OCR für juristische Dokumente

OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die es ermöglicht, Immobiliendokumente wie Verträge, Mietverträge, Kaufverträge oder Fotos in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umzuwandeln.

Es analysiert Textbilder, identifiziert Zeichen und wandelt sie in bearbeitbare Daten um. Herkömmliche Lösungen transkribieren einfach Text, während fortschrittliche Tools wie Koncile OCR noch einen Schritt weiter gehen. Mithilfe von KI und Large Language Models (LLM) extrahiert Koncile automatisch spezifische Informationen wie Kontaktdaten der Parteien, Verkaufs- oder Mietbeträge und wichtige Daten.

Die extrahierten Daten sind strukturiert und können in Ihre Immobilienverwaltungssysteme integriert werden, wodurch die Prozesseffizienz und Genauigkeit verbessert werden.

Mit Koncile können Sie PDF-Dateien sowie alle gängigen Bildformate, einschließlich PNG und JPEG, importieren.

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Die OCR-Analyse extrahiert mehrere wichtige Informationen, wie zum Beispiel:

1. Identität der Parteien : Namen, Vornamen, Kontaktdaten des Käufers und des Verkäufers.
2. Angaben zur Immobilie : Adresse, Beschreibung, Katasterreferenzen.
3. Finanzielle Bedingungen : Verkaufspreis, Raten, Finanzierungsmodalitäten.
4. Wichtige Daten : Unterschrift, Widerruf, Unterschrift der Urkunde.
5. Klauseln und rechtliche Hinweise : aufschiebende Bedingungen, Garantien, technische Diagnosen.

Dies ermöglicht es, Dokumente zu strukturieren, Prozesse zu automatisieren und ein effektives Informationsmanagement sicherzustellen.

Ja, Koncile kann technische Diagnosen wie DPE-, Elektro-, Gas- oder Asbestdiagnosen automatisch bearbeiten. Es extrahiert wichtige Informationen (Daten, Ergebnisse, Referenzen, Gültigkeit...), um die behördliche Überwachung, Klassifizierung und Integration in Immobilienmanagement-Tools zu erleichtern.

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Unsere OCR ist über eine API mit umfassender Dokumentation zugänglich. Sie können Ihre Immobiliendokumente auch direkt in die Anwendung importieren und die extrahierten Daten in den Formaten XLSX, XLS, CSV oder JSON herunterladen, um so eine nahtlose Integration in Ihre Immobilienverwaltungssysteme und Arbeitsabläufe zu ermöglichen.

Eine OCR-Lösung (Optical Character Recognition) transformiert die Verwaltung von Immobiliendokumenten wie Mietverträgen, Kaufverträgen, notariellen Urkunden oder Immobilienplänen. Sie ermöglicht die Ausnutzung von Daten, die in gescannten Dokumenten, PDFs oder Bildern häufig verloren gehen oder schwer zugänglich sind.

Die wichtigsten Vorteile sind:

1. Erhebliche Zeitersparnis : Automatisierung der manuellen Eingabe, gezielte Extraktion wesentlicher Informationen (Verkaufspreise, Kontaktdaten der Parteien, Katasterreferenzen). Informationen müssen nicht gesucht oder erneut eingegeben werden.
2. Reduzierung von Fehlern : Minimierung menschlicher Fehler, Gewährleistung zuverlässigerer Daten und besserer Verwaltung von Rechts- und Handelsdokumenten.
3. Höhere Produktivität : Beschleunigte Bearbeitung von Immobiliendokumenten, sodass sich die Teams auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren können (z. B. Vertragsmanagement, Verhandlungen, Transaktionsüberwachung).
4. Erstellung nutzbarer Datenbanken : Umwandlung unstrukturierter Dokumente (Mietverträge, Kaufverträge, Fotos) in strukturierte Daten, die analysiert und für die Entscheidungsfindung verwendet werden können.
5. Prozesse optimieren : Schnellere verfügbare Informationen ermöglichen es, das Transaktionsmanagement, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Kundenbetreuung zu verbessern.
6. Wettbewerbsvorteil : Eine bessere Entscheidungsfindung, eine einfachere Einhaltung der Vorschriften und eine reibungslosere Verwaltung von Immobiliendokumenten stärken Ihre Position auf dem Markt.

Koncile geht dank LLMs (Large Language Models) über eine klassische OCR hinaus. Es versteht den Inhalt von Immobiliendokumenten und ermöglicht so eine intelligente Extraktion und eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Immobilienverwaltungssysteme.

Unser Tool integriert eine OCR-Engine der letzten Generation, die durch maschinelles Lernen optimiert wurde, um die Anforderungen der Einkaufsabteilungen zu erfüllen. Es ist in der Lage, wichtige Daten aus Dokumenten unterschiedlicher Qualität präzise zu extrahieren, unabhängig davon, ob es sich um unscharfe Rechnungen, schlecht gescannte Bestellformulare oder Dokumente mit komplexen Layouts (Preistabellen, Preispläne, spezifische Bedingungen) handelt.

Im Gegensatz zu herkömmlichen OCRs liest unsere Lösung nicht nur Zeichen: Sie analysiert die Struktur des Dokuments und erkennt die für das Beschaffungsmanagement relevanten Abschnitte. Dank der Integration von LLMs (Large Language Models) versteht unser Tool den kommerziellen Kontext von Dokumenten und kann teilweise lesbare oder mehrdeutige Bereiche interpretieren. Es ist somit in der Lage, bestimmte fehlende Informationen aus dem Gesamtinhalt zu rekonstruieren und garantiert so eine zuverlässige Extraktion, auch bei schlechter Scanqualität.

Koncile integriert ein Vertrauensbewertungssystem, das die Zuverlässigkeit von Daten bewertet, die aus einer Vielzahl von Steuerdokumenten wie Steuererklärungen, Steuererklärungen, Mehrwertsteuerauszügen oder Kontoauszügen gewonnen wurden. Diese Bewertung basiert auf mehreren Kriterien, darunter der Lesbarkeit des Dokuments, der Komplexität der zu extrahierenden Steuerinformationen und dem Umfang der verarbeiteten Daten.

Beispielsweise können ein dichtes Steuerpaket oder ein schlecht gescanntes Dokument die Genauigkeit der Extraktion beeinträchtigen. Der Algorithmus analysiert sowohl visuelle Aspekte (Scanqualität, Textklarheit) als auch semantische Elemente (Konsistenz der Beträge, Identifizierung der wichtigsten Steuerfelder), um einen allgemeinen Vertrauenswert zu ermitteln.

Diese Bewertung ermöglicht es Steuerteams, schnell die zuverlässigsten Daten zu identifizieren, manuelle Prüfungen zu priorisieren und Compliance- und Berichtsprozesse abzusichern.

Die wichtigsten Informationen, die aus einer Belegen extrahiert werden müssen, sind:

1. Identität der Parteien : Mieter, Vermieter, Adresse der Immobilie.
2. Finanzielle Einzelheiten : bezahlter Betrag, Zahlungsfrist, Zahlungsmethode.
3. Datum und Referenz : Datum der Zahlung, Belegnummer.

Dies ermöglicht ein vereinfachtes Zahlungsmanagement und eine effektive Integration in Immobilienverwaltungssysteme.