Procurement to Pay (P2P): Definition und Ablauf des Einkaufsprozesses

Was ist Procure to Pay?

Das Procure-to-Pay (P2P), auch genannt Kauf-zu-Pay, bezieht sich auf den gesamten Einkaufsprozess von der Bedarfsbekundung bis zur Bezahlung durch den Lieferanten.

Dieser Prozess soll es Unternehmen ermöglichen,erwerben Sie die notwendigen Waren und Dienstleistungen zu den niedrigsten Kostenund optimieren gleichzeitig ihre Margen in jeder Phase.

Um dies zu erreichen, müssen sie eine einrichten strukturierter Einkaufsfluss, deckt alle Phasen ab: Definition der Bedürfnisse, Auswahl der Lieferanten, Verhandlung, Vertragsabschluss, Erhalt von Rechnungen und Zahlung.
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Die Schritte des Procure-to-Pay-Zyklus (P2P)

Der Procure-to-Pay-Zyklus (P2P) basiert im Allgemeinen auf 7 wichtige Schritte, das durch spezialisierte Lösungen und gute industrielle Praktiken weit verbreitet wurde:

1. Identifizierung des Bedarfs

Eine Abteilung stellt fest, dass Waren oder Dienstleistungen benötigt werden, die den Zielen und dem Budget des Unternehmens entsprechen. Diese erste Phase ist unerlässlich, um überflüssige oder nicht budgetierte Einkäufe zu vermeiden.

2. Verwaltung von Anfragen

Der Bedarf wird formalisiert in Form von Anfrage zum Kauf, vorbehaltlich der Validierung. Dies kann Produktrecherchen, Einkaufswagen und Budgetbelege beinhalten. Die Genehmigung garantiert die interne und budgetäre Einhaltung.

3. Erstellung und Ausstellung des Bestellformulars

Nach der Genehmigung wird ein Bestellung (ZOLL) wird generiert und an den Lieferanten gesendet. Dieses Vertragsdokument legt Mengen, Preise, Termine und Bedingungen fest.

4. Empfang von Waren oder Dienstleistungen

Bei der Lieferung wird eine Empfangsbestätigung generiert. Das Unternehmen überprüft die Konformität, Qualität und Quantität der erhaltenen Produkte oder Dienstleistungen.

5. Empfang und Bearbeitung der Rechnung

Der Lieferant sendet eine Rechnung, die im System erfasst wird. Sie wird dann mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen (Prozess von Dreiwege‑Matching).

6. Genehmigung und Zahlung der Rechnung

Die Rechnung wird validiert, wenn keine Unstimmigkeiten festgestellt werden. Anschließend wird es zur Zahlung gemäß den Vertragsbedingungen (Banküberweisung, Karte usw.) an die Buchhaltung gesendet.

7. Abschluss und Aktualisierung der Buchhaltung

Der Vorgang wird mit der Zahlungsbestätigung, der vollständigen Registrierung im Buchhaltungssystem und der Überwachung der Lieferantenleistung abgeschlossen. Diese Daten fließen in Berichte und Analysen ein.

Die Herausforderungen von Procur-to-Pay für Unternehmen

Ein gut orchestrierter Procure-to-Pay-Prozess ist ein strategischer Hebel zur Verbesserung der Gesamtleistung eines Unternehmens.

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Reduzierte Betriebszeit und Kosten

Durch den Wegfall manueller Eingriffe (Eingaben, Erinnerungen, Abstimmungen) sparen Unternehmen Zeit und reduzieren die Verwaltungskosten. Die Fähigkeit, ein größeres Volumen mit den gleichen Ressourcen zu bewältigen, verbessert direkt die Produktivität, ohne die Teams zu belasten.

Stärkung der Einhaltung von Vorschriften und Rückverfolgbarkeit

Jede Aktion (Validierung, Genehmigung, Änderung) wird nachverfolgt, was Prüfungen, Steuerprüfungen und interne Kontrollen erleichtert. Die Einhaltung von Verträgen und Zahlungsfristen wird ebenfalls systematischer.

Optimierung von Cashflow und Betriebskapital

Eine präzise Verwaltung der Lieferfristen ermöglicht es, Auszahlungen zu antizipieren, Rabatte auszuhandeln oder Zahlungen zu verzögern, ohne dass das Risiko einer Vertragsstrafe besteht.

Verbesserung der Lieferantenbeziehungen

Durch die Einhaltung der Zahlungsfristen und die Erleichterung des Austauschs von Dokumenten stärkt das Unternehmen seinen Ruf und seine Position in der Lieferkette.

Die Risiken eines schlecht kontrollierten P2P-Prozesses

Andererseits setzt ein schlecht strukturierter oder zu manueller P2P-Prozess das Unternehmen sowohl operativ als auch strategisch zahlreichen Fehlern aus.

Administrative Ineffizienz

Wiederholte und nicht automatisierte Aufgaben wie manuelle Dateneingabe oder E-Mail-Erinnerungen verlangsamen den täglichen Betrieb. Diese Verzögerungen belasten die Teams, erhöhen das Fehlerrisiko und beeinträchtigen die Agilität des Unternehmens.

Unkontrollierte Ausgaben

Das Fehlen formalisierter Verfahren kann dazu führen, dass nicht in Bearbeitung befindliche oder nicht autorisierte Käufe getätigt werden, häufig außerhalb der ausgehandelten Vereinbarungen. Diese Praktiken beeinträchtigen die Transparenz der Verpflichtungen, erschweren die Budgetüberwachung und können zu unnötigen zusätzlichen Kosten führen.

Verschlechterung der Lieferantenbeziehungen

Ein schlecht verwaltetes P2P verzögert die Rechnungsbearbeitung und führt zu verspäteten Zahlungen, Strafen und Spannungen mit Lieferanten. Der Mangel an Einblick in Transaktionen oder strukturierte Kommunikation kann ebenfalls zu Streitigkeiten führen, die schwer zu lösen sind.

Erhöhtes Fehler- und Betrugsrisiko

Manuelle oder unsichere Prozesse erleichtern Eingabefehler und setzen das Unternehmen Betrugsfällen aus: doppelte Zahlungen, fiktive Rechnungen, nicht validierte Lieferanten usw. Ohne ein robustes Kontrollsystem können diese Vorfälle erhebliche finanzielle und Reputationsschäden haben.

Wie optimieren Sie Ihren Procure to Pay (P2P) -Prozess?

Die Optimierung des Procure-to-Pay (P2P) -Zyklus ist ein strategischer Hebel, um betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu senken, Transaktionen abzusichern und Lieferantenbeziehungen zu stärken.

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1. Digitalisieren und automatisieren Sie P2P-Workflows

Der Übergang von einem manuellen Prozess zum digitalen Management ermöglicht es, jede Phase zu rationalisieren: Kaufanfragen, Genehmigungen, Bestellungen, Quittungen, Rechnungen und Zahlungen. Dank der Automatisierung:

• Die Validierungsabläufe werden beschleunigt;
• Wiederholte Aufgaben werden entfernt;
• Eingabefehler werden reduziert;
• Die Bearbeitungszeiten werden verkürzt.

Lösungen zentralisieren alle Dokumente (Bestellformulare, Rechnungen), automatisieren deren Erfassung und garantieren eine strenge Überwachung auf einer einheitlichen Oberfläche.

2. Integrieren Sie P2P in Ihr Informationssystem

Unternehmen verfolgen zwei Ansätze:

• In das ERP integrierte P2P-Module (SAP, Odoo, Oracle...) sorgen für Konsistenz zwischen Einkaufs-, Buchhaltungs- und Cashflow-Daten.
• Spezialisierte P2P-Lösungen (Coupa, Ivalua, Basware...) bieten fortschrittliche Ergonomie und spezifische Funktionen: Lieferantenportale, digitale Kataloge, integrierte Indikatoren usw.

Unabhängig von der gewählten Option besteht die Herausforderung darin, eine reibungslose Integration in das bestehende Informationssystem um Duplikate zu vermeiden und die digitale Kontinuität sicherzustellen.

3. Automatisieren Sie die Dokumentenverarbeitung mithilfe von OCR und IDP

Die Integration von Technologien wie OCR (Optische Zeichenerkennung) Und die IDP (Intelligente Dokumentenverarbeitung) erlaubt:

• Automatische Extraktion von Daten aus Lieferantendokumenten (Rechnungen, Bestellungen, Lieferungen);
• Die Automatisierung von Versöhnungen;
• Die Reduzierung der Bearbeitungszeiten;
• Papierloses Management, zuverlässiger und sicherer.

Intelligente Plattformen wie Koncile kombinieren Sie OCR und intelligente Verarbeitung für Automatisches Klassifizieren, Extrahieren und Strukturieren von Daten komplexe Dokumente. Sie machen die Dokumentenverarbeitung flüssiger und ermöglichen gleichzeitig die direkte Integration von Informationen in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme.

4. Steuern Sie den Cashflow und antizipieren Sie Zahlungen

Die Optimierung von P2P erfordert auch eine bessere finanzielle Transparenz. Die Visualisierung der Termine in einem Cashflow-Plan ermöglicht Ihnen:

• Besser verwalten DPO (ausstehende Zahlungstage) ;
• Vermeiden Sie Verzögerungen oder Strafen;
• Planen Sie Zahlungen zum geeignetsten Zeitpunkt.

Dank bestimmter Lösungen ist es möglich, die Auszahlungsströme in Echtzeit an den verfügbaren Cashflow anzupassen.

5. Sicherstellung der Qualität der Lieferantendaten

Ein sauberer und strukturierter Lieferantenrahmen ist von grundlegender Bedeutung. Es ist wichtig, Folgendes beizubehalten:

• Einzigartige und aktuelle Lieferantenblätter;
• Verifizierte Bankinformationen;
• Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern.

Eins klare Datenverwaltung, mit definierten Rollen, Kontrollen und Validierungen, reduziert das Betrugsrisiko, vermeidet Zahlungsfehler und macht Analysen zuverlässiger.

6. Verfolgen Sie relevante KPIs, um die Leistung zu messen

Die Leistungsanalyse ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung. Zu den wichtigsten Indikatoren gehören:

• Das durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit ;
• Das erfolgreiche automatische Abstimmungsrate ;
• Das Häufigkeit der Einhaltung der Zahlungsfristen ;
• Das Grad der Akzeptanz von Tools durch die Benutzer.

Diese KPIs ermöglichen es, „Engpässe“ zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

7. Stärken Sie die interne und externe Zusammenarbeit

Ein effektiver P2P-Prozess basiert auf Fluidität des Austauschs :

• Zwischen den Abteilungen Einkauf, Finanzen und Buchhaltung;
• Mit Lieferanten über spezielle Portale.

Die Möglichkeit, dass jeder online auf aktuelle Informationen zugreifen, den Transaktionsstatus verfolgen oder Dokumente einreichen kann, verbessert die Produktivität und die Zufriedenheit der Partner.

Häufig gestellte Fragen — Alles, was Sie über den Procure to Pay (P2P) -Prozess wissen müssen

1. Was ist der Unterschied zwischen Procur-to-Pay (P2P) und Source-to-Pay (S2P)?

P2P deckt nur die Betriebskette von der Kaufanfrage bis zur Zahlung des Lieferanten ab. Wie bei S2P beinhaltet es die strategische Beschaffung von Anfang an, d. h. die Auswahl, Bewertung und Vertragsgestaltung mit Lieferanten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass S2P P2P umfasst und eine umfassendere Vision der Beschaffungsstrategie bietet.

2. Ist es möglich, einen P2P-Prozess zu automatisieren, ohne das ERP zu ändern?

Ja, es gibt modulare P2P-Lösungen, die in bestehende ERPs integriert werden können, ohne sie zu ersetzen. Diese Tools verwenden Konnektoren oder APIs, um Daten in Echtzeit zu synchronisieren, sodass Sie von der Automatisierung profitieren können, ohne die IT-Architektur des Unternehmens zu ändern.

3. Wie bewertet man die Kapitalrendite (ROI) eines P2P-Projekts?

Der ROI eines P2P-Projekts kann anhand mehrerer Indikatoren gemessen werden: Verkürzung der Bearbeitungszeiten, Reduzierung der Verwaltungskosten, Verbesserung der Compliance-Rate, Reduzierung von Lieferantenstreitigkeiten oder sogar Cashflow-Gewinne. Eine Vorher-Nachher-Analyse über ein paar Monate reicht oft aus, um greifbare Vorteile nachzuweisen.

4. Was sind die Auswirkungen eines effektiven P2P auf Audits und interne Kontrollen?

Ein gut strukturierter P2P-Prozess erleichtert Audits erheblich, egal ob intern oder extern. Die Rückverfolgbarkeit jeder Phase, die Archivierung von Dokumenten und die Standardisierung der Abläufe ermöglichen es, die Anforderungen der Auditoren schnell zu erfüllen und die Konformität der Ausgaben nachzuweisen.