L'intelligence artificielle est un levier de transformation majeur pour les équipes achats. Elle promet d'ouvrir de nouvelles voies pour l'optimisation des processus et pour faire d’importantes économies.
Dans le domaine des achats, les premiers cas d’usage sont la synthèse de documents, la génération de documentation type, ou encore l’extraction des données de factures qui connait des progrès spectaculaires.
Les récents développements ont montré un potentiel très important :
- l’analyse des bases de données - les modèles de vectorisation sont légion, et GPT-4 accepte désormais des prompts sur des fichiers Excel
- le traitement d’images et de sons, qui aura de nombreuses applications notamment dans la gestion des stocks (comparaison de références sur les catalogues, vérification de livraisons)…
- l’interaction directe par des agents IA avec les interfaces SaaS conçues pour un humain
Après avoir embrassé l’automatisation des processus (Robotic Process Automation) avec la généralisation des solutions de P2P et des ERP, les équipes achats vont passer à la vitesse supérieure et gagner jusqu’à 40% d’efficience dans les 5 à 7 prochaines années. L’IA promet non seulement d’automatiser les processus, mais surtout de les rendre intelligents, capables d'apprendre et de s'adapter en temps réel aux besoins de l'entreprise. Toute la chaine de valeur des achats est concernée : de la recherche des fournisseurs jusqu’à l’analyse et pilotage de la dépense.
C’est pour quand ?
Dès aujourd’hui, l’IA devient un copilote des équipes achats, en démultipliant la puissance des outils actuels - P2P & ERP.
À terme, l’IA sera déployée sous la forme d’un “agent” pouvant réaliser des tâches variées en vue d’un objectif, pourvu d’une relative autonomie. Elle pourra par exemple gérer des demandes d’un fournisseur, réaliser des recherches dans la documentation technique, et proposer des courriels hyper-personnalisés.
Pour ce faire, les modèles d’IA généralistes devront être spécialisés au monde des achats et intégrer finement la connaissance métier nécessaire. Les éditeurs logiciels devront entraîner leurs IA pour la spécialiser et développer les systèmes de prompts adéquats pour que cette technologie atteigne son plein potentiel.
Optimisation de la Sélection des Fournisseurs
La sélection du fournisseur le plus adapté sera grandement accélérée et facilitée. L’IA analysera précisément une large gamme de données non structurées – des spécifications des produits aux retours clients – pour optimiser ce processus.
Cette capacité d'analyse étendue permettra de mieux apprécier la conformité des fournisseurs aux exigences de l'entreprise, allant des aspects techniques aux normes environnementales.
À partir de la donnée brute envoyée par un fournisseur, l’IA pourra :
- Vérifier que l’intégralité des pièces KYC ont été versées ;
- Extraire toutes les informations clefs ;
- Les confronter avec la politique fournisseur de l’entreprise et les spécificités du cahier des charges. Par exemple : un questionnaire de conformité IT pour un éditeur logiciel ou une politique de sous-traitance pour un fournisseur de matières premières ;
- Rédiger un rapport comparatif d’aide à la décision.
Automatisation des Demandes d'Achat
Avant tout, les demandes d'achat prennent la forme de questionnaires souvent rigides. Elles seront rendues plus fluides grâce à des interactions en langage naturel, afin d’inciter tous les donneurs d’ordres de l’entreprise à garder l’œil sur le processus achat et éviter les achats “sauvages”.
La validation des demandes d’achat est un autre point d’amélioration majeur, car c’est un facteur de ralentissement lorsqu’il n’est pas optimisé. L'IA générera des circuits d’approbation personnalisés en déterminant les personnes compétentes et autorisées pour approuver la demande, les documents à produire et les étapes à respecter en fonction du type d’achat, du montant et du demandeur.
Les processus actuels dirigent souvent les acheteurs vers un panel de fournisseurs pour lesquels des conditions ont été négociées. L’IA complétera cette sélection avec d’autres fournisseurs pertinents grâce à une bonne compréhension des politiques et des besoins de l'entreprise.
Gestion Dynamique des Contrats
L'IA facilite et fiabilise considérablement l'extraction des données et des contrats grâce à la recherche sémantique. On pourra générer automatiquement des tableaux de bord pour chaque contrat sur les échéances, les risques, les principales obligations, les pénalités, les durées, sans aucune re-saisie manuelle.
L'IA pourra également identifier les zones de risque et les non-conformités, comme les modifications dans les conditions générales d’un prestataire, alertant les utilisateurs de potentiels problèmes.
Elle facilitera également les échanges écrits avec les fournisseurs — les courriels seront générés automatiquement — sur des aspects tels la tarification, les caractéristiques ou les délais de livraison.
Amélioration des Processus de Commande et de Facturation et de Paiement
La saisie manuelle des conditions contractuelles dans l’ERP ou la solution de P2P est une tâche chronophage. L’IA rendra cette fonction totalement transparente : intégrer automatiquement l’ensemble des conditions de prix, de délais et de quantités dans l’outil de P2P afin que toutes les commandes soient directement compatibles avec le contrat.
La prédictions des volumes à commander seront également bouleversés : grâce aux données historiques, il sera possible de simuler les futurs volumes avec précision, en tenant compte des scénarios de dépense du passé.
Enfin, l'IA simplifiera et sécurisera le 3-way match, c’est à dire le rapprochement de la commande avec la facture et la livraison, en permettant une confrontation automatique. Aujourd’hui largement réalisé sur la base des montants totaux, l’IA fera le contrôle du ligne à ligne notamment des quantités et de la nature des biens et services facturés.
Contrôle Avancé de la Dépense
Les entreprises sont assises sur des gisements considérables de données contractuelles et techniques sur les achats passés qui seront une ressource très précieuse pour mieux décider. Elle peuvent désormais les exploiter pour et identifier des opportunités d'économies importantes.
L’I permet un contrôle de conformité strict avec le contrat. Avec des fonctionnalités avancées d'analyse de la dépense, l'IA peut lire des tableaux de prix complexes, permettant la vérification de tarifs multifactoriels et l'automatisation de vérifications très complexes.
Cette technologie permet notamment la détection de dépenses en doublon par l'analyse des intitulés des factures, des contrats, ou même des noms des prestataires.
Une autre avancée majeure est la création de bases de données achats uniformes et exploitables. L'IA est capable d'agréger, consolider, nettoyer, enrichir et analyser les données d'achat, offrant ainsi une vision plus claire et plus précise des dépenses. A partir d’un jeu épars de factures fournisseur ou d’un flux EDI, les utilisateurs pourront créer leur catalogue organisé de références ou de services et lui poser des questions en langage naturel afin d’extraire des données agrégées et analyses personnalisées.
L'IA excelle également dans le benchmarking et le contrôle précis des prix en comparaison avec les informations disponibles, soit en interne, par exemple, dans le catalogue d’un autre fournisseur, ou enrichi de catalogues externes publics. Même lorsque des références semblables sont décrites différemment et n’ont aucun code en commun chez un concurrent, il sera possible d’identifier une opportunité d’économie en quelques clics.
Gestion du Risque et Conformité
L'utilisation de l’IA permet aux entreprises d'identifier facilement les contrats non conformes, même lorsque ces derniers ne sont pas structurés. Cette capacité d'audit élargie est par exemple utile pour examiner la présence de clauses relatives à la remontée d'informations ESG.
La détection des factures frauduleuses est une autre application importante. Avec des alertes spécifiques déclenchées par la détection de caractéristiques anormales dans les factures, les entreprises peuvent identifier et prévenir la fraude.
Enfin, l'IA offre une capacité d'anticipation des problèmes dans la supply chain. En analysant des données complexes et variées, l'IA peut prédire et signaler des risques potentiels, permettant aux entreprises de prendre des mesures préventives et d'assurer une gestion de la chaîne d'approvisionnement plus fluide et sécurisée.
Amélioration Continue des Processus
L'analyse des données opérationnelles telles que les emails et les interactions avec les ERP permet à l'IA de cartographier automatiquement les processus d'achats, d’identifier les goulots d'étranglement et de suggérer une meilleure allocation des ressources.
Cette cartographie offre des réponses claires à des questions essentielles : Quelles tâches prennent le plus de temps ? Où se situent les points de blocages avec les fournisseurs ? Comment optimiser ma dépense ?
L'IA identifie les pistes d'améliorations et les opportunités de gains d’efficience : quels sont les dossiers sur lesquels le temps de traitement a été le plus rapide ? Pour quelles raisons ? Quelles ont été les facteurs déterminants pour obtenir une renégociation avec un fournisseur ?
Le contrôle facturation enfin automatisé
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