Die interne Kontrolle von Lieferantenrechnungen ist eine zentrale Aufgabe in der Buchhaltungsprüfung von Unternehmen. Moderne Softwarelösungen wie KI-gestützte OCR-Systeme ermöglichen es heute, diesen Prozess zu automatisieren und Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen, die bei einer manuellen Prüfung oft unbemerkt bleiben. In diesem Artikel erfahren Sie, warum die ordnungsgemäße Kontrolle von Lieferantenrechnungen wichtig ist, wie eine Rechnungsprüfung per Software funktioniert, welche Vorteile sie gegenüber der manuellen Kontrolle bietet und worauf Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung achten sollten.

Warum sollten Sie Ihre Lieferantenrechnungen überprüfen?

Die Kontrolle der Lieferantenrechnungen gewährleistet die Zahlungsgenauigkeit und hilft, Streitigkeiten zu vermeiden. Immer mehr Unternehmen verlassen sich jetzt auf OCR-Buchhaltung Lösungen zum automatischen Abgleich von Beträgen, Mehrwertsteuer und Lieferantenreferenzen, was Zeit spart und Risiken minimiert.

Hier sind die Hauptgründe:

Häufige Fehler auf Lieferantenrechnungen

Zahlreiche Abrechnungsfehler können in Lieferantenrechnungen auftreten.

• Fehler beim Stückpreis : Der in Rechnung gestellte Preis eines Artikels entspricht möglicherweise nicht dem vereinbarten Preis (Vertrag oder Bestellung). Beispielsweise wurden für ein Produkt 52€ pro Einheit statt der erwarteten 50€ in Rechnung gestellt.
• Falscher Mehrwertsteuerbetrag : Ein falscher Mehrwertsteuersatz oder eine falsche Mehrwertsteuerberechnung (z. B. die Mehrwertsteuer wurde auf den falschen Betrag berechnet) verzerrt den Gesamtbetrag der Rechnung.
• Falsche Empfängerentität : Die Rechnung wurde an das falsche Unternehmen oder die falsche Dienstleistung gesendet, was die Bearbeitung erschwert (Firmenname, Adresse oder Abteilungsfehler).
• Auslassungen und Inkonsistenzen : Es kann sich um einen vergessenen Rabatt, eine in Rechnung gestellte Menge, die zu einer Verzögerung der gelieferten Menge geführt hat, eine falsche Produktreferenz usw. handeln.

Diese Fehler sind häufig. Manchmal kommen sie vom Lieferanten selbst, wenn die Rechnung ausgestellt wird und die Rechnung nicht konform ist und korrigiert werden muss. Ohne einen Überprüfungsprozess können diese Anomalien unbemerkt bleiben.

Die Folgen schlechter Kontrolle

Wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen nicht ausreichend kontrollieren, kann dies zu mehreren schädlichen Folgen führen.

• Streitigkeiten und verspätete Zahlungen : Unentdeckte Fehler führen zu Streitigkeiten mit dem Lieferanten. Es ist dann notwendig, Belege auszutauschen und die Rechnung zu korrigieren, was Zeit in Anspruch nimmt und die Zahlung verzögern kann. Diese Verzögerungen verschlechtern die Lieferantenbeziehung und können zu Strafen für verspätete Zahlungen führen.
• Vermögen und Verwaltungsaufwand : Im Falle eines Fehlers (Überrechnung, doppelte Abrechnung) müssen Sie eine Ausstellung oder einen Anspruch geltend machen Beteiligungen behoben. Die Verwaltung dieser Vermögenswerte und die Regularisierung der Konten mobilisieren die Verwaltungsteams und erhöhen die Arbeitsbelastung.
• Finanzielle Verluste : Wenn keine Fehler festgestellt werden, kann das Unternehmen Überzahlungen (Übergebühren, Duplikate) übermäßig zahlen. Auf jährlicher Basis können diese Überzahlungen erhebliche Beträge darstellen, die sich direkt auf den Cashflow auswirken.
• Nichteinhaltung von Vorschriften und Prüfungsrisiken : Rechnungen, die schlecht kontrolliert werden, können steuerliche Unregelmäßigkeiten (Mehrwertsteuer, fehlende rechtliche Informationen) enthalten, die zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen. Im Falle einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung ist das Unternehmen gezwungen, Anpassungen vorzunehmen, sofern diese Fehler nicht korrigiert wurden.

Kurz gesagt, eine schlechte Abrechnungskontrolle führt zu Streitigkeiten, zusätzlichen Kosten und erhöhten Risiken. Beispielsweise kann eine Gutschrift ausgestellt werden, mit Hin und Her mit dem Lieferanten und verlorene Zeit für Ihre Teams.

Erhebliche Fehlermengen in Ermangelung eines zuverlässigen Prozesses

Abgesehen von administrativen Problemen kann das Fehlen einer zuverlässigen Kontrolle für das Unternehmen sehr teuer sein. Selbst ein niedriger Prozentsatz an Fehlern auf allen Rechnungen stellt insgesamt erhebliche Beträge dar. Eine Studie unter 100 großen Unternehmen ergab dass 0,53 % aller Lieferantenrechnungen fehlerhafte Angaben enthielten, was zu einem Durchschnitt führte 0,59€ Verlust pro verarbeiteter Rechnung . Im Großen und Ganzen entspricht dies Millionen von Euro. Darüber hinaus musste jede Organisation im Durchschnitt Folgendes aufwenden 22,5 Arbeitstage pro Jahr, um diese fehlerhaften Eingaben zu korrigieren — unproduktive Zeit, die mit einem besseren Prozess vermieden werden könnte.

Ein weiteres beredtes Beispiel: 2023 sparte der Schweizer Versicherer Suva 105 Millionen Franken indem sie systematische Kontrollen ihrer Lieferantenrechnungen einführt. In der Nähe von 10% Rechnungen wiesen einen Fehler oder eine Ungenauigkeit auf und konnten zur Korrektur zurückgeschickt werden. Unter diesen Anomalien gab es zahlreiche Doppelte Rechnungen und schlecht abgerechnete Dienste. Ohne automatische Prüfungen wären diese Fehler wahrscheinlich unbemerkt geblieben, was zu massiven unrechtmäßigen Zahlungen geführt hätte. Diese Zahlen verdeutlichen die finanzielle Herausforderung, die eine strenge Rechnungskontrolle mit sich bringt: Es ist sowohl eine Frage derInterne Revision Und von Kontrolle der Kosten.

Was ist Rechnungskontrollsoftware?

Eins Software zur Rechnungskontrolle für Lieferanten Ist ein Tool, das die Überprüfung von Rechnungen mithilfe digitaler Technologien automatisiert. Ziel ist es sicherzustellen, dass jede Rechnung entspricht Auf Bestellungen und Vereinbarungen mit dem Lieferanten und darauf, dass diese vor der Bestätigung der Zahlung keine Fehler oder Unregelmäßigkeiten enthalten. Konkret erfasst diese Art von Software Informationen aus Rechnungen (durch Digitalisierung oder Import elektronischer Rechnungen) und vergleicht sie mit Referenzdaten (Bestellformulare, Quittungen, Preislisten, Preislisten, Verträge, Mehrwertsteuerregeln usw.) und gilt Kontrollregeln um Unstimmigkeiten zu erkennen. In zunehmendem Maße basieren diese Lösungen aufAI Um Geschäftsanforderungen intelligent abzugleichen und aus der Rechnungshistorie zu lernen.

Definition und Ziele

Das primäre Ziel einer solchen Software istAutomatisierte Überprüfungen Was würde ein Buchhalter oder ein Rechnungskontrolleur manuell tun? Er stellt sicher, dass jede Rechnung alle obligatorischen Informationen enthält und die mit dem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen einhält. Die Software überprüft beispielsweise, ob die Rechnungsnummer vorhanden ist, ob das Datum und die Mehrwertsteuerbeträge angegeben sind und ob die in Rechnung gestellten Preise und Mengen den Erwartungen entsprechen. Wenn es eine Diskrepanz gibt, wird er dies melden.

Kurz gesagt, die Software fungiert als Automatisierte Leitplanke Wer überprüft jede Rechnung anhand vorab festgelegter Regeln und Unternehmensstandards. Es verfolgt mehrere Ziele: menschliche Fehler reduzieren, Zeit bei der Validierung von Rechnungen sparen, sicherstellen Einhaltung der Rechnungen (sowohl in Bezug auf Lieferantenverträge als auch in Bezug auf gesetzliche Verpflichtungen), Betrug verhindern (z. B. falsche Rechnungen oder Duplikate) und die Prüfung erleichtern, indem Sie den Überblick über die durchgeführten Kontrollen behalten. Es ist Teil eines Ansatzes vonVerbesserung der internen Kontrolle und Zuverlässigkeit des Prozesses Procure-to-Pay (von der Bestellung bis zur Zahlung).

Die wichtigsten Funktionen

Die meiste Software für Prüfung der Lieferantenrechnung Bieten Sie eine Reihe wichtiger Funktionen an, um diese Ziele zu erreichen. Im Allgemeinen ermöglichen sie Um Prüfungen zu automatisieren und Auffälligkeiten zu melden erkannt. Unter den Hauptmerkmalen finden wir:

• Datenerfassung und Extraktion : Integration eines OCR-Moduls zum automatischen Lesen gescannter Papierrechnungen oder PDFs oder zum Import von elektronischen Rechnungen (E-Invoicing, EDI, Factur-X...). Die Software extrahiert die wichtigsten Felder (Lieferant, Datum, Datum, Betrag, Detailzeilen, Mehrwertsteuer usw.).
• Überprüfung der Pflichtangaben : Stellen Sie sicher, dass die Rechnung alle behördlichen Informationen enthält (Nummer, Ausstellungsdatum, rechtliche Informationen, Mehrwertsteuersatz und -betrag, Gesamtumsatzsteuer, Adresse usw.), um die Einhaltung der Steuervorschriften sicherzustellen.
• Abstimmung mit Bestellungen (3-Wege-Match) : automatischer Abgleich der Rechnung mit dem Gutschein Bestellung Ausgestellt und der Gutschein von Empfang entsprechend (Lieferung). Dieser Prozess von 3-Wege-Matching Überprüft, ob die Mengen, Preise und Referenzen zwischen der Bestellung, den erhaltenen Waren und der Rechnung übereinstimmen. Wenn ein Bestellformular vorhanden ist, ordnet die Software jede in Rechnung gestellte Position der bestellten und gelieferten Zeile zu.
• Überschneidung mit Preisgittern oder Verträgen : Wenn die Rechnung nicht mit einem Bestellformular verknüpft ist (z. B. offene Bestellungen, Käufe ohne Bestellungen), vergleicht die Software die in Rechnung gestellten Tarife mit Preisrichtlinien Von der Firma. Diese Standards können eine ausgehandelte Preisliste, ein Rahmenvertrag, ein Lieferantenkatalog oder sogar ein in einer Datei gespeicherter Zeitplan sein. Das Tool kann diese Daten (auch unstrukturiert) aufnehmen und warnen, wenn eine Diskrepanz zwischen dem in Rechnung gestellten Preis und dem erwarteten Preis für dieses Produkt oder diese Dienstleistung besteht.
• Arithmetische und logische Prüfungen : überprüfen Sie, ob der Gesamtbetrag ohne Mehrwertsteuer plus Mehrwertsteuer = Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, ob die Zeilenberechnungen korrekt sind, dass die angewandten Mehrwertsteuersätze der Art der Produkte entsprechen und dass das Rechnungsdatum logisch ist (z. B. nach dem Lieferdatum und innerhalb des autorisierten Zeitraums). Diese regelbasierten Kontrollen stellen die Richtigkeit der Daten sicher.
• Erkennung von Duplikaten : Die Software prüft, ob eine Rechnung desselben Lieferanten mit derselben Nummer (oder denselben Merkmalen) nicht bereits bearbeitet wurde, um Doppelzahlungen zu vermeiden. Sie kann mit Rechnungen verglichen werden, die bereits im Buchhaltungssystem erfasst sind.
• Verwaltung des Genehmigungsworkflows : Integration einer elektronischen Validierungsschaltung. Wenn eine Rechnung beispielsweise einen bestimmten Betrag hat oder eine Anomalie aufweist, kann das System sie automatisch zur manuellen Validierung an einen Manager weiterleiten. Im Gegenteil, konforme Rechnungen können automatisch genehmigt werden, was den Ablauf beschleunigt.
• Warnmeldungen und Dashboards : Wenn ein Problem erkannt wird, generiert die Software Warnmeldungen (Benutzerbenachrichtigung, E-Mail, Dashboard) für eine auszuführende Aktion (menschliche Überprüfung, Gutschriftsanfrage usw.). Dashboards ermöglichen es, den Status von Rechnungen zu überwachen (unter Kontrolle, warten auf Informationen, validiert, gesperrt) und bieten eine Rückverfolgbarkeit vollständig.
• Integration von Buchhaltung und Archivierung : Sobald die Rechnungen geprüft und validiert wurden, kann die Software die Einträge zur Zahlung und Abrechnung in das Buchhaltungssystem (ERP- oder Verwaltungssoftware) exportieren. Es unterhält auch ein digitales Archiv mit Rechnungen und Kontrollergebnissen, das für Audits nützlich ist und Weiterverfolgung der Rechnungskontrolle In der Firma.

Zusammenfassend sind diese Hauptfunktionalitäten einer Software von Rechnungskontrolle für Unternehmen Decken Sie den gesamten Rechnungsverarbeitungszyklus ab, vom Eingang bis zur Genehmigung, indem Sie Kontrollpunkte automatisieren, an denen menschliches Versagen auftreten könnte.

Wie funktioniert die automatische Rechnungskontrolle?

Nachdem wir das Konzept vorgestellt haben, schauen wir uns an Die konkrete Funktionsweise einer automatisierten Rechnungsprüfung. Welche Schritte durchläuft eine Lieferantenrechnung, wenn sie per Software verarbeitet wird, von der Datenextraktion bis zum Anomaliemanagement? Hier sind die Hauptkomponenten des Prozesses:

Datenextraktion (OCR und Parsing)

Der erste Schritt in der Automatisierung ist Dematerialisierung Von der Papierrechnung (falls zutreffend) und der Extraktion der darin enthaltenen Daten. Für Rechnungen, die als gescannte PDFs oder Bilder eingehen, verwendet die Software die Technologie vonOCR — Optische Zeichenerkennung, oder optische Zeichenerkennung — um das Bild in nutzbaren Text umzuwandeln. OCR macht es möglich Transformieren Sie ein Textbild in numerische Daten zur Behandlung nutzbar. Dank dieser Technologie wird der Inhalt der Rechnung (Nummer, Datum, Datum, Datum, Beträge, Zeilenetiketten usw.) automatisch vom Gerät gelesen, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist. (Weitere Informationen zur Funktionsweise von OCR finden Sie in unserem Artikel zur Definition von OCR.)

Sobald die Rechnung in Klartext konvertiert ist, fährt die Software fort mit Parsen, das heißt zur strukturierten Analyse von Informationen. Es identifiziert jedes wichtige Feld im Dokument: den ausstellenden Lieferanten, das Ausstellungsdatum, das Ausstellungsdatum, das Ausstellungsdatum, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die verschiedenen Produkte/Dienstleistungen mit ihren Mengen, Einzelpreisen, Zeilenbeträgen, Mehrwertsteuersätzen, Gesamtbetrag ohne Steuern, Mehrwertsteuer und TTC usw. Diese Feinextraktion kann über vordefinierte Vorlagen (sofern das Rechnungsformat bekannt ist) oder über KI-Algorithmen zur trainierten Erkennung der Etiketten erfolgen und Zahlen in jeder Rechnung. Die besten Systeme kombinieren Computervision und Sprachverständnistechniken, um sich an die unterschiedlichen Rechnungslayouts anzupassen.

Sobald die Daten erfasst sind, erstellt die Software bereits einige Grundlegende Steuerungen Konsistenz: Überprüfen Sie beispielsweise, ob die Summe der Zeilenbeträge zuzüglich Mehrwertsteuer der angegebenen Summe entspricht oder ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers das richtige Format hat usw. Wenn die OCR Zweifel (unleserlicher Text) in einem wichtigen Feld hat, kann das System die Rechnung so kennzeichnen, dass für diesen bestimmten Punkt eine manuelle Validierung erforderlich ist.

Abstimmung mit Bestellungen oder Preislisten

Nach der Extraktion geht die Software in die Phase von Versöhnen Rechnungsdaten mit Referenzen zum Kauf Über das Unternehmen: Es ist das Herzstück der Kontrolle. Es gibt zwei Hauptfälle: Rechnung mit Bestellformular oder ohne Bestellformular.

• Rechnungen mit Bestellformular (3-Wege-Match) : Die Software führt automatisch das Berühmte aus 3-Wege-Spiel, das heißt Versöhnung mit drei Elementen zwischen der Lieferantenrechnung, der entsprechenden Bestellung und der Empfangsbestätigung (Liefernachweis). Für jede Zeile auf der Rechnung sucht er im Bestellformular nach der entsprechenden Zeile: dieselbe Artikel- oder Dienstleistungsreferenz, dieselbe bestellte Menge, derselbe vereinbarte Stückpreis. Es entspricht auch den tatsächlich gelieferten Mengen (laut Empfangsschein oder Lieferschein). Diese dreifache Überprüfung stellt sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was bestellt wurde. Und Geliefert, zum vereinbarten Preis. Wenn auf der Rechnung beispielsweise 105 fakturierte Einheiten angegeben sind, obwohl laut Quittung nur 100 geliefert wurden, oder wenn ein Stückpreis davon abweicht, erkennt das System dies sofort. Das 3-Wege-Matching Automatisiert macht den mühsamen manuellen Vergleich dieser Dokumente überflüssig und macht den Prozess der Rechnungsvalidierung zuverlässiger.
• Rechnungen ohne Bestellung (Preiskontrolle) : Nicht alle Ausgaben werden unbedingt durch formalisierte Bestellungen abgewickelt. Bei Rechnungen für wiederkehrende Käufe oder Dienstleistungen ohne Bestellungen verlässt sich die Software auf andere Referenzdaten Um die Beträge zu überprüfen. Es kann ein sein Preisliste mit dem Lieferanten ausgehandelt (z. B. ein Preisschema pro Produkt oder Dienstleistung), oder Rahmenvertrag Festlegung der Tarife und Bedingungen oder sogar von Historische Daten (Preise werden in der Regel berechnet). Diese Repositorys, die in Excel-, PDF- oder Datenbankdateien gespeichert werden können, werden von der Software aufgenommen. Das Tool gleicht dann jede Zeile der Rechnung mit dem erwarteten Tarif ab. Prüfen Sie beispielsweise, ob der in Rechnung gestellte „Stundensatz für Berater“ dem geltenden Vertragssatz entspricht oder ob der Einzelpreis einer Komponente der letzten bekannten Preisliste entspricht. Wenn das Unternehmen eine Interner Katalog Kaufpreise oder verwendet standardisierte Artikelreferenzen, die Software kann diese auch verwenden, um die Rechnungspositionen automatisch einer Katalogreferenz und dem zugehörigen Einzelpreis zuzuordnen.

In Ermangelung eines Bestellsystems ist diese Preiskontrolle von entscheidender Bedeutung, um zu vermeiden, dass falsche Preise gezahlt werden. TEE KI Kann in diesem Bereich einen Unterschied machen: Einige Lösungen verwenden beispielsweise maschinelles Lernen, um Produkte anhand ihrer Textbeschreibung zu erkennen (auch wenn der Produktcode nicht angegeben ist) und sie der Standardproduktdatenbank eines Unternehmens näher zu bringen. Dadurch ist es möglich, Rechnungen intelligent zu überprüfen, auch wenn das Layout nicht exakt dem Ihrer Repositorys entspricht.

Erkennung von Anomalien und Generierung von Alarmen

Sobald die Vergleiche durchgeführt sind, identifiziert die Software Unregelmäßigkeiten potenzielle, d. h. Diskrepanzen oder Inkonsistenzen zwischen der Rechnung und den Referenzdaten. Hier sind einige Beispiele für Anomalien, die häufig automatisch erkannt werden:

• Preis- oder Betragsunterschied : zum Beispiel ein Unterschied zwischen dem Preis einer Position von mehr als X% gegenüber dem erwarteten Preis oder ein Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, der von der erwarteten Berechnung abweicht.
• Mengenlücke : Die in Rechnung gestellte Menge entspricht der bestellten/gelieferten Menge, oder ein nicht gelieferter Artikel wird in Rechnung gestellt.
• Fehlkalkulation : Die Summe der Rechnung entspricht nicht der Summe der Zeilen zuzüglich Mehrwertsteuer, was auf einen Berechnungs- oder Eingabefehler hinweist.
• Inkonsistenter Mehrwertsteuersatz : Es wurde ein nicht geltender Mehrwertsteuersatz verwendet (z. B. 5% statt 20% für ein nicht berechtigtes Produkt) oder der berechnete Mehrwertsteuerbetrag entspricht nicht dem offiziellen Satz.
• Doppelte Rechnung : Die Rechnung scheint ein Duplikat einer anderen zu sein (gleiche Nummer und gleicher Betrag wie eine bereits bezahlte Rechnung).
• Fehlende Informationen : zum Beispiel keine erforderliche Bestellnummer oder fehlender Projektcode usw., gemäß internen Regeln.

Sobald eine Anomalie erkannt wird, geht die Software Bericht. In der Regel weist es der Rechnung einen Status zu (z. B.:“ Abweichung festgestellt “ goldfarben“ Gesperrt “) und generiert eine Warnung für die betreffende Abteilung (Lieferantenbuchhalter, Managementkontrolle oder andere). Benachrichtigungen können auf dem Software-Dashboard erscheinen, per E-Mail an Manager gesendet oder in den Validierungsablauf integriert werden.

Einige sehr fortschrittliche Lösungen erfordern sogar Automatische Initiativen Aufgrund einer Anomalie. Wenn beispielsweise ein Duplikat identifiziert wird, kann die zweite Rechnung automatisch verworfen oder mit dem Hinweis „mutmaßliches Duplikat“ auf Eis gelegt werden. Ebenso kann das System, wenn eine Preisabweichung festgestellt wird, die einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, die Rechnung für die Zahlung sperren und eine Aufforderung zur manuellen Genehmigung oder Erklärung durch den Lieferanten auslösen.

Nehmen wir ein Szenario, das mit einem modernen Tool verwaltet wird: Eine Rechnungsverarbeitungssoftware kann eine Automatische Steuerung Rechnungsdaten zur Erkennung von Inkonsistenzen oder Duplikaten von Rechnungen. Im Falle von Nichtkonformität erkannt (z. B. eine überladene Leitung oder eine doppelte Rechnung), die Rechnung wird sofort gesperrt und Wird nicht übertragen Zur Zahlung an die Buchhaltung. Eins Benachrichtigung bei Nichteinhaltung Kann sogar direkt an den Lieferanten gesendet werden, der die Rechnung ausgestellt hat, damit dieser den Fehler korrigieren kann, bevor die Rechnung akzeptiert wird. Diese Art der Automatisierung verhindert, dass sich fehlerhafte Rechnungen im Prozess weiter verbreiten und versehentlich bezahlt werden.

Verwaltung von Regularisierungsanträgen oder Vermögenswerten

Nachdem die Anomalien festgestellt wurden, betrifft der letzte Teil des Prozesses die Verwaltung von Rückstellungen benötigt. Wenn eine Rechnung aufgrund eines nachgewiesenen Fehlers gesperrt wird, sind mehrere Aktionen möglich:

• Automatische Kreditanfrage : Wenn die festgestellte Anomalie einer Überzahlung entspricht (z. B. einem zu viel berechneten Artikel oder einem überbewerteten Preis), kann das System automatisch eine Bitte haben An den Lieferanten. Dies kann in Form einer E-Mail oder eines Dokuments erfolgen, in dem die festgestellten Abweichungen und der erwartete Betrag aufgeführt sind. Die Buchhaltungs- oder Einkaufsabteilung muss nur diese formelle Anfrage an den Lieferanten senden. In einigen Fällen lässt sich die Software sogar in eine integrieren Lieferantenportal Wo der Lieferant den Grund für die Sperrung einsehen und direkt eine Korrekturrechnung oder Gutschrift einreichen kann.
• Bedingte Validierung : Wenn die Abweichung geringfügig oder erklärbar ist (z. B. eine Rundung um einige Cent oder eine durch eine mündliche Vereinbarung begründete Mengenüberschreitung), kann der menschliche Controller beschließen, die Rechnung trotz der Warnung trotzdem zu validieren. Die Software ermöglicht es dann, die Blockade über eine Genehmigungsworkflow spezifisch (mit eventuell einem Kommentar zur Erläuterung der Ausnahme), damit die Rechnung bezahlt werden kann. Dieser Prozess stellt sicher, dass bei jeder Anomalie eine menschliche Entscheidung getroffen wird und nicht blind bezahlt wird.
• Überwachung von Anomalien : Die Software merkt sich alle Rechnungen, die darauf warten, beglichen zu werden. Sie kann Lieferanten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Gutschriften zurückgegeben haben, automatisch zurückrufen oder Manager darüber informieren, dass eine Anomalie immer noch nicht behoben ist. Somit wird nichts dem Zufall überlassen: Jede festgestellte Diskrepanz muss entweder zu einer Korrektur (Gutschrift) oder zu einer Begründung/Validierung führen, bevor die Rechnungsdatei geschlossen wird.
• Lernen und kontinuierliche Verbesserung : Feedback zu Anomalien kann verwendet werden, um die Kontrollregeln zu verbessern. Zum Beispiel, wenn sich herausstellt, dass es sich bei vielen Warnmeldungen um folgende Probleme handelt „Fehlalarme“ (Anomalien), wir können die Schwellenwerte anpassen oder neue Regeln einführen, um diese Fehlalarme in Zukunft zu vermeiden. Umgekehrt können die Einstellungen verfeinert werden, wenn Fehler, die ursprünglich nicht erkannt wurden, später entdeckt werden, sodass das System sie beim nächsten Mal erkennt. KI-gestützte Systeme können auch aus jeder manuellen Validierung (Feedback) lernen, um ihre Modelle zu verfeinern.

Durch die Automatisierung der Verarbeitung von Abrechnungsausnahmen bietet das Tool eine hervorragende Vertrauenswürdigkeit zum Gesamtprozess. Das Unternehmen kann sich darauf verlassen, dass keine Rechnung bezahlt wird, ohne geprüft und gegebenenfalls reguliert worden zu sein. Ce Automatisierte interne Kontrolle Stärkt die Finanzdisziplin und sorgt für eine Abrechnungsprüfung dauerhaft, während die Teams von mühsamen Folgemaßnahmen entlastet werden.

Was sind die Vorteile im Vergleich zur manuellen Behandlung?

Die Einführung von Software zur Steuerung von Lieferantenrechnungen bringt zahlreiche Profis im Vergleich zu einem zu 100% manuellen Prozess. Hier sind die wichtigsten, die zunehmend eine Investition in solche Lösungen rechtfertigen:

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Der erste Vorteil ist ein Erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen. Durch die Automatisierung der Datenextraktion und -überprüfung werden manuelle zeilenweise Eingaben und ein konsistenter Dokumentenvergleich vermieden. Die Mitarbeiter können sich so von diesen sich wiederholenden und schwierigen Aufgaben befreien und sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert konzentrieren (Lückenanalyse, Lieferantenbeziehungsmanagement, Kostenoptimierung usw.).

Konkret nimmt die Zeit, die für die Einreichung, Überprüfung und Abstimmung von Rechnungen aufgewendet wird, drastisch ab. Schätzungen zufolge verbringen Buchhaltungsabteilungen häufig mehr als 7 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten und der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen, deren Bearbeitungskosten pro Einheit in der Regel zwischen 9€ und 15€ per Rechnung. Mit Automatisierung können diese Kosten und dieser Zeitaufwand um 50 bis 70% reduziert : Dank OCR- und KI-Tools steigen wir von etwa 5—10 € pro Rechnung auf nur noch wenige hundert. Die Verbesserung der Produktivität ist daher von großer Bedeutung.

Darüber hinaus ist die Geschwindigkeit der Verarbeitung Ist also beschleunigt: Ein Stapel von 100 Rechnungen, für die ein Buchhalter mehrere Tage benötigt hätte, kann in wenigen Minuten von der Software bearbeitet werden, wobei sich die einzigen menschlichen Eingriffe auf Ausnahmen konzentrieren. Dies ermöglicht es, Verzögerungen in der Lieferkette zu vermeiden und die Zahlungsfristen der Lieferanten leichter einzuhalten. Durch die Reduzierung sich wiederholender Aufgaben trägt die Automatisierung auch dazu bei, die Lebensqualität der Mitarbeiter zu verbessern, die ihre Tage nicht mehr mit mühsamer Dateneingabe verbringen.

Bessere Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit der Kontrollen

Das Automatisierung bietet eine erhöhte Zuverlässigkeit im Steuerungsprozess. Im Gegensatz zu Menschen wird die Maschine nicht müde und wendet die Regeln systematisch und systematisch auf jede Rechnung an. Dadurch entfällt eine MengeMenschliche Fehler : Tippfehler, unachtsame Fehler, verpasste Schecks... Beispielsweise reduziert die Automatisierung das Risiko von Tippfehlern oder Umbuchungsfehlern bei der Eingabe von Gutschriften erheblich. Dies sind alles klassische Fehler, die die Zahlung von Rechnungen verzögern könnten. Sobald sie eingegangen ist, wird jede Rechnung einheitlich behandelt, was den Prozess zuverlässiger macht.

Darüber hinaus gewährleistet ein solches System Vollständige Rückverfolgbarkeit Von allen durchgeführten Kontrollen. Jede Rechnung, die das Tool durchläuft, enthält einen Abdruck der durchgeführten Überprüfungen und der Ergebnisse (Beobachtungen, mögliche Warnungen, endgültige Validierung). Im Falle eines Audits oder einer internen Kontrolle ist es möglich, alle Phasen der Rechnungsprüfung nachzuvollziehen und nachzuweisen, dass die Regeln Interne Kontrolle Die Rechnungsstellung wurde erfolgreich angewendet. Diese Rückverfolgbarkeit verstärkt die Konformität interne Richtlinien und Standards (z. B. SOX-Anforderungen für börsennotierte Unternehmen usw.).

Kurz gesagt, die Software garantiert eine Qualität Und ein Vertrauenswürdigkeit Die Steuerung ist der manuellen überlegen und bietet gleichzeitig eine Historie und einen vollständigen Überblick über den Prozess. Wir wissen jederzeit über den Status jeder Rechnung Bescheid, wer sie validiert hat und ob Unregelmäßigkeiten festgestellt, korrigiert oder akzeptiert wurden.

Beschleunigung des Validierungs- und Zahlungszyklus

Durch die Beseitigung manueller Engpässe ermöglicht die SoftwareBeschleunigen Sie den Zyklus Bearbeitung von Rechnungen, vom Eingang bis zur Zahlung. Einerseits stehen Rechnungen schneller zur Validierung zur Verfügung (kein Stapel von Dokumenten mehr, die darauf warten, eingegeben zu werden). Auf der anderen Seite optimiert der elektronische Arbeitsablauf den Informationsfluss: Genehmigende werden sofort benachrichtigt und können mit einem Klick, auch aus der Ferne, validieren, anstatt Papier oder E-Mails zu verteilen.

Ergebnis: Die durchschnittliche Zeit für die Validierung einer Rechnung kann von mehreren Wochen (mit manuellen Erinnerungen) bis zu einigen Tagen oder sogar einigen Stunden für eine Rechnung ohne Auffälligkeiten reichen. Diese Reaktivität hat mehrere Vorteile: Sie respektiert die Zahlungsfristen Ob legal oder ausgehandelt, vermeiden Sie Verzugsstrafen und profitieren Sie sogar von Frühzahlungsrabatten, wenn diese von einigen Anbietern angeboten werden. Ein schnellerer und kontrollierter Prozess verbessert auch die Lieferantenbeziehung, da Lieferanten es zu schätzen wissen, dass sie ihre Zahlungen ohne Verzögerungen oder unnötige Streitigkeiten erhalten.

Wie eine Studie erklärt, Dematerialisierung und Automatisierung Prozesse beschleunigen bei gleichzeitiger Senkung der Kosten und besserer Sichtbarkeit. So gewährleistet beispielsweise der automatische Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen optimale Bedingungen für die Überprüfung und Rückverfolgbarkeit Bis zur Zahlung. Die Rechnungsbearbeitung wird also mehr Swift Und transparent, wovon sowohl das Unternehmen als auch seine Lieferanten profitieren.

Bessere Kontrollzuverlässigkeit und Betrugsreduzierung

(Dieser Untertitel enthält einige der Elemente, die bereits in „Bessere Zuverlässigkeit“ behandelt wurden, er kann jedoch eher auf die Bekämpfung von Betrug und vorsätzlichen Anomalien ausgerichtet werden.)

Durch die Automatisierung der Prüfungen stellt die Software sicher, dass Jede Rechnung Wird mit der gleichen Strenge kontrolliert, was das Risiko, dass Betrug oder vorsätzliche Fehler übersehen werden, drastisch reduziert. Zum Beispiel der Doppelter Zahlungsbetrug (dasselbe Dokument wurde zweimal an verschiedenen Terminen bezahlt) wird durch die automatische Erkennung von Duplikaten neutralisiert. Ebenso wird ein Versuch, zu viel zu berechnen (Preis höher als vereinbart), sofort gemeldet.

Die Rückverfolgbarkeit trägt ebenfalls dazu bei, mögliche interne Unregelmäßigkeiten zu verhindern: Es wird sehr schwierig, eine ungewöhnliche Rechnung unbemerkt im Stapel zu „verstecken“, ohne dass sie vom System gemeldet wird. All dies stärkt die interne Kontrolle und verbessert die Transparenz der Gesamtausgaben.

Erkennung signifikanter Einsparungen durch Datenanalyse

Ein oft unterschätzter Vorteil der Automatisierung liegt in der Nutzung der aus Rechnungen extrahierten Daten. Durch die Digitalisierung und Zentralisierung von 100 % der Rechnungsinformationen erhält das Unternehmen eine vollständige, zeilenweise auswertbare Sicht auf alle Lieferantenausgaben. Dies eröffnet die Möglichkeit zur detaillierten Ausgabenanalyse, um Einsparpotenziale zu identifizieren.

Beispielsweise lassen sich durch den Vergleich von Rechnungen desselben Lieferanten im Jahresverlauf Preisunterschiede bei identischen Produkten erkennen – ein Hinweis auf ungerechtfertigte Preiserhöhungen oder unterschiedliche Konditionen. Durch die Zusammenführung aller Lieferantendaten innerhalb einer Einkaufskategorie können Rationalisierungspotenziale offengelegt werden: etwa wenn ein Anbieter systematisch 5 % teurer ist als ein anderer. Solche Erkenntnisse wären ohne strukturierte Datenauswertung kaum zugänglich.

Fortgeschrittene Software integriert hierfür Dashboards zur Ausgabensteuerung. Durch die Verknüpfung von Rechnungen mit Verträgen und Bestellungen lassen sich äußerst präzise Berichte über die Einhaltung von Konditionen und Abweichungen erstellen. Einige Anbieter berichten von bis zu 20 % Einsparungen, die durch diese Datennutzung möglich sind: KI ermöglicht es, bis zu 90 % unstrukturierter Einkaufsdaten (Rechnungszeilen, Vereinbarungen usw.) in nutzbare Datenbanken zu verwandeln, um Optimierungen zu erkennen. So werden Preisabweichungen, wiederkehrende Abrechnungsfehler oder Kostentreiber identifiziert, die als Grundlage für Nachverhandlungen dienen können.

Durch die systematische Erkennung aller nicht vertragskonformen Ausgaben (zu hohe Preise, zusätzliche Mengen usw.) verhindert die Software versteckte Mehrkosten und stellt sicher, dass das Unternehmen nur den richtigen Preis zahlt. Jede festgestellte Abweichung bedeutet potenzielle Einsparung – entweder unmittelbar (Vermeidung einer Überzahlung oder Gutschrift) oder künftig (Vertragsnachverhandlung auf Basis der gewonnenen Daten). Unternehmen wechseln so von einer passiven Haltung („zahlen und später prüfen“) zu einer proaktiven Kontrolle der Ausgaben in Echtzeit.

‍

‍

Analyse von Chancen zwischen Lieferanten

Als Erweiterung der Ausgabenanalyse ermöglicht der Zugriff auf alle Rechnungsdaten eine präzisere Einkaufsstrategie durch den Vergleich der Lieferanten untereinander. Durch die Zusammenführung von Rechnungsinformationen können Sie zum Beispiel:

• Preisunterschiede bei vergleichbaren Produkten erkennen: Wenn zwei Lieferanten ein gleichwertiges Produkt anbieten, kann die Analyse der Rechnungen zeigen, dass einer systematisch günstiger ist als der andere. Dies ermöglicht, Volumen zum wettbewerbsfähigsten Anbieter umzuleiten oder mit dem anderen neu zu verhandeln.

• Konsolidierbare Ausgaben hervorheben: Mehrere Unternehmenseinheiten können denselben Service von verschiedenen Lieferanten zu unterschiedlichen Preisen beziehen. Durch eine gemeinsame Ausschreibung lassen sich bessere Einheitspreise erzielen. Solche Querschnittschancen werden deutlich, wenn die Rechnungsdaten zentralisiert sind.
  

• Verhaltensabweichungen aufdecken: Beispielsweise kann ein Lieferant höhere Nebenkosten (Verwaltungsgebühren, Transportkosten) oder ungünstigere Zahlungsbedingungen anwenden als andere. Diese Vergleiche fördern die Standardisierung der Lieferantenanforderungen.
  

• Lieferantenleistung überwachen: Mithilfe extrahierter Kennzahlen (Fehlerquote pro Lieferant, durchschnittliche Zahlungszeiten bei Streitfällen usw.) lässt sich bewerten, welche Lieferanten am zuverlässigsten sind und welche die meisten Probleme verursachen. Dies kann zukünftige Einkaufsentscheidungen gezielt steuern.
  

Business-Intelligence-Softwarelösungen für den Einkauf bieten häufig Vergleichsanalysen und konkrete Handlungsempfehlungen. Ein fortgeschrittenes Tool kann Maßnahmenpläne zur Kosteneinsparung vorschlagen und Zugriff auf alle strategischen Daten für Lieferantenverhandlungen bieten. So erkennt der Einkaufsleiter auf einen Blick die größten Einsparungstreiber und bereitet Neuverhandlungen faktenbasiert vor (Gesamtvolumen, Preisspanne usw.).

Die Automatisierung der Rechnungskontrolle verhindert nicht nur Fehler – sie schafft echten Mehrwert, indem sie datenbasierte Entscheidungen ermöglicht. Das Unternehmen gewinnt einen klaren Überblick über seine Lieferantenabrechnungen, optimiert seine Ausgaben und verbessert seine Marktbedingungen.

Grenzen und Vorsichtsmaßnahmen bei der automatischen Kontrolle

Trotz ihrer zahlreichen Vorteile ist die automatische Rechnungsprüfung keine Wundermethode ohne Einschränkungen. Es ist wichtig, sich der bestehenden Grenzen bewusst zu sein und während der Implementierung bestimmte Vorsichtsmaßnahmen zu beachten, um das volle Potenzial der Lösung auszuschöpfen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Das Tool ist ohne zuverlässige Referenzdaten nicht unfehlbar.

So leistungsfähig eine Software auch sein mag, sie bleibt von der Qualität der bereitgestellten Daten abhängig. Um eine Anomalie zu erkennen, benötigt sie eine korrekte Vergleichsbasis. Das bedeutet, dass Ihre Referenzdaten (Preislisten, Kataloge, Verträge, Bestellungen) stets aktuell und vollständig sein müssen. Wenn ein ausgehandelter Preis nicht im System hinterlegt ist, kann die Software nicht „erraten“, dass der Preis falsch ist. Ebenso kann eine inkonsistente Artikelkennzeichnung (unterschiedliche Produktcodes in verschiedenen Dokumenten, unklare Beschreibungen) dazu führen, dass der automatische Abgleich fehlschlägt oder Fehlalarme auslöst.

Darüber hinaus hat auch die OCR-Technologie ihre technischen Grenzen. Trotz ständiger Verbesserungen kann es vorkommen, dass ein Zeichen falsch erkannt wird (zum Beispiel eine „8“ statt einer „3“) oder dass Daten bei Rechnungen schlechter visueller Qualität fehlerhaft extrahiert werden. Solche Lesefehler können wiederum zu falschen Kontrollergebnissen führen. Wie Experten betonen, bergen OCR-Systeme ein unvermeidbares Fehlerrisiko – etwa durch Zeichenverwechslungen oder Fehlinterpretationen von Daten –, was zu Kontrollanomalien und potenziell zu Überzahlungen führen kann, wenn es unbemerkt bleibt.

Die wichtigste Lehre daraus: Pflegen Sie Ihre Referenzdaten. Halten Sie Preislisten aktuell, informieren Sie das System über Änderungen (neue Lieferanten, Preisänderungen) und standardisieren Sie Ihre Referenzen (einheitliche Artikelcodes usw.). So verfügt die Software über die richtigen Vergleichsinformationen und arbeitet wesentlich effizienter. Darüber hinaus empfiehlt es sich, regelmäßig manuelle Stichprobenprüfungen an einer Auswahl von Rechnungen durchzuführen, um mögliche OCR- oder Konfigurationsfehler zu erkennen, die Anomalien hätten durchgehen lassen können.

Die Automatisierung reduziert das Fehlerrisiko drastisch, beseitigt es jedoch nicht vollständig – insbesondere dann nicht, wenn die Eingangsdaten von geringer Qualität sind.

Die Bedeutung einer korrekten Konfiguration der Geschäftsregeln

Die Stärke eines Tools zur Rechnungsprüfung liegt in seiner Fähigkeit, Ihre spezifischen Geschäftsregeln anzuwenden. Diese Regeln müssen jedoch korrekt im System eingerichtet werden. Ein entscheidender Schritt bei der Implementierung besteht daher darin, das Tool an Ihre Bedürfnisse anzupassen – etwa in Bezug auf Toleranzschwellen, Warnszenarien oder Genehmigungsabläufe. Im Grunde geht es darum, Ihre Kontrollrichtlinie in der Software zu „codieren“.

Wird diese Arbeit schlecht oder unvollständig ausgeführt, kann das Ergebnis enttäuschend sein: Entweder entstehen zu viele unnötige Warnungen (falsche Positive), die die Benutzer überfluten – etwa wenn jede Abweichung um 1 Cent eine Warnung auslöst –, oder die Kontrollen sind zu lax und lassen wichtige Fehler durch (falsche Negative). Es ist daher entscheidend, die Regeln präzise zu definieren: Zum Beispiel kann festgelegt werden, dass Preisabweichungen bis zu 2 % automatisch akzeptiert werden (um Rundungsdifferenzen oder Wechselkursschwankungen abzudecken), darüber hinaus jedoch eine Warnung erzeugt wird. Ebenso kann bestimmt werden, dass jede Rechnung ohne Bestellnummer über einem bestimmten Betrag von der Einkaufsleitung genehmigt werden muss.

Gute Anbieter stellen in der Regel vordefinierte Regelbibliotheken auf Grundlage bewährter Verfahren bereit, doch jedes Unternehmen sollte diese an seinen eigenen Kontext anpassen. Binden Sie die Fachabteilungen (Buchhaltung, Einkauf, Controlling) in diese Einrichtungsphase ein, um alle legitimen Ausnahmen und kritischen Kontrollpunkte zu berücksichtigen. Das Tool kann zudem maschinelles Lernen einsetzen, um bestimmte Parameter automatisch anhand historischer Daten zu verfeinern (z. B. Anpassung der Toleranzschwellen an die üblicherweise beobachtete Variabilität). Dennoch bleibt eine menschliche Steuerung unerlässlich, um im Voraus festzulegen, was genau vom System erwartet wird.

Schließlich sollte die Konfiguration vor dem endgültigen Einsatz mit einem ausreichenden Rechnungsvolumen getestet werden. Die Regeln können dann auf Basis der Ergebnisse angepasst werden (zu viele oder zu wenige Warnungen, relevante oder irrelevante Benachrichtigungen). Eine Software zur Rechnungsprüfung ist nur dann wirklich effektiv, wenn ihre Geschäftsregeln sorgfältig kalibriert sind – das ist der Preis für eine zuverlässige Kontrolle bei voller Betriebsgeschwindigkeit.

Der menschliche Platz im Loop

Automatisieren bedeutet nicht, menschliches Eingreifen vollständig zu eliminieren — und das ist gut so. Es ist wichtig, eine Menschliche Kontrolle Um den Prozess zu überwachen und Ausnahmen zu behandeln. Darüber hinaus betonen selbst Lösungsanbieter im Allgemeinen die Bedeutung von„Der Mensch auf dem Laufenden“.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein menschliches Auge Muss die vom System als ungewöhnlich markierten Rechnungen validieren und ein Schiedsverfahren durchführen. Die KI kann sich irren oder übermäßig vorsichtig sein, und es wird jemand benötigt, der überprüft, ob die Anomalie real ist oder ob sie akzeptiert werden kann. Zum Beispiel für eine Sehr große Rechnung oder mit komplexen Linien, es wird empfohlen, dass ein Mensch die Daten überprüft und bestätigt, auch wenn bei OCR und automatischen Überprüfungen nichts Ungewöhnliches festgestellt wurde. Ebenso ist es im Falle eines festgestellten Fehlers oft ein Mensch, der entscheidet, was als Nächstes zu tun ist: den Lieferanten um eine Korrektur bitten, eine buchhalterische Rückstellung treffen, während auf eine Gutschrift gewartet wird usw.

Der Mensch behält also eine Rolle des Supervisors und als letzter Entscheidungsträger. In vielen Unternehmen richten wir eine ein Alert-Center Wo Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer täglich die Liste der vom System gesperrten Rechnungen überprüfen. Sie überprüfen die Belege, setzen sich bei Bedarf intern mit dem Lieferanten oder der betreffenden Abteilung in Verbindung und entscheiden dann, ob die Rechnung validiert oder abgelehnt werden soll. Dieses gezielte Eingreifen bei Unregelmäßigkeiten ist viel effektiver, als alles manuell zu überprüfen, aber es ist immer noch wichtig, bestimmte Fälle zu behandeln.

Darüber hinaus sind Menschen in der besten Position Kontinuierlich verbessern Das System: Durch die Beobachtung der Arten wiederkehrender Fehler oder der Grenzen des Systems kann es Anpassungen vorschlagen (neue Regeln, Änderungen der Lieferantenprozesse, Schulungen usw.). Wir können sagen, dass KI und Mensch eins sind Ergänzendes Duo : KI zeichnet sich durch schnelle und systematische Erkennung aus, Menschen zeichnen sich durch Interpretation und Lösung mehrdeutiger Probleme aus.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Integrierte menschliche Validierung zu dem Prozess wird weiterhin dringend empfohlen. Vollautomatik ist weder wünschenswert noch realistisch. Vielmehr besteht das Ziel darin, das menschliche Eingreifen dort zu konzentrieren, wo es den größten Nutzen bringt (Ausnahmemanagement, endgültige Entscheidungen), während die Maschine den Großteil der sich wiederholenden Arbeiten erledigen lässt. Es ist diese intelligente Mischung, die die Effizienz der Rechnungskontrolle maximiert.

Konkrete Beispiele für die Automatisierung der Rechnungskontrolle

Um besser zu veranschaulichen, wie eine Software von Kontrolle der Rechnungsstellung Funktioniert in der Praxis, schauen wir uns einige an Konkrete Anwendungsfälle. Jedes dieser Beispiele entspricht häufigen Situationen in Unternehmen, in denen die Automatisierung der Steuerung eine effektive Lösung darstellt.

Anwendungsfall 1 — Automatische Überprüfung einer Preisliste

Situation : Ihr Unternehmen hat mit einem Lieferanten eine Preisliste für das Jahr ausgehandelt, beispielsweise den Preis verschiedener Rohstoffe oder Dienstleistungen. Dieses Raster (im Excel- oder PDF-Format) listet den Artikelcode, die Beschreibung und den vereinbarten Stückpreis für jeden Artikel auf. Jeden Monat stellt Ihnen der Lieferant die verbrauchten Mengen in Rechnung.

Problem ohne Automatisierung : Der Controller muss auf jeder Rechnung manuell überprüfen, ob die in Rechnung gestellten Preise dem ausgehandelten Raster entsprechen. Eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe, insbesondere wenn das Raster Hunderte von Referenzen enthält.

Automatisierte Lösung : Die Steuerungssoftware integriert die Preisliste als Endlager. Beim Extrahieren der Rechnung werden die Artikelnummern (anhand des Codes oder der Beschreibung) und deren Menge erkannt Vergleichen Sie den Stückpreis Wird demjenigen im Netz in Rechnung gestellt. Der Vorgang läuft für jede Zeile sofort ab: Stimmt der Preis, wird er validiert; wenn der Preis abweicht (auch nur um ein paar Cent über dem Toleranzwert), Warnung Es wird ein „nicht konformer Preis“ generiert. Wenn das Netz beispielsweise 100€ pro Einheit für eine Komponente ausgibt und auf der Rechnung 105€ ausgewiesen sind, meldet das System dies sofort. Sie können dann vor der Zahlung eine Korrektur beim Lieferanten anfordern.

Leistungen : Keine Zeile wird vergessen, auch nicht bei einer großen Rechnung — die Software überprüft alles, wo ein Mensch sie übersehen könnte. Fehler bei der Preisgestaltung werden systematisch erkannt und stellen so sicher Einhaltung von Vereinbarungen Vertraglich und vermeidend Zusätzliche Kosten. Dieser Anwendungsfall ist in Branchen mit Preisreferenzen (Baugewerbe, Fertigung, Rohstoffeinkäufe usw.) üblich, in denen das Tool sicherstellt, dass jede Rechnung den vereinbarten Preisrastern entspricht.

Anwendungsfall 2 — Blockieren von Duplikaten oder inkonsistenten Beträgen

Situation : Ihre Buchhaltung erhält manchmal Rechnungen In zweifacher Ausfertigung von einem Lieferanten — zum Beispiel ein Duplikat, das versehentlich zweimal vom Lieferanten gesendet wurde, oder eine bereits bezahlte Rechnung, die der Lieferant zur Erinnerung zurückschickt. Außerdem kann es vorkommen, dass eine Rechnung einen Abnormaler Gesamtbetrag (zu hoch im Vergleich zu früheren Artikeln desselben Anbieters oder nicht konsistent mit dem Inhalt).

Problem ohne Automatisierung : Doppelte Rechnungen können dazu führen Doppelte Zahlungen Wenn wir es nicht rechtzeitig bemerken, veranlassen wir beim Lieferanten Wiederherstellungsverfahren. Was inkonsistente Beträge anbelangt, so könnten sie bestanden werden, wenn der für die Verarbeitung Verantwortliche nicht über die Zeit oder die Mittel verfügt, um jede Rechnung mit der Historie abzugleichen.

Automatisierte Lösung : Die Software verfolgt alle bereits registrierten und bezahlten Rechnungen. Es vergleicht jede neue Eingangsrechnung mit den vorherigen (nach Lieferant, nach Nummer, nach Betrag) und Duplikate sofort blockieren Potenziale. Wenn beispielsweise eine Rechnung Nr. 123 von Lieferant X im Wert von 500€ bereits im letzten Monat bearbeitet wurde, wird die neue Einreichung mit derselben Referenz automatisch verworfen und als „Duplikat“ markiert. Diese Sperrung verhindert Doppelzahlungen von Anfang an. Nach den Erfahrungen einiger Unternehmen kommt ein großer Teil der Rechnungsablehnungen gerade von Doppelte Rechnungen Versehentlich gesendet oder aufgezeichnet, weshalb diese Überprüfung sinnvoll ist.

Für die Inkonsistente Beträge, das System kann Regeln von verwendenStatistische Analyse oder KI, um Ausreißer zu identifizieren. Eine Regel könnte beispielsweise lauten: „Wenn der Gesamtbetrag einer Rechnung den Durchschnitt der letzten 6 Monate für diesen Lieferanten um 50% übersteigt, warnen.“ Ebenso können einfache Kennzahlen (Betrag pro verkaufter Einheit usw.) überprüft werden. Wenn eine Rechnung erheblich von den üblichen Trends abweicht, wird sie zur Überprüfung vorgemerkt. Dies ist besonders nützlich, um einen Eingabefehler zu erkennen (z. B. eine zu hohe Null, aus 1.000€ werden 10.000€).

Leistungen : Die automatische Dublettenerkennung stellt sicher, dass keine Rechnung zweimal bezahlt wird. Es ist ein Sicherheitsnetz unerlässlich, da das Risiko von Doppelarbeiten besteht (Lieferant, der die Rechnung zurücksendet, Änderung des Formats usw.). Was ungewöhnliche Beträge anbelangt, so werden durch deren frühzeitige Identifizierung potenziell hohe Mittelabflüsse vermieden und eine rasche Untersuchung ermöglicht (Lieferantenfehler? außergewöhnlicher Service, der eine Validierung erfordert?). Am Ende verwenden Sie das direkt zuInterne Revision durch Verhinderung von Zahlungsunregelmäßigkeiten.

Anwendungsfall 3 — Erkennung von Umsatzsteuer- oder Datumsabweichungen

Situation : Sie erhalten Rechnungen von ausländischen Lieferanten mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer oder Spesenrechnungen mit Mehrwertsteuer. Manchmal treten Fehler bei der Mehrwertsteuer auf (falscher Steuersatz angewendet, HT/TTC-Umbuchung). Darüber hinaus können Rechnungen Folgendes enthalten Datteln Besonderheit: Einige kommen sehr spät an, andere stammen versehentlich aus der Zukunft usw.

Problem ohne Automatisierung : Die manuelle Überprüfung jeder Mehrwertsteuerberechnung ist mühsam und fehleranfällig, insbesondere wenn mehrere Steuersätze nebeneinander existieren. Was die Daten anbelangt, so bemerkt ein menschlicher Controller möglicherweise nicht, dass es sich bei einer Rechnung vom 01. Januar beispielsweise tatsächlich um ein Duplikat handelt, das Ende des Vorjahres gesendet wurde.

Automatisierte Lösung : Die Software berechnet systematisch neu WAT basierend auf den Einzelheiten der Rechnung. Er kennt die gesetzlichen Tarife (20%, 10%, 5,5% usw. in Frankreich usw. in Frankreich oder gleichwertig im Ausland) und kann sich auch auf die Produktkategorie (falls angegeben) verlassen, um diesen oder jenen Satz zu erwarten. Wenn der Mehrwertsteuerbetrag auf der Rechnung nicht dem angegebenen oder erwarteten Satz entspricht, wird die Abweichung gemeldet. Bei einer Bemessungsgrundlage ohne Mehrwertsteuer von 100€ bei 20% Mehrwertsteuer übersteigt die Software beispielsweise 20€ Mehrwertsteuer. Wenn auf der Rechnung 15€ oder 0€ stehen, handelt es sich um eine Anomalie. Dies kann entweder auf einen Lieferantenfehler oder auf eine falsche Berechnung hindeuten (z. B. dass die Mehrwertsteuer nicht erhoben wurde, obwohl sie hätte berechnet werden sollen). Das Tool kann dann die Rechnung für die Überprüfung sperren, um eine Überprüfung zu vermeiden Nichteinhaltung der Steuervorschriften oder finanzieller Verlust. Dieser Punkt ist von entscheidender Bedeutung, da Mehrwertsteuerfehler dem Unternehmen schaden können (überhöhte Mehrwertsteuer, die nicht erstattungsfähig ist, oder zu wenig fakturierte Mehrwertsteuer, die zu einer Rückforderung führen kann). Darüber hinaus stellt die Bekämpfung von Betrug und Mehrwertsteuerfehlern eine große Herausforderung dar, die den Staat dazu drängt, die elektronische Rechnungsstellung zu verallgemeinern, um diese Kontrollen besser automatisieren zu können.

Côté Datteln, mehrere Steuerungen sind möglich. Die Software verifiziert, dass Datum der Ausgabe Der Gesetzentwurf entspricht dem heutigen Datum (kein sehr zukünftiges oder sehr altes Datum ist ungewöhnlich). Es kann auch feststellen, ob sich die Rechnung auf einen bereits abgeschlossenen Zeitraum bezieht (z. B. eine Rechnung vom letzten Jahr, die jetzt eingetroffen ist, bei der es sich um ein Duplikat oder ein Versehen des Lieferanten handeln könnte). Sie können Regeln einrichten wie: „Akzeptieren Sie keine Rechnungen, die älter als 6 Monate sind“ oder „Warnung, wenn das Rechnungsdatum vor dem Datum des Bestellformulars liegt“. Diese Art der Kontrolle ermöglicht es, verspätete Rechnungen (die zu Buchhaltungsproblemen im Zusammenhang mit dem Geschäftsjahr führen) zu verwalten und Missbrauch zu vermeiden (z. B. wenn ein Lieferant eine Rechnung nach hinten oder nach hinten datiert).

Leistungen : Durch die Automatisierung der Mehrwertsteuerprüfung stellen wir sicher Einhaltung der Steuervorschriften perfekt und wir vermeiden, dass die Mehrwertsteuer falsch bezahlt wird (in einigen Fällen von Franchise, falsch angewendetes Reverse-Charge-Verfahren usw.). Wir sorgen auch intern für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer, indem wir über die richtigen Beträge verfügen. Was die Termine anbelangt, so reduzieren wir die Risiken von Doppelte Abrechnung Bei Jahreswechsel oder Behandlung nach Ablauf der Frist. Das Tool bietet daher zusätzliche Genauigkeit in Punkten, die bei Inspektionen häufig sensibel sind (Mehrwertsteuer und Termine), und vermeidet Fehler mit potenziellen finanziellen oder rechtlichen Folgen.

Anwendungsfall 4 — Identifizierung von Rechnungen mit ungewöhnlich hohen Beträgen

Situation : Ihr Unternehmen verarbeitet eine große Menge an Rechnungen, von denen die meisten „normale“ Beträge betreffen (z. B. zwischen 500€ und 5.000€). Gelegentlich werden jedoch einige Rechnungen angezeigt Sehr hohe Mengen (zum Beispiel 50.000€), die nicht dem Durchschnitt entsprechen.

Problem ohne Automatisierung : Diese sehr hohen Rechnungen können in der Menge unbemerkt bleiben oder ohne besondere Aufmerksamkeit bezahlt werden, obwohl sie angesichts des erheblichen finanziellen Engagements wahrscheinlich eine doppelte Überprüfung oder Genehmigung durch eine höhere Hierarchieebene verdienen würden. Es besteht das Risiko, im Falle eines Fehlers (eine Null zu viel, eine ungerechtfertigte Rechnung) einen riesigen Betrag zu zahlen, wenn niemand bemerkt, dass es sich um eine ungewöhnliche Rechnung handelt.

Automatisierte Lösung : Steuerungssysteme können irgendeine Form von enthalten Erkennung von Schwellenwertanomalien oder statistisch. Konkret können wir eine definieren Schwellenwert für den Betrag Darüber hinaus muss eine Rechnung anders behandelt werden. Wenn Sie beispielsweise einrichten, dass jede Rechnung über 10.000€ eine Warnung auslöst und unabhängig vom Rest eine zusätzliche manuelle Validierung erfordert. Die Software scannt daher den Gesamtbetrag jeder Rechnung und markiert sie, wenn der Schwellenwert überschritten wird, als „manuell zu prüfen — außergewöhnlicher Betrag“.

Ein fortgeschrittenerer Ansatz ist die Verwendung vonAI Um das zu erkennen Ausreißer (Ausreißer). Das System kann die übliche Verteilung der Rechnungsbeträge nach Lieferanten oder Einkaufskategorien ermitteln und einen ungewöhnlichen Punkt statistisch identifizieren. Wenn ein Lieferant beispielsweise in der Regel etwa 5.000€ pro Monat berechnet und plötzlich eine Rechnung über 50.000€ versendet, meldet der Algorithmus zur Erkennung von Anomalien dies, auch wenn kein fester Schwellenwert festgelegt wurde.

Leistungen : Alle Rechnungen, die Folgendes beinhalten Signifikante Beträge Werden zur Kenntnis gebracht, wodurch das Risiko ausgeschlossen wird, dass ein großer Fehler unter dem Radar bleibt. Dadurch kann eine verhältnismäßige Kontrolle eingeführt werden: Je höher der Betrag, desto mehr menschliche Überprüfung ist gemäß den guten internen Kontrollpraktiken erforderlich. Beispielsweise muss eine Rechnung in Höhe von 100.000€ unbedingt von einem Manager oder Finanzdirektor überprüft werden, auch wenn alles in Ordnung zu sein scheint, damit sie endgültig genehmigt werden kann. Die Automatisierung hilft, indem sie diese Fälle automatisch identifiziert, anstatt sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter Hunderte von Rechnungen manuell überprüfen. Dieser Anwendungsfall bietet daher eine Sicherheit Zusätzlich und versichert Finanzmanagern, dass keine ungewöhnlichen Zahlungen unbeaufsichtigt bleiben.

(Wir können sehen, dass es eine leichte Überschneidung mit Anwendungsfall 2 in Bezug auf inkonsistente Mengen gibt, aber hier gehen wir wirklich von dem Gesichtspunkt „hoher Betrag = verstärkte Kontrolle“ aus, was ein Grundprinzip der internen Kontrolle ist.)

Wie wählen Sie das richtige Tool für Ihre Lieferantenrechnungen aus?

Angesichts der offensichtlichen Vorteile der Automatisierung gibt es auf dem Markt viele Lösungen zur Kontrolle Ihrer Lieferantenrechnungen. Die Wahl des richtigen Tools muss auf Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrer bestehenden Umgebung und qualitativen Kriterien basieren. Hier sind einige Tipps und Kriterien für Auswahl So wählen Sie die richtige Software für die Steuerung und Automatisierung von Rechnungen aus:

Auswahlkriterien

• OCR- und KI-Funktionen : Stellen Sie sicher, dass die Lösung eine Zuverlässige Anerkennung Rechnungen, die Sie bearbeiten (Sprachen, Layout, gescannte Dokumente unterschiedlicher Qualität). Wenn Sie viele Zeilen pro Rechnung haben, überprüfen Sie, ob das Tool beim Extrahieren hervorragend ist Zeile für Zeile und dass es sich an verschiedene Dokumentenformate anpassen kann. Die besten Tools verwenden KI, um die Erfassungsgenauigkeit zu verbessern und sich an unstrukturierte Rechnungen anzupassen.
• Geschäftsregeln anpassen : Die Software sollte es Ihnen ermöglichen, Ihre eigenen Kontrollregeln, Toleranzschwellen und Genehmigungsworkflows einfach zu konfigurieren. Ein gutes Tool bietet Flexibilität Um an Ihren internen Prozessen festzuhalten, ohne dass Sie diese an das Tool anpassen müssen. Prüfen Sie, wie reichhaltig die Regel-Engine ist und ob Sie sie konfigurieren können, ohne dass ein Entwickler erforderlich ist.
• Integrieren Sie in Ihr System : Das ist ein entscheidender Punkt. Das neue Tool sollte idealerweise mit Ihrer anderen Unternehmenssoftware (ERP, Buchhaltung, Einkauf) zusammenarbeiten können. Kann es beispielsweise eingehende Nachrichten mit Ihrem EDM oder E-Mails verbinden, um Rechnungen abzurufen, und diese mit Ihrem ERP-System (SAP, Sage, Cegid...) für die Buchhaltungsregistrierung ausgeben? Die vereinfachte Integration verhindert erneute Eingaben und Unterbrechungen des Ablaufs. Viele Lösungen auf dem Markt verfügen über Konnektoren, die für die wichtigste Buchhaltungssoftware bereit sind. Stellen Sie sicher, dass dies bei Ihrer Konfiguration der Fall ist oder dass eine API zur Entwicklung der Schnittstelle verfügbar ist.
• Unterstützte Formate und Volumen : Listen Sie die Arten von Rechnungen auf, die Sie erhalten (PDF, Bilder, Factur-X, EDI usw.) und überprüfen Sie, ob die Lösung sie verarbeiten kann. Einige Lösungen wissen sogar, wie Rechnungen automatisch auf Portalen oder über spezielle Postfächer abgerufen werden, was von Vorteil sein kann. Hinterfragen Sie auch die Volumetrie Unterstützt: Wenn Sie 10.000 Rechnungen pro Monat verarbeiten, muss das Tool in der Lage sein, ohne Verlangsamung und ohne unerschwingliche Kosten zu skalieren.
• Ergonomie und Benutzererlebnis : Eine klare und intuitive Oberfläche wird die Akzeptanz in Ihren Teams fördern. Fordern Sie eine Demo an, um zu sehen, wie der Bildschirm zur Rechnungsüberprüfung, das Warnungs-Dashboard usw. aussieht. Nicht-Computerbenutzer (Buchhalter, Controller) sollten das Tool problemlos verwenden können. Eine fehlgeschlagene Bereitstellung ist häufig auf ein zu komplexes oder nicht benutzerfreundliches Tool zurückzuführen. Wählen Sie also Software Ergonomisch, der Einfachheit halber idealerweise im Webmodus (Browser) zugänglich.
• Architektur und Bereitstellung : Willst du eine Lösung Wolke (SaaS) oder Vor Ort in Ihren Räumlichkeiten installiert? SaaS-Angebote haben den Vorteil einer schnellen Bereitstellung und automatischer Updates, werfen jedoch Fragen zum Speicherort und zur Sicherheit der Daten auf. Wenn Sie sich für die Cloud entscheiden, stellen Sie sicher, dass der Host zuverlässig ist und dass die Daten in einem geografischen Gebiet gespeichert werden, das Ihren Anforderungen entspricht (z. B. auf europäischem Boden, um der DSGVO zu entsprechen). Prüfen Sie auch die Verpflichtungen zur Serviceverfügbarkeit (SLAs).

Definieren Sie zusammenfassend Ihre Bedürfnisse (wesentliche Funktionen, notwendige Integrationen, Sicherheitsbeschränkungen) und bewerten Sie jedes Tool anhand dieser Kriterien. Zögern Sie nicht, A zu tun Ausschreibung Oder um mehrere Lösungen im Pilotversuch über ein paar Wochen zu testen, mit Echte Fälle, um herauszufinden, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Fragen an den Herausgeber

Wenn Sie eine Lösung mit einem Anbieter/Integrator evaluieren, finden Sie hier einige wichtige Fragen, die Sie ihm stellen sollten, um Ihre Entscheidung zu treffen:

• Hosting von Daten : „Wo werden die extrahierten Rechnungen und Daten gespeichert? In Frankreich, in Europa, anderswo? “ Dies beeinträchtigt die Vertraulichkeit der Daten (Rechnungen können vertrauliche Informationen über Ihre Einkäufe, Lieferanten usw. enthalten). Es ist wichtig zu wissen, ob der Herausgeber eine öffentliche oder private Cloud verwendet und welche Sicherheitsgarantien bestehen (Datenverschlüsselung, ISO-27001-Zertifizierungen usw.).
• Wie funktioniert KI : „Nutzt deine KI unsere Daten zum Trainieren? Besteht das Risiko, dass unsere Daten mit denen anderer Kunden geteilt oder vermischt werden? “ Erfahren Sie, wie die künstliche Intelligenz des Tools lernt und sich verbessert. In einigen Fällen sind die Modelle generisch und Ihre Daten bleiben isoliert. In anderen Fällen kann Verbundlernen von gemeinsamen Daten profitieren (was die Effizienz verbessern kann, aber auch Datenschutzprobleme aufwirft). Klären Sie auch, ob der Herausgeber NLP-Technologien von Drittanbietern verwendet (z. B. Google Vision, AWS Textract...) und wie die Daten weitergegeben werden.
• Konfiguration und Skalierbarkeit : „Wie richten Sie die Regeln zunächst ein? Wird es als Service in Rechnung gestellt? Und wenn wir später neue Regeln oder Änderungen haben, können wir das einfach selbst tun? “ Sie müssen den Grad von ermittelnAutonomie Dass Sie das Tool weiterentwickeln müssen. Eine zu starre Lösung, bei der man bei einer geringfügigen Anpassung zum Editor zurückkehren muss, kann zu versteckten Kosten und Langsamkeit führen.
• Sonderfälle : „Wie geht das System mit Sonderfällen um? (z. B. Rechnungen in mehreren Währungen, Installationsrechnungen, negative Gutschriften)“. Prüfen Sie, ob das Tool flexibel ist, um mit den verschiedenen Szenarien umzugehen, denen Sie begegnen. Einige spezialisierte Tools verwalten „klassische“ Rechnungen sehr gut, können aber bei komplexen Fällen Probleme haben (z. B. eine Gutschrift mit einem negativen Betrag oder eine Rechnung mit mehreren Bestellungen).
• SI-Integration : „Haben Sie Ihre Lösung bereits in [mein ERP/meine Software] integriert? “ Ja, das bestätigt die Kompatibilität. Fragen Sie, welche Art von Konnektor es gibt und ob möglicherweise Referenzen von Kunden mit einer ähnlichen Umgebung wie Ihrer vorliegen.
• Unterstützung und Unterstützung : „Welche Unterstützung bieten Sie während der Bereitstellung und routinemäßig an? “ Werden wir einen festen Ansprechpartner haben, gibt es reaktiven Support bei technischen Problemen oder wenn Sie Hilfe benötigen? Die Verfügbarkeit und Qualität des Publisher-Supports sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere in der Startphase.
• Preisgestaltung : „Was ist das Preismodell? Nach Anzahl der Rechnungen, nach unbegrenztem Abonnement, nach Modulen? “. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, was enthalten ist (unbegrenztes oder kostenpflichtiges OCR, Anzahl der Benutzer, Kosten für Updates usw.). Ein Tool mag auf den ersten Blick erschwinglich erscheinen, kann aber teuer sein, wenn beispielsweise jede weitere Rechnung, die einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, in Rechnung gestellt wird.

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Beurteilung der Ernsthaftigkeit und die Angemessenheit der Lösung für Ihre Erwartungen. Ein guter Verlag sollte in Bezug auf diese Punkte transparent sein. Zögern Sie nicht, nach einer Testphase oder einem zu fragen POC (Proof of Concept) Wir haben einige Dokumente, um die Wirksamkeit konkret zu überprüfen (stellen Sie ihm beispielsweise 10 komplexe Rechnungen zur Verfügung und sehen Sie sich die Erkennungs- und Erkennungsrate von Fehlern an).

Beispiele für auf dem Markt erhältliche Lösungen

Heute gibt es eine breite Palette von Lösungen, die von innovativer Spezialsoftware bis hin zu Modulen reichen, die in größere Suiten integriert sind. Zu den bemerkenswerten Beispielen gehören:

• Koncile : Lösung spezialisiert auf Intelligente Steuerung von Lieferantenrechnungen über OCR und KI. Koncile konzentriert sich darauf, detaillierte Daten zu erfassen und sie mit Ihren Standards abzugleichen, um die Rechnungskonformität sicherzustellen. Es ist ein aktuelles Tool, das sich auf folgende Themen konzentriert Präzision Von OCR und der Möglichkeit, jede Transaktion anhand ausgehandelter Verträge und Preise abzugleichen, bieten Optimale Sicht zur Einhaltung der Vorschriften, zur preislichen Wettbewerbsfähigkeit und zu möglichen Einsparungen.
• Allgemeine AP-Automatisierungslösungen (Accounts Payable) : Software wie Yooz, Esker, Es ist weich Gold Basware Bieten Sie komplette Plattformen für die Entmaterialisierung von Lieferantenrechnungen an. Sie beinhalten in der Regel OCR, einen Validierungsworkflow und Standardkontrollen (3-Wege-Match, Duplikaterkennung usw.). Ihr Vorteil besteht darin, eine Lösung anzubieten Schlüsselfertig deckt den gesamten Procure-to-Pay-Prozess ab und ist oft flexibel je nach Unternehmensgröße (KMU, ETI, Großkunden).
• Sektorale Instrumente : Einige Branchen haben spezifische Bedürfnisse, die durch spezielle Lösungen erfüllt werden. Zum Beispiel in der BTP, es gibt Softwareprogramme, die in der Lage sind, Arbeitssituationen zu verwalten und Rechnungen an Unterauftragnehmer zu vergeben und sie mit den Baubudgets abzugleichen. Im Bereich von Gesundheit Oder von Die Versicherung, es gibt spezielle Systeme zur Kontrolle von Arztrechnungen oder Schadensrechnungen (mit sehr spezifischen Regeln, wie sie beispielsweise in der oben genannten Suva verwendet werden). Diese sektoralen Instrumente sind integriert Geschäftsregeln fachspezifisch (z. B.: Überprüfung auf zu viel gezahlte Gebühren, Einhaltung der Nomenklatur usw. im Gesundheitsbereich).
• ERP oder ergänzende Module : Wenn Sie bereits ein ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics usw.) verwenden, wissen Sie, dass es oft zusätzliche Module gibt oder Steckverbinder von Partnerverlagen, um die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen in dieser Umgebung zu automatisieren. SAP bietet beispielsweise ein Modul für Überprüfung der Rechnung gekoppelt mit seinem Arbeitsablauf. Ebenso Lösungen wie Kofax Gold ABBYY Kann Ihrem IS für den OCR- und Validierungsteil hinzugefügt und gleichzeitig in Ihre ERP-Bildschirme integriert werden. Der Vorteil ist, dass Sie in einem vertrauten Ökosystem bleiben, aber Sie müssen überprüfen, ob die Funktionen Ihren Erwartungen in Bezug auf die Kontrolle entsprechen.

Am Ende kann die Wahl entweder auf einem Spezialisiertes Werkzeug wie Koncile (konzentriert sich auf Rechnungskontrolle mit KI), wenn Ihre Priorität die Präzision der Kontrolle und die detaillierte Analyse der Ausgaben ist, oder auf einer Lösung Generalist Wenn Sie nach einer globalen Automatisierung des Lieferantenprozesses suchen, oder sogar nach einem Ansatz Beschäftigung Wenn Ihre Rechnungen starke Besonderheiten aufweisen. Berücksichtigen Sie auch dieSkalierbarkeit : Ihr Rechnungsvolumen kann steigen, die Vorschriften (z. B. die obligatorische elektronische Rechnungsstellung) können sich ändern. Daher ist es wichtig, dass die Lösung nachhaltig ist und regelmäßig aktualisiert wird.