitung bietet Automatisierung eine große Chance. Die automatische Buchung erlaubt es, Transaktionen effizient den richtigen Konten zuzuordnen – insbesondere bei Einkaufskonten.

Die Kombination aus Buchhaltungs-KI und OCR bringt klare Vorteile:

Vorteil Beschreibung Weniger manuelle Eingaben Reduziert Fehler und spart Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Schnellere Verarbeitung Automatisiert Rechnungsprüfung und optimiert Zahlungsprozesse. Automatischer Abgleich Vergleicht Bestellungen, Belege und Rechnungen zur Minimierung von Abweichungen. Zuverlässige Buchungen Verbessert Nachvollziehbarkeit und Qualität der Buchführung. Höhere Compliance Erleichtert Einhaltung steuerlicher und regulatorischer Vorschriften. Geringere Verwaltungskosten Weniger Fehler und Korrekturen senken die Gesamtkosten deutlich. Echtzeit-Transparenz Ermöglicht bessere Kontrolle über Zahlungsströme und Liquidität. Optimiertes Cashflow-Management Verbessert Steuerung von Ein- und Auszahlungen. Bessere Lieferantenbeziehungen Schnellere und transparente Zahlungen schaffen Vertrauen. Neuverteilung von Ressourcen Teams können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Integration von KI in der Buchhaltung

KI eröffnet enorme Chancen für die Buchhaltung, erfordert aber Vorsicht.

1 – Schutz sensibler Daten

KI-Modelle benötigen Zugang zu echten Geschäftsdaten. Für Kanzleien gilt jedoch strikte Verschwiegenheit. Nicht alle Anbieter gewährleisten volle Datentransparenz. Daher müssen klare Sicherheitsrichtlinien gelten.

2 – Organisationelle Anpassung

Mitarbeiter schulen im Umgang mit neuen Tools
Neue Profile rekrutieren (z. B. Data Analysten, KI-Projektmanager)
Change Management aktiv begleiten

KI ersetzt keine Fachkräfte, sondern entlastet sie durch Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, sodass sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Konciles OCR-Modell für Buchhaltungs-Extraktion

Koncile automatisiert die Verarbeitung von Eingangsrechnungen durch KI-basierte OCR:

Schnelle Dokumentenerfassung: Upload in Sekunden – Papier, PDF, Scan.
Intelligente Datenerkennung: Erfasst Beträge, Daten, Rechnungsnummern, USt-ID usw.
Nahtlose ERP-Integration: Direkter Import in Buchhaltungssoftware ohne Nachbearbeitung.

Im Gegensatz zu vielen OCRs erkennt Koncile auch Artikelzeilen und strukturiert sie automatisch – ideal für mehrzeilige Rechnungen.

Die KI analysiert Beschreibung, SKU, Menge, Preis, MwSt. und Rabatt – auch bei komplexen Layouts. Sie erkennt Muster und schlägt das passende Konto vor (z. B. Büromaterial, Dienstleistungen, Wartung).

Basierend auf tausenden gelabelten Rechnungen lernt das System kontinuierlich, um intelligente Buchungsvorschläge zu erstellen. Der Nutzer muss nur noch bestätigen oder anpassen.

Zwei Anwendungsfälle zur Automatisierung der Buchung:

1. Einfache Rechnungen: Alle Felder werden automatisch extrahiert und einem Konto zugewiesen.

2. Mehrzeilige Rechnungen: Jede Zeile wird einzeln interpretiert und automatisch einem passenden Konto zugeordnet.

Der Prozess beginnt mit der Texterkennung, gefolgt von semantischer Analyse und Kontextbewertung – das Ergebnis: präzise, validierte Buchungsvorschläge.

Mit Koncile wird OCR zu einem echten Werkzeug für intelligente Buchungsautomatisierung. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und steigern die Qualität Ihrer Buchführung.

Erleben Sie jetzt die OCR-Buchhaltung von Koncile – fordern Sie Ihre kostenlose Demo an!

Jules Ratier

Mitbegründer von Koncile - Verwandeln Sie jedes Dokument mit LLM in strukturierte Daten - jules@koncile.ai

Jules leitet die Produktentwicklung bei Koncile und konzentriert sich darauf, wie unstrukturierte Dokumente in Geschäftswert umgewandelt werden können.