E-Mail-Anhänge analysieren: Die 5 besten Tools zum automatischen Parsing

E-Mail-Anhänge analysieren

Was bedeutet Parsing?

Parsing bezeichnet den Prozess der Analyse von Daten aus strukturierten oder halbstrukturierten Quellen und deren Umwandlung in ein Format, das von Ihren Anwendungen oder Workflows genutzt werden kann. Im Zusammenhang mit E-Mails ermöglicht die E-Mail-Datenextraktion das automatische Extrahieren von E-Mail-Anhängen und die direkte Übertragung des Inhalts in Ihr CRM-, ERP- oder Tabellensystem.

Parsing spart Stunden repetitiver Arbeit, reduziert Fehler und ermöglicht es Teams, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Parsing Definition.

Was ist das Parsing von E-Mail-Anhängen?

E-Mail-Anhangs-Parsing ist speziell darauf ausgelegt, die an Ihre E-Mails angehängten Dateien zu verarbeiten. Es ermöglicht die automatische Verarbeitung von PDFs, CSVs, Excel-Dateien, Word-Dokumenten und Bildern. Durch die automatische Extraktion wichtiger Daten können Unternehmen genaue Aufzeichnungen führen und manuelle Eingriffe minimieren.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Wählen und verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto

Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie analysieren möchten. Die meisten Tools unterstützen Gmail, Outlook und IMAP-kompatible Konten. Nach der Verbindung kann der Parser eingehende E-Mails sicher abrufen, um Daten automatisch aus E-Mails in Excel oder andere Ziele zu übertragen.

Schritt 2: Dokumenttypen definieren

Legen Sie fest, welche Dokumenttypen für Ihren Workflow relevant sind. Finanzteams konzentrieren sich beispielsweise auf Rechnungen im PDF- oder CSV-Format, während Personalabteilungen Lebensläufe in DOCX oder PDF priorisieren. Klare Definitionen sichern präzise Extraktionen.

Schritt 3: Parsing-Regeln erstellen

Parsing-Regeln legen fest, welche Datenfelder aus Anhängen extrahiert werden. Beispielsweise können Regeln erstellt werden, um Rechnungsnummern, Daten, Beträge oder Kundennamen zu erfassen. Einige fortschrittliche Parser erlauben das Testen dieser Regeln an Beispiel-E-Mails vor der Nutzung.

Schritt 4: Zielort der Daten festlegen

Nach der Extraktion bestimmen Sie, wohin die Daten gesendet werden sollen. Viele Unternehmen extrahieren Daten aus Gmail in Google Sheets, Excel oder Cloud-Speicher. Diese Automatisierung stellt sicher, dass Daten sofort für Berichte, Buchhaltung oder Workflow-Automatisierungen verfügbar sind.

Schritt 5: Testen und automatisieren

Testen Sie Ihre Parsing-Regeln immer an einer Stichprobe von E-Mails. Überprüfen Sie die Genauigkeit der extrahierten Daten und aktivieren Sie dann die Automatisierung, um Ihr Team von manuellen Aufgaben zu entlasten.

Unterstützte Formate beim Parsing von E-Mail-Anhängen

Parsing-Software unterstützt eine Vielzahl von Dateitypen, um unterschiedliche geschäftliche Anforderungen abzudecken.

1. Text- und Office-Dokumente

• PDF: Häufig für Rechnungen, Berichte und gescannte Dokumente; oft mit OCR für Scans.
• DOC / DOCX: Word-Dokumente für Verträge, HR-Formulare und Berichte.
• TXT: Einfache Textdateien für Protokolle oder automatische Berichte.
• RTF: Weniger gebräuchlich, wird aber in einigen Workflows unterstützt.

2. Tabellen und strukturierte Daten

• XLS / XLSX: Excel-Dateien für Finanz- und Betriebsdaten.
• CSV: Leicht importierbare tabellarische Daten.
• ODS: OpenDocument Spreadsheet für LibreOffice-Nutzer.

3. Bilder und Multimedia

• JPG / JPEG, PNG, BMP, TIFF: Gescanntes Belegmaterial, Formulare oder Fotos.
  

4. Archive und komprimierte Dateien

• ZIP / RAR / 7z: Können mehrere Dokumente enthalten; Parsing-Tools extrahieren diese automatisch.

5. Weitere spezifische Formate

• EML / MSG: E-Mails, die als Anhänge verschickt wurden.
• JSON / XML: Strukturierte Datenformate für automatisierte Integrationen.
• HTML: Wird manchmal für exportierte Berichte verwendet.

Praktische Anwendungsfälle für das E-Mail-Anhangs-Parsing

Buchhaltung

Automatische Extraktion von Rechnungen und Belegen, Datenextraktion aus E-Mails in Tabellen und direkte Übergabe an Buchhaltungssoftware.

Personalwesen

Extrahieren von Lebensläufen, Verträgen oder HR-Formularen für schnellere Überprüfung und Einarbeitung.

Bestellmanagement

Analyse von Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen – Systeme werden automatisch aktualisiert.

Rechnungsverfolgung

Lieferantenrechnungen in Echtzeit verfolgen und präzise Finanzdaten pflegen.

Warum E-Mail-Anhangs-Parsing verwenden?

Die Automatisierung der Anhangsextraktion bietet zahlreiche Vorteile:

• Zeit- und Produktivitätsgewinn: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie das Extrahieren von E-Mail-Anhängen aus Outlook.
• Fehlerreduzierung: Minimiert menschliche Eingabefehler.
• Zentralisierte Daten: Speicherung extrahierter Informationen in CRM, ERP oder Tabellen.
• Workflow-Integration: Automatische Weitergabe der Daten an Anwendungen wie Excel oder Google Sheets.
• Anpassungsfähigkeit: Unterstützt verschiedene Dateitypen und wächst mit den Unternehmensanforderungen.
• Sicherheit und Compliance: Gewährleistet Kontrolle über sensible Anhänge.

Wichtigste Vorteile

Beste Tools zum E-Mail-Anhangs-Parsing

Top 5 Lösungen

1. Koncile

Koncile überzeugt durch automatisches Extrahieren von E-Mail-Anhängen. PDFs, Bilder und andere Dateien können direkt aus dem Posteingang ohne manuelles Eingreifen abgerufen werden. Dank der intuitiven Oberfläche ist die Einrichtung einfach, und die Integration in CRM-, ERP- oder Cloud-Systeme erfolgt nahtlos. Ideal für Rechnungen, Berichte und gescannte Dokumente – besonders geeignet für Organisationen mit hohem E-Mail-Volumen.

2. Parseur

Parseur bietet eine No-Code-Lösung zur Extraktion von Daten aus Anhängen und E-Mail-Inhalten. Mit KI-gestütztem Parsing unterstützt es Formate wie PDF, CSV, Excel, Word und Bilder. Typische Anwendungsfälle sind die automatische Übertragung der Daten in Google Sheets oder CRM-Systeme.

3. Parsio

Parsio ist besonders stark bei verschiedenen Dokumenttypen und bietet robuste OCR-Unterstützung. Mit Vorlagenbibliothek und API-/Webhook-Integration eignet es sich für komplexe Workflows.

4. Parserr

Parserr konzentriert sich auf Geschäftsworkflow-Automatisierung und erleichtert das Extrahieren von Rechnungen, Bestellungen und Lebensläufen. Ideal für KMU, die einfache Automatisierungen ohne Code suchen.

5. Airparser

Airparser nutzt fortschrittliche KI-/LLM-Funktionen, um unstrukturierte oder halbstrukturierte Anhänge zu verarbeiten. Es unterstützt E-Mails, PDFs, Word-, Excel-Dateien und viele weitere Formate – perfekt für variable Dokumentstrukturen.

Fazit

E-Mail-Anhangs-Parsing ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen, die Effizienz und Genauigkeit anstreben. Mit der Möglichkeit, Daten aus E-Mails automatisch in Excel oder Google Sheets zu übertragen, Workflows zu automatisieren und manuelle Aufgaben zu reduzieren, ist die Wahl der richtigen Software entscheidend, um 2025 die Produktivität zu maximieren.