Können Sie Ihre Lieferantenrechnungen mit einer Software überprüfen?

Die interne Kontrolle der Lieferantenrechnungen ist eine wichtige Aufgabe bei der Abrechnungsprüfung von Unternehmen. Heute bieten Softwarelösungen wie OCR intelligent, ermöglichen es, diese Abrechnungskontrolle zu automatisieren und automatisch Fehler oder Anomalien zu erkennen, die bei manueller Verarbeitung unbemerkt bleiben könnten.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum es wichtig ist, Ihre Lieferantenrechnungen ordnungsgemäß zu kontrollieren, was eine Rechnungskontrollsoftware ist und wie sie funktioniert, welche Vorteile sie im Vergleich zur manuellen Kontrolle bietet und welche Einschränkungen sie hat. Wir werden auch konkrete Beispiele für die Automatisierung der Rechnungsprüfung vorstellen und schließlich, wie Sie das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Warum sollten Sie Ihre Lieferantenrechnungen überprüfen?

Die Kontrolle der Lieferantenrechnungen ist unerlässlich, um die Richtigkeit der Zahlungen sicherzustellen und Streitigkeiten zu vermeiden. Eine effektive interne Kontrolle der Lieferantenrechnungen ermöglicht es, häufige Fehler zu erkennen, bevor sie sich auf Ihre Finanzen oder Beziehungen zu Lieferanten auswirken. Hier sind die wichtigsten Gründe:

Häufige Fehler auf Lieferantenrechnungen

Zahlreiche Abrechnungsfehler kann in Lieferantenrechnungen erscheinen:

• Fehler beim Stückpreis : Der in Rechnung gestellte Preis eines Artikels entspricht möglicherweise nicht dem vereinbarten Preis (Vertrag oder Bestellung). Beispielsweise wurden für ein Produkt 52€ pro Einheit statt der erwarteten 50€ in Rechnung gestellt.
• Falscher Mehrwertsteuerbetrag : Ein falscher Mehrwertsteuersatz oder eine falsche Mehrwertsteuerberechnung (z. B. die Mehrwertsteuer wurde auf den falschen Betrag berechnet) verzerrt den Gesamtbetrag der Rechnung.
• Falsche Empfängerentität : Die Rechnung wurde an das falsche Unternehmen oder die falsche Dienstleistung gesendet, was die Bearbeitung erschwert (Firmenname, Adresse oder Abteilungsfehler).
• Auslassungen und Inkonsistenzen : Es kann sich um einen vergessenen Rabatt, eine in Rechnung gestellte Menge, die die gelieferte Menge übersteigt, eine falsche Produktreferenz usw. handeln.

Diese Fehler sind häufig. Manchmal kommen sie vom Lieferanten selbst, wenn die Rechnung ausgestellt wird und die Rechnung ausgestellt wird Nicht konform und muss korrigiert werden. Ohne einen Überprüfungsprozess können diese Anomalien unbemerkt bleiben.

Die Folgen einer schlechten Kontrolle

Wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen nicht ausreichend kontrollieren, kann dies zu mehreren führen schädliche Folgen :

• Streitigkeiten und verspätete Zahlungen : Unentdeckte Fehler führen zu Streitigkeiten mit dem Lieferanten. Es ist dann notwendig, Belege auszutauschen und die Rechnung zu korrigieren, was Zeit in Anspruch nimmt und die Zahlung verzögern kann. Diese Verzögerungen verschlechtern die Lieferantenbeziehung und können zu Strafen für verspätete Zahlungen führen.
• Vermögen und Verwaltungsaufwand : Im Falle eines Fehlers (Überrechnung, doppelte Abrechnung) müssen Sie eine Ausstellung oder einen Anspruch geltend machen Anteile behebt. Die Verwaltung dieser Vermögenswerte und die Regularisierung der Konten mobilisieren die Verwaltungsteams und erhöhen die Arbeitsbelastung.
• Finanzielle Verluste : Wenn keine Fehler festgestellt werden, kann das Unternehmen Überzahlungen (Übergebühren, Duplikate) übermäßig zahlen. Auf jährlicher Basis können diese Überzahlungen erhebliche Beträge darstellen, die sich direkt auf den Cashflow auswirken.
• Nichteinhaltung von Vorschriften und Prüfungsrisiken : Rechnungen, die schlecht kontrolliert werden, können steuerliche Unregelmäßigkeiten (Mehrwertsteuer, fehlende rechtliche Informationen) enthalten, die zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen. Im Falle einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung ist das Unternehmen gezwungen, Anpassungen vorzunehmen, sofern diese Fehler nicht korrigiert wurden.

Kurz gesagt, eine schlechte Abrechnungskontrolle führt zu Streitigkeiten, zusätzlichen Kosten und erhöhten Risiken. Beispielsweise kann eine falsche Lieferantenrechnung zu einer haben ausgestellt werden, hin und her mit dem Lieferanten und verlorene Zeit für Ihre Teams.

Erhebliche Fehlermengen in Ermangelung eines zuverlässigen Prozesses

Abgesehen von administrativen Problemen kann das Fehlen einer zuverlässigen Kontrolle für das Unternehmen sehr teuer sein. Selbst ein niedriger Prozentsatz an Fehlern auf allen Rechnungen stellt insgesamt erhebliche Beträge dar. Eine Studie unter 100 großen Unternehmen ergab das 0,53% aller Lieferantenrechnungen enthielten falsche Aufzeichnungen, was zu einem Durchschnitt führte 0,59€ Verlust pro verarbeiteter Rechnung . Im Großen und Ganzen entspricht dies Millionen von Euro. Darüber hinaus musste jede Organisation im Durchschnitt Folgendes aufwenden 22,5 Arbeitstage pro Jahr, um diese fehlerhaften Eingaben zu korrigieren — unproduktive Zeit, die mit einem besseren Prozess vermieden werden könnte.

Ein weiteres beredtes Beispiel: 2023 sparte der Schweizer Versicherer Suva 105 Millionen Franken indem sie systematische Kontrollen ihrer Lieferantenrechnungen einführt. In der Nähe von 10% Rechnungen wiesen einen Fehler oder eine Ungenauigkeit auf und konnten zur Korrektur zurückgeschickt werden. Unter diesen Anomalien gab es zahlreiche doppelte Rechnungen und schlecht abgerechnete Dienste. Ohne automatische Prüfungen wären diese Fehler wahrscheinlich unbemerkt geblieben, was zu massiven unrechtmäßigen Zahlungen geführt hätte. Diese Zahlen verdeutlichen die finanzielle Herausforderung, die eine strenge Rechnungskontrolle mit sich bringt: Es ist sowohl eine Frage derinterne Revision Und von Kostenkontrolle.

Was ist Rechnungskontrollsoftware?

Eins Software zur Rechnungskontrolle für Lieferanten ist ein Tool, das die Überprüfung von Rechnungen mithilfe digitaler Technologien automatisiert. Ziel ist es, sicherzustellen, dass jede Rechnung entspricht auf Bestellungen und Vereinbarungen mit dem Lieferanten und darauf, dass diese keine Fehler oder Unregelmäßigkeiten enthalten, bevor die Zahlung bestätigt wurde. Konkret erfasst diese Art von Software Informationen aus Rechnungen (durch Digitalisierung oder Import elektronischer Rechnungen) und vergleicht sie mit Referenzdaten (Bestellformulare, Quittungen, Preislisten, Verträge, Mehrwertsteuerregeln usw.) und gilt Kontrollregeln um Unstimmigkeiten zu erkennen. In zunehmendem Maße basieren diese Lösungen aufAI um Geschäftsanforderungen intelligent abzugleichen und aus der Rechnungshistorie zu lernen.

Definition und Ziele

Das primäre Ziel einer solchen Software istAutomatisieren Sie Überprüfungen Was würde ein Buchhalter oder ein Rechnungskontrolleur manuell tun? Er stellt sicher, dass jede Rechnung alle obligatorischen Informationen enthält und die mit dem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen einhält. Die Software überprüft beispielsweise, ob die Rechnungsnummer vorhanden ist, ob das Datum und die Mehrwertsteuerbeträge angegeben sind und ob die in Rechnung gestellten Preise und Mengen den Erwartungen entsprechen. Wenn es eine Diskrepanz gibt, wird er dies melden.

Kurz gesagt, die Software fungiert als automatische Leitplanke wer überprüft jede Rechnung anhand vorab festgelegter Regeln und Unternehmensstandards. Es verfolgt mehrere Ziele: menschliche Fehler reduzieren, Zeit bei der Validierung von Rechnungen sparen, sicherstellen Einhaltung der Rechnungen (sowohl in Bezug auf Lieferantenverträge als auch in Bezug auf gesetzliche Verpflichtungen), Betrug verhindern (z. B. falsche Rechnungen oder Duplikate) und die Prüfung erleichtern, indem Sie den Überblick über die durchgeführten Kontrollen behalten. Es ist Teil eines Ansatzes vonVerbesserung der internen Kontrolle und Zuverlässigkeit des Prozesses Procure-to-Pay (von der Bestellung bis zur Zahlung). Diese Lösungen setzen auf KI, um intelligente Schnittstellen mit Geschäftsanforderungen herzustellen und Intelligente Dokumentenverarbeitung.

Die wichtigsten Funktionen

Die meiste Software für Prüfung der Lieferantenrechnung bieten eine Reihe von Schlüsselfunktionen, um diese Ziele zu erreichen. Im Allgemeinen ermöglichen sie um Prüfungen zu automatisieren und Auffälligkeiten zu melden erkannt.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

Zusammenfassend sind diese Hauptfunktionalitäten einer Software von Abrechnungskontrolle des Unternehmens decken Sie den gesamten Rechnungsverarbeitungszyklus ab, vom Eingang bis zur Genehmigung, indem Sie Kontrollpunkte automatisieren, an denen menschliches Versagen auftreten könnte.

Wie funktioniert die automatische Rechnungskontrolle?

Nachdem wir das Konzept vorgestellt haben, schauen wir uns an Die konkrete Funktionsweise einer automatisierten Rechnungsprüfung. Welche Schritte durchläuft eine Lieferantenrechnung, wenn sie per Software verarbeitet wird, von der Datenextraktion bis zum Anomaliemanagement? Hier sind die Hauptkomponenten des Prozesses:

Datenextraktion (OCR und Parsing)

Der erste Schritt in der Automatisierung ist Dematerialisierung der Papierrechnung (falls zutreffend) und der Extraktion der darin enthaltenen Daten. Für Rechnungen, die als gescannte PDFs oder Bilder eingehen, verwendet die Software die Technologie vonOCR — Optische Zeichenerkennung, oder optische Zeichenerkennung — um das Bild in nutzbaren Text umzuwandeln. OCR macht es möglich transformiert ein Textbild in numerische Daten zur Behandlung nutzbar. Dank dieser Technologie wird der Inhalt der Rechnung (Nummer, Datum, Datum, Beträge, Zeilenetiketten usw.) automatisch vom Gerät gelesen, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist. (Weitere Informationen zur Funktionsweise von OCR finden Sie in unserem Artikel zur Definition von OCR.)

Sobald die Rechnung in Klartext konvertiert ist, fährt die Software fort mit Parsen, das heißt zur strukturierten Analyse von Informationen. Es identifiziert jedes wichtige Feld im Dokument: den ausstellenden Lieferanten, das Ausstellungsdatum, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die verschiedenen Produkte/Dienstleistungen mit ihren Mengen, Einzelpreisen, Zeilenbeträgen, Mehrwertsteuersätzen, Gesamtbetrag ohne Steuern, Mehrwertsteuer und TTC usw. Diese Feinextraktion kann über vordefinierte Vorlagen (sofern das Rechnungsformat bekannt ist) oder über KI-Algorithmen erfolgen, die darauf trainiert sind, die Etiketten und Zahlen in jeder Rechnung zu erkennen. Die besten Systeme kombinieren Computervision und Sprachverständnistechniken, um sich an die unterschiedlichen Rechnungslayouts anzupassen.

Sobald die Daten erfasst sind, erstellt die Software bereits einige grundlegende Steuerungen Konsistenz: Überprüfen Sie beispielsweise, ob die Summe der Zeilenbeträge zuzüglich Mehrwertsteuer der angegebenen Summe entspricht oder ob die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten das richtige Format hat usw. Wenn die OCR Zweifel (unleserlicher Text) in einem wichtigen Feld hat, kann das System die Rechnung so kennzeichnen, dass für diesen bestimmten Punkt eine manuelle Validierung erforderlich ist.

Abstimmung mit Bestellungen oder Preislisten

Nach der Extraktion geht die Software in die Phase von Abgleich Rechnungsdaten mit Referenzen kaufen des Unternehmens: Es ist das Herzstück der Kontrolle. Es gibt zwei Hauptfälle: Rechnung mit Bestellformular oder ohne Bestellformular.

• Rechnungen mit Bestellformular (3-Wege-Match) : Die Software führt automatisch die berühmten aus 3-Wege-Spiel, das heißt Abstimmung mit drei Elementen zwischen der Lieferantenrechnung, der entsprechenden Bestellung und der Empfangsbestätigung (Liefernachweis). Für jede Zeile auf der Rechnung sucht er im Bestellformular nach der entsprechenden Zeile: dieselbe Artikel- oder Dienstleistungsreferenz, dieselbe bestellte Menge, derselbe vereinbarte Stückpreis. Es entspricht auch den tatsächlich gelieferten Mengen (laut Empfangsschein oder Lieferschein). Diese dreifache Überprüfung stellt sicher, dass Sie nur für das bezahlen, was bestellt wurde. und geliefert, zum vereinbarten Preis. Wenn auf der Rechnung beispielsweise 105 fakturierte Einheiten angegeben sind, obwohl laut Quittung nur 100 geliefert wurden, oder wenn ein Stückpreis davon abweicht, erkennt das System dies sofort. Das 3-Wege-Matching Automatisiert macht den mühsamen manuellen Vergleich dieser Dokumente überflüssig und macht den Prozess der Rechnungsvalidierung zuverlässiger.
  ‍
• Rechnungen ohne Bestellung (Preiskontrolle) : Nicht alle Ausgaben werden unbedingt durch formalisierte Bestellungen abgewickelt. Bei Rechnungen für wiederkehrende Käufe oder Dienstleistungen ohne Bestellungen stützt sich die Software auf andere Referenzdaten um die Beträge zu überprüfen. Es kann ein sein preisliste mit dem Lieferanten ausgehandelt (z. B. ein Preisschema pro Produkt oder Dienstleistung), oder Rahmenvertrag Festlegung der Tarife und Bedingungen oder sogar von historische Daten (Preise werden normalerweise berechnet). Diese Repositorys, die in Excel-, PDF- oder Datenbankdateien gespeichert werden können, werden von der Software aufgenommen. Das Tool gleicht dann jede Zeile der Rechnung mit dem erwarteten Tarif ab. Prüfen Sie beispielsweise, ob der in Rechnung gestellte „Stundensatz für Berater“ dem geltenden Vertragssatz entspricht oder ob der Einzelpreis einer Komponente der letzten bekannten Preisliste entspricht. Wenn das Unternehmen eine interner Katalog Kaufpreise oder verwendet standardisierte Artikelreferenzen, die Software kann diese auch verwenden, um die Rechnungspositionen automatisch einer Katalogreferenz und dem zugehörigen Einzelpreis zuzuordnen.

In Ermangelung eines Bestellsystems ist diese Preiskontrolle von entscheidender Bedeutung, um zu vermeiden, dass falsche Preise gezahlt werden. DASAI kann in diesem Bereich einen Unterschied machen: Einige Lösungen verwenden beispielsweise maschinelles Lernen, um Produkte anhand ihrer Textbeschreibung zu erkennen (auch wenn der Produktcode nicht angegeben ist) und sie der Standardproduktdatenbank eines Unternehmens näher zu bringen. Dadurch ist es möglich, Rechnungen intelligent zu überprüfen, auch wenn das Layout nicht exakt dem Ihrer Repositorys entspricht.

Erkennung von Anomalien und Generierung von Alarmen

Sobald die Vergleiche durchgeführt sind, identifiziert die Software Unregelmäßigkeiten potenzielle, d. h. Diskrepanzen oder Inkonsistenzen zwischen der Rechnung und den Referenzdaten.

Hier sind einige Beispiele für Anomalien, die in der Regel automatisch erkannt werden:

• Preis- oder Betragsunterschied : zum Beispiel ein Unterschied zwischen dem Preis einer Position von mehr als X% gegenüber dem erwarteten Preis oder ein Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer, der von der erwarteten Berechnung abweicht.
• Mengenlücke : Die in Rechnung gestellte Menge übersteigt die bestellte/gelieferte Menge, oder es wird ein nicht gelieferter Artikel in Rechnung gestellt.
• Fehlkalkulation : Die Summe der Rechnung entspricht nicht der Summe der Zeilen zuzüglich Mehrwertsteuer, was auf einen Berechnungs- oder Eingabefehler hinweist.
• Inkonsistenter Mehrwertsteuersatz : Es wurde ein nicht geltender Mehrwertsteuersatz verwendet (z. B. 5% statt 20% für ein nicht berechtigtes Produkt) oder der berechnete Mehrwertsteuerbetrag entspricht nicht dem offiziellen Satz.
• Doppelte Rechnung : Die Rechnung scheint ein Duplikat einer anderen zu sein (gleiche Nummer und gleicher Betrag wie eine bereits bezahlte Rechnung).
• Fehlende Informationen : zum Beispiel keine erforderliche Bestellnummer oder fehlender Projektcode usw., gemäß internen Regeln.

Sobald eine Anomalie erkannt wird, geht die Software Bericht. In der Regel weist es der Rechnung einen Status zu (z. B.:“ Abweichung festgestellt “ oder“ Gesperrt “) und generiert eine warnen für die betreffende Abteilung (Lieferantenbuchhalter, Managementkontrolle oder andere). Benachrichtigungen können im Software-Dashboard erscheinen, per E-Mail an Manager gesendet oder in den Validierungsablauf integriert werden.

Einige sehr fortschrittliche Lösungen erfordern sogar automatische Initiativen aufgrund einer Anomalie. Wenn beispielsweise ein Duplikat festgestellt wird, kann die zweite Rechnung automatisch verworfen oder mit dem Hinweis „mutmaßliches Duplikat“ auf Eis gelegt werden. Ebenso kann das System, wenn eine Preisabweichung festgestellt wird, die einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, die Rechnung für die Zahlung sperren und eine Aufforderung zur manuellen Genehmigung oder Erklärung durch den Lieferanten auslösen.

Nehmen wir ein Szenario, das mit einem modernen Tool verwaltet wird: Eine Rechnungsverarbeitungssoftware kann eine automatische Steuerung Rechnungsdaten zur Erkennung von Inkonsistenzen oder Duplikaten von Rechnungen. Im Falle von Nonkonformität erkannt (z. B. eine überladene Leitung oder eine doppelte Rechnung), die Rechnung wird sofort gesperrt und wird nicht übertragen zur Zahlung an die Buchhaltung. Eins Meldung von Verstößen kann sogar direkt an den Lieferanten gesendet werden, der die Rechnung ausgestellt hat, damit dieser den Fehler korrigieren kann, bevor die Rechnung akzeptiert wird. Diese Art der Automatisierung verhindert, dass sich fehlerhafte Rechnungen im Prozess weiter verbreiten und versehentlich bezahlt werden.

Verwaltung von Regularisierungsanträgen oder Vermögenswerten

Nachdem die Anomalien festgestellt wurden, betrifft der letzte Teil des Prozesses die Verwaltung der Rückstellungen benötigt. Wenn eine Rechnung aufgrund eines nachgewiesenen Fehlers gesperrt wird, sind mehrere Aktionen möglich:

• Automatische Kreditanfrage : Wenn die festgestellte Anomalie einer Überzahlung entspricht (z. B. einem zu viel berechneten Artikel oder einem überbewerteten Preis), kann das System automatisch eine Bitte haben an den Lieferanten. Dies kann in Form einer E-Mail oder eines Dokuments erfolgen, in dem die festgestellten Abweichungen und der erwartete Betrag aufgeführt sind. Die Buchhaltungs- oder Einkaufsabteilung muss nur diese formelle Anfrage an den Lieferanten senden. In einigen Fällen lässt sich die Software sogar in eine integrieren Lieferantenportal wo der Lieferant den Grund für die Sperrung einsehen und direkt eine Korrekturrechnung oder Gutschrift einreichen kann.
• Bedingte Validierung : Wenn die Abweichung geringfügig oder erklärbar ist (z. B. eine Rundung um einige Cent oder eine durch eine mündliche Vereinbarung begründete Mengenüberschreitung), kann der menschliche Controller beschließen, die Rechnung trotz der Warnung trotzdem zu validieren. Die Software ermöglicht es dann, die Blockade über eine Genehmigungsworkflow spezifisch (mit eventuell einem Kommentar zur Erläuterung der Ausnahme), damit die Rechnung bezahlt werden kann. Dieser Prozess stellt sicher, dass bei jeder Anomalie eine menschliche Entscheidung getroffen wird und nicht blind bezahlt wird.
• Überwachung von Anomalien : Die Software merkt sich alle Rechnungen, die darauf warten, beglichen zu werden. Sie kann Lieferanten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Gutschriften zurückgegeben haben, automatisch zurückrufen oder Manager darüber informieren, dass eine Anomalie immer noch nicht behoben ist. Somit wird nichts dem Zufall überlassen: Jede festgestellte Diskrepanz muss entweder zu einer Korrektur (Gutschrift) oder zu einer Begründung/Validierung führen, bevor die Rechnungsdatei geschlossen wird.
• Lernen und kontinuierliche Verbesserung : Feedback zu Anomalien kann verwendet werden, um die Kontrollregeln zu verbessern. Zum Beispiel, wenn sich herausstellt, dass es sich bei vielen Warnmeldungen um folgende Probleme handelt „Fehlalarme“ (Abweichungen werden toleriert), wir können die Schwellenwerte anpassen oder neue Regeln einführen, um diese Fehlalarme in Zukunft zu vermeiden. Umgekehrt können die Einstellungen verfeinert werden, wenn Fehler, die ursprünglich nicht erkannt wurden, später entdeckt werden, sodass das System sie beim nächsten Mal erkennt. KI-gestützte Systeme können auch aus jeder manuellen Validierung (Feedback) lernen, um ihre Modelle zu verfeinern.

Durch die Automatisierung der Verarbeitung von Abrechnungsausnahmen bietet das Tool eine hervorragende Vertrauenswürdigkeit zum Gesamtprozess. Das Unternehmen kann sich darauf verlassen, dass keine Rechnung bezahlt wird, ohne geprüft und gegebenenfalls reguliert worden zu sein. Ce automatisierte interne Kontrolle stärkt die Finanzdisziplin und sorgt für eine Abrechnungsprüfung dauerhaft, während die Teams von mühsamen Folgemaßnahmen entlastet werden.

Was sind die Vorteile im Vergleich zur manuellen Behandlung?

Die Einführung von Software zur Steuerung von Lieferantenrechnungen bringt zahlreiche Profis im Vergleich zu einem zu 100% manuellen Prozess. Hier sind die wichtigsten, die zunehmend eine Investition in solche Lösungen rechtfertigen:

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Der erste Vorteil ist ein erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Rechnungen. Durch die Automatisierung der Datenextraktion und -prüfung werden manuelle zeilenweise Eingaben und zeitaufwändige Dokumentenvergleiche vermieden. Die Mitarbeiter können sich so von diesen sich wiederholenden und zeitaufwändigen Aufgaben befreien und sich auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert konzentrieren (Lückenanalyse, Lieferantenbeziehungsmanagement, Kostenoptimierung usw.).

Konkret nimmt die Zeit, die für die Einreichung, Überprüfung und Abstimmung von Rechnungen aufgewendet wird, drastisch ab. Schätzungen zufolge verbringen Buchhaltungsabteilungen häufig mehr als 7 Stunden pro Woche mit der Suche nach Dokumenten und der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen, deren Bearbeitungskosten pro Einheit in der Regel zwischen 9€ und 15€ per Rechnung. Durch Automatisierung können diese Kosten und dieser Zeitaufwand um 50 bis 70% reduziert werden. Dank der Tools von OCR-Buchhaltung, dank OCR- und KI-Tools steigen wir von etwa 5—10 € pro Rechnung auf nur noch wenige Cent. Die Verbesserung der Produktivität ist daher von großer Bedeutung.

Darüber hinaus ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit wird daher beschleunigt: Ein Stapel von 100 Rechnungen, für die ein Buchhalter mehrere Tage benötigt hätte, kann in wenigen Minuten von der Software bearbeitet werden, wobei sich die einzigen menschlichen Eingriffe auf Ausnahmen konzentrieren. Dadurch können Verzögerungen in der Lieferkette vermieden und die Zahlungsfristen der Lieferanten leichter eingehalten werden. Durch die Reduzierung sich wiederholender Aufgaben trägt die Automatisierung auch zur Verbesserung der Lebensqualität der Mitarbeiter bei, die ihre Tage nicht mehr mit mühsamer Dateneingabe verbringen.

Bessere Zuverlässigkeit und Rückverfolgbarkeit der Kontrollen

DASAutomatisierung bietet eine erhöhte Zuverlässigkeit im Steuerungsprozess. Im Gegensatz zu Menschen wird die Maschine nicht müde und wendet die Regeln konsequent und systematisch auf jede Rechnung an. Dadurch entfällt eine Mengemenschliche Fehler : Tippfehler, unachtsame Fehler, verpasste Schecks... Beispielsweise reduziert die Automatisierung das Risiko von Tippfehlern oder Umbuchungsfehlern bei der Eingabe von Gutschriften erheblich. Dies sind alles klassische Fehler, die die Zahlung von Rechnungen verzögern könnten. Sobald sie eingegangen ist, wird jede Rechnung einheitlich behandelt, was den Prozess zuverlässiger macht.

Darüber hinaus gewährleistet ein solches System vollständige Rückverfolgbarkeit aller durchgeführten Kontrollen. Jede Rechnung, die das Tool durchläuft, enthält einen Abdruck der durchgeführten Überprüfungen und der Ergebnisse (Beobachtungen, mögliche Warnungen, endgültige Validierung). Im Falle eines Audits oder einer internen Kontrolle ist es möglich, alle Phasen der Rechnungsprüfung nachzuvollziehen und nachzuweisen, dass die Regeln interne Kontrolle Die Rechnungsstellung wurde erfolgreich angewendet. Diese Rückverfolgbarkeit verstärkt die Konformität interne Richtlinien und Standards (z. B. SOX-Anforderungen für börsennotierte Unternehmen usw.).

Kurz gesagt, die Software garantiert eine Qualität Und ein Vertrauenswürdigkeit Die Steuerung ist besser als die manuelle Steuerung und bietet gleichzeitig eine Historie und einen vollständigen Überblick über den Prozess. Wir wissen jederzeit über den Status jeder Rechnung Bescheid, wer sie validiert hat und ob Unregelmäßigkeiten festgestellt, korrigiert oder akzeptiert wurden.

Beschleunigung des Validierungs- und Zahlungszyklus

Durch die Beseitigung manueller Engpässe ermöglicht die SoftwareBeschleunigen Sie den Zyklus Bearbeitung von Rechnungen, vom Eingang bis zur Zahlung. Einerseits stehen Rechnungen schneller zur Validierung zur Verfügung (kein Stapel von Dokumenten mehr, die darauf warten, eingegeben zu werden). Auf der anderen Seite optimiert der elektronische Arbeitsablauf den Informationsfluss: Genehmigende werden sofort benachrichtigt und können mit einem Klick, auch aus der Ferne, validieren, anstatt Papier oder E-Mails zu verteilen.

Ergebnis: Die durchschnittliche Zeit für die Validierung einer Rechnung kann von mehreren Wochen (mit manuellen Erinnerungen) bis zu einigen Tagen oder sogar einigen Stunden für eine Rechnung ohne Auffälligkeiten reichen. Diese Reaktivität hat mehrere Vorteile: Sie respektiert die Zahlungsfristen Ob legal oder ausgehandelt, vermeiden Sie Verzugsstrafen und profitieren Sie sogar von Frühzahlungsrabatten, wenn diese von einigen Anbietern angeboten werden. Ein schnellerer und kontrollierter Prozess verbessert auch die Lieferantenbeziehung, da Lieferanten es zu schätzen wissen, dass sie ihre Zahlungen ohne Verzögerungen oder unnötige Streitigkeiten erhalten.

Wie eine Studie erklärt, Dematerialisierung und Automatisierung Prozesse beschleunigen bei gleichzeitiger Senkung der Kosten und besserer Sichtbarkeit. So gewährleistet beispielsweise der automatische Abgleich von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen optimale Bedingungen für die Überprüfung und Rückverfolgbarkeit bis zur Zahlung. Die Rechnungsbearbeitung wird also mehr schnell und transparent, wovon sowohl das Unternehmen als auch seine Lieferanten profitieren.

Bessere Kontrollzuverlässigkeit und Betrugsreduzierung

(Dieser Untertitel enthält einige der Elemente, die bereits in „Bessere Zuverlässigkeit“ behandelt wurden, er kann jedoch eher auf die Bekämpfung von Betrug und vorsätzlichen Anomalien ausgerichtet werden.)

Durch die Automatisierung der Prüfungen stellt die Software sicher, dass jede Rechnung wird mit der gleichen Strenge kontrolliert, wodurch das Risiko, dass Betrug oder vorsätzliche Fehler übersehen werden, drastisch reduziert wird. Zum Beispiel der doppelter Zahlungsbetrug (dasselbe Dokument wurde zweimal an verschiedenen Terminen bezahlt) wird durch die automatische Erkennung von Duplikaten neutralisiert. Ebenso wird ein Versuch, zu viel zu berechnen (Preis höher als vereinbart), sofort gemeldet.

La Rückverfolgbarkeit Das Angebot hilft auch, mögliche interne Fehlverhalten zu verhindern: Es wird sehr schwierig, eine ungewöhnliche Rechnung im Stapel zu „verstecken“, ohne dass sie vom System gemeldet wird. All dies trägt zu einer besseren interne Kontrolle Gesamtkosten.

(Hinweis: Dieser Punkt könnte mit Zuverlässigkeit kombiniert werden, um Redundanz zu vermeiden, es sei denn, er muss wirklich getrennt werden. Wenn Sie das getrennt halten, können Sie sich auf die Betrugserkennung und die Einhaltung von Vorschriften konzentrieren. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht zu viele Dinge wiederholen.)

Erkennung erheblicher Einsparungen dank Daten (Spend Analytics)

Ein oft unterschätzter Vorteil der Automatisierung ist Valorisierung von Daten aus Rechnungen extrahiert. Durch die Digitalisierung und Zentralisierung von 100% der Rechnungsinformationen erhalten wir eine volle Sicht und verwertbare Lieferantenkosten, Zeile für Zeile. Das öffnet die Tür zu Ausgabenanalysen, das heißt zur detaillierten Analyse der zu identifizierenden Ausgaben Einsparmöglichkeiten.

Wenn wir beispielsweise Rechnungen desselben Lieferanten im Laufe des Jahres vergleichen, können wir Preisunterschiede bei einem identischen Produkt erkennen und möglicherweise ein Problem aufdecken (ungerechtfertigte Erhöhung oder Abweichung je nach Bestellung). Indem wir die Daten aller Lieferanten für dieselbe Einkaufskategorie gruppieren, können wir Rationalisierungsmöglichkeiten identifizieren: Solche Lieferanten sind bei solchen Komponenten systematisch um 5% teurer als bei anderen alternativen Lieferanten usw Einblicke wäre schwer zugänglich, ohne die Daten aus jeder Rechnung zu extrahieren und zu strukturieren.

Fortschrittliche Software integriert Dashboards von Verwaltung der Ausgaben. Indem sie Rechnungen mit Verträgen und Bestellungen verknüpfen, können sie beispiellos genaue Berichte über die Einhaltung der Ausgaben und Abweichungen von den ausgehandelten Bedingungen erstellen. Manche kündigen sogar bis zu 20% erreichbare Einsparungen durch Nutzung dieser Daten: KI ermöglicht es, ~ 90% der unstrukturierten Kaufdaten (Inhalt von Rechnungspositionen, Vereinbarungen usw.) in eine nutzbare Datenbank umzuwandeln, um Optimierungen zu identifizieren. So entdecken wir Preisanomalien, wiederkehrende Abrechnungsfehler oder Kostenpositionen, über die wir neu verhandeln müssen.

Durch die systematische Erfassung aller Ausgaben, die nicht den Verträgen entsprechen (zu hohe Preise, zusätzlich in Rechnung gestellte Mengen usw.), verhindert die Software versteckte Zusatzkosten und stellt sicher, dass das Unternehmen nur den richtigen Preis zahlt. Jede festgestellte Anomalie ist eine potenzielle Einsparung: entweder sofort (keine Zahlung eines zu hohen Betrags oder Wiedergutmachung durch eine Gutschrift) oder in Zukunft (Neuverhandlung eines Vertrags anhand der gefundenen Daten). Wir bewegen uns von einer passiven Haltung (zahlen und möglicherweise später ein Problem erkennen) zu einer proaktiven Haltung Ausgabenkontrolle in Echtzeit.

Analyse der Möglichkeiten zwischen Lieferanten

Als Erweiterung der Ausgabenanalyse ermöglicht der Zugriff auf all diese Daten auch die Verfeinerung der Einkaufsstrategie indem wir Lieferanten miteinander vergleichen.

Indem Sie Informationen aus Rechnungen gruppieren, können Sie beispielsweise:

• Identifizieren Preisunterschiede zu austauschbaren Produkten: Wenn zwei Lieferanten eine gleichwertige Ware anbieten, kann die Analyse der Rechnungen ergeben, dass einer für vergleichbare Mengen systematisch günstiger ist als der andere, was dazu führt, dass Mengen an den wettbewerbsfähigsten Anbieter umgeleitet oder mit dem anderen neu verhandelt werden.
• Hervorheben konsolidierbare Aufwendungen : Mehrere Unternehmen des Unternehmens kaufen möglicherweise dieselbe Dienstleistung von verschiedenen Anbietern zu unterschiedlichen Preisen. Durch Konsolidierung der Kosten im Rahmen einer Gruppenberatung könnte das Unternehmen einen besseren Preis pro Einheit erzielen. Diese bereichsübergreifenden Möglichkeiten werden deutlich, wenn die Abrechnungsdaten zentralisiert werden.
• Finde den Verhaltensstörungen : zum Beispiel ein Lieferant, der höhere als die normalen Nebenkosten (Verwaltungsgebühren, Transportkosten) oder weniger günstige Zahlungsbedingungen als andere berechnet. Diese Vergleiche fördern die Standardisierung der Lieferantenanforderungen.
• Überwachen Sie die Leistung Ihrer Lieferanten : Dank der gewonnenen Indikatoren (Fehlerrate pro Lieferant, durchschnittliche Zahlungszeiten aufgrund von Streitigkeiten usw.) können wir beurteilen, welche Lieferanten am zuverlässigsten sind und welche die meisten Probleme verursachen. Dies kann als Richtschnur für zukünftige Beschaffungsentscheidungen dienen.

Orientierte Softwarelösungen Geschäftsinformationen bei Einkäufen bieten sich oft eine Scorecard mit vergleichenden Analysen und Handlungsoptionen. Ein fortschrittliches Tool kann zum Beispiel Folgendes bieten Aktionspläne konkrete Möglichkeiten, Geld zu sparen und allen den Zugang zu ermöglichen strategische Daten notwendig, um die Verhandlungen mit Lieferanten voranzutreiben. Auf einen Blick kann der Einkaufsleiter erkennen, wo die größten Einsparpotenziale liegen, und sich auf der Grundlage von Fakten (Gesamtbestellmenge, Preisstreuung usw.) auf Neuverhandlungen vorbereiten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung der Rechnungskontrolle nicht nur Fehler vermeidet, sondern generiert Wert durch Information bei der Entscheidungsfindung. Das Unternehmen profitiert von einer guten Vorstellung seiner Fakturierung durch Lieferanten, wodurch es seine Ausgaben optimieren und bessere Marktbedingungen erzielen kann.

Die Grenzen und Wachsamkeitspunkte der automatischen Steuerung

Trotz ihrer vielen Vorteile ist die automatische Rechnungskontrolle keine magische Lösung ohne Einschränkungen. Es ist wichtig, sich einiger bewusst zu sein Grenzen und bei der Umsetzung die wichtigsten Punkte zu beachten, um das Beste daraus zu machen. Hier sind die wichtigsten:

Ohne zuverlässige Referenzdaten ist das Tool nicht narrensicher

Software, so mächtig sie auch sein mag, bleibt abhängig von Qualität der Daten die wir ihm zur Verfügung stellen. Um eine Anomalie zu erkennen, muss sie über eine korrekte Vergleichsbasis verfügen. Das bedeutet, dass Ihr referentiell (Preislisten, Kataloge, Verträge, Bestellungen) müssen aktuell und umfassend sein. Wenn ein ausgehandelter Tarif nicht in das System eingegeben wurde, kann die Software nicht erraten, dass der Preis falsch ist. Ebenso kann der automatische Abgleich fehlschlagen oder Fehlalarme auslösen, wenn Artikel nicht einheitlich identifiziert werden (unterschiedliche Produktcodes in verschiedenen Dokumenten, mehrdeutige Beschreibungen).

Darüber hinaus hat die OCR-Technologie selbst ihre technische Einschränkungen. Obwohl es ständig verbessert wird, kann es vorkommen, dass ein Zeichen schlecht erkannt wird (eine „8“ wird beispielsweise für eine „3“ genommen) oder dass Daten schlecht extrahiert werden, falls eine Rechnung von schlechter visueller Qualität ist. Diese Lesefehler können zu fehlerhaften Steuerungen führen. Wie ein Experte betont, beinhalten OCR-Systeme eine inkompressibles Fehlerrisiko — Hinzufügen oder Verwechseln von Zeichen, Fehlinterpretation von Daten — was zu Kontrollanomalien und möglicherweise zu Überzahlungen wenn wir es nicht merken. Wenn man sich dessen bewusst ist, ist es möglich, zusätzliche Kontrollen in sensiblen Fällen einzurichten.

Die Lektion, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass Sie Kümmere dich um deine Referenzdaten. Halten Sie Ihre Preisbasen auf dem neuesten Stand, informieren Sie das System über Änderungen (neuer Lieferant, Preisänderungen) und arbeiten Sie an der Standardisierung der Referenzen (einheitliche Artikelcodes usw.). Die Software verfügt also über die richtigen Informationen zum Vergleichen und ist wesentlich effizienter. Darüber hinaus kann es eine gute Idee sein, Folgendes beizubehalten regelmäßige manuelle Kontrollpunkte auf einer Stichprobe von Rechnungen, um mögliche OCR- oder Konfigurationsfehler zu erkennen, die zu Abweichungen geführt hätten. Die Automatisierung reduziert das Fehlerrisiko drastisch, beseitigt es jedoch nicht zu 100%, insbesondere wenn die Eingabedaten von schlechter Qualität sind.

Die Wichtigkeit einer ordnungsgemäßen Konfiguration von Geschäftsregeln

Die Stärke eines Tools zur Rechnungskontrolle liegt in seiner Fähigkeit, Ihre Geschäftsregeln spezifisch. Diese Regeln müssen jedoch korrekt im System eingerichtet sein. Ein entscheidender Schritt bei der Einführung ist daher das Tool konfigurieren ganz nach Ihren Bedürfnissen: Toleranzschwellen, Alarmszenarien, Genehmigungsworkflow usw. In gewisser Weise geht es darum, Ihre Kontrollpolitik in der Software zu „codieren“.

Wenn diese Arbeit schlecht oder unvollständig ist, kann das Ergebnis enttäuschend sein: entweder zu viele nutzlose Warnungen (falsch positive), die Nutzer überfordern (Beispiel: Jeder Unterschied von 1 Cent löst eine Warnung aus, wenn man ihn ignorieren könnte), oder im Gegenteil zu laxe Kontrollen, die wichtige Fehler passieren lassen (falsche Negative). Es ist daher notwendig, genau zu definieren Verwaltungsregeln : Stellen Sie beispielsweise fest, dass ein Preisunterschied von bis zu 2% automatisch akzeptiert wird (um Wechselkursdifferenzen oder Rundungen abzudecken), dass Sie darüber hinaus jedoch eine Warnung ausgeben müssen. Oder entscheiden Sie, dass jede Rechnung, bei der keine Bestellung über diesen Betrag hinausgeht, vom Einkaufsleiter validiert werden muss.

Gute Redakteure bieten in der Regel Regelbibliotheken vordefiniert auf der Grundlage von Best Practices, aber jedes Unternehmen muss sie an seinen Kontext anpassen. Binden Sie die Geschäftsteams (Buchhaltung, Einkauf, Managementkontrolle) in diese Phase ein Einrichten um alle legitimen Ausnahmen und kritischen Kontrollpunkte angemessen zu berücksichtigen. Das Tool kann auch Maschinelles Lernen wodurch bestimmte Parameter automatisch auf der Grundlage der Historie verfeinert werden (z. B. die Differenzschwellen entsprechend der üblichen beobachteten Variabilität anpassen). Nichtsdestotrotz ist die menschliches Regieren Es ist wichtig, im Voraus zu definieren, was von dem System erwartet wird.

Schließlich ist es notwendig testen die Konfiguration eines Volumens von Rechnungen vor der endgültigen Produktion. Wir können die Regeln entsprechend den Ergebnissen anpassen (zu viele oder zu wenige Benachrichtigungen, relevante Benachrichtigungen oder nicht usw.). Eine Software zur Rechnungskontrolle ist nur dann effektiv, wenn ihre Geschäftsregeln gut aufeinander abgestimmt sind. Das ist der Preis, den Sie zahlen müssen, um dann von einer zuverlässigen Kontrolle bei voller Geschwindigkeit zu profitieren.

Der menschliche Platz in der Schleife

Automatisieren bedeutet nicht, menschliches Eingreifen vollständig zu eliminieren — und das ist gut so. Es ist wichtig, eine menschliche Kontrolle um den Prozess zu überwachen und Ausnahmen zu behandeln. Darüber hinaus betonen selbst Lösungsanbieter im Allgemeinen die Bedeutung von„Mensch auf dem Laufenden“.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein menschliches Auge muss die vom System als ungewöhnlich markierten Rechnungen validieren und ein Schiedsverfahren durchführen. Die KI kann sich irren oder übermäßig vorsichtig sein, und es wird jemand benötigt, der überprüft, ob die Anomalie real ist oder ob sie akzeptiert werden kann. Zum Beispiel für eine sehr große Rechnung oder mit komplexen Linien, es wird empfohlen, die Daten von einem Menschen überprüfen und bestätigen zu lassen, auch wenn bei OCR und automatischen Überprüfungen nichts Ungewöhnliches festgestellt wurde. Ebenso ist es im Falle eines festgestellten Fehlers oft ein Mensch, der entscheidet, was als Nächstes zu tun ist: den Lieferanten um eine Korrektur bitten, eine buchhalterische Rückstellung treffen, während auf eine Gutschrift gewartet wird usw.

Der Mensch behält also eine Rolle des Supervisors und als letzter Entscheidungsträger. In vielen Unternehmen richten wir eine ein Alert-Center wo Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer täglich die Liste der vom System gesperrten Rechnungen überprüfen. Sie überprüfen die Belege, setzen sich bei Bedarf intern mit dem Lieferanten oder der betreffenden Abteilung in Verbindung und entscheiden dann, ob die Rechnung validiert oder abgelehnt werden soll. Dieses gezielte Eingreifen bei Unregelmäßigkeiten ist viel effektiver, als alles manuell zu überprüfen, aber es ist immer noch wichtig, bestimmte Fälle zu behandeln.

Darüber hinaus sind Menschen in der besten Position kontinuierlich verbessern das System: Indem es die Arten der wiederkehrenden Fehler oder die Grenzen des Systems beobachtet, kann es Anpassungen vorschlagen (neue Regeln, Änderungen der Lieferantenprozesse, Schulungen usw.). Wir können sagen, dass KI und Mensch eins sind ergänzendes Duo : KI zeichnet sich durch schnelle und systematische Erkennung aus, Menschen zeichnen sich durch Interpretation und Lösung mehrdeutiger Probleme aus.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eingebaute menschliche Validierung zu dem Prozess wird weiterhin dringend empfohlen. Vollautomatik ist weder wünschenswert noch realistisch. Vielmehr besteht das Ziel darin, das menschliche Eingreifen dort zu konzentrieren, wo es den größten Nutzen bringt (Ausnahmemanagement, endgültige Entscheidungen), während die Maschine den Großteil der sich wiederholenden Arbeiten erledigen lässt. Es ist diese intelligente Mischung, die die Effizienz der Rechnungskontrolle maximiert.

Konkrete Beispiele für die Automatisierung der Rechnungskontrolle

Um besser zu veranschaulichen, wie eine Software von Abrechnungskontrolle funktioniert in der Praxis, schauen wir uns einige an konkrete Anwendungsfälle. Jedes dieser Beispiele entspricht häufigen Situationen in Unternehmen, in denen die Automatisierung der Steuerung eine effektive Lösung darstellt.

Anwendungsfall 1 — Automatische Überprüfung einer Preisliste

Situation : Ihr Unternehmen hat mit einem Lieferanten eine Preisliste für das Jahr ausgehandelt, beispielsweise den Preis verschiedener Rohstoffe oder Dienstleistungen. Dieses Raster (im Excel- oder PDF-Format) listet den Artikelcode, die Beschreibung und den vereinbarten Stückpreis für jeden Artikel auf. Jeden Monat stellt Ihnen der Lieferant die verbrauchten Mengen in Rechnung.

Problem ohne Automatisierung : Der Controller muss auf jeder Rechnung manuell überprüfen, ob die in Rechnung gestellten Preise dem ausgehandelten Raster entsprechen. Eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe, insbesondere wenn das Raster Hunderte von Referenzen enthält.

Automatisierte Lösung : Die Steuerungssoftware integriert die Preisliste als Endlager. Beim Extrahieren der Rechnung werden die Artikelnummern (anhand des Codes oder der Beschreibung) und deren Menge erkannt Vergleichen Sie den Stückpreis wird demjenigen im Netz in Rechnung gestellt. Der Vorgang läuft für jede Zeile sofort ab: Stimmt der Preis, wird er validiert; wenn der Preis abweicht (auch nur um ein paar Cent über dem Toleranzwert), warnen Es wird ein „nicht konformer Preis“ generiert. Wenn das Netz beispielsweise 100€ pro Einheit für eine Komponente ausgibt und auf der Rechnung 105€ ausgewiesen sind, meldet das System dies sofort. Sie können dann vor der Zahlung eine Korrektur beim Lieferanten anfordern.

Leistungen : Keine Zeile wird vergessen, auch nicht bei einer großen Rechnung — die Software überprüft alles, wo ein Mensch sie übersehen könnte. Fehler bei der Preisgestaltung werden systematisch erkannt und stellen so sicher Einhaltung von Vereinbarungen vertraglich und vermeidend zusätzliche Kosten. Dieser Anwendungsfall ist in Branchen mit Preisreferenzen (Baugewerbe, Fertigung, Rohstoffeinkäufe usw.) üblich, in denen das Tool sicherstellt, dass jede Rechnung den vereinbarten Preisrastern entspricht.

Anwendungsfall 2 — Blockieren von Duplikaten oder inkonsistenten Beträgen

Situation : Ihre Buchhaltung erhält manchmal Rechnungen In zweifacher Ausfertigung von einem Lieferanten — zum Beispiel ein Duplikat, das versehentlich zweimal vom Lieferanten gesendet wurde, oder eine bereits bezahlte Rechnung, die der Lieferant zur Erinnerung zurückschickt. Außerdem kann es vorkommen, dass eine Rechnung einen abnormaler Gesamtbetrag (zu hoch im Vergleich zu früheren Artikeln desselben Anbieters oder nicht konsistent mit dem Inhalt).

Problem ohne Automatisierung : Doppelte Rechnungen können dazu führen doppelte Zahlungen wenn wir es nicht rechtzeitig bemerken, werden beim Lieferanten Rückforderungsverfahren eingeleitet. Was inkonsistente Beträge anbelangt, so könnten sie überschritten werden, wenn der für die Verarbeitung Verantwortliche nicht über die Zeit oder die Mittel verfügt, um jede Rechnung mit der Historie abzugleichen.

Automatisierte Lösung : Die Software verfolgt alle bereits registrierten und bezahlten Rechnungen. Es vergleicht jede neue Eingangsrechnung mit den vorherigen (nach Lieferant, nach Nummer, nach Betrag) und Duplikate sofort blockieren Potenziale. Wenn beispielsweise eine Rechnung Nr. 123 von Lieferant X im Wert von 500€ bereits im letzten Monat bearbeitet wurde, wird die neue Einreichung mit derselben Referenz automatisch verworfen und als „Duplikat“ markiert. Diese Sperrung verhindert Doppelzahlungen von Anfang an. Nach den Erfahrungen einiger Unternehmen kommt ein großer Teil der Rechnungsablehnungen gerade von doppelte Rechnungen versehentlich gesendet oder aufgezeichnet, weshalb diese Überprüfung sinnvoll ist.

Für die inkonsistente Beträge, das System kann Regeln von verwendenstatistische Analyse oder KI, um Ausreißer zu identifizieren. Eine Regel könnte beispielsweise lauten: „Wenn der Gesamtbetrag einer Rechnung den Durchschnitt der letzten 6 Monate für diesen Lieferanten um 50% übersteigt, Warnung“. Ebenso können einfache Kennzahlen (Betrag pro verkaufter Einheit usw.) überprüft werden. Wenn eine Rechnung erheblich von den üblichen Trends abweicht, wird sie zur Überprüfung vorgemerkt. Dies ist besonders nützlich, um einen Eingabefehler zu erkennen (z. B. eine zu hohe Null, aus 1.000€ werden 10.000€).

Leistungen : Die automatische Dublettenerkennung stellt sicher, dass keine Rechnung zweimal bezahlt wird. Es ist ein Sicherheitsnetz unerlässlich, da das Risiko von Doppelarbeiten besteht (Lieferant, der die Rechnung zurücksendet, Änderung des Formats usw.). Was ungewöhnliche Beträge anbelangt, so werden durch deren frühzeitige Identifizierung potenziell hohe Mittelabflüsse vermieden und eine rasche Untersuchung ermöglicht (Lieferantenfehler? außergewöhnlicher Service, der eine Validierung erfordert?). Letztlich trägt diese Nutzung direkt dazu beiinterne Revision durch Verhinderung von Zahlungsunregelmäßigkeiten.

Anwendungsfall 3 — Erkennung von Umsatzsteuer- oder Datumsabweichungen

Situation : Sie erhalten Rechnungen von ausländischen Lieferanten mit unterschiedlicher Mehrwertsteuer oder Spesenrechnungen mit Mehrwertsteuer. Manchmal treten Fehler bei der Mehrwertsteuer auf (falscher Steuersatz angewendet, HT/TTC-Umbuchung). Darüber hinaus können Rechnungen Folgendes enthalten Datteln besonders: Einige kommen sehr spät an, andere stammen versehentlich aus der Zukunft usw.

Problem ohne Automatisierung : Die manuelle Überprüfung jeder Mehrwertsteuerberechnung ist mühsam und fehleranfällig, insbesondere wenn mehrere Steuersätze nebeneinander existieren. Was die Daten anbelangt, so bemerkt ein menschlicher Controller möglicherweise nicht, dass es sich bei einer Rechnung vom 01. Januar beispielsweise tatsächlich um ein Duplikat handelt, das Ende des Vorjahres gesendet wurde.

Automatisierte Lösung : Die Software berechnet systematisch neu MWST. basierend auf den Einzelheiten der Rechnung. Er kennt die gesetzlichen Tarife (20%, 10%, 5,5% usw. in Frankreich usw. in Frankreich oder gleichwertig im Ausland) und kann sich auch auf die Produktkategorie (falls angegeben) verlassen, um diesen oder jenen Satz zu erwarten. Wenn der Mehrwertsteuerbetrag auf der Rechnung nicht dem angegebenen oder erwarteten Satz entspricht, wird die Abweichung gemeldet. Beispielsweise erwartet die Software für eine Bemessungsgrundlage ohne Mehrwertsteuer von 100€ bei 20% Mehrwertsteuer 20€ Mehrwertsteuer; wenn auf der Rechnung 15€ oder 0€ angegeben sind, handelt es sich um eine Anomalie. Dies kann entweder auf einen Lieferantenfehler oder auf eine falsche Berechnung hindeuten (z. B. dass die Mehrwertsteuer nicht erhoben wurde, obwohl sie hätte berechnet werden sollen). Das Tool kann dann die Rechnung für die Überprüfung sperren, um eine Überprüfung zu vermeiden Nichteinhaltung der Steuervorschriften oder finanzieller Verlust. Dieser Punkt ist von entscheidender Bedeutung, da Mehrwertsteuerfehler dem Unternehmen schaden können (überhöhte Mehrwertsteuer, die nicht erstattungsfähig ist, oder zu wenig fakturierte Mehrwertsteuer, die zu einer Rückforderung führen kann). Darüber hinaus stellt die Bekämpfung von Betrug und Mehrwertsteuerfehlern eine große Herausforderung dar, die den Staat dazu drängt, die elektronische Rechnungsstellung zu verallgemeinern, um diese Kontrollen besser automatisieren zu können.

Côté Datteln, mehrere Steuerungen sind möglich. Die Software verifiziert, dass Datum der Ausgabe Der Gesetzentwurf entspricht dem heutigen Datum (kein sehr zukünftiges oder sehr altes Datum ist ungewöhnlich). Es kann auch feststellen, ob sich die Rechnung auf einen bereits abgeschlossenen Zeitraum bezieht (z. B. eine Rechnung vom letzten Jahr, die jetzt eingetroffen ist, bei der es sich um ein Duplikat oder ein Versehen des Lieferanten handeln könnte). Sie können Regeln einrichten wie: „Akzeptieren Sie keine Rechnungen, die älter als 6 Monate sind“ oder „Warnung, wenn das Rechnungsdatum vor dem Datum des Bestellformulars liegt“. Diese Art der Kontrolle ermöglicht es, verspätete Rechnungen (die zu Buchhaltungsproblemen im Zusammenhang mit dem Geschäftsjahr führen) zu verwalten und Missbrauch zu vermeiden (z. B. wenn ein Lieferant eine Rechnung nach hinten oder nach hinten datiert).

Leistungen : Durch die Automatisierung der Mehrwertsteuerprüfung stellen wir sicher Einhaltung der Steuervorschriften perfekt und wir vermeiden, dass die Mehrwertsteuer falsch bezahlt wird (in einigen Fällen von Franchise, falsch angewendetes Reverse-Charge-Verfahren usw.). Wir sorgen auch intern für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer, indem wir über die richtigen Beträge verfügen. Was die Termine anbelangt, so reduzieren wir die Risiken von doppelte Abrechnung bei Jahreswechsel oder Behandlung nach Ablauf der Frist. Das Tool bietet daher zusätzliche Genauigkeit in Punkten, die bei Inspektionen häufig sensibel sind (Mehrwertsteuer und Termine), und vermeidet Fehler mit potenziellen finanziellen oder rechtlichen Folgen.

Anwendungsfall 4 — Identifizierung von Rechnungen mit ungewöhnlich hohen Beträgen

Situation : Ihr Unternehmen verarbeitet eine große Menge an Rechnungen, von denen die meisten „normale“ Beträge betreffen (z. B. zwischen 500€ und 5.000€). Gelegentlich werden jedoch einige Rechnungen wie folgt angezeigt sehr hohe Mengen (zum Beispiel 50.000€), die nicht dem Durchschnitt entsprechen.

Problem ohne Automatisierung : Diese sehr hohen Rechnungen können in der Menge unbemerkt bleiben oder ohne besondere Aufmerksamkeit bezahlt werden, obwohl sie angesichts des erheblichen finanziellen Engagements wahrscheinlich eine doppelte Überprüfung oder Genehmigung durch eine höhere Hierarchieebene verdienen würden. Es besteht das Risiko, im Falle eines Fehlers (eine Null zu viel, eine ungerechtfertigte Rechnung) einen riesigen Betrag zu zahlen, wenn niemand bemerkt, dass es sich um eine ungewöhnliche Rechnung handelt.

Automatisierte Lösung : Steuerungssysteme können irgendeine Form von enthalten Erkennung von Schwellenwertanomalien oder statistisch. Konkret können wir eine definieren Schwellenwert für den Betrag ab diesem Zeitpunkt muss eine Rechnung anders behandelt werden. Wenn Sie beispielsweise einrichten, dass jede Rechnung über 10.000€ eine Warnung auslöst und unabhängig von den übrigen Rechnungen eine zusätzliche manuelle Überprüfung erfordert. Die Software scannt daher den Gesamtbetrag jeder Rechnung und markiert sie, wenn der Schwellenwert überschritten wird, als „manuell zu prüfen — außergewöhnlicher Betrag“.

Ein fortgeschrittenerer Ansatz ist die Verwendung vonAI um das zu erkennen Ausreißer (Ausreißer). Das System kann die übliche Verteilung der Rechnungsbeträge nach Lieferanten oder Einkaufskategorien ermitteln und einen ungewöhnlichen Punkt statistisch identifizieren. Wenn ein Lieferant beispielsweise in der Regel etwa 5.000€ pro Monat berechnet und plötzlich eine Rechnung über 50.000€ versendet, meldet der Algorithmus zur Erkennung von Anomalien dies, auch wenn kein fester Schwellenwert festgelegt wurde.

Leistungen : Alle Rechnungen, die Folgendes beinhalten erhebliche Beträge werden zur Kenntnis gebracht, wodurch das Risiko ausgeschlossen wird, dass ein großer Fehler unter dem Radar bleibt. Dadurch kann eine verhältnismäßige Kontrolle eingeführt werden: Je höher der Betrag, desto mehr menschliche Überprüfung ist gemäß den guten internen Kontrollpraktiken erforderlich. Beispielsweise muss eine Rechnung in Höhe von 100.000€ unbedingt von einem Manager oder Finanzdirektor überprüft werden, auch wenn alles in Ordnung zu sein scheint, damit sie endgültig genehmigt werden kann. Die Automatisierung hilft, indem sie diese Fälle automatisch identifiziert, anstatt sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeiter Hunderte von Rechnungen manuell überprüfen. Dieser Anwendungsfall bietet daher eine Sicherheit zusätzlich und versichert Finanzmanagern, dass keine ungewöhnlichen Zahlungen unbeaufsichtigt bleiben.

(Wir können sehen, dass es eine leichte Überschneidung mit Anwendungsfall 2 in Bezug auf inkonsistente Mengen gibt, aber hier gehen wir wirklich von dem Gesichtspunkt „hoher Betrag = verstärkte Kontrolle“ aus, was ein Grundprinzip der internen Kontrolle ist.)

Wie wählen Sie das richtige Tool für Ihre Lieferantenrechnungen aus?

Angesichts der offensichtlichen Vorteile der Automatisierung gibt es auf dem Markt viele Lösungen zur Kontrolle Ihrer Lieferantenrechnungen. Die Wahl des richtigen Tools muss auf Ihren spezifischen Bedürfnissen, Ihrer bestehenden Umgebung und qualitativen Kriterien basieren. Hier sind einige Tipps und Kriterien für Auswahl um die richtige Software für die Steuerung und Automatisierung von Rechnungen auszuwählen:

Auswahlkriterien

Definieren Sie zusammenfassend Ihre Bedürfnisse (wesentliche Funktionen, notwendige Integrationen, Sicherheitsbeschränkungen) und bewerten Sie jedes Tool anhand dieser Kriterien. Zögern Sie nicht, eine zu machen zärtlich oder um mehrere Lösungen im Pilotversuch über ein paar Wochen zu testen, mit Echte Fälle, um herauszufinden, welches für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Fragen an den Herausgeber

Wenn Sie eine Lösung mit einem Anbieter/Integrator evaluieren, finden Sie hier einige wichtige Fragen, die Sie ihm stellen sollten, um Ihre Entscheidung zu treffen:

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Beurteilung der Ernsthaftigkeit und die Angemessenheit der Lösung für Ihre Erwartungen. Ein guter Verlag sollte in Bezug auf diese Punkte transparent sein. Zögern Sie nicht, nach einer Testphase oder einem zu fragen POC (Proof of Concept) anhand einiger Dokumente, um die Wirksamkeit konkret zu überprüfen (stellen Sie ihm beispielsweise 10 komplexe Rechnungen zur Verfügung und sehen Sie sich die Erkennungs- und Erkennungsrate von Fehlern an).

Beispiele für auf dem Markt erhältliche Lösungen

Heute gibt es eine breite Palette von Lösungen, die von innovativer Spezialsoftware bis hin zu Modulen reichen, die in größere Suiten integriert sind. Zu den bemerkenswerten Beispielen gehören:

• Koncile : Lösung spezialisiert auf intelligente Steuerung von Lieferantenrechnungen über OCR und KI. Koncile konzentriert sich darauf, detaillierte Daten zu erfassen und sie mit Ihren Standards abzugleichen, um die Rechnungskonformität sicherzustellen. Es ist ein aktuelles Tool, das sich auf folgende Themen konzentriert Präzision von OCR und der Möglichkeit, jede Transaktion anhand ausgehandelter Verträge und Preise abzugleichen, bieten optimale Sicht zur Einhaltung der Vorschriften, zur preislichen Wettbewerbsfähigkeit und zu möglichen Einsparungen.
• Allgemeine AP-Automatisierungslösungen (Accounts Payable) : Software wie Yooz, Esker, Es ist weich oder Basware bieten komplette Plattformen für die Entmaterialisierung von Lieferantenrechnungen. Sie beinhalten in der Regel OCR, einen Validierungsworkflow und Standardkontrollen (3-Wege-Match, Duplikaterkennung usw.). Ihr Vorteil besteht darin, eine Lösung anzubieten schlüsselfertig deckt den gesamten Procure-to-Pay-Prozess ab und ist oft flexibel je nach Unternehmensgröße (KMU, ETI, Großkunden).
• Sektorale Instrumente : Einige Branchen haben spezifische Bedürfnisse, die durch spezielle Lösungen erfüllt werden. Zum Beispiel in der BTP, es gibt Softwareprogramme, die in der Lage sind, Arbeitssituationen zu verwalten und Rechnungen an Unterauftragnehmer zu vergeben und sie mit den Baubudgets abzugleichen. Im Bereich von Gesundheit Oder von Die Versicherung, es gibt spezielle Systeme zur Kontrolle von Arztrechnungen oder Schadensrechnungen (mit sehr spezifischen Regeln, wie sie beispielsweise in der oben genannten Suva verwendet werden). Diese sektoralen Instrumente sind integriert Geschäftsregeln fachspezifisch (z. B.: Überprüfung auf zu viel gezahlte Gebühren, Einhaltung der Nomenklatur usw. im Gesundheitsbereich).
• ERP oder ergänzende Module : Wenn Sie bereits ein ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics usw.) verwenden, wissen Sie, dass es oft zusätzliche Module gibt oder Steckverbinder von Partnerverlagen, um die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen in dieser Umgebung zu automatisieren. SAP bietet beispielsweise ein Modul für Überprüfung der Rechnung gekoppelt mit seinem Arbeitsablauf. Ebenso Lösungen wie Kofax oder ABBYY kann Ihrem IS für den OCR- und Validierungsteil hinzugefügt und gleichzeitig in Ihre ERP-Bildschirme integriert werden. Der Vorteil ist, dass Sie in einem vertrauten Ökosystem bleiben, aber Sie müssen überprüfen, ob die Funktionen Ihren Erwartungen in Bezug auf die Kontrolle entsprechen.

Am Ende kann die Wahl entweder auf einem spezialisiertes Werkzeug wie Koncile (konzentriert sich auf Rechnungskontrolle mit KI), wenn Ihre Priorität die Präzision der Kontrolle und die detaillierte Analyse der Ausgaben ist, oder auf einer Lösung Generalist wenn Sie nach einer globalen Automatisierung des Lieferantenprozesses suchen, oder sogar nach einem Ansatz Beruf wenn Ihre Rechnungen starke Besonderheiten aufweisen. Berücksichtigen Sie auch dieSkalierbarkeit : Ihr Rechnungsvolumen kann steigen, die Vorschriften (z. B. die obligatorische elektronische Rechnungsstellung) können sich ändern. Daher ist es wichtig, dass die Lösung nachhaltig ist und regelmäßig aktualisiert wird.